Другие документы

Начиная с 2002 года у российских компаний есть возможность использовать при взаимодействии со своими контрагентами электронные первичные документы (товарные накладные, акты, договоры и т п.).  Они имеют юридическую силу и подтверждают факт совершения хозяйственной операции, могут быть представлены в суде и являться основанием для расчета и уплаты налогов. Правильно составленный электронный документ является оригиналом и не требует дублирования на бумаге. 

  • Исправление электронных документов

    Исправление электронных документов по аналогии с бумажными осуществляется двумя способами: можно полностью заменить сам документ или составить акт разногласий. Необходимо учитывать, что в случае исправления документа путем замены, дата подписания его электронной подписью может существенно отличаться от даты совершения хозяйственной операции. Однако, в текущем законодательстве нет норм, указывающих на то, что дата подписания первичного документа имеет значение — его принадлежность к периоду определяется по дате, указанной в реквизитах.

  • Составление и обмен электронными первичными документами

    Законодательство не предусматривает какого-то специального порядка работы с электронными первичными документами. 

    Формирование электронного первичного документа может происходить в любой учетной системе. В отличие от электронных счетов-фактур, первичные документы не имеют обязательных электронных форматов, поэтому компании могут пересылать друг другу любые файлы, при условии, что все участники документооборота смогут принять их и обработать (так, например, Диадок позволяет обмениваться документами в Word, Excel, PDF и любых других форматах). Факт подписания документа электронной подписью достаточен для придания ему юридической силы. Таким образом, после того как документ был подписан с двух сторон, он приравнивается к оригиналу с синей печатью. Электронная подпись не только придает документу юридическую силу, но и гарантирует, что контрагент не сможет внести в него изменения.

  • Представление электронных документов в налоговую и суд

    Согласно ст.93 НК РФ электронные документы, составленные в утвержденных форматах, можно представить в налоговые органы в электронном виде через Интернет. Также, согласно Приказу ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, 14 типов документов, составленных в произвольных электронных форматах или же на бумаге, можно представить по ТКС в виде скан-образов (в форматах jpg или tif).

    Технология представления документов по ТКС работает во всех налоговых инспекциях России с ноября 2012 года. Представлять документы (и электронные, и бумажные) в ИФНС и судебные ведомства также можно и на бумаге. Согласно неоднократным разъяснениям Минфина (см. Письмо МФ от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, Письмо МФ от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521) копии бумажных документов или распечатанные электронные документы можно заверить и высылать почтой. При этом, в случае с электронными документами, на бумажной копии должна быть проставлена метка о том, что оригинал документа существует в электронном виде и был подписан электронной подписью.

    Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью, к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ), и согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы.

  • Будущее электронных первичных документов

    Государство заинтересовано в переводе всех первичных документов в электронный вид. Движущей силой этого процесса является желание ФНС упростить прием и обработку истребованных документов. 

    Поэтому ФНС постепенно устанавливает электронные форматы, в которых она будет принимать от налогоплательщиков электронные документы. Таким образом, те компании, которые хотят представлять в налоговую документы в электронном виде, смогут делать это, составляя документы в формате, утвержденном ФНС. Также, так как в случае с электронными документами печатные формы не имеют критического значения, в 2013 году вступил в силу закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому все установленные законодательством печатные формы первичных документов отменены, и организации смогут использовать свои формы. 

    В 2012 году были разработаны форматы XML-файлов для ТОРГ-12 и Актов приемки-сдачи работ (услуг) (см. Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@). С января 2016 начали действовать еще два формата: формат документа о передаче товаров при торговых операциях (Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@) и формат документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) (Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@). По сути это те же ТОРГ-12 и Акт, но обновленные с учетом потребностей бизнеса. Старые форматы будут действительны на протяжении всего 2016 года.

    В течение ближайших двух лет весьма вероятно появление электронных форматов и других первичных документов. Например, уже сегодня налоговая работает над созданием формата документа и о расхождениях по форме ТОРГ-2.

  • Документы, передаваемые через Диадок

    С юридической точки зрения любой бумажный документ можно перевести в электронный вид. Технически в Диадоке реализована возможность передавать любые документы в любых форматах. В настоящий момент на сайте опубликован список передаваемых электронных документов через Диадок и их форматов, который постоянно пополняется.