Социальная сеть «В КОНТАКТЕ» перешла на электронный документооборот

06 октября
Клиенты

Необходимость выставлять и получать первичные документы существует у любой организации. Но при большом числе контрагентов документооборот требует значительных временных и финансовых издержек. Для их минимизации руководство ООО «В КОНТАКТЕ» в конце 2013 года приняло решение о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО). Недавно проект перешел в стадию промышленной эксплуатации.

Дано

Как и большинству крупных компаний, ООО «В КОНТАКТЕ» необходимо ежемесячно оформлять, подписывать и пересылать тысячи документов: счета, акты, накладные, счета-фактуры и прочие. Все документы нужно систематизировать и хранить.

На момент принятия решения о переходе на ЭДО документооборот социальной сети «В КОНТАКТЕ» составлял примерно 3000 исходящих документов в месяц, или 36 000 в год. Число контрагентов из самых разных уголков России приблизилось к 1000. Отправку одного пакета документов обходилась примерно в 300 рублей, а по времени пересылка Почтой России занимала в среднем 1,5 месяца. 

По предварительной оценке, внедрение ЭДО с контрагентами должно было сэкономить около 70% расходов на документооборот и окупить проект за полгода. Кроме того, в числе ожидаемых результатов было повышение прозрачности бизнес-процессов, эффективности взаимодействия с контрагентами и уровня их лояльности.

Решение задачи

СКБ Контур стал вторым оператором, с которым «В КОНТАКТЕ» запустила проект по переходу на ЭДО. С системой Контур.Диадок компания была уже знакома, так как с ее помощью социальная сеть получала электронные документы от одного из контрагентов.
 
 

Эдуард Шифман
Руководитель направления ЭДО компании СКБ Контур

Совместными усилиями специалистов ООО «В КОНТАКТЕ» и команды Контур.Диадок переход на ЭДО был проведен в сжатые сроки. На то, чтобы наладить отправку исходящих документов, потребовалась неделя

Поскольку Диадок интегрируется с любой бухгалтерской или учетной системой (1С, SAP, Oracle и другими), сотрудники «В КОНТАКТЕ» смогли работать с электронными документами непосредственно из своей учетной программы. Адаптация к специфике учетной программы «В КОНТАКТЕ» прошла успешно и быстро за счет того, что у Контур.Диадока есть разработанное решение для интеграции с системой 1С. Интеграционный модуль был доработан и настроен в соответствии с потребностями компании. После первых опытов работы в ЭДО она полностью перешла на обмен электронными документами со всеми своими контрагентами.

Трудности перехода

Большинство юридических адресов контрагентов в учетной системе «В КОНТАКТЕ» (1С: 8.2 Управление производственным предприятием редакция 1.3) хранилось не в структурированном виде, а одной произвольной строкой. Такая ситуация возникла из-за формы регистрации на сайте, в которой контрагенты компании набирали юридический адрес вручную. Постоянно править адреса вручную было невозможно, для автоматической отправки нужен структурированный вид.

Для решения этой задачи программисты СКБ Контур в течение недели разработали типовой интеграционный модуль, в котором была реализована возможность проверки правильности заполнения юридического адреса контрагента и при необходимости обновления его данными из Контур.Диадока (при условии, что у контрагента эти данные заполнены).

Решение было успешно внедрено, и за три месяца с момента перехода на ЭДО сотрудники «В КОНТАКТЕ» отправили через Контур.Диадок более 3000 электронных документов. Очевидным преимуществом при внедрении ЭДО стало существенное ускорение движения документов, особенно, в случае с географически удаленными контрагентами, снижение почтовых расходов, повышение производительности работы бухгалтерии.

Компания заняла активную позицию по отношению к своим партнерам и клиентам в вопросе перехода на ЭДО через Контур.Диадок. За первые три месяца было подключено более 500 контрагентов. Ключевыми факторами в этом процессе стало ускорение получения документов до пары минут, которые являются юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге, а также могут быть представлены в налоговую инспекцию, суды и другие инстанции.

Справка:

«В КОНТАКТЕ» — крупнейшая в Рунете социальная сеть, первый по популярности сайт на территории Белоруссии, второй — в России и Украине. Компания зарегистрирована 19 января 2007 года. Сетевой проект помогает поддерживать связь с близкими людьми.

В 2013 году выручка «В КОНТАКТЕ» выросла на 14,6% и достигла 3,8 миллиарда рублей, годом ранее этот показатель составлял 3,3 миллиарда рублей. Такие данные приводятся в отчете Mail.ru Group, которой принадлежит 51,99% акций социальной сети.

0 комментариев

Будьте первым!

Комментировать
Ваш комментарий