Может ли организация выставлять и получать от контрагентов первичные документы (договоры, акты выполненных работ, товарные накладные и т.п.) в электронном виде?

Может ли организация выставлять и получать от контрагентов первичные документы (договоры, акты выполненных работ, товарные накладные и т п.) в электронном виде? Каков порядок правового регулирования выставления (получения) таких документов, их хранения? Могут ли выставленные в таком порядке первичные документы подтверждать доходы (расходы) в целях исчисления налога на прибыль?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация вправе выставлять и получать от контрагентов первичные документы в электронном виде, кроме тех случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Для целей исчисления налога на прибыль документ, оформленный в электронном виде, может являться документом, подтверждающим полученные доходы и расходы, осуществленные налогоплательщиком.

Обоснование вывода:

Необходимость расширения использования в хозяйственной деятельности электронного документооборота продиктована Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом РФ 07.02.2008 N Пр-212.

В соответствии с нормами законодательства при ведении налогового и бухгалтерского учета допускается составление первичных учетных документов как на бумажных, так и на машинных носителях информации1.

С учетом требований п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде, подписанных электронной цифровой подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон N 1-ФЗ) осуществляется:

  • на основании требований органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры;
  • для других участников хозяйственных операций.

В иных случаях изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде, не требуется.

К сведению:

В соответствии с п. 2 ст. 20 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) Закон N 1-ФЗ утрачивает силу с 01.07.2012.

Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 1 июля 2012 года, признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с Законом N 63-ФЗ (п. 2 ст. 19 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, организация вправе выставлять и получать от контрагентов первичные документы в электронном виде, кроме тех случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (письма Минфина России от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3, от 26.11.2009 N 03-02-08/85, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383). Так, например, до недавнего времени не допускалось представление в электронном виде счета-фактуры.

С 03.06.2011 выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи осуществляется в порядке, установленном приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н.

Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ утвержден также и Порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, в соответствии с которым если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, то он вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Однако каких-либо аналогичных нормативно-правовых актов, регулирующих порядок выставления и получения первичных документов в электронном виде, в настоящее время нет.

Полагаем, что организациям в этом случае придется самостоятельно устанавливать такой порядок, согласовывая его со своими контрагентами. По нашему мнению, то, что стороны будут обмениваться документами в электронном виде, должно быть отмечено в договоре. Кроме того, условие о ведении некоторых бухгалтерских документов в электронном виде необходимо прописать и в учетной политике организации.

Немаловажным для осуществления электронного документооборота будет являться и техническая сторона вопроса, а именно наличие у Ваших контрагентов соответствующих совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи первичных документов в электронном виде.
Основанием для совершения операций по счетам организации будут являться электронные документы, прошедшие проверку электронных цифровых подписей.

Хранение документов в электронном виде

В соответствии со ст. 17 Закона N 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

При этом для целей налогового учета в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, ограничивается четырьмя годами.

Хранение первичных документов, иных документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться и в электронном виде, при условии, что иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.

При хранении таких документов, так же как и любых иных документов, должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений (ст. 314 НК РФ).

Минфин России в письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 обратил внимание налогоплательщиков на то, что «хранение документов на машинных носителях информации следует осуществлять с применением электронной цифровой подписи, которая равнозначна собственноручной подписи на бумажном носителе».

Кроме того, хотим обратить внимание на некоторые рекомендации по вопросу хранения документов в электронном виде, представленные Минфином России в письме от 25.09.2009 N 02-06-00/4581.

Данные рекомендации были адресованы Федеральному казначейству, однако полагаем, что ими может воспользоваться и коммерческая организация.

Так, Минфин России считает целесообразным сопровождать хранение электронных документов хранением соответствующих электронных либо бумажных журналов учета, сертификатов ключей подписи, а также средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронной цифровой подписью. Для сертификатов ключей подписи электронных документов целесообразно оформлять и хранить в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи. При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела».

Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется резервную копию сохранять не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэш-карты, диски).

Учет доходов и расходов на основании первичных документов в электронном виде

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Подтверждающими документами в целях налогового и бухгалтерского учета являются первичные учетные документы (п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, ст. 313 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в этой статье.

В силу п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим полученные доходы и расходы, осуществленные налогоплательщиком, при условии, что иными нормативно-правовыми актами не установлено требование о составлении такого документа на бумажном носителе (письма Минфина России от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190, от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3, от 28.07.2010 N 03-03-06/1/491, УФНС России по г. Москве от 22.09.2010 N 16-15/099725@).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

Источник: audit-it.

Автор: Правовойконсалтинг ГАРАНТ

0 комментариев

Будьте первым!

Комментировать
Ваш комментарий