ЭДО снимает географические ограничения

15 октября

Козлов Константин Викторович

руководитель отраслевого направления Клиенты

Факторинг

Системные проблемы. В факторинговых сделках участвует три стороны: поставщик, покупатель и фактор. Выделить финансирование фактор может только после того, как к нему попадет оригинал накладной ТОРГ-12, подписанный двумя другими участниками процесса. Если стороны географически отдалены друг от друга, то для передачи документов им приходится прибегать к услугам курьерских служб. Даже в пределах МКАД эта услуга стоит порядка 250 рублей, при доставке из регионов эта сумма вырастает на порядок. Кроме того, на передачу документов от покупателя к поставщику и далее к фактору уходит несколько дней. Исключение составляет ситуация, при которой все участники находятся рядом и могут сами оперативно доставить друг другу документы. Но даже в этом случае сложно говорить об экономии ресурсов, а до того момента, когда фактор примет решение о финансировании, может пройти два-три дня.

Решение. Чтобы ускорить и упростить работу с документами, факторинговые компании «Лайф», Транскапиталбанк и «Кольцо Урала» внедрили электронный документооборот.

В Транскапиталбанке внедрение ЭДО проходило в два этапа. На первом этапе специалисты вендора установили и настроили в центральном офисе интеграционный коннектор — решение, с помощью которого входящие документы из системы ЭДО автоматически загружаются в учетную систему банка. Параллельно велось обучение сотрудников Транскапиталбанка работе в сервисе. На втором этапе решение внедрили во всех филиалах организации. Для каждого из них в системе был создан личный кабинет, установлен и настроен коннектор. С учетом опыта центрального офиса запуск ЭДО в одном филиале занимал два-три дня.

Михаил Емельянов
вице-президент, начальник Департамента оценки кредитных рисков Транскапиталбанка

Сегодня клиент направляет нам подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) ТОРГ-12, по которым требуется финансирование. Банк принимает решение и составляет реестр денежных требований, уступаемых фактору. Далее все участники подписывают реестр квалифицированной электронной подписью. Нагрузка на сотрудников, работающих с документами, снизилась на 50%. Кроме того, в результате мы заключаем больше факторинговых сделок, а это наш доход и лояльность клиентов

Факторинговая компания «Лайф» специализируется на экспресс-факторинге, поэтому скорость работы для нее очень важна. Она использует собственную систему интернет-факторинга, которая обеспечивает сторонам быстрое согласование документов, но не их юридическую значимость. Компании не просто требовалась система ЭДО, ей нужно было интегрировать ее с интернет-факторингом.

В результате команда выбранного оператора на основании своей системы разработала индивидуальную брендированную подсистему «Лайф.док». С интернет-факторингом ее интегрировали с помощью интеграционного решения, которое обеспечивает:

  • переход из одной системы в другую без дополнительной аутентификации;
  • поставщику отбор и пересылку ТОРГ-12, требующих финансирования, из «Лайф.док» в интернет-факторинг;
  • импорт документов в «Лайф.док» и подпись сторонами трехсторонних реестров уступки прав требования;
  • экспорт статусов пересланных ТОРГ-12 и трехсторонних реестров из «Лайф.док» в интернет-факторинг.

Факторинговая компания «Кольцо Урала» остановилась на работе через веб-интерфейс сервиса. Этот вариант наиболее быстрый для перехода на ЭДО, так как не нужно никаких технических внедрений и дополнительного программного обеспечения, требуется лишь выход в Интернет. Минус в том, что через веб-интерфейс не достичь максимальной автоматизации документооборота.

Юлия Иващенко
руководитель отдела операционной логистики ФК «Кольцо Урала»

Ежемесячно «Кольцо Урала» получает около одной тысячи электронных документов. У наших клиентов появилась возможность отказаться от их физической отправки и получать финансирование в день поставки — в течение двух часов после того, как мы получим необходимые документы. Также мы выставляем своим клиентам в электронном виде акты об оказании услуг, счета-фактуры, счета на оплату и другие документы

Лизинг

Системные проблемы. Основные потребители лизинговых услуг — организации, формирующие свой авто- и технический парк. Зачастую с одним лизингодателем они работают по нескольким договорам. Таким образом, компания-лизингодатель и сама генерирует существенный поток документов, и является адресатом для входящих документов. При этом поставщик продукции, лизингодатель и потребитель могут находиться в разных точках России, что замедляет документооборот и повышает затраты на него. Например, российское подразделение компании АЛД «Автомотив» ежемесячно получает от своих поставщиков более 5 тыс. пакетов документов, в которые входят акты, счета, счета-фактуры, товарные накладные, заказ-наряды. При этом только расшифровка суммы к акту может достигать 200 листов. По регламенту компании с того момента, как входящий документ попал в региональный офис, до его подписания на оплату в центральном офисе должно пройти не более 15 суток. В центральном офисе каждую группу документов одного типа обрабатывает по два сотрудника. Ежемесячный исходящий трафик АЛД «Автомотив» —порядка 400 пакетов по восемь документов в каждом. Их нужно распечатывать, визировать, отправлять, а также держать под контролем возврат подписанных экземпляров.

Решение. Компания АЛД «Автомотив» начала внедрение ЭДО с исходящего трафика. Она использует учетную систему «1С». У выбранного ею вендора разработан готовый интеграционный модуль, который IT-специалисты компании легко установили. Теперь организация отправляет документы прямо из учетной системы.

