Компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот

26 мая
Клиенты

ООО «РусФинанс» кредитует 51 дилерский центр Mazda. Через компанию ежегодно проходит более 115 000 документов. Каждый автомобиль Mazda производитель сопровождает счетом-фактурой, накладной ТОРГ-12 и счетом на оплату, причем все документы в трех экземплярах. В месяц отгружается порядка 3 000 машин, таким образом за этот период между компаниями курсирует около 9 600 документов. Далее «РусФинанс» направляет документы дилерам.

Работа с бумажными документами была долгой и трудоемкой. Производитель направлял электронные копии документов в ООО «РусФинанс». Специалисты компании проверяли их, сверяли, формировали на их основании платежные поручения. После согласования производитель отправлял бумажные оригиналы почтой. В компании документы подписывали и возвращали экземпляры  поставщика почтой. Причем при пересылке документы могли потерять или испортить. Аналогично выглядел документооборот между «РусФинансом» и дилерами.

Эрик Руиз
руководитель проекта внедрения ЭДО ООО «РусФинанс»

Наши ежегодные затраты на печать и отправку документов составляли более 6 миллионов рублей. Один документ с учетом расходов на бумагу и распечатку обходится примерно в 60 рублей. Переход на электронный документооборот позволил нам сэкономить средства и снять проблему закрытия документов. Результат перехода на ЭДО, безусловно, стоит вложенных ресурсов

Для внедрения системы электронного документооборота Контур.Диадок проектная команда, в которую вошли специалисты вендора и «РусФинанса», проанализировала действующие схемы. Они выявили ненужные этапы, которые тормозят прохождение документов, чтобы исключить их при переходе на ЭДО. Затем команда тестировала каждый шаг документооборота.

Константин Козлов
руководитель системы Контур.Диадок компании СКБ Контур

В период тестирования мы настроили сверку: сопоставление документов в системе ЭДО и в 1С. Специалисты „РусФинанса“ установили для сверки основные критерии, в том числе 17-значный VIN-номер автомобиля и номер договора. Наши специалисты за две недели адаптировали интеграционный модуль Диадока под эти требования. Если раньше проверка данных полей требовала времени, то сейчас сверка происходит автоматически — быстро и точно

Компания реализовала поставленные задачи: ускорила документооборот, снизила затраты на него, уменьшила количество ошибок, исключила потерю документов. Кроме того, теперь ей гораздо проще представлять документы в налоговые органы, так как их легко и быстро находить в электронном архиве. ООО «РусФинанс» входит в группу компаний, во главе которой находится ООО «РусФинансБанк». Успешный опыт перехода на ЭДО «РусФинанса» способствовал решению задачи головной компании — перевести в электронный вид коммерческие документы.

 

Источники: cnews.ru

0 комментариев

Будьте первым!

Комментировать
Ваш комментарий