Разница между «датой приема» в акте и «датой формирования подписи»

Вопрос

Организация планирует переходить на электронный документооборот. В связи с этим возникает следующая ситуация: при подписании акта электронной подписью информационная система фиксирует дату подписания, которая может отличаться от даты фактического приема работ/услуг (например, счет-фактура выставлен 30.06.2015, а акт подписан 02.07.2015 г.). Подготовить акты заранее возможности нет, поскольку данные от контрагентов поступают после истечения расчетного периода. Правомочно ли принимать к учету такие документы в текущем налоговом периоде, если дата подписания документа относится к следующему периоду?

 

Когда принимать к учету

Очевидно, что налогоплательщику важно принять к учету акты и признать расходы в том налоговом периоде, в котором услуга была оказана. Сделать это он может только после оформления соответствующего первичного документа, коим и является акт (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ ст. 9). Период, в котором признаются расходы в бухгалтерском учете, определяется датой приема работ/услуг, если договором не предусмотрено иное (Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

Согласно ст. 172 НК РФ, расходы в налоговом учете тоже принимаются по дате приема работ/услуг, если договором не предусмотрено иное. 

Таким образом, дата подписания акта заказчиком играет важную роль в бухгалтерском и налоговом учете, поскольку до момента приема работ/услуг налогоплательщик не имеет права принимать расходы к учету и заявлять на вычет НДС при соблюдении иных требований законодательства.

 

Как привыкли работать на бумаге

При работе с бумажными документами дату приема работ/услуг организации всегда указывали в самом документе (в случае, когда дата приема-передачи отдельно не указывалась, за таковую принималась дата составления первичного документа). Даже если документ был подписан гораздо позже факта принятия работ/услуг, в нем все равно проставлялась фактическая дата приема. При бумажном документооборот организации привыкли принимать дату приема за дату подписания, поскольку фактическая дата проставления подписи никак и ничем не регистрируется.

Таким образом, при работе с бумажными документами происходит подмена понятий – дата подписания для бухгалтеров — это дата приема.

 

Переход на ЭДО

Законодательно утвержденного порядка передачи электронных первичных документов не существует. А потому работа с электронным актом ничем не будет отличаться от работы с бумажным.

Несмотря на то, что при работе с документами в электронном виде информационная система фиксирует все события, происходящие с файлом (даты и время отправки, получения и формирования электронной подписи), суть понятия «дата приема» остается неизменной. Именно поэтому бухгалтеру ничего не мешает при подписании электронного акта указать любую дату приема, независимо от даты и времени получения документа.

 

Разница между «датой приема» и «датой формирования подписи»

Разберемся подробнее с понятиями «дата приема» и «дата проставления подписи».

Обратимся к ст. 9 ФЗ-402 от 06.12.2011, в которой перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события (в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Остановимся более детально на п. 4 «содержание факта хозяйственной жизни». Именно он содержит информацию о том, кто, кому, на каком основании, в каком объеме, когда и что сделал. «Когда» выделено не случайно. Если дата составления документа и дата самого факта хозяйственной жизни не совпадают, то в части документа, описывающей факт хозяйственной жизни, совершенно четко должна быть прописана дата свершения хозяйственной операции. Так, к данному пункту имеет отношение дата приема груза или принятия работ/услуг. 

Подпись — еще один обязательный реквизит, который призван идентифицировать ответственное за факт хозяйственной жизни лицо.

Заметим, что в статье отсутствует такой реквизит, как дата проставления/формирования подписи. Если бы он был важен в бухгалтерском или налоговом учете, то вероятнее всего был бы включен в список обязательных реквизитов. В таком случае при бумажном документообороте инспекции при проверке документов каждый раз проводили бы графологические экспертизы, чтобы определить дату фактической подписи документа.

Дата приема товаров/услуг отражается в документе, а дата формирования подписи не является реквизитом документа и не определяет свершение события хозяйственной жизни (за исключением случаев, когда иное не прописано в договоре и не утверждено в учетной политике организации).

Таким образом, следует различать дату приема (которую привыкли называть «датой подписания») и дату формирования подписи — когда человек подписал документ.

Как уже говорилось, дата подписания электