Облачный ЭДО: Россия стоит перед прорывом

Об электронных документах бизнес знает не понаслышке. Многие предприятия уже давно используют внутренние СЭД для упрощения работы с документами в рамках компании. Однако процесс обмена электронными документами уже давно преодолел границы отдельно взятых предприятий и перерос в куда более масштабное явление. Сейчас российские компании получили законодательное право использовать электронные юридически значимые документы и во внешнем документообороте — при работе с клиентами и поставщиками. Договоры, накладные, акты выполненных работ и пр. можно подписывать электронной подписью и отправлять контрагентам через интернет, исключив почту и курьеров.

Сегодня подавляющее большинство сделок на территории России сопровождается документами, оформленными в бумажном виде. Ежегодно организации отправляют друг другу 45 млрд бумажных документов. Все они доставляются по почте или с курьером. Это колоссальные издержки как для самих компаний, так и для экономики страны. Бумажный документооборот — огромен. На его обеспечение в России ежегодно тратится свыше 517 млрд рублей — к слову, это 1,2 % ВВП страны.

«Бумажный» минус

Затрагивая экономическую обоснованность перехода на электронный документооборот, специалисты для наглядности приводят пример: одна из компаний была вынуждена доставлять тонны документов своим контрагентам чартерными рейсами. Издержки той компании специалисты озвучивать не решаются, подчёркивая, что ЭД сократил их в тысячи раз.

Веб-серви

Веб-сервис «Диадок», позволяющий компаниям обмениваться между собой электронными документами, был выпущен на рынок компанией СКБ Контур в начале 2011 года

Арифметика простая: каждый бумажный пакет документов обходится компаниям в 80-120, а то и 150 рублей– печать, расходные материалы, услуги почты и курьера при доставке контрагенту, а также ведение архива. В системе электронного документооборота стоимость одного документа составляет в среднем 10-20 рублей. Кроме сокращения издержек ЭДO исключает все риски, связанные с потерей документов, медленной доставкой, переоформлением или некорректным заполнением бумаг.

В Европе уже давно оценили преимущества электронного документооборота. Этот рынок на Западе ежегодно увеличивается на треть. В России же до недавнего времени существовали законодательные барьеры для внедрения аналогичного процесса — законом, например, строго оговаривалась только бумажная форма счёта-фактуры (одного из наиболее важных документов). Однако изменения в Налоговый кодекс, внесённые около года назад (Федеральный закон № 229-ФЗ от 27.07.2010 «О внесении изменений в часть первую и часть вторую налогового кодекса…"), указали на легальность использования счетов-фактур в электронном виде. Таким образом, счета-фактуры стали последними документами в сопровождении сделок, разрешённые к обмену в цифровом виде. Министерство финансов и Федеральная налоговая служба уже разработали и утвердили подзаконные акты, которые описывают, как будет происходить обмен счетами-фактурами между компаниями и как потом компании смогут представить электронные счета-фактуры в налоговые органы. Сейчас на очереди лишь утверждение форматов. Однако ожидается, что и они будут утверждены со дня на день.

Цифра наступает

В последнее время проводится немало исследований по данной теме. Аналитики приходят к выводу, что мировой рынок ECM в ближайшее время будет активно расти (до 15% по GARP в Америке и EMEA). Так, по данным Tech Navio, к 2014 году объем этого сектора достигнет 9,6 млрд долл, причем важнейшим фактором роста распространение ЭДО в СМБ. Сыграют свою роль и сращивание ECM с BPM, а также внедрение в такие продукты интернет-приложений, веб- и медиа-контента и пр.

Антон Сизов
Руководитель проекта «Диадок»

Оглядываясь на опыт Европы и оценивая масштаб сокращения издержек, российские компании очень активно начали «оцифровывать» документы. Большинство крупных предприятий и организаций, испытывающих проблемы с бумажными архивами и огромным потоком входящих и исходящих документов, не задумываясь, переходят на электронный документооборот и переводят на него своих контрагентов. Что касается малого и среднего бизнеса, то среди таких компаний очень много новаторов, которые стремятся повысить свою конкурентоспособность именно за счет оптимизации внутренних процессов

О том, что цифровые документы начинают постепенно вытеснять бумажные, также говорит недавнее исследование «Россия онлайн», проведенное консалтинговой компанией The Boston Consulting Group (BCG) по заказу Googlе Россия. Вклад интернет-экономики в ВВП России к 2015 году вырастет до 3,7% ВВП. Это значит, что бизнес постепенно переходит в интернет, где нет места бумажным документам.

«Диадок»

Веб-сервис «Диадок», позволяющий компаниям обмениваться между собой электронными документами, был выпущен на рынок компанией СКБ Контур в начале 2011 года. Сегодня к сервису подключены свыше 22 тыс. предприятий-абонентов. Ежемесячный объем трафика электронных юридически значимых документов превышает 800 тыс. Пилотные проекты по внедрению «Диадока» запущены в крупнейших отраслеобразующих предприятиях — MetroCash&Carry, «МегаФон», Русал, Nestle, Ростелеком и др.

Документы в «Диадоке» подписываются электронной цифровой подписью, обладают юридической силой и передаются через интернет мгновенно. Дублировать на бумаге их не потребуется, но можно при желании сохранить локально на компьютере и распечатать.

Уже сегодня через «Диадок» можно передавать первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры (пока — в тестовом режиме); организационно-распорядительные и оправдательные документы (доверенности, приходные ордера, приказы, распоряжения); любые другие типы документов, сопровождающие деятельность компании (рекламные материалы, информационные письма, отчеты по тем или иным направлениям и т д.).

Поскольку документы в «Диадоке» юридически значимы, то их при необходимости можно предъявить в налоговой инспекции или другом ведомстве. Использование сервиса позволяет в разы сократить издержки компании на почтовую пересылку, услуги курьера, хранение в архиве, печать и обработку бумажных документов. Кроме того, «Диадок» избавляет бухгалтерию от необходимости хранить колоссальный объем бумажных документов и существенно экономит время при поиске нужного документа.

Если говорить о безопасности, то разработчики предусмотрели этот момент. Доступ к системе осуществляется по сертификату электронной цифровой подписи, что гарантирует защиту от несанкционированного доступа. Передача данных идет по защищенным каналам связи, для чего используется HTTPS-протоколирование (данные «упаковываются» в особый криптографический протокол, что обеспечивает их защиту). Защита от потери или повреждения обеспечивается трехкратным резервным копированием документов и хранением копий на разных серверах.

Все электронные документы доступны клиенту в любой момент. Разработчик «Диадока» — компания СКБ Контур — имеет значительный опыт по организации электронного юридически значимого документооборота.

* Конференция «Оптимизация затрат на ИТ-инфраструктуру: новые подходы» 8 сентября

Источник: CNews

0 комментариев

Будьте первым!

Комментировать
Ваш комментарий