Сообразить для троих? Легко!

11 июня
Клиенты

Руководитель отраслевого направления Контр.Диадок Павел Коптелов рассказывает, как процесс оформления факторинговых сделок можно ускорить с помощью ЭДО.

В России факторинг — общепринятое определение финансирования под уступку денежного требования, которое закреплено в Гражданском кодексе. Проще говоря, при факторинге финансовая организация вместо покупателя расплачивается с поставщиком, а покупатель затем возвращает ей эти средства через определенный оговоренный срок. То есть в факторинговых сделках участвуют три стороны.

С одной стороны, это возможность для поставщиков не зависеть от задолженности дебиторов и не прибегать к кредитам. С другой, когда участники находятся в разных городах или даже регионах, цикл документооборота по сделке между ними может занимать до трех недель.

Поставщики стремятся сократить этот срок, чтобы быстрее получить финансирование, а факторы — чтобы раньше осуществить финансирование, увеличить свой доход, повысить качество сервиса и привлечь как можно больше клиентов. Все это может обеспечить электронный юридически значимый документооборот с помощью каналов интернет-связи и оператора электронного документооборота (ЭДО). Его сейчас и внедряет ТрансКапиталБанк в своем факторинговом направлении.

Бумажные документы «съедают» время

По мнению специалистов, факторинг переполнен процедурами и перегружен документооборотом. Сделка, сопровождаемая факторинговой услугой, пошагово выглядит так.

Сначала поставщик и покупатель заключают договор поставки или оказания услуг с отсрочкой платежа. Затем фактор заключает договор с клиентом (клиент фактора — поставщик услуги или товара), составляет уведомление о смене платежных реквизитов, которое подписывают все три стороны. Поставщик поставляет товар или оказывает услугу потребителю, после чего передает фактору документы, подтверждающие отгрузку или оказание услуги. Фактор, в свою очередь, составляет реестр документов, по которым одобрил финансирование, и направляет их поставщику и потребителю, а затем выплачивает поставщику существенную часть из уступленных ему денежных требований. По истечении отсрочки платежа дебитор оплачивает стоимость поставленного товара или услуги на счет фактора, который удерживает свое вознаграждение и переводит поставщику оставшуюся часть суммы.

Документ, подтверждающий отгрузку товара или оказание услуг, — это накладная ТОРГ-12 или акт. Чтобы профинансировать клиента, фактору необходим оригинал ТОРГ-12 или акта, подписанный поставщиком и покупателем. Именно от того, насколько быстро этот документ обойдет всех участников факторинговой сделки, зависит, как быстро клиент получит деньги. В зависимости от географического положения каждого из участников сделки курьерская доставка займет от 2 до 10 дней. Передача документа почтой займет еще больше времени. Получив документ, специалисты фактора проверяют его корректность, легитимность и, если все в порядке, принимают положительное решение о финансировании. Часто ТОРГ-12 или акт, которые финансирует фактор, вносятся в реестр, который должны подписать все три стороны сделки. Если они географически разнесены, то это займет еще несколько недель.

Дмитрий Мартынов
начальник отдела анализа факторинговых сделок ТрансКапиталБанка

Бумажный документооборот съедает много времени, которое и поставщик, и фактор могли бы потратить более продуктивно. Кроме того, бумажные документы могут потеряться или повредиться в пути. В результате иногда приходится формировать и отправлять их заново».

Сначала перестройка, потом — ускорение

ТрансКапиталБанк, внедряя ЭДО, ставил перед собой задачу ускорить действующие бизнес-процессы и исключить потери и порчу документов. При этом планировалось максимально быстро получить первые результаты. Именно поэтому на начальных этапах проекта не шла речь о стопроцентной интеграции сервиса ЭДО с учетной системой (в результате сотрудники банка получили бы возможность работать с электронными документами прямо в привычном интерфейсе). Взаимодействие этих систем было реализовано через коннектор — решение, с помощью которого документы, поступающие в личный кабинет компании в сервисе ЭДО, выгружаются в специальным образом организованные папки на сервере банка.

