Летом 2010 года законом № 229-ФЗ были внесены изменения в Налоговый кодекс, согласно которым российские организации могут вести документооборот по счетам-фактурам не только в бумажном, но и в электронном виде.
Процесс обмена электронными счетами-фактурами утвержден в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи». В отдельном Порядке представления документов по ТКС подробно описывается, как электронные счета-фактуры будут представляться организациями по требованию налоговых органов.
Оба документа четко оговаривают, что электронные счета-фактуры должны быть подписаны электронной подписью и передаваться только через операторов электронного документооборота. В противном случае, например, при обмене документами напрямую, электронный счет-фактура не будет иметь юридической силы, то есть его нельзя будет применить для зачета НДС или, например, для защиты интересов организации в суде.
В законодательных актах операторы определяются как «организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем».
Так кто же это – операторы электронного документооборота?
Операторы электронного документооборота – это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными счетами-фактурами и другими документами. Во-первых, они предоставляют для этого техническую возможность, во-вторых, обеспечивают законность выставления и получения счетов-фактур, в-третьих, оказывают пользователям техподдержку в процессе работы с электронными документами.
Какие компании могут являться операторами электронного документооборота?
Компания, являющаяся поставщиком услуг электронного обмена документами, должна иметь обширный опыт работы с электронными юридически значимыми документами:
- уметь взаимодействовать с налоговыми органами (как в техническом, так и в организационном плане);
- иметь соответствующие лицензии в области выдачи сертификатов ЭЦП и средств криптографической защиты информации;
- обладать ресурсами для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства.
Сейчас всем этим требованиям наиболее полно отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС). Именно рынок электронной отчетности на сегодняшний день технологически наиболее близок к рынку обмена электронными документами между компаниями.
Почему ФНС или другая госструктура не могут выступать в качестве оператора электронного документооборота? Почему эту роль выполняют коммерческие компании на платной основе?
Обеспечение технической возможности электронного документооборота требует значительных затрат бюджетных средств, набора в штат ведомства огромного количества новых специалистов (притом что в России остро стоит проблема по сокращению количества госслужащих), обучения персонала.
Коммерческие же предприятия предоставляют свои услуги на конкурентной основе. Это означает, что они заинтересованы в качестве сервиса, развивития функционала систем, и несут ответственность перед своими клиентами, обеспечивают поддержку, стремятся к снижению цен.
Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций в случае представления документов в налоговые органы именно оператор выступает в качестве третьей независимой стороны. Если же оператором будет, например, ФНС, то каким образом можно будет гарантировать «независимость»? Ведь налоговая косвенно соблюдает свои интересы, а не налогоплательщика.
Могут ли обменивающиеся компании сами выступать в качестве операторов электронного документооборота?
Услуги обмена электронными документами – это такой же сервис, как, например, телефонная связь. Когда компания хочет обеспечить свой офис телефонной связью, она обращается к телефонному оператору. Аналогично, предприятия предпочитают заказывать доставку воды, а не выделять отдельного человека и транспорт.
Объясняется это тем, что в данных случаях, так же как и с системами обмена документами, данный бизнес не является профильным. И затраты (трудовые и финансовые) в случае самостоятельного обеспечения этой потребности будут намного выше, чем если обратиться в профильную компанию, предоставляющую нужный сервис.
В частности, для того чтобы обмениваться документами, имеющими юридическую силу, компании, работающей через оператора, приходится подписать только 1 соглашение об обмене электронными документами (собственно, между компанией и оператором). В случае самостоятельной организации документооборота все будет по-другому. Так, если в процессе обмена электронными документами без участия оператора участвуют 5 компаний, то им необходимо подписать 10 соглашений между собой. Если 100 компаний – то 4950.
При этом необходимо обеспечивать совместимость внутренних систем, бесперебойность работы, соответствующую техническую поддержку и т.д.
Подробнее о функциях операторов электронного документооборота.