Евгения Богачева
руководитель группы по расчетам с поставщиками АЛД «Автомотив»

ЭДО в АЛД «Автомотив» должен решить целый ряд нетривиальных задач. Это необходимо для дальнейшей эффективной работы компании. После рассмотрения различных вариантов решений мы остановились на таком: реализовать внутренний документооборот силами одного сервиса, а внешний — другого. В данный момент мы отправляем документы в электронном виде. Теперь дело за реализацией следующих двух важных задач: максимального подключения к ЭДО наших клиентов и организации внутреннего электронного документооборота

Перевод исходящего документооборота в электронный вид занял у компании менее недели. Следующий этап работы, которую она ведет совместно со своим оператором ЭДО, — подключение к обмену электронными документами как можно большего числа контрагентов.

Документооборот лизинговых компаний характеризуется не только внушительным входящим и исходящим трафиком, но и тем, что некоторые документы могут быть многостраничными, поэтому обрабатывать их сложно. Помимо решения стандартных задач — снижения затрат на документооборот и его ускорение, в случае лизингодателей ЭДО упрощает работу с каждым объемным документом. Это дает экономию времени и сил сотрудников и более продуктивное их использование.

Банковская гарантия

Системные проблемы. Услуга банковской гарантии широко востребована среди предпринимателей, так как она позволяет получить госконтракт без изъятия собственных денежных средств из оборота. На оформление банковской гарантии законом отведено не более пяти календарных дней. За этот срок компании нужно найти подходящий банк, подготовить и отправить туда полный пакет документов, получить на руки договор и банковскую гарантию, опубликовать ее на площадке в электронном виде. Процесс усложняют и другие обстоятельства. Во-первых, воспользоваться данной услугой можно лишь в банке из списка, утвержденного Минфином. Во-вторых, банки, находящиеся недалеко, могут предлагать не самые выгодные условия, а в другие банки нужно ехать. А это время, затраты на дорогу, плюс риск того, что на месте обнаружатся ошибки в документах и предприниматель в итоге все равно не сможет получить банковскую гарантию.

Решение. Финансовый дом «Солид» создал профильную компанию ООО «Теледок», которая специализируется на дистанционном оказании финансовых услуг. В качестве технологической платформы ФД «Солид» выбрал систему ЭДО одного из операторов, который на ее основе разработал брендированную подсистему для «Теледока» (веб-сервис).

Команда разработчика адаптировала свой продукт для удаленного оперативного оформления и выпуска электронной банковской гарантии с тем, чтобы клиенты могли получать данную услугу не покидая своего рабочего места.

Клиенты «Теледока» работают в личном кабинете, который они получают при регистрации в системе, и отправляют юридически значимые документы для проверки специалистами Солид Банк. При необходимости они могут оперативно вносить правки и отправлять за считанные документы секунды на рассмотрение специалистам банка.

Илья Пелевин
руководитель службы бизнес-анализа ООО «Теледок»

Госзаказ — один из основных источников дохода для малого и среднего бизнеса, позволяющий привлекать инвестиции и развиваться. Предпринимателям отводится ограниченное время на поиск банка из реестра и оформление в нем банковской гарантии. Срок на оформление банковской гарантии небольшой, успеть очень сложно. И это существенный барьер для доступа к госзаказу. Современные сервисы, внедренные в систему «Теледок», позволяют нашим клиентам получать услуги просто и быстро, а ЭДО — один из инструментов, который существенно экономит время и деньги предпринимателей

Павел Коптелов
руководитель отраслевого направления СКБ Контур

Скорость принятия решения по запросу клиента — важный фактор в работе поставщика финансовых услуг. Но далеко не каждая организация способна обеспечить бизнесу оперативность. Российские расстояния, очереди на обслуживание, ошибки в оригиналах документов замедляют оказание услуги. Традиционно эту проблему финансовые организации решали за счет сети филиалов. Электронный документооборот способен решить вопросы. Поставщики и потребители могут оперативно контактировать и обмениваться оригиналами документов не покидая своего рабочего места. Скорость доставки — семь секунд. Таким образом, финансовая организация может принять решение за два-три дня вместо двух недель

Четыре «но», которые нужно учитывать, прежде чем принять решение о переходе на ЭДО:

  1. Низкий уровень знаний представителей бизнеса о том, что такое электронный документооборот. Часто системы ЭДО путают с корпоративными системами документооборота (СЭД). Бизнес-сообщество слабо осведомлено об успешных проектах по внедрению ЭДО в России.
  2. В связи с вышесказанным подавляющее большинство контрагентов может настороженно воспринять идею о переходе на ЭДО. Также на принятие решения влияет необходимость перестраивать устоявшиеся в компании бизнес-процессы. Скорее всего, контрагентов придется планомерно информировать — подготовить раздаточный материал, провести семинары и т д.
  3. Невозможность с помощью одного оператора наладить ЭДО со всеми контрагентами: определенный процент клиентов наверняка окажется пользователем другого оператора и не захочет его менять.
  4. Пункт 3 решаем с помощью роуминга — сотрудничества операторов, при котором их клиенты могут обмениваться электронными документами. Но на данный момент роуминг в России еще на стадии становления, поэтому для него нет установившихся правил игры.

Источник: «Банковское обозрение»

0 комментариев

Будьте первым!

Комментировать
Ваш комментарий