Функции операторов электронного документооборота — Диадок

Функции операторов электронного документооборота

Можно выделить несколько основных функций оператора электронного документооборота:

  1. Оператор гарантирует достоверность информации об организациях в системе. Очень важно знать, что на другом конце «провода» находится реальная организация. Оператор сам проверяет организацию при регистрации в системе, следит за актуальностью информации о ней.
  2. Оператор гарантирует юридическую значимость всех документов в системе. Это очень сложный организационный процесс, так как область электронных документов строго регулируется большим количеством федеральных законов и подзаконных актов. Для того, чтобы обеспечить юридическую силу электронных документов, требуются соответствующие лицензии на работу с криптографией, телематикой и др. То есть в случае, если бы процесс обмена электронными счетами-фактурами строился без участия операторов, компаниям бы пришлось самостоятельно озаботиться обеспечением юридической значимости документов и получением всех необходимых лицензий, а также отслеживать все изменения законодательства и в соответствии с ними перенастраивать используемые системы.
  3. Оператор независимо фиксирует все действия со счетом-фактурой как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. При возникновении спорных ситуаций (когда один контрагент подает на другого в суд, или когда у налоговой возникают вопросы по конкретному документу) именно свидетельство оператора является решающим.
  4. Оператор обеспечивает хранение электронных документов в соответствии с требованиями законодательства (счет-фактура должен, например, хранится 5 лет, а сертификат ЭЦП действует только в течение 1 года).
  5. Оператор предоставляют пользователям круглосуточную и профессиональную техподдержку. В случае возникновения у организаций вопросов по работе с электронными документами они всегда могут обратиться в центры технической поддержки (пользователи Диадока, например, могут звонить по федеральному номеру горячей линии круглосуточно).
  6. Оператор гарантирует безопасность передачи документов, качество и бесперебойность работы самых систем. При этом, поскольку на рынке действует несколько операторов, предприятие может в любой момент «проголосовать рублем», то есть выбрать себе в качестве оператора наиболее качественного и доступного по цене поставщика услуг электронного документооборота. 

В Европе сейчас действует более 470 операторов электронного документооборота, и их количество ежегодно увеличивается  на 25-30%. Высокая конкуренция на этом рынке обеспечивает, с одной стороны, быстрый прирост новых пользователей, подключившихся к глобальному электронному документообороту (что хорошо для государства), а с другой — постоянное функциональное развитие и снижение стоимости самих систем (что хорошо для предприятий).

В этом плане рынок обмена электронными документами можно сравнить с рынком сотовой связи. Сначала возможность общаться по сотовому телефону была уделом избранных и стоила огромных денег, сейчас это одна из наиболее массовых и доступных  услуг. В нашем случае речь о дорогих услугах изначально не идёт. Позволить себе пользоваться электронными документами может каждый, так как они дешевле бумаги, которая в ходу сейчас.