Что такое электронный документооборот?

Это обмен электронными документами между компаниями по интернету. Участники электронного документооборота — это: 1. компания-отправитель; 2. компания-получатель; 3. оператор ЭДО. Отправитель формирует электронный документ, подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через систему оператора ЭДО отправляет его получателю. Передача занимает несколько секунд. Получатель принимает документ. Если документ требует его подписи, получатель либо подписывает документ КЭП, либо также через систему ЭДО возвращает отправителю для корректировки. Либо документ не нуждается в подписи (например, счет-фактура) и от покупателя не требуется больше никаких действий по отношений к отправителю. Отправитель видит в системе статус документа: «подписан», «получен» и т. д.

Другие вопросы рубрики «Что такое ЭДО: основные понятия»

  • Что такое электронный документ?

    Это файл, в который входит КЭП (квалифицированная электронная подпись). Электронный документ — это оригинал документа, обладающий юридической значимостью. Его можно представлять в ФНС и суды. Распечатка будет уже копией.

    Компании стремятся перевести в электронный вид прежде всего те документы, из которых формируется отчетность в ФНС: счета-фактуры, акты приемки, накладные ТОРГ-12. Они называются формализованными, так как для них ФНС разработала формат. Остальные документы могут передаваться в форматах jpg или pdf.

    Законодательную базу по электронным документам составляют:

  • Электронный документооборот. Как это работает?

    Обмен электронными документами через систему ЭДО походит на переписку через e-mail. Но ЭДО отличается большей прозрачностью для участников. Отправитель контролирует прохождение документа с помощью актуальных статусов: «отправлен», «получен», «подписан», «в подписи отказано» и т. д.

    Документам, переданным с помощью системы ЭДО, придает юридическую значимость квалифицированная электронная подпись (КЭП). В момент передачи система автоматически проверяет ее подлинность и впоследствии, спустя любой промежуток к времени, может подтвердить, что она была действительна и легитимна на момент подписи документа.

    После того, как документ подписали КЭП оба участника документооборота (либо только поставщик, если речь идет о документе, которые не требует двусторонней подписи, например, счете-фактуре), изменения в него внести невозможно. Факт подписи КЭП фиксирует система ЭДО.

  • Как подписать документ электронной подписью?

    Что значит — подписать электронный документ? Это значит, что к файлу документа прикрепляется файл электронной подписи.

    Для этого пользователю необходимо иметь квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). Подойдет тот, которым подписывается электронная отчетность. Заказать можно здесь. Как происходить подписание, зависит от того, на каком носителе сертификат пользователя.

    Если это «железный сертификат», то есть находится на флешке или установлен на ПК, то при работе с документом в ящике Диадока достаточно кликнуть на кнопку «подписать». Если речь идет об облачном сертификате, то при нажатии на кнопку «подписать» система запросит код, который приходит владельцу подписи в виде смс на телефон.

  • Виды электронных документов

    В электронный вид можно перевести почти любой документ. Но в первую очередь компании чаще всего переходят на электронные счета-фактуры, акты выполненных работ и товарные накладные ТОРГ-12, так как для этих документов ФНС разработала форматы. Поэтому они называются формализованными. Документы, для которых форматы не разработаны, называются неформализованными. Неформализованными документами можно обмениваться в любом виде, например, в формате pdf, doc и др.