На первом этапе был установлен и настроен коннектор в центральном офисе ТрансКапиталБанка. Попутно решались вопросы обработки и хранения электронных документов, а также обучения сотрудников банка работе в системе «Диадок». Все это заняло порядка 3 недель. На втором этапе был внедрен и настроен коннектор во всех филиалах банка. Для каждого филиала в системе ЭДО был создан собственный личный кабинет. Через него ТОРГ-12 и акты попадают на сервер филиала, где и хранятся в дальнейшем. С учетом опыта центрального офиса запуск сервиса в одном филиале занимал 2–3 дня.

Сделка оформляется за сутки

Сегодня на ЭДО с ТрансКапиталБанком перешло порядка 35% его факторинговых клиентов.

Стоит отметить, что для рынка типична ситуация, когда поставщики финансовых услуг при переходе на ЭДО оставляют в бумажном виде следующие документы — договор между поставщиком и фактором и уведомление о смене платежных реквизитов.

Дело в том, что, несмотря на мощные темпы развития, которые продемонстрировал рынок ЭДО в 2014 году, он остается очень молодым и во многом незрелым. Юридическая значимость электронных документов установлена законом, и компании, опираясь на это, переходят на ЭДО. Но при этом, как ни парадоксально, доля недоверия к новому процессу у них остается. В результате участники факторинговых взаимоотношений предпочитают подстраховаться, оставляя в бумажном виде основополагающие документы факторинговой сделки.

ТрансКапиталБанк сделал следующий шаг и перевел в электронный вид договорной комплекс факторинга, включающий дополнительные соглашения под каждое финансирование, обмен накладными ТОРГ-12 и счетами-фактурами, а также реестрами уступаемых требований, которые необходимо подписывать всем участникам сделки.

Дмитрий Мартынов
начальник отдела анализа факторинговых сделок ТрансКапиталБанка

Внедрив ЭДО, мы ускорили оформление факторинговых сделок до суток. Наши клиенты не только гораздо быстрее получают финансирование, но и избавляются от части лишних затрат на документооборот. Многие наши клиенты уже не могут представить свою работу без этого удобного инструмента.

В течение 2015 года банк планирует довести показатель подключенных к ЭДО факторинговых клиентов до 80%.

Специалисты ТрансКапиталБанка отмечают, что переход на ЭДО позволил банку расширить круг клиентов (за счет снятия географического ограничения, ведь теперь сделку не тормозят расстояния), повысить качество обслуживания и за счет этого лояльность клиентов, снизить на 50% нагрузку на сотрудников банка, работающих с документами. Кроме того, уменьшились затраты на документооборот (за счет того, что снизилась потребность в печати и курьерской доставке), сведен к минимуму риск порчи и утери документов, документооборот стал прозрачным и контролируемым.

Главное — преодолеть стереотипы

Традиционная сложность при переходе на ЭДО — преодолеть сопротивление людей. Ломка старых схем работы и построение новых — непростой процесс, который тяжело дается сотрудникам и самих факторов, и их клиентов. Кроме того, факторинг обладает спецификой — это трехсторонние взаимоотношения, каждый участник которых должен быть заинтересован в переводе документооборота в электронный вид. При этом поставщик быстрее получает финансирование, фактор повышает свой доход, а покупатель (дебитор) остается пассивной стороной, которая от внедрения ЭДО особо ничего не выигрывает.

Дмитрий Мартынов
начальник отдела анализа факторинговых сделок ТрансКапиталБанка

Необходимо работать с каждым дебитором персонально, рассказывать, что такое электронный документооборот, объяснять, что им даст переход. Мы постоянно ведем эту работу совместно с нашим вендором, организуем встречи, консультации. Результаты есть, хоть и даются они пока непросто.

Примечательно, что небольшие компании, как показала практика ТрансКапиталБанка, легче воспринимают переход на новые технологии, нежели крупные, с устоявшимися схемами внутренней обработки и согласования документов. Переход на ЭДО для них — достаточно глобальный процесс, который требует пересмотреть сложившуюся бизнес-логистику. А в малых и средних компаниях документооборотом часто занимается один человек, и еще один подписывает документы, поэтому им перестроиться проще.

Источник: bankir.ru

0 комментариев

Будьте первым!

Комментировать
Ваш комментарий