Вопросы и ответы

Ознакомьтесь с примером заполнения новой формы счета-фактуры с подробными комментариями и пояснениями.

Согласно Постановлению правительства №1137 от 26.12.2011, в Журнале учета счетов-фактур регистрируются как бумажные, так и электронные счета-фактуры: счета-фактуры  (в  том  числе исправленные, корректировочные), составленные (полученные)  на  бумажном  носителе или в электронном виде, подлежат единой  регистрации  в хронологическом  порядке  в части 1 (в части 2) журнала учета по дате их выставления (получения) (Приложение №3, п.3). Также, в пп. б, в п. 7 Приложения №3 четко прописаны правила заполнения граф 2 и 3 журнала учета счетов-фактур, регламентирующие порядок регистрации электронных счетов-фактур. 

Для продавца важна дата составления и выставления счета-фактуры. По этой дате идет регистрация счета-фактуры и отнесение его к налоговому периоду. Для покупателя же важна дата получения счета-фактуры, по которой его нужно будет отнести к соответствующему налоговому периоду, и которая будет служить доказательством получения и отнесения счета-фактуры к налоговому периоду (по ст. 172).

Согласно Порядку обмена электронными счетами-фактурами, оператор электронного документооборота как независимая третья сторона фиксирует дату выставления электронного счета-фактуры в сопутствующем выставлению технологическом документе. Такие документы при проверке налоговая может запросить как у участников электронного документооборота, так и у оператора. Таким образом, составить счет-фактуру задним числом получится, а выставить нет.

Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:

• Все документы подписываются ЭЦП. В ЭЦП проставляется штамп времени, что подтверждает подписание документа в момент действия сертификата;
• ЭЦП гарантирует неизменность информации с момента подписания документа;
• Для генерации ЭЦП используются сертифицированные средства криптографической защиты;
• Сертификаты ключей подписи выдаются доверенными Удостоверяющими центрами, определенными Регламентом;
• Диадок гарантирует достоверность информации о контрагентах и уполномоченных лицах;
• Все участники присоединяются к Регламенту, который является соглашением о применении ЭЦП, определяющему условия исполнения документов, удостоверенных ЭЦП;.
• Список видов электронных документов, ЭЦП под которыми признаются юридически значимыми, также определен Регламентом. Список пополняемый и зависит от потребностей участников системы.

Поэтому при подключении организации к Диадоку руководитель или уполномоченный сотрудник подписывает и направляет в СКБ Контур Заявление о присоединении к регламенту для возможности применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) в системе электронного документооборота Диадок.

Оператор связи в электронном документообороте не играет никакой значимой роли. Согласно Порядку (который утвержден Приказом МФ России от 25.04.2011 №50н), обмен электронными счетами-фактурами производится только через оператора электронного документооборота. Оператор фиксирует даты выставления и получения электронных счетов-фактур, обеспечивает безопасность передачи документов и гарантирует их юридическую значимость, а также является независимой третьей стороной при возникновении спорных ситуаций и обращениях в суд.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом МФ России от 25.04.2011 №50н.

Согласно Федеральному закону Об ЭЦП №1-ФЗ от 10.01.2002, стороны, обменивающиеся электронными документами, должны оформить соглашение о признании электронной цифровой подписи равнозначной собственноручной подписи и печати на бумажном носителе. Стороны могут оформить такое соглашение самостоятельно (например, в договоре), или же присоединиться к публичному документу (например, Регламенту) владельца информационной системы, посредством которой они будут обмениваться электронными документами.

В Регламенте Диадока, к которому можно присоединиться с помощью заявления, такая равнозначность оговорена. Таким образом, ЭЦП на электронном документе, переданном через Диадок, является равнозначной собственноручной подписи уполномоченного лица и печати.

Одним из условий придания юридической силы электронному документу является соглашение  сторон о применении ЭЦП (ч. 1, ст. 160, п.2 ГК РФ). Основная цель соглашения – прописать правила применения ЭЦП, признать ЭЦП юридически равнозначной собственноручной подписи.

В соответствии с законом №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», такие правила устанавливает владелец системы, в которой участники осуществляют обмен документами в электронном виде. В системе Диадок эти правила описаны в «Регламенте применения ЭЦП».

Для обмена электронными документами в Диадоке участникам документооборота необходимо  только единоразово подписать заявление о присоединении к Регламенту. Этого будет достаточно для того, чтобы подтвердить свое согласие принимать или отправлять документы  в электронном виде, подписанные ЭЦП.

Если у ваших контрагентов нет технической возможности или желания принимать документы в электронном виде, то необходимо будет осуществлять документооборот в бумажном виде, так как электронный документооборот происходит полностью на добровольной основе.

