Переходим на электронные счета-фактуры

До недавнего времени для счетов-фактур устанавливалась только бумажная форма. Однако вскоре российские компании смогут выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде. Такая возможность появится, как только чиновники утвердят соответствующий электронный формат документа. Разберемся, как будет происходить обмен счетами-фактурами в цифровом виде.

Каждый день компании имеют дело с большим количеством документов. Практически все они курсируют между фирмами в бумажном виде. Тем не менее, уже сейчас есть возможность обмениваться документами не в бумажном, а в электронном виде. Отправить договор, счет, акт выполненных работ, товарную накладную, а также многие другие документы можно через Интернет, экономя на услугах почты и курьерах. Тем более что обмен электронными документами исключает их неправильное оформление.

Долгое время единственный документ, который нельзя было отправить электронно, была счет-фактура. Но летом 2010 года чиновники внесли поправки в статью 169 НК РФ, которые разрешили использовать счета-фактуры в электронном виде (Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ). А в первом полугодии 2011 года утвердили два подзаконных акта. Первый описывает сам процесс выставления и получения электронных счетов-фактур (приказ Минфина России от 25.04.2011 №50н). А второй утверждает порядок представления таких электронных документов для проверки по требованию налоговой службы (приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168). На очереди только формат сам электронных документов.

Электронные счета-фактуры против бумажных

В работе с электронными счетами-фактурами есть несколько отличий от бумажной версии. Все они прописаны в приказе №50н.

Так, компании могут использовать электронные счета-фактуры при взаимном согласии и наличии у сторон технических средств для работы с ними. При этом чтобы счета-фактуры в электронном виде имели юридическую силу (то есть с их помощью можно было бы, к примеру, подтвердить вычет по НДС), они должны быть подписаны электронной подписью. Важным моментом является и то, что обмен электронными счетами-фактурами должен быть через спецоператора связи. Он гарантирует доставку счёта-фактуры до адресата, своевременное получение всех технологических документов и независимое подтверждение сроков выставления и получения электронного документа. Последнее чрезвычайно важно для налоговой инспекции, в суде и в спорах с контрагентами.

При использовании электронных счетов-фактур (в отличие от бумажных версий) появляется несколько дополнительных документов. Так, для отправки одного счета-фактуры продавец и покупатель должны подписать 1 счет-фактуру, 2 подтверждения оператора связи, 1 извещение о получении счета-фактуры, 3 извещения о получении подтверждения спецоператора.

Стоит учитывать еще несколько существенных моментов при обмене электронными счетами-фактурами:

  1. дату выставления и получения покупателем счета-фактуры оператор фиксирует в подтверждении. Именно по этой определяется, к какому налоговому периоду относится та или иная электронная счет-фактура. Также по ней счета регистрируются в журнале входящих и исходящих счетов-фактур. Такая фиксация даты означает, что выставить в электронном виде документы за прошлые периоды невозможно.
  2. счёт-фактура считается выставленным только в том случае, если получено извещение о его получении, подписанное покупателем. Это положение, по сути, обязывает продавца следить за получением извещения от покупателя. Если извещение не было сформировано или оно не получено, то электронный счет-фактура не является выставленным. Тогда продавцу придется распечатывать этот счёт-фактуру и направлять её в адрес получателя в бумажном виде.

Еще одно важное нововведение — возможность корректировки электронных счетов-фактур. В случае обнаружения ошибки продавец просто перевыставляет счёт-фактуру. Если ошибку обнаружил покупатель, то он направляет в адрес продавца уведомление об уточнении. В уточненном счете-фактуре указывается номер корректировки. Таким образом, у покупателя и продавца к исходной версии электронного счета-фактуры добавляются новые корректирующие версии.

Исправленный счет-фактура всегда регистрируется в дополнительном листе в книге покупок. Даже в том случае, если он поступил в течение еще незакрытого налогового периода. При этом важно отметить, что дата корректировки по-прежнему никак не влияет на дату, по которой можно учитывать счет-фактуру. Вне зависимости от того, когда документ был скорректирован, датой его выставления будет все равно считаться дата первоначального документа.

Последнее новшество касается учета счетов-фактур, а именно, порядка ведения журнала регистрации книг покупок и продаж. Наличие хотя бы одного выставленного или полученного счёта-фактуры в цифровом формате обязывает организации (в рамках одного налогового периода) вести журнал, книгу продаж-покупок, дополнительные листы к книге учета также в электронном виде.

При этом в электронном журнале и книге фиксируются, в том числе, и бумажные счета-фактуры. В контролирующие органы журнал, книги и сами документы передаются заверенные электронной подписью (она может принадлежать руководителю организации или уполномоченному лицу). Распечатывать и заверять бумажные копии не надо.

Обмен электронными счетами-фактурами. Как начать работать?

Основным звеном в процессе обмена электронными счетами-фактурами между компаниями выступает спецоператор связи. Для начала обмена цифровыми счетами-фактурами покупателю и продавцу необходимо:

  1. получить в удостоверяющем центре сертификат ключа электронной цифровой подписи. Сертификат выдается руководителю или другому лицу, которое имеет право подписывать счета-фактуры (на основании доверенности, приказа по организации, устава общества).
  2. подать оператору связи заявление, где обязательно должен быть указан определенный набор реквизитов: ИНН, сведения о владельце сертификата, сведения об инспекции, где организация или ИП состоят на учете, и т д..
  3. получить у оператора идентификатор и реквизиты доступа для подключения к системе электронного документооборота.

Впрочем, на практике дело обстоит проще. Предприятию, желающему подключиться к системе электронного обмена документами, достаточно обратиться к оператору электронного документооборота и следовать его инструкциям.

Просто имейте в виду

Если у компании уже есть сертификат электронной подписи для сдачи отчетности в контролирующие органы, то его можно использовать для работы в системе обмена электронными документами.

Так, например, крупнейший оператор электронной отчетности «Компания СКБ Контур» запустил в начале 2011 года систему для работы с электронными первичными документами и счетами-фактурами «Диадок» (www.diadoc.ru). Представители компании отмечают, что уже сейчас в Диадоке реализован полный функционал для работы со счетами-фактурами. Как только ФНС утвердит формат электронного счета-фактуры, компании смогут воспользоваться этим функционалом в реальной работе. Сейчас же пользователи Диадока обмениваются другими первичными документами — договорами, актами, накладными, платежками. Все документы в системе Диадок имеют юридическую силу. Дублировать документы на бумаге не требуется. При желании их можно сохранить в электронном архиве и распечатать.

Источник: ibuh.ru

Автор: Мокеева Тамара

0 комментариев

Будьте первым!

Комментировать
Ваш комментарий