Вопросы и ответы

Обмен электронными счетами-фактурами

  • Составление электронных счетов-фактур

    Составление электронного счета-фактуры имеет несколько отличий:

    1. Документ формируется в одном экземпляре и подписывается одной электронной подписью (ЭП) руководителя или уполномоченного им лица (п. 6 ст. 169 НК РФ).  
    2. Электронный счет-фактура формируется в установленном ФНС XML-формате (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это позволяет автоматически обрабатывать электронные счета-фактуры как участникам сделки, так и контролирующим органам, что сокращает время на обработку, поиск ошибок в реквизитах и расчетах и проверку документа.

    Новую печатную форму документа утвердило Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137 (скачать бланк счета-фактуры за 2012 год в MS Excel).

  • Грозит ли продавцу штраф, если он нарушил пятидневный срок для выставления счета-фактуры?

    Налоговый кодекс не предусматривает санкций на этот счет. В соответствии с нормами ст. 120 НК РФ ответственность для продавца наступает за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Одно из них — отсутствие счета-фактуры. Нарушение пятидневного срока выставления не является грубым нарушением и не влечет штрафных санкций.

  • Выставление электронного счета-фактуры

    Порядок обмена электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина №174н. Согласно порядку, выставить документ можно исключительно через оператора электронного документооборота (ЭДО), чья деятельность регламентируется Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@. Все официально зарегистрированные операторы ЭДО перечислены на сайте ФНС.

    Оператор обеспечивает форматный контроль электронного документа, гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя и формирует все служебные документы, подтверждающие дату и факт выставления. Порядок обмена состоит из нескольких шагов: 

    1. Продавец подписывает и отправляет электронный счет-фактуру. Оператор автоматически фиксирует дату выставления счета-фактуры.
    2. Оператор передает электронный счет-фактуру покупателю и автоматически фиксирует дату получения.
    3. Покупатель, получив документ, подписывает и отправляет продавцу извещение о получении.

    Подробнее о порядке обмена электронными счетами-фактурами.

  • Даты выставления и получения электронных счетов-фактур

    Электронный счет-фактура считается выставленным, когда продавец получил подтверждение Оператора электронного документооборота о поступления файла счета-фактуры на сервер оператора (п. 1.10 Порядка).

    Счет-фактура считается полученным, когда покупатель получил подтверждение Оператора электронного документооборота о направлении файла счета-фактуры покупателю (п. 1.11 Порядка).

    В подтверждениях оператора ЭДО строго фиксируются даты выставления и получения электронного счета-фактуры (согласно п. 1.10 -11 Порядка), причем оператор ЭДО является независимой от налогоплательщика и налоговой третьей стороной. Именно по этим датам устанавливается принадлежность счета-фактуры к налоговому периоду и именно эти даты будут интересовать контролирующие органы при проведении проверок. Таким образом, выставить легитимный электронный счет-фактуру «задним числом» не получится.

  • Исправленные и корректировочные электронные счета-фактуры

    С момента вступления в силу Федерального закона №245-ФЗ исправление счетов-фактур происходит путем создания новых документов: исправленных и корректировочных счетов-фактур. Так, если в выставленном счете-фактуре обнаружены ошибки и документ не соответствует реально совершенной хозяйственной операции (например, сделана ошибка в реквизитах контрагентов или сделана техническая ошибка  в сумме), то взамен его составляется исправление счета-фактуры. Корректировочный счет-фактура выставляется в том случае, если уже после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров и услуг (п. Приложения 2 Постановления №1137). Основанием для выставления корректировочного счета-фактуры является новый  первичный документ (п.10 ст. 172 НК РФ). 

    Процессы работы бухгалтера с электронными и бумажными корректировочными и исправленными счетами-фактурами идентичны. Операторы ЭДО просто реализуют в своих системах все требования законодательства: «При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора ЭДО уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с настоящим Порядком» (Приказ Минфина №174н). Порядок обмена исправленным или корректировочным счетом-фактурой ничем не отличается от порядка обмена первоначальным электронным документом

    Подробнее о схеме работы с электронными корректировочными или исправленными счетами-фактурами на примере системы Диадок.

  • Как вести учет электронных счетов-фактур?

    Для учета сумм налога на добавленную стоимость налогоплательщики ведут книги покупок и книги продаж. Лица, осуществляющие посредническую деятельность, ведут журналы учета счетов-фактур. В книге продаж регистрируются счета-фактуры по мере возникновения обязанности уплатить НДС. В книге покупок регистрируются счета-фактуры по мере возникновения права на налоговый вычет.

    Формы книг и журнала, а также порядок их ведения закреплены в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Согласно постановлению, книги и журналы можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом единой регистрации подлежат все счета-фактуры: первичные, исправленные, корректировочные, составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

    Подробнее про учет и хранение электронных счетов-фактур.

  • Представление электронных счетов-фактур в контролирующие органы

    Представлять электронные счета-фактуры, журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж в налоговые органы можно будет в электронном виде через Интернет (ст.93 НК РФ). Технология представления документов в электронном виде работает во всех ИФНС России с ноября 2012 года. Порядок представления документов по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) закреплен в Приказе ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

    Согласно порядку налоговый орган направляет налогоплательщику электронное требование о представлении документов. В ответ налогоплательщик подготавливает опись документов (сопроводительное письмо) с указанием номера и даты требования, прикладывает к описи комплект документов и высылает в ИФНС. В случае если пакет документов составлен верно, налоговый орган подтверждает прием, и приступает к проверке. 

    Сегодня налоговые инспекторы все чаще самостоятельно выступают с инициативой приема документов через Интернет. Также, в случае необходимости, электронные счета-фактуры можно представить и на бумаге — в виде заверенных копии.

  • Может ли ФНС не принять счет-фактуру, если он выставлен с нарушением пятидневного срока?

    Налоговый кодекс обязует продавца выставлять счет-фактуру покупателю в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товара, оказания услуги или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ). Иногда продавцы не успевают выставить счет-фактуру в отведенный срок, поэтому оформляют документ задним числом. При бумажном документообороте сделать это не составляет проблемы. При электронном документообороте это невозможно, так как дату выставления фиксирует оператор ЭДО.

    Если продавец выставил счет-фактуру с нарушением пятидневного срока, чем это ему грозит? Ничем. Согласно п. 2 ст. 169  НК РФ, ФНС может отказаться принять сумму налога по счету-фактуре к вычету, только если в нем есть ошибки, мешающие идентифицировать продавца, покупателя, товар (работы, услуги), имущественные права, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога. Нарушение срока выставления не отражается на идентификационных реквизитах, поэтому к таким ошибкам не относится.

    Чтобы получить законный вычет, достаточно выполнить требования п. 5, 6 ст. 169 НК РФ. Нарушение других требований к счету-фактуре — не причина для отказа (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому «опоздание» документа не влечет негативных последствий. Мы уже писали об этом.

    Это подтверждает письмо Минфина от 25.01.2016 № 03-0711/2722.

Об электронных документах

  • Исправление электронных документов

    Исправление электронных документов по аналогии с бумажными осуществляется двумя способами: можно полностью заменить сам документ или составить акт разногласий. Необходимо учитывать, что в случае исправления документа путем замены, дата подписания его электронной подписью может существенно отличаться от даты совершения хозяйственной операции. Однако, в текущем законодательстве нет норм, указывающих на то, что дата подписания первичного документа имеет значение — его принадлежность к периоду определяется по дате, указанной в реквизитах.

  • Составление и обмен электронными первичными документами

    Законодательство не предусматривает какого-то специального порядка работы с электронными первичными документами. 

    Формирование электронного первичного документа может происходить в любой учетной системе. В отличие от электронных счетов-фактур, первичные документы не имеют обязательных электронных форматов, поэтому компании могут пересылать друг другу любые файлы, при условии, что все участники документооборота смогут принять их и обработать (так, например, Диадок позволяет обмениваться документами в Word, Excel, PDF и любых других форматах). Факт подписания документа электронной подписью достаточен для придания ему юридической силы. Таким образом, после того как документ был подписан с двух сторон, он приравнивается к оригиналу с синей печатью. Электронная подпись не только придает документу юридическую силу, но и гарантирует, что контрагент не сможет внести в него изменения.

  • Представление электронных документов в налоговую и суд

    Согласно ст.93 НК РФ электронные документы, составленные в утвержденных форматах, можно представить в налоговые органы в электронном виде через Интернет. Также, согласно Приказу ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, 14 типов документов, составленных в произвольных электронных форматах или же на бумаге, можно представить по ТКС в виде скан-образов (в форматах jpg или tif).

    Технология представления документов по ТКС работает во всех налоговых инспекциях России с ноября 2012 года. Представлять документы (и электронные, и бумажные) в ИФНС и судебные ведомства также можно и на бумаге. Согласно неоднократным разъяснениям Минфина (см. Письмо МФ от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, Письмо МФ от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521) копии бумажных документов или распечатанные электронные документы можно заверить и высылать почтой. При этом, в случае с электронными документами, на бумажной копии должна быть проставлена метка о том, что оригинал документа существует в электронном виде и был подписан электронной подписью.

    Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью, к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ), и согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы.

  • Будущее электронных первичных документов

    Государство заинтересовано в переводе всех первичных документов в электронный вид. Движущей силой этого процесса является желание ФНС упростить прием и обработку истребованных документов. 

    Поэтому ФНС постепенно устанавливает электронные форматы, в которых она будет принимать от налогоплательщиков электронные документы. Таким образом, те компании, которые хотят представлять в налоговую документы в электронном виде, смогут делать это, составляя документы в формате, утвержденном ФНС. Также, так как в случае с электронными документами печатные формы не имеют критического значения, в 2013 году вступил в силу закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому все установленные законодательством печатные формы первичных документов отменены, и организации смогут использовать свои формы. 

    В 2012 году были разработаны форматы XML-файлов для ТОРГ-12 и Актов приемки-сдачи работ (услуг) (см. Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@). С января 2016 начали действовать еще два формата: формат документа о передаче товаров при торговых операциях (Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@) и формат документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) (Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@). По сути это те же ТОРГ-12 и Акт, но обновленные с учетом потребностей бизнеса. Старые форматы будут действительны на протяжении всего 2016 года.

    В течение ближайших двух лет весьма вероятно появление электронных форматов и других первичных документов. Например, уже сегодня налоговая работает над созданием формата документа и о расхождениях по форме ТОРГ-2.

  • Документы, передаваемые через Диадок

    С юридической точки зрения любой бумажный документ можно перевести в электронный вид. Технически в Диадоке реализована возможность передавать любые документы в любых форматах. В настоящий момент на сайте опубликован список передаваемых электронных документов через Диадок и их форматов, который постоянно пополняется.

Безопасность электронного документооборота

  • Возможен ли несанкционированный доступ к данным в системе Диадок?

    Разработчиком приложено немало усилий, чтобы свести возможность несанкционированного доступа в Диадок к минимуму:

    • в компании СКБ Контур принят ряд нормативных документов, касающихся защиты информации, за соблюдение установленных норм сотрудники несут ответственность;
    • доступ лиц к серверному оборудованию строго ограничен, за ним ведется круглосуточное видеонаблюдение;
    • разработка и эксплуатация системы ведется с учетом общепринятых в данной профессиональной среде подходов к обеспечению информационной безопасности: использование межсетевых экранов, парольной политики, регламентов администрирования и т. д.
  • Как веб-приложение защищено от уязвимостей?

    Разработка и администрирование веб-приложения ведется с учетом рекомендаций по безопасности от Microsoft и OWASP для предотвращения самых популярных и критичных угроз типа SQL-injection, XSS и т. п. Производится регулярное обновление всех операционных систем и серверного программного обеспечения. Для защиты от сетевых атак используются средства межсетевого экранирования и обнаружения вторжений. Для контроля защиты система периодически проходит проверку на наличие уязвимостей с помощью сканеров безопасности. Проводятся внутренние и внешние аудиты информационной безопасности.

  • Серверы Диадока находятся в дата-центре вместе с серверами других компаний. Возможен ли несанкционированный доступ к серверам недобросовестными сотрудниками других компаний?

    Серверы находятся в стойке, которая запирается на замок. Порядок доступа в помещения и к стойкам строго регламентирован внутренними нормативными документами дата-центра и его договорами с компаниями. При допуске в дата-центр сотрудников конкретной компании служба безопасности понимает, к каким стойкам они имеют доступ. Кроме того, их сопровождают сотрудники дата-центра, а охрана внимательно следит за тем, чтобы допущенные лица работают только со своим оборудованием. Также для контроля ведется видеонаблюдение.

  • Используются ли межсетевые экраны для входящих и исходящих соединений?

    Да, и для входящих и для исходящих соединений.

  • Есть ли у Диадока защита от DDoS атаки?

    Да, есть. Защиту обеспечивает сторонний сервис, предоставляемый интернет-провайдером и подключается в случае начала атаки. При этом внешний адрес diadoc.kontur.ru поменяется, поэтому на клиентском месте может потребоваться смена настроек межсетевого экрана.

  • Какие IP адреса используются сервисом Диадок, чтобы настроить межсетевой экран для доступа к сервису?

    СКБ Контур использует собственный блок IP-адресов: 46.17.200.0/21 (это можно проверить по RIPE базе). Рекомендуем открыть весь блок IP-адресов, т. к. в редких случаях при изменении сетевой инфраструктуры у сервиса может поменяться IP-адрес на другой из указанного блока.

  • Как часто в Диадоке делается резервное копирование?

    В Диадоке используется отказоустойчивая система хранения данных, которая обеспечивает троекратное резервирование и не позволяет удалить или изменить однажды записанные данные. Поэтому, как правило, мы не делаем регулярного резервного копирования. Оно производится только в случае технических работ, требующих перераспределения уже имеющихся данных, расширения системы хранения или любых других работ, в связи с которыми возникает риск потери данных.

  • Какие программные компоненты сторонних компаний используются системой Диадок?

    Это программное обеспечение компании Microsoft (операционные системы, серверное ПО, платформа разработки) и Крипто-Про (средства для работы с электронной подписью), плюс некоторое свободное программное обеспечение.

  • Используются ли услуги сторонних компаний (аутсорсинг) для разработки или поддержки инфраструктуры системы Диадок?

    Нет, кроме услуг дата-центра, разработка и поддержка системы ведется только компанией СКБ Контур.

  • Проводится ли в Диадоке аудит информационной безопасности?

    Компания СКБ Контур как оператор электронного документооборота, аккредитованный удостоверяющий центр, а также лицензиат ФСБ, ФСТЭК, РКН периодически подвергается проверкам надзорных органов на предмет информационной безопасности. Отдел информационной безопасности компании осуществляет внутренний контроль соблюдения установленного порядка и участвует в проведении внутренних аудитов безопасности продуктов компании, в том числе Диадока. Кроме того, ежегодно независимую оценку информационной безопасности системы проводит сторонняя организация. Так, в сентябре 2014 компания «Информзащита» по итогам проведенного аудита информационной безопасности (в том числе и тестирования сервиса на проникновение) оценила степень защищенности серверов Диадока как высокую.

  • Какова ответственность Диадока, если конфиденциальная информация станет доступна третьим лицам, например, в случае взлома системы?

    По договору мы обязуемся обеспечивать конфиденциальность информации (то есть, не распространять данные самим и принимать меры по предотвращению несанкционированного доступа к ним). В случае взлома системы ответственность возлагается на лица, осуществившие взлом. Мы, в свою очередь, готовы оказать всяческое содействие в расследовании подобного инцидента и при этом, в соответствии с договором, компенсировать убытки, которые произошли по нашей вине.

  • Сертифицирована/аттестована ли система Диадок на обработку персональных данных?

    Сертификации/аттестации информационных систем на обработку персональных данных законодательством не предусмотрено: сертифицируются средства защиты информации, с помощью которых обеспечивается безопасность персональных данных в информационных системах персональных данных (ИСПДн).

    Для обеспечения безопасности данных в Диадоке используются сертифицированные средства защиты информации. В частности, межсетевые экраны и средства обнаружения вторжений сертифицированы в соответствии с требованиями руководящих документов ФСТЭК (включая контроль отсутствия недекларированных возможностей), СКЗИ Крипто-Про сертифицированы ФСБ по классам КС1/КС2 для средств электронной подписи и шифрования, СКЗИ ViPNet сертифицированы ФСБ как средство построения виртуальных частных сетей (VPN). Все указанные средства защиты предусматривают их использование для обеспечения безопасности персональных данных в ИСПДн до высшего класса К1 включительно. Работы по выбору средств защиты, их установке и настройке осуществляются квалифицированными специалистами компании, о чем свидетельствуют имеющиеся лицензии ФСТЭК и ФСБ.

    По желанию клиента для дополнительной защиты он может использовать сертифицированные средства хранения ключей электронной подписи (например, РуТокен).

  • Какой протокол используется для организации защищенного канала?

    Прежде всего, используются протоколы SSL/TLS, которые являются промышленным стандартом для безопасности веб-приложений в Интернет. Можно предусмотреть по договору подключение с использованием технологии VPN (например, OpenVPN или СКЗИ ViPNet). Таким образом, организовать защищенный канал можно как с использованием международных стандартов шифрования, так и российских стандартизованных алгоритмов по ГОСТ.

  • Какие сертификаты подходят для работы в Диадоке?

    Для работы в системе Диадок можно использовать квалифицированные сертификаты электронной подписи, выданные любым аккредитованным в Минкомсвязи удостоверяющим центром, работающим на основе программно-аппаратного комплекса «Крипто Про УЦ». При этом большинство сертификатов для Диадока выдаются собственным Удостоверяющим центром компании СКБ Контур (крупнейшим коммерческим центром в стране). Он имеет все необходимые лицензии для работы в области защиты информации и аттестат соответствия классу защищенности 1Г для автоматизированных систем.

  • Можно ли в Диадоке обрабатывать персональные данные?

    Да, можно. Компания СКБ Контур является зарегистрированным в реестре Роскомнадзора оператором персональных данных. Обработка осуществляется в соответствии с законодательством в области персональных данных и договорами с клиентами. Все серверы системы Диадок находятся на территории Российской Федерации, трансграничная передача персональных данных не осуществляется, принимаются необходимые правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности информации, в том числе персональных данных.

Success story

  • BILLA, hypermarket chain

    Situation

    1. Huge costs of document generation and storage:
      Due to large amount of suppliers every month BILLA generates and sends huge number of documents supporting business operations. Only on bonuses and on goods return it generates 51 000 documents (on 127 400 paper sheets) including 20 000 invoices. They spend more 120 KRUR on consumables and post. Most part of the documents is stored in BILLA archives and takes a lot of area.
    2. Long time to generate and send documents:
      From the moment of generation till receipt by the supplier each document goes through one and the same procedure — it is printed, signed, sealed, sent by post. Sometimes it takes near a month to reach the supplier. Of course, it raises some difficulties in cooperation between partners and sometimes leads to unpleasant problems. For example, retailer calculates bonuses and sends supporting documents by post. And supplier receives documents in a month when it is already late to argue with the conditions stated thereon. 

    In order to ret rid of huge amount of paper documents, and make their flow between retailer and supplier more operative and controllable BILLA took a decision to change over to EDI.

    Solution

    1. SAP adjustment:
      The first try to partially switch document flow into e-form was adjustment of SAP to sending of e-mails containing notification on invoice generation and calculation of bonuses to all the suppliers. This made it possible to inform the suppliers, but not to get rid of documents — it was still necessary to print and send document by post. BILLA was trying to fund some other solution.
    2. Diadoc implementation:
      In May, 2011 BILLA together with SKB Kontur started realization of a pilot project on EDI with suppliers via Diadoc.

    Switching to e-documents started from documents on bonuses and returns. As BILLA operates on Austrian system transferring documents of a specified format we had some problems with standardization of document loading into Diadoc on initial stage. But Diadoc team solved this problem and developed a special application automatically sending documents to suppliers.

    Results

    A special developed for BILLA application enables easy and quick preparation of e-document files and sending to supplier. As a result, documents of bonuses and returns are transferred in e-form and cause no inconveniences neither to supplier nor to retailer. 

    All costs on document departure are borne by BILLA. Supplier shall only connect to Diadoc. For three month period of Diadoc implementation and testing, BILLA has spent means comparable with monthly costs of paper, boxes, etc. (120 KRUR). Money invested into project was spent on solution development and document sending costs.

    At present BILLA together with SKB Kontur is actively working on switching of invoices to e-form.

    Comment

    «New things always cause fears. Many people think that there is still no practice in e-documents signed by e-signature, that there can be a lot of troubles with auditors and tax inspectors. But it exists! There are almost no companies still carrying paper payment orders into bank. Everybody sends them from the office signed by e-signature. Has anybody had any troubles with tax inspection? No. The same is true for other documents, companies can interchange documents in e-form making their work easier and increasing their efficiency. Due to wide Internet spread and PCs in any office this becomes a reality», — comments Alexandr Gribanovsky, BILLA chief accountant.

  • Kirovsky plant, JSC industrial holding

      

     

    Situation

    Main supply volume of Kirovsky plant, as a governing company, is internal. All the supplies are accompanied by set of documents, that is why huge document flow — more than 30 000 documents per year on more than 10 types of activities — is internal. All basic documents flowing in-between affiliated companies go through a matching system: they go to contract controllers, are approved by several departments, and only after that they are in accounting.

    The challenge in such a scheme is to deliver correct document to accounting on-time (especially during closing of reporting period). This was not always possible due to long matching system. Some mass was added by the fact that internal document flow system was not integrated with accounting systems (with 1C on affiliated companies and with SAP R3 on Kirovsky plant). Due to this accounting department did not know where the document is at the moment. 

    Choosing the solution

    In spring, 2011 Kirovsky plant one of the first in North-West region decided to change over to e-basic documents.

    «E-documents are real and near future. We target at continuous production improvement and quality increase, and we could not ignore such a business optimization tendency, — tells Marina Pashkova, chief accountant deputy of Kirovsky plant. – It was clear that sooner or later we will change over to EDI and to be ready to active implementation of e-documents in Russia we decided to start with document flow inside our holding».

    Holding required a universal solution enabling:

    • receive and send e-documents;
    • interchange legal documents within activity participants;
    • sign/ reject to sign e-documents;
    • process e-document: register, generate bundles, approve documents.

    Main requirements to EDI system and provider were:

    • «turn-key» implementation;
    • analysis and processing of all internal processes including work-flow;
    • integration with accounting systems SAP R3 and «1С: Organization»;
    • wide experience on IT services market;
    • on-going technical and informational support.

    The holding has chosen Diadoc by SKB Kontur in the bid.

     

    Solution

    They decided to start EDI implementation from Kirovsky plant and three affiliated companies.

    The following actions were defined as necessary to integrate Diadoc with internal approval systems:

    1. Existing document flow system was excluded. Generation and approval of e-documents was organized in “1C:Document flow” in affiliated companies and in SAP R3 on Kirovsky plant. Their functionality was enlarged by additional modules and components;
    2. Integrate Diadoc EDI system with “1C: Document flow” and SAP R3.

    Approval of basic documents on affiliated companies was realized in “1C: Document flow” module, developed by SKB Kontur experts based on  packaged Diadoc integration solution for “1C” products. Functionality of Archive with web-access enabled organization of unified storage for documents of Kirovsky plant affiliated companies. Archive was also used for tracking of approvals in affiliated companies: accounting of parent company could control over e-document navigation.

    Results

    All system components providing EDI between the companies with necessary functionality are being tested. Legal documents are interchanged in Diadoc.

    As a result Kirovsky plant has solved all the initial tasks: document processing efficiency and speed have increased, automatic recording system was created. In March 2012 they started system beta testing: document interchange on all 10 activities.

    Comment

    «Now we have paper and electronic document interchange in parallel: in beta testing there are some mistakes possible (beta testing will last for three months), we double all the documents in paper. We are waiting approved e-invoice formats appearance in Diadoc in order to start interchange by legal documents», — says Sergey Kulabuhov, IT department head in Kirovsky plant.

  • Rostelecom Ural Macroregional Branch Office

    Situation

    «Rostelecom-Ural» is one the largest IT service provider for its client branch offices (hereinafter referred to as Bank). Huge branch network of the Bank and wide range of services provided by Rostelekom-Ural reflects in more than 100 service contracts. Every month the company issues a set of documents (service acceptance certificate, invoice, detailed information, proforma invoice) per each of these contracts.  I.e. the total volume of the documents transferred from Rostelecom-Ural to the Bank is more than 500.

    Bank employees spend about 30 KRUR per month on service input in money equivalent. Rostelecom-Ural spends about 2KRUR per month only on issue and delivery of one set of documents for the Bank. And number of document sets send by Rostelecom-Ural monthly is over 150 000.

    Solution

    Contractors together with SKB Kontur decided to launch pilot EDI project via Diadoc.

    They designed general communication scheme between Rostelecom-Ural and operator’s subscribers via Diadoc. During realization of the scheme they faced some difficulties with conversion of document files uploaded from Rostelecom-Ural billing system into readable format. But this was overcome by creation of file conversion system on Diadoc server. 

    Results

    Converted documents amended by e-invoice have been signed by e-signature of Rostelecom-Ural employee and transferred via Diadoc to the Bank.

    The Bank has received the documents signed by e-signature and confirmed them to be viewable and can be loaded into information system. Service acceptance certificate received via Diadoc was signed by Bank chief accountant deputy e-signature.

    Execution of all the operations such as issue, signing and transfer of e-documents, their check and signing by the Bank takes 10 minutes maximum.

    Comment

    Of course, process of changing over to new scheme of Rostelecom-Ural communication with its subscribers won’t be a snapshot. But even now it’s obvious that both schemes (existing one and pilot) may efficiently operate in parallel what enables for Rostelecom-Ural to switch their subscribers connected to Diadoc to paperless operation stage-by-stage.

    More than 1000 companies are connected to Diadoc on Rostelecom-Ural coverage area. Many of them use this operator services. Number of companies connecting to Diadoc is constantly increasing, what means Rostelecom-Ural together with its increasing number of subscribers using Diadoc will every month decrease their costs.

    Dmitrii Lvov, Key Account Department Head, on pilot project: “Rostelecom, JSC is the largest telecommunication company in Russia. Our clients rate high our universality, reliability, and quality of service, I’m pretty sure that Diadoc will ensure additional advantages of work with Rostelecom-Ural to our clients. Also it is important that Diadoc can solve one of our most important tasks — increase of efficiency of communication with our corporate clients together with effect of economy caused by decrease of costs”.

  • Nestle Russia, food producer

    Situation

    Nestle-Russia uses EDI technologies for quite a long time — all the reports to Federal Tax Service are transferred in e-form. From Nestle-Russia point of view paper is a throwback in many business processes: paper documents may be lost, shall be stored within 5-year period, information contained in paper documents is input to accounting systems only manually. Nestle-Russia spends around $100 000 only to deliver paper invoices to its contractors.

    “Taking into account said above, as well as size of our country, distance to some partners, and the requirement to submit invoice within 5 days after transaction, e-invoices are the real solution for businesses, — says Andrey Busygin, head of business optimization direction in Nestle-Russia. – To calculate profit gained from e-document flow is of no use, it’s clear that e-document flow is more efficient and profitable than paper one. We call it best practice without additional substantiation”.

    Solution

    Drive of Nestle-Russia to be as ready as possible to the moment when FNS approves e-invoice format initiated cooperation with SKB Kontur and Diadoc implementation.

    “We have developed joint project, where SKB Kontur plays the role of e-invoice e-signature provider, — reports Andrey Busygin. – METRO Cash&Carry was chosen as a contractor. METRO takes an active part in all the discussions and projects related to e-invoices, mainly due to important economy not only on paper, but on its storage”.

    Results

    Secured and reliable connection was established between Nestle-Russia and SKB Kontur servers. Based on e-messages submitted in format convenient for Nestle-Russia, SKB Kontur:

     

    1. Generated e-invoices;
    2. Automatically signed them by digital e-signature;
    3. Delivered e-invoices to the contractor — METRO Cash & Carry retail chain.

    During project implementation we have perfected e-invoice interchange process in accordance with the requirements stated by Minfin procedure.

    Comment

    “Public agencies state strict requirements to e-document. In order to ensure equivalence of e-documents to paper ones you shall take into account many nuances, — notes Andrey Busygin. – SKB Kontur makes it instead of us. The company with huge experience in e-reporting to tax authority, for instance. We are not programmers, and we can’t track on-time all news and changes in e-documents, as well as legal requirements. But SKB Kontur can. For us switch over to e-invoices is a process with high priority, and we are going to do our best to give our contractors the possibility to switch to e-documents together with us. This is a fruitful economy and efficient business-process. I’m sure, both, our contractors and we, and final customers as well, will gain thereon”.

  • KORUS Consulting, roaming agreement

    Roaming Between E-invoicing Operators in Russia is On

    E-Invoicing operators SKB Kontur and KORUS Consulting (an affiliate of Sberbank of Russia, JSC) have signed the first roaming agreement in Russia on launch of e-documents interchange commercial operation.

    Suppliers have introduced in the market a key-turn roaming solution for legally valid e-documents including solution for tax-invoices and waybills. Since August, 2013 the solution is used by «Procter & Gamble», METRO Cash&Carry, «Nestle Russia» and X5 Retail Group (such network chains as «Pyaterochka», «Kopeika», «Perekrestok», «Karusel», etc). The development of roaming technology was started in Y2012 as a part of project on e-invoices and waybills interchange between «Procter & Gamble» and METRO Cash&Carry. All the operations on business processes optimization, internal systems integration, connection settings and adjustments were done in close cooperation with customers’ experts.

    “We realized all the complexity of such a task, but we did not escape the difficulties as roaming is one of the key backgrounds to e-invoicing implementation countywide, — says Anna Klimova, e-invoicing implementation program head in «Procter & Gamble», Ltd. – Our project team consists of the strongest experts. We are thankful to our suppliers who managed to complete the project and after long months of hard work to provide such a necessary solution”.

    «Nestle Russia» and X5 Retail Group (such network chains as «Pyaterochka», «Kopeika», «Perekrestok», «Karusel», etc) roam e-invoices in commercial mode.

    “Our plans are really great: we would like to introduce e-invoicing everywhere possible, — shares the plans Andrey Busygin, Business process optimization and integration head in ″Nestle Russia″, Ltd. — The possibility to interchange e-documents in roaming increase significantly the list of contractors we can cooperate in e-form”.

    Connection between SKB Kontur and KORUS Consulting is ensured through encrypted channel and complies with all requirements to legally valid documents interchange, developed and approved by working group in non-commercial partnership «ROSEU» («Electronic service systems developers and suppliers»).

    “Technical part is not the most important in roaming setup between EDI suppliers, — thinks Jury Kushpel, EDI.Kontur PM, — The main difficulty lies in the fact that because of the differences in service and security levels it is not easy for e-invoicing suppliers to differentiate scope of responsibility towards their and not their clients. That is why the higher is service level, the sooner we can get common roaming space for all the suppliers”.

    Comment

    “Realization of described cooperation makes it clear that e-invoicing suppliers can overcome technical, legal and organizational roaming challenges if they are interested in client’s satisfaction, — says Igor Zelenko, Commercial Directos of KORUS Consulting, Ltd, (an affiliate of Sberbank of Russia, JSC). This is the first case of roaming between suppliers enabling clients of SKB Kontur Production, KORUS Consulting and Sberbank of Russia interchanging e-invoices and other e-documents without preliminary operations”.

E-invoice

  • E-invoice execution

    Every accountant knows how to execute paper invoice. E-invoice provides some differences:

    • Document is generated in one copy and signed by one e-signature of the manager of the company or its authorized representative (clause 6 article 169 of tax Code of Russian Federation).  
    • E-invoice is generated in the format stipulated by FNS (clause 6 article 169 of tax Code of Russian Federation). This makes it possible to process e-invoice not only by participants of a transaction, but by state authorities, too.  Therefore, time necessary for processing and search of errors in detail and calculations, decreases.
  • E-invoice interchange

    E-invoice interchange according to Order of Minfin of RF №50Н dated 12.04.2011, shall be done via EDM supplier (EDM). Activities of EDM suppliers are governed by Order № ММВ-7-6/253@, and you can find the list of registered EDM suppliers on FNS web-site. Supplier ensures invoice delivery to buyer and generates all supporting documents:

     

    • Seller sends e-invoice. EDM supplier automatically registers invoice issue date.
    • EDM supplier transfers e-invoice to recipient, registers receipt date.
    • Buyer having received e-invoice sends receipt notification to seller.
  • E-invoice issue and receipt date

     

    E-invoice processing is important feature is independent registration of invoice issue and receipt date.

    E-invoice issue and receipt dates are registered in EDM supplier confirmations (clause 1.10 -11 of Procedure). These dates define the fiscal period invoice belongs to. Date registration made by the party independent from both, taxpayer and tax inspection, makes VAT refund proofing more transparent and easy.

    E-invoice is considered to be issued only when seller receives invoice receipt notification from buyer (clause 1.10-11 of Procedure). If such a notification has not been generated, or if seller has not received it, e-invoice is considered to be not issued and seller has to issue invoice on paper.

  • Revised and correction e-invoices

    Since Federal law №245-FZ and Resolution №1137 became effective invoices are revised by generation of new documents: revised and correction invoices. 

    If some mistakes have been detected in the invoice issued and the document does not comply with actual business transaction (for example, there is a mistake in contractors’ details or a technical mistake in calculations) then a revised invoice is issued. Despite revision date, rights and obligations towards the budget shall be executed for the period when initial invoice was issued. 

    Correction invoice is issued if the price of goods and services has been changed after business transaction closing (clause Appendix 2 of Resolution №1137). New source document is the basics to issue correction invoice (clause 10 article 172 of tax Code of Russian Federation). Rights and obligations towards the budget shall be executed for the period when the correction invoice was issued. 

  • E-invoice storage and submission to tax bodies

    E-invoices are original documents. They shall be stored in electronic form (clause 1.13 of Procedure). Diadoc stores all documents together with e-signatures, EDM supplier confirmations and notifications. User has access to the documents even after end of subscription period. 

    It will be possible to submit e-invoices to tax authorities in electronic form (article 93 of Tax Code of Russian Federation). Document submission procedure is stipulated in Order of FNS RF dated 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

    According to the procedure tax authority sends request to taxpayer in electronic form. After confirmation of received request taxpayer prepares set of electronic documents and sends them to tax authority together with the request. If the set of documents is correct tax authority confirms the acceptance and starts to inspect the documents. If taxpayer executes one part of documents in electronic form, and another — in paper, it shall submit copies of paper document as it had been done before.

    Moreover, it will be possible to submit invoice log books and bought day books in electronic form. You can keep the books in electronic form and do not need to print them out at the end of reporting period. If tax authority requests the books you shall sign them by e-signature of manager of the company (or its authorized representative) and submit to state authorities (clause Appendices 3 and 4 of Resolution №1137).

    E-invoice receipt technology for tax inspections is being developed, that is why for the moment it is impossible to submit requested invoices and books in electronic form. 

Other electronic documents

  • Correction of e-documents

    E-document correction as paper documents correction may be done by two ways: you can replace the document or issue act of disagreement. You shall take into account that if the document is corrected via its replacement date of its signing with e-signature may differ from the date when business transaction was done. But there is no norms stating that such a date is important for source documents in the legislation in force, the belonging of the document to the period is defined by the date stated in document details. 

  • Electronic source documents generation and interchange

    At the moment legislation does not stipulate any special procession procedure for electronic source documents. 

    Electronic source document may now be generated in any accounting system. Despite e-invoice, source documents at the moment have no united e-formats, that is why companies may interchange with any files providing that all participants of document flow can receive and read such documents (for example, Diadoc enables interchanging with documents in Word, Excel, PDF and any other formats). The fact the document was signed with e-signature is enough to weight it with legal force. Upon signing of the document by two parties it equals to the original with blue stamp. E-signature not only weights the document with legal force, it ensures the contractor cannot correct the document.

  • Bringing of e-documents into tax inspection and court

    Under article 93 of Tax Code of RF you can submit e-documents to tax authorities in e-form via Internet. Procedure of submission of documents on tax authority request via telecommunication channels is stipulated in Order of FNS of RF dated 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

    At present the technology of e-documents receipt is being developed in tax inspections and actually it is impossible to submit documents at request in e-form. As FNS announces receipt of documents may be possible by late summer 2012. Now submission of documents (electronic and paper) in IFNS and courts is done according to explanations of Minfin (see Letter of MF dated July, 7th  2011 № 03-03-06/1/409, Letter of MF dated August, 26th 2011. N 03-03-06/1/521): copies of paper documents or printed out e-documents shall be verified by authorized person and sent in paper form. If document is electronic, its paper copy shall contain notification that the original of the document is in e-form and signed with e-signature.

    Code of arbitration procedure equates documents received via electron coupling signed with digital e-signature to written evidences (article 75 of Code of arbitration procedure of RF dated 24.07.2002 № 95-FZ). According to cl. 4 article 75 courts shall admit e-document providing compliance with requirements with their relevance in law.

  • Future of electronic source documents

    The government is interested in changing over of all source documents in e-form. The main driver shall be the desire of FNS to make requested document acceptance and processing easier. 

    That is why FNS stated e-formats in which it will receive and process e-documents from tax payers. So the companies which want to send documents to tax inspection in e-form can do it generating documents in the format stated by FNS. In Y2013 law № 402-FZ «On accounting», becomes effective eliminating all stated by legislation source documents printed forms, so companies can use their own forms.   

    XML-files formats for TORG-12 and Works (services) acceptance certificates have been already developed (see Order of FNS dated 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@). Within 2 years it is highly possible to see e-formats for other source documents, too.

  • Documents interchanged via Diadoc

    Any document may be transferred into electronic form from legal point of view. Diadoc may technically transfer any documents in any formats. At the moment Diadoc Rules contain the list of interchanged e-documents and their formats. The list is constantly undated.

Questions and Answers

  • How does Diadoc ensure relevance in law for transferred documents?

    Diadoc ensures relevance in law for documents transferred in accordance with all requirements of legislation of RF in force. This is possible if you comply with the following operation principles:

    • All documents are signed with digital e-signature. Digital e-signature contains time mark confirming that the document was signed when certificate was valid;
    • Digital e-signature ensures invariability of the information from the moment the document was signed;
    • Certified encryptic protection means are used to generate digital e-signature;
    • Signature keys certificates are generated by authorized Certification authorities, stated in Rules;
    • Diadoc guarantees credibility of information on contractors and authorized persons;
    • All participants access Rules, being agreement on digital e-signature use stating conditions for operation with documents signed with digital e-signature;.
    • List of e-documents types, with relevant in law digital e-signatures is stipulated in the Rules, too. List is being enlarged and depends on participants needs.

    That is why to connect a company to Diadoc the manager or authorized person signs and sends to SKB Kontur Application form on accession to Diadoc to confirm the possibility to use digital e-signature in Diadoc. 

  • What role does communication provider play in electronic document management? Is it possible to enter agreement with contractor and transmit documents via e-mail?

    Communication provider in electronic document management plays no essential role. According to the Procedure (approved by Order of MF of Russia dated 25.04.2011 №50н), e-invoice interchange is conducted via electronic document management provider only. Provider records invoice receipt and issue dates, ensures document transfer safety, and guarantees their relevance in law, as well as acts as an independent third party in arguments and proceedings.

  • Which normative documents govern e-invoice interchange?

    Procedure of e-invoice issue and receipt is approved by Order of MF of Russia dated 25.04.2011 №50н

  • How Diadoc transmits bleu stamp impression on e-documents?

    Under Federal Law on digital e-signature №1-FZ dated 10.01.2002, parties interchanging e-documents shall enter an agreement on admission of digital e-signature equal to handwritten signature and stamp on a paper source. Parties can enter such an agreement on their own (for example as a part of contract) or access to public agreement (such as Rules) issued by the information system provider where they are going to interchange e-documents.

    Diadoc Rules, you can access to filling in application form, states such equivalence. So digital e-signature on e-document transmitted via Diadoc equate to handwritten signature of an authorized person and the stamp.

  • Shall we enter an agreement on electronic document flow with contractor in order to interchange documents in Diadoc?

    One of the conditions to make e-document relevant in law is agreement entered by the parties on digital e-signature use (part 1 article 160 clause 2 of Civil Code of RF). The main purpose of the agreement is to state rules of digital e-signature use, admit digital e-signature legally equal to handwritten signature.

    According to law №1-FZ «On digital electronic signature», such rules are stated by electronic document management system provider. Such rules are stated in Diadoc in «Digital signature use rules».

    To interchange e-documents in Diadoc participants shall only once sign application form on accession to Diadoc. That is enough to confirm their consent to send and receive document in e-form signed with digital e-signature.

    If your contractors have no technical ability or desire to receive documents in e-form, then it is necessary to conduct document flow in paper form, as electronic document flow is conducted only on a voluntary basis.

  • Shall we duplicate document transferred via Diadoc in paper form?

    Legislation in force (for example, Federal law «On accounting», Tax and Civil Codes) stipulate generation of documents in paper as well as in electronic form. And it is not stated that paper copy is binding. If upon agreement of the parties a document was transferred via telecommunication channels, signed with digital e-signature, it is an original. All documents stated in Diadoc Rules may be transferred in e-form, without duplicating on paper, including invoices (since May, 23th 2012, when Order of FNS of Russia dated March, 5th 2012 № ММВ-7-6/138 comes in force). 

  • How to submit documents to court?

    Code of arbitration procedure equates documents received via electron coupling signed with digital e-signature to written evidences (article 75 of Code of arbitration procedure of RF dated 24.07.2002 № 95-FZ).

    According to cl. 4 article 75 courts shall admit e-document providing compliance with requirements with their relevance in law (“ Documents submitted to Arbitration and confirming relevant in law deeds shall comply with the requirements stipulated for this type of documents”).

    At present there is a temporary procedure for submission of documents to court in e-form: documents shall be transmitted in pdf format with stated size and quality. Of course documents initially interchanged in e-form by tax payers may not comply with such requirements (for example, invoices). And the company may submit documents to court in e-form providing that court is equipped to check digital e-signature authenticity.  If court has no such possibility then the company may submit paper copies verified with seal and signature of authorized representative, and at the same time expertise will check the authenticity of e-documents. 

  • Which documents Provider submits to court in the case of proceeding?

    In argument between two parties provider acts as an independent party and may submit several documents to the court. List of documents submitted as evidence from the provider depends on the point of the case. For example if e-invoices are written evidence in the proceeding, then provider may submit process documents (confirmation of the provider, notification of buyer and seller, e-signature certificates). According to article 3 of Code of arbitration procedure e-document are equated to written evidence that is why all documents can be submitted in e-form id court is equipped to receive them.

  • Is there any arbitration practice in the sphere of e-documents?

    Yes, it is. For example, FAS of Volgo-Vyatsky district admitted legal force of an e-document signed with digital e-signature (Decree dated August, 11th in case N А43-5226/2010). The claimant required to recover debt from defendant for unpaid goods. Defendant did not want to admit e-documents signed with digital e-signature, and announced that they were not signed by authorized person. Court ascertained that documents had been issued in compliance with the requirements, and parties entered an amendment to the contract stating use of electronic document flow with digital e-signature for source documents. Signer digital e-signature certificate was submitted to the court. So, court lawfully decided that source documents had been signed duly, by defendant authorized person.

  • Is it possible to submit documents to tax authority for check in e-form?

    Cl. 2 article 93 of Tax Code of RF governing action of tax authorities and taxpayers on request/submission of electronic documents, states Procedure («Procedure of sending a request to submit documents and procedure of submission of documents at request of a tax authority in electronic form via telecommunication channels are stated by federal executive bodies authorized in control and supervision in the sphere of taxes and dues»). The present procedure was approved on April, 8th 2011.

    The procedure explicitly states the possibility to submit documents to Tax body in electronic form: «Required document issued in electronic form un stated format and containing details of accepted Request to submit documents (information) is signed with taxpayer’s digital e-signature and submitted via communication channels to tax body».

  • How will cameral tax audit be conducted for the company using e-documents?

    Cameral tax audit is conducted at location of tax authority on the basis of tax returns and other documents submitted by the company at the end of fiscal period. If a company-taxpayer uses e-documents it may submit such documents to tax authority at request in e-form.

    If company uses services provided by authorized communication provider and submits tax reports in e-form, then at cameral tax audit tax inspector sends the request to the company via the authorized communication provider stating necessary list of documents. This request may be duplicated on paper if tax authority has not received receipt confirmation from the company. After that the company via the same authorized communication provider sends to tax inspection necessary e-documents: formalized — in a stated format, non-formalized — in a free form stating mandatory metadata (app. 5-7 fields).

    If the company uses e-documents but does not send tax reports to tax bodies via telecommunication channels, a tax body requests the documents in a paper request and sends it by post. In reply a taxpayer shall send verified paper copies of e-documents. Representatives of tax bodies hope that it will be possible to submit originals of e-documents сon digital media (disc, memory stick, etc.).

    If a taxpayer issued some documents in e-form, and some in paper, then upon receipt of the request it can send e-documents to tax body via communication channels, and paper — in verified copies by post. According to Order of FNS of Russia dated 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, approving format of list of documents (a cover letter sent together with required documents), a taxpayer can send 14 types of documents scans of documents not verified paper copies (in jpg or tif format with metainformation fields filled). The list of documents processed in e-form by IFNS is enlarging. If a taxpayer shall submit upon one request some documents in paper form, and some — in electronic, then is shall issue two lists of documents, stating each paper or-e-documents only. And the request number stated in lists of documents will show that documents were submitted under one request.

  • How will field check be conducted for the company using e-documents?

    Field checks are conducted at taxpayer location on the basis of tax inspection head decision. Tax inspectors will check e-document at site, without “printing out” – it is enough for them to see invoice or other source document on the screen (for example, in.pdf format).

  • How will counter inspection be conducted for the company using e-documents? How we can submit documents to tax authority via Diadoc?

    At the moment Diadoc does not offer possibility to send e-documents to tax authorities, because tax authorities shall be equipped to receive and process e-documents. FNS is actively engaged in the process of e-invoice receipt and processing. We hope to see some results early summer.

    As soon as this stage is over Diadoc users can send e-documents upon request of tax authorities.

  • Shall we enter an additional contract with contractors on e-document interchange?

    If you want to start interchanging electronic relevant in law documents with your contractor via Diadoc, you shall sign no additional contracts: at connection stage all participants of electronic document flow sign statement on accession to Rules, stating that the participant agrees to admit e-documents signed with digital e-signature as equal to paper documents with handwritten signature.

    If you want to agree forms and types of interchanged documents with your contractor then you can enter to an agreement thereon.

  • Can companies interchange documents if they are connected to different electronic document management operators? When does roaming appear?

    In order to realize roaming, in Y2012 a working group was founded on the basis of non-commercial partnership NP “ROSEU” (“Developers and operators of e-service system”), and in early summer operators started to realize approved in middle of spring roaming technology.

    At present it is impossible for companies connected to different operators to interchange documents. That is why it is more convenient to connect the company and its contractors to one and the same operator.

  • How to know what contractors are connected to Diadoc?

    If you already use Diadoc then it is quite easy to know what contractors are connected to Diadoc: contractors with whom you have interchanged documents are already in your list. To add a new contractor is easy — you shall just send it a request to add the contractor in the list. Such a request can be sent only to those using Diadoc. 

    If you are not a Diadoc user yet you can receive information on whether your suppliers or contractors connected to Diadoc or not by sending a list of contractors to [email protected] In return mail you will receive a list of contractors already connected to Diadoc. And if you want to connect to Diadoc and operate real e-invoices and e-documents — just tell us filling in application form.

Вопросы клиентов «МегаФона»

Вопросы по представлению на странице для клиентов КЭ

  • Порядок представления документов через интернет

    В соответствии с порядком после получения электронного требования (которое налоговая направляет через спецоператора связи) бухгалтер формирует и отправляет в налоговую квитанцию о приеме. Она служит уведомлением о том, что требование дошло. 