Существующая законодательная база (например, Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Налоговый и Гражданский Кодексы) разрешает составлять документы как в бумажном, так и в электронном виде. При этом нигде не сказано об обязательном наличии экземпляра документа в бумажном виде. Если документ передан по телекоммуникационным каналам связи, подписан ЭЦП, он будет являться оригиналом. Все документы, указанные в Регламенте Диадока, могут передаваться в электронном виде, без дублирования на бумаге, за исключением счетов-фактур. Счета-фактуры через Диадок отправляются пока  в тестовом режиме. Для того, чтобы юридически значимый документооборот по счетам-фактурам состоялся, необходим установленный формат, который до сих пор не утвержден правительством. Поэтому в случае со счетами-фактурами их пока необходимо дублировать в бумажном виде. Все остальные документы (договоры, акты, накладные и проч.) могут существовать только в электронном виде.

Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью, к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ).

Согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы («Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов»).

На данный момент существует временный порядок представления документов в суд в электронном виде: документы передаются в определенного размера и качества формате pdf. Естественно, что документы, которые передаются в электронном виде между налогоплательщиками могут изначально и не соответствовать таким требованиям (например, электронные счета-фактуры). При этом организация может представить документы в суд в электронном виде при условии наличия у суда технических средств и возможности проверки подлинности ЭЦП. Если такой возможности нет, то компания может изготовить бумажные копии электронных документов, заверив их печатью и подписью уполномоченного лица, в то время как для проверки подлинности электронных документов может быть назначена экспертиза.

Арбитражная практика в области использования электронных документов.

В случае возникновения спора между двумя сторонами оператор выступает в качестве третьей независимой стороны и может предоставить в суд ряд документов. Состав пакета документов, представляемых в качестве свидетельства со стороны оператора, зависит от сути ведущегося разбирательства. Например, если в качестве письменных доказательств в деле фигурируют электронные счета-фактуры, то оператор электронного документооборота может представить технологические документы (подтверждения оператора, извещения продавца и покупателя, сертификаты электронной подписи). Согласно ст. 75 АПК, электронные документы приравниваются к письменным доказательствам, поэтому все документы могут быть представлены в электронном виде, если у суда будет техническая возможность их принять.

Да. Например, ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП (Постановление от 11 августа 2010 г. по делу N А43-5226/2010). В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.

Подробнее о прецеденте

Возможность направления электронных документов в налоговый орган в системе Диадок пока что не реализована. Это обусловлено тем, что налоговый орган должен также на техническом уровне обеспечить возможность приема и обработки электронных документов у себя. Сейчас ФНС активно прорабатывает вопрос, касающийся представления для проверки электронных счетов-фактур — ожидается, что первые подвижки в этом направлении произойдут в начале лета.

Как только два этих этапа будут пройдены, пользователи Диадока смогут отправлять электронные документы по первому требованию налогового органа.

Если вы хотите начать обмениваться с контрагентом электронными юридически значимыми документами через систему Диадок, то никаких дополнительных соглашений подписывать не нужно: при подключении все участники электронного документооборота подписывают заявление на присоединение к Регламенту, в котором указывается, что участник соглашается признавать электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью.

Если же вы хотите согласовать с контрагентом формы и типы передаваемых электронных документов и порядок их обработки, то составить такое соглашение будет целесообразно.

На данный момент между операторами электронного документооборота только идут переговоры о создании роуминга, поэтому возможности передачи документов между компаниями, если они обслуживаются у разных операторов, нет. В связи с этим, на данном этапе будет удобнее, если организация и ее контрагенты будут находиться у одного оператора.

При выборе оператора следует обращать внимание на сеть представительств. Чем она шире, тем больше вероятность, что сеть контрагентов будет полностью охвачена. Чем больше представителей и партнеров у оператора, тем выше уровень оказания услуг (консультации, тех. поддержка). Немаловажным является и опыт работы оператора с Федеральной налоговой службой.

Если вы уже пользуетесь системой Диадок, то узнать, кто из ваших контрагентов подключен к Диадоку, очень просто: контрагенты, с которыми вы обмениваетесь электронными документами, уже добавлены в ваш список контрагентов. Нового контрагента добавить в список можно , просто отправив ему запрос на добавление. Такой запрос получится отправить только тем контрагентам, которые уже пользуются системой Диадок. Подробнее о добавлении контрагентов.

Если же вы еще не являетесь пользователем Диадока, то для того, чтобы узнать, подключены ли клиенты или поставщики вашей организации к Диадоку, вы можете отправить список контрагентов на адрес diadoc@skbkontur.ru. Ответным письмом вы получите информацию о том, кто из этого списка уже работает в системе Диадок. Если же вы захотите подключиться к Диадоку и работать с реальными электронными документами и счетами-фактурами – просто сообщите нам об этом, отправив заявку.