Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:
- Все документы подписываются ЭЦП. В ЭЦП проставляется штамп времени, что подтверждает подписание документа в момент действия сертификата;
- ЭЦП гарантирует неизменность информации с момента подписания документа;
- Для генерации ЭЦП используются сертифицированные средства криптографической защиты;
- Сертификаты ключей подписи выдаются доверенными Удостоверяющими центрами, определенными Регламентом;
- Диадок гарантирует достоверность информации о контрагентах и уполномоченных лицах;
- Все участники присоединяются к Регламенту, который является соглашением о применении ЭЦП, определяющему условия исполнения документов, удостоверенных ЭЦП;.
- Список видов электронных документов, ЭЦП под которыми признаются юридически значимыми, также определен Регламентом. Список пополняемый и зависит от потребностей участников системы.
Поэтому при подключении организации к Диадоку руководитель или уполномоченный сотрудник подписывает и направляет в СКБ Контур Заявление о присоединении к регламенту для возможности применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) в системе электронного документооборота Диадок.
Другие вопросы рубрики «Юридическая значимость»
Оператор связи в электронном документообороте не играет никакой значимой роли. Согласно Порядку (который утвержден Приказом МФ России от 25.04.2011 №50н), обмен электронными счетами-фактурами производится только через оператора электронного документооборота. Оператор фиксирует даты выставления и получения электронных счетов-фактур, обеспечивает безопасность передачи документов и гарантирует их юридическую значимость, а также является независимой третьей стороной при возникновении спорных ситуаций и обращениях в суд.
Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом МФ России от 25.04.2011 №50н.
Согласно Федеральному закону Об ЭЦП №1-ФЗ от 10.01.2002, стороны, обменивающиеся электронными документами, должны оформить соглашение о признании электронной цифровой подписи равнозначной собственноручной подписи и печати на бумажном носителе. Стороны могут оформить такое соглашение самостоятельно (например, в договоре), или же присоединиться к публичному документу (например, Регламенту) владельца информационной системы, посредством которой они будут обмениваться электронными документами.
В Регламенте Диадока, к которому можно присоединиться с помощью заявления, такая равнозначность оговорена. Таким образом, ЭЦП на электронном документе, переданном через Диадок, является равнозначной собственноручной подписи уполномоченного лица и печати.
Одним из условий придания юридической силы электронному документу является соглашение сторон о применении ЭЦП (ч. 1, ст. 160, п.2 ГК РФ). Основная цель соглашения – прописать правила применения ЭЦП, признать ЭЦП юридически равнозначной собственноручной подписи.
В соответствии с законом №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», такие правила устанавливает владелец системы, в которой участники осуществляют обмен документами в электронном виде. В системе Диадок эти правила описаны в «Регламенте применения ЭЦП».
Для обмена электронными документами в Диадоке участникам документооборота необходимо только единоразово подписать заявление о присоединении к Регламенту. Этого будет достаточно для того, чтобы подтвердить свое согласие принимать или отправлять документы в электронном виде, подписанные ЭЦП.
Если у ваших контрагентов нет технической возможности или желания принимать документы в электронном виде, то необходимо будет осуществлять документооборот в бумажном виде, так как электронный документооборот происходит полностью на добровольной основе.
Существующая законодательная база (например, Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Налоговый и Гражданский Кодексы) разрешает составлять документы как в бумажном, так и в электронном виде. При этом нигде не сказано об обязательном наличии экземпляра документа в бумажном виде. Если документ передан по телекоммуникационным каналам связи, подписан ЭЦП, он будет являться оригиналом. Все документы, указанные в Регламенте Диадока, могут передаваться в электронном виде, без дублирования на бумаге, за исключением счетов-фактур. Счета-фактуры через Диадок отправляются пока в тестовом режиме. Для того, чтобы юридически значимый документооборот по счетам-фактурам состоялся, необходим установленный формат, который до сих пор не утвержден правительством. Поэтому в случае со счетами-фактурами их пока необходимо дублировать в бумажном виде. Все остальные документы (договоры, акты, накладные и проч.) могут существовать только в электронном виде.
← К списку вопросов