    После этого необходимо подготовить документы. От того, в каком виде они изначально были составлены, будет зависеть последовательность действий:

    • бумажные документы необходимо будет отсканировать (или выгрузить из электронного архива) и перевести в форматы.tif или.jpg;
    • электронные документы в утвержденных ФНС xml-форматах — выгрузить из системы оператора электронного документооборота (или из учетной системы);
    • электронные документы в произвольных форматах можно перевести в форматы.tif или.jpg имеющимися программными средствами или же распечатать и снова отсканировать.

    Далее нужно сформировать опись (в xml-формате) и прикрепить к ней документы. Это можно сделать либо в системе электронной отчетности, в которой пришло требование, либо самостоятельно (например, в учетной системе). В последнем случае за соответствие всем необходимым форматам и правильное составление пакета документов отвечает сам бухгалтер. Электронные документы в утвержденных xml-форматах можно прикрепить к описи сразу же: все данные о документе распознаются автоматически. Для отсканированных документов придется дополнительно заполнить поля метаинформации.

    В конце пакет документов необходимо подписать сертификатом электронной подписи и направить в налоговую. Если пакет был составлен верно, то он пройдет через приемный комплекс и попадет в систему ИФНС, где документы уже будут просматриваться инспектором. В противном случае пользователю в системе придет уведомление об отказе с перечислением непринятых документов. Их нужно будет исправить, прикрепить к описи и снова направить в налоговую. 

  • Пример представления документов по ТКС

    Межрайонная ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам Ростовской области № 6152 запросила у компании ЗАО «Юг Руси» бумажные документы в электронном виде. Налоговая инспекция через систему «Контур-Экстерн» спецоператора СКБ Контур направила в ЗАО «Юг Руси» электронное требование о представлении счетов-фактур, которые были выставлены на бумаге. При этом инспекция выразила желание получить эти документы в виде скан-образов через Интернет. В компании отсканировали необходимые документы, сформировали в системе спецоператора опись и направили весь пакет в инспекцию. Пакет успешно прогрузился в программный комплекс инспекции, после чего документы были проверены инспектором и занесены в базу данных инспекции.

    «При представлении документов на бумажном носителе заверяются копии документов. При этом должна быть заверена копия каждого документа, а не прошивка этих документов. Электронные документы объективно проще в обработке и хранении, а автоматизированный учет исполнения требований уменьшает риск нарушения сроков представления. ФНС прорабатывает вопрос о расширении перечня документов, которые можно представить по ТКС. Активное участие налогоплательщиков в ЭДО ускорит данное направление работы», — прокомментировала Татьяна Василенко, начальник отдела по работе с налогоплательщиками межрайонной ИФНС № 6152.

    «Перевод взаимодействия с налоговыми органами на новый технологический уровень — это серьезный шаг вперед в развитии российской экономики. Электронный документооборот значительно повышает эффективность работы бухгалтерской службы с МИФИС и, помимо прочего, позволяет избавиться от затрат на печать, пересылку и хранение документов. С появлением возможности представлять документы по требованию налоговой в электронном виде в скором времени наша компания, надеюсь, сможет совершенно изъять бумагу из процесса документооборота с МИФИС», — считает Лариса Бровина, главный бухгалтер ЗАО «Юг Руси».

Представление документов

  • Можно ли представлять в налоговую документы в электронном виде?

    Согласно порядку, утвержденному в апреле 2011 года Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, электронные документы, составленные в установленных форматах, могут быть представлены по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). На данный момент такие форматы существуют для счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).

    После вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, утвердившего формат XML-файла описи документов, по ТКС появилась возможность представить и неформализованные электронные и бумажные документы: 14 типов документов можно направить через интернет в виде скан-образов (в форматах jpg или tif) с заполненными полями мета-информации.

    Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге. Подробнее о представлении документов можно узнать в соответствующем разделе сайта

  • Как с помощью Диадока представить электронные документы в налоговую?

    На данный момент представить электронные документы в ИФНС, переданные через Диадок, можно выгрузив их в систему Контур.Экстерн. Подробнее о порядке работы в системе. Демо-версия сервиса подготовки истребованных документов доступна по ссылке https://claims.kontur.ru/DemoClaim

  • Плюсы представления документов через систему Контур.Экстерн

    Представление документов по требованию налогового органа через систему Контур.Экстерн снимает с налогоплательщика большую часть ответственности за правильное формирование пакета документов, так как все проверки на соответствие форматам и отсутствие ошибок происходят автоматически. 

    В системе сразу же после получения требования можно отправить квитанцию о приеме, сформировать опись и прикрепить к ней электронные и бумажные документы, подписать пакет и направить в инспекцию. В ответ налогоплательщику придет извещение о приеме документов.

    Для бумажных документов в системе реализован удобный механизм распознавания данных: при сканировании или выгрузке документов из электронного архива автоматически заполняются практически все поля метаинформации — данные не придется вбивать вручную. Откорректировать информацию о документе можно на любом этапе формирования описи. Система самостоятельно переведет файлы из любого формата в формат.jpeg, соберет все страницы документа в отдельный файл и сверит суммы. При этом электронный документооборот по представлению дополнительно не тарифицируется, а летом появится возможность хранить документы в электронном архиве. 

  • Представление в бумажном виде

    Порядок истребования и представления документов в рамках налоговых проверок закреплен 93 статьей Налогового кодекса РФ и полностью описывает случай представления документов в виде бумажных копий.

    Так, налоговый орган передает налогоплательщику требование, «лично под расписку», по ТКС или же заказным письмом, причем в последнем случае оно считается полученным по истечении шести дней. Налогоплательщик собирает необходимые документы, делает и заверяет копии. При этом если у налогоплательщика есть электронные документы, чтобы представить их на бумаге согласно неоднократным разъяснениям Минфина (Письмо МФ от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, Письмо МФ от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521), документы нужно распечатать и также заверить.

    После составления сопроводительного письма, налогоплательщик вместе со всеми копиями направляет его в налоговую инспекцию — лично или по почте. 

    Следует отметить, что существует еще один способ представления: бумажные документы представляются в виде заверенных бумажных копий, электронные — по ТКС. При таком сценарии работы в рамках одного требования налогоплательщик должен сформировать два пакета документов: пакет заверенных бумажных копий с бумажным сопроводительным письмом и пакет электронных документов, прикрепленных к электронной описи. Первый пакет отправляется по почте, а второй, подписанный электронной подписью, передается в налоговый орган через спецоператора связи.

  • Порядок представления документов через интернет в рамках камеральной проверки

    Камеральная проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основе налоговых деклараций и других документов, представленных компанией в конце отчетного периода. В рамках камеральной проверки налоговая инспекция направляет компании требование о представлении некоторого комплекта документов. 

    В соответствии с порядком, утвержденным Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@, налоговый орган направляет налогоплательщику электронное требование о представлении документов. Если налогоплательщик в течение суток не примет требование, налоговая продублирует его на бумаге и вышлет почтой. Не принять требование налогоплательщик имеет право по трем причинам: невозможность прочитать его из-за нарушения формата, неправомерность подписи под требованием или ошибочное направление (п. 14 Приказа). После получения электронного требования бухгалтер формирует и отправляет в налоговую квитанцию о приеме. Она служит уведомлением о том, что требование дошло. 

    Затем необходимо подготовить документы. От того, в каком виде они изначально были составлены, будет зависеть последовательность действий:

    • бумажные документы необходимо будет отсканировать (или выгрузить из электронного архива) и перевести в форматы.tif или.jpg;
    • электронные документы в утвержденных ФНС xml-форматах — выгрузить из системы оператора электронного документооборота (или из учетной системы);
    • электронные документы в произвольных форматах можно перевести в форматы.tif или.jpg имеющимися программными средствами или же распечатать и снова отсканировать.

    Далее нужно загрузить подготовленные документы в сервис. Данные из xml-файлов распознаются автоматически. Для отсканированных документов возможно придется дополнительно заполнить поля метаинформации.

    После нажатия на кнопку «Перейти к отправке» пакет документов будет автоматически подписан сертификатом электронной подписи и направлен в налоговую. Если пакет был составлен верно, то он пройдет через приемный комплекс и попадет в систему ИФНС, где документы уже будут просматриваться инспектором. В противном случае пользователю в системе придет уведомление об отказе с перечислением непринятых документов. Их нужно будет исправить, повторно загрузить в сервис и снова направить в налоговую.

  • Представление документов в рамках встречной проверки

    Если при проведении камеральных и выездных налоговых проверок у налоговых органов возникают вопросы, связанные с деятельностью контрагентов организации, то у контрагентов могут быть истребованы документы, относящиеся к деятельности проверяемого налогоплательщика.

    В случае с электронными формализованными документами необходимость во встречных проверках отпадает сама собой. Электронный счет-фактура составляется в единственном экземпляре и подписывается усиленной квалифицированной ЭП (ст. 169 НК РФ). Т.е. расхождений, возникающих в разных экземплярах бумажного документа у продавца и покупателя, просто не может быть. Что касается остальных формализованных документов, то оператор электронного документооборота формирует одинаковые XML-файлы документов как у продавца, так и у покупателя, которые не могут быть изменены (т.к. усиленная квалифицированная ЭП гарантирует неизменность информации). Таким образом, эти экземпляры тоже идентичны. 

    Единственное, что может заинтересовать налогового инспектора — это даты выставления и получения электронного счета-фактуры. Однако эти данные, хранящиеся в сопроводительных технологических документах (подтверждениях выставления и получения) у оператора электронного документооборота, через которого был произведен обмен электронными документами, можно всегда запросить у самого оператора. Налоговый инспектор просто направляет оператору электронного документооборота (через спец.-оператора связи оператора) соответствующее требование. Таким образом, проведение «встречной проверки» обходится без участия контрагентов организации. 

    Что касается неформализованных электронных документов — то схема проведения встречных проверок мало изменится, за тем исключением, что налоговый орган сможет запрашивать эти документы у контрагента в электронном виде.

     
  • Представление документов в рамках выездной проверки

    В рамках выездной проверки инспектор может ознакомиться с документами. Инспектор может запросить документы и проверить их у себя, тогда представление документов не отличается от представления при камеральной проверке. А может ознакомиться с ними на территории налогоплательщика. В таком случае инспектор руководствуется рекомендациями по проведению выездных проверок, разработанных ФНС (Письмо ФНС России от 25.07.2013 N АС-4-2/13622). Согласно письму в случае если у НП документы составлены в электронном виде с ЭП, то просматривать их нужно с помощью компьютера налогоплательщика. При этом проверка документа не зависит от того, в какой форме он составлен — в бумажной или электронной. По словам налоговых инспекторов, достаточно будет увидеть печатную форму счета-фактуры или любого другого первичного документа (выгруженного, например, в pdf-формате) на мониторе ПК налогоплательщика.

  • Нормативная база

    Согласно 93 статье Налогового кодекса РФ налогоплательщик имеет право представить документы по требованию налогового органа в электронном виде. Порядок представления электронных документов в утвержденных ФНС форматах регламентируется Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Такие форматы уже разработаны для счета-фактуры, книг покупок и продаж и дополнительных листов к ним, журнала выставленных и полученных счетов-фактур, товарной накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).

    А согласно Приказу ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, утвердившему xml-формат электронной описи, по ТКС в налоговый орган появилась возможность направить также 14 типов бумажных или электронных документов в произвольных форматах. Для этого бумажные документы нужно отсканировать, перевести в форматы.jpg или.tif, заполнить поля дополнительной информации. Электронные же документы можно либо сразу перевести в необходимые форматы (имеющимися программными средствами), либо сначала распечатать и снова отсканировать.

    *Следует отметить, что если требование о представлении документов изначально было направлено на бумаге, то представить документы по ТКС не получится из-за невозможности сформировать опись документов. Дело в том, что xml-формат описи предполагает наличие так называемого идентификатора файла документа, к которому формируется опись. Этого идентификатора нет на бумажном требовании, а без него опись не выгрузится в систему инспекции. 

  • Список документов, которые можно представить в налоговую по ТКС согласно Приказу № ММВ-7-6/465@

    На данный момент налоговые инспекции готовы принимать по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) только 14 типов документов:

    • счет-фактура, корректировочный счет-фактура и исправления к ним;
    • книга покупок;
    • книга продаж;
    • журнал выставленных и полученных счетов-фактур;
    • акт приемки-сдачи работ (услуг);
    • дополнительный лист книги покупок;
    • дополнительный лист книги продаж;
    • товарная накладная (ТОРГ-12);
    • товарно-транспортная накладная;
    • грузовая таможенная декларация/транзитная декларация;
    • добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации;
    • спецификация (калькуляцию, расчет) цены (стоимости);
    • договор (соглашение, контракт);
    • дополнение к договору.

    В дальнейшем налоговый орган планирует расширить список документов. А пока документы других типов, в том числе пояснительные письма и комментарии, можно представить в инспекцию только в бумажном виде.

  • Сообщение об участнике ЭДО

    Согласно п.2.1 — 2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, компания, начав обмениваться электронными документами, должна направить своему оператору электронного документооборота (ЭДО) заявление, в котором указать необходимые реквизиты: 

    • полное наименование организации (или ФИО ИП); 
    • место нахождения организации (место жительства ИП); 
    • ИНН/КПП организации (ИНН ИП); 
    • сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи; 
    • контактные данные организации (ИП); 
    • сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (ИП).

    *В Диадоке такое заявление формируется автоматически при попытке отправить первый формализованный документ.  

     

    Оператор электронного документооборота в течение трех дней обязан на основе заявления сформировать так называемое информационное сообщение (сообщение об участнике ЭДО), в котором указать реквизиты организации, идентификатор организации (присвоенный оператором электронного документооборота) и реквизиты электронной подписи, которой будут подписаны электронные документы. Информационные сообщения оператор направляет через своего специального оператора связи (СОС) в налоговый орган по месту учета компании. Таким образом, налоговый орган узнает, что у компании есть электронные документы, которые можно истребовать в электронном виде, и через какого оператора они передаются.

    Следует отметить, что ни в одном документе, регулирующих обмен электронными документами, не говорится, что сообщение об участнике ЭДО обязывается налоговую требовать от налогоплательщика документы только в электронном виде. Сообщение об участнике ЭДО необходимо исключительно для того, чтобы система ИФНС смогла распознать реквизиты пакета электронных документов, направленный налогоплательщиком в ответ на требование. 

    Слать документы в электронном виде — право налогоплательщика, а не обязанность.  

Вопросы клиентов Finmetron

  • Бумажные копии электронных документов, распечатанные для однообразного хранения — юридически значимы?

    Документы, сформированные и переданные по всем требованиям законодательства в электронном виде являются юридически значимыми оригиналами. Бумажные копии таких документов со специальным информационным штампом, сообщающим, что документ был подписан электронной подписью и передан через оператора электронного документооборота, являются всего лишь копиями — исходным документом все равно будет электронный. 

    Для хранения электронных документов совершенно необязательно их распечатывать — хранить документы можно в системе Диадок или на персональном компьютере. Более, того, представить в ИФНС документы можно также в электронном виде — через интернет. 

  • Надо ли вести для электронных счетов-фактур отдельный журнал учета и книги покупок и продаж?

    Согласно Постановлению Правительства от 26.12.2011 №1137 в журнале и книгах подлежат единой регистрации счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные как в электронном виде, так и на бумажном носителе. 

  • Каким образом представить электронные документы в налоговый орган?

    Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ был утвержден Порядок представления документов по телекоммуникационным каналам связи. Этот порядок однозначно указывает на возможность представлять электронные первичные документы по истребованию в налоговый орган через Интернет. А Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ перенес эту возможность и на некоторые бумажные документа, которые необходимо будет отсканировать и направить в налоговый орган  с дополнительной информацией и электронной подписью.

    Техническая возможность представлять документы в электронном виде появится во всех ИФНС со второго квартала 2013 года.

    Подробнее о представлении документов по истребованию.

  • Будет ли доступ к электронным документам в системе по истечению периода работы с оператором ЭДО?

    Да. Доступ в систему Диадок по логину/паролю предоставляется на бессрочный период, вне зависимости от того, действует ли еще сертификат электронной подписи пользователя, или есть ли средства на личном счету компании. Пользователь сможет выполнять с документами все действия, за исключением подписания и отправки. 

    Если вы больше не захотите работать в системе Диадок — всегда можно быстро выгрузить все документы на свой персональный компьютер, где и хранить их в дальнейшем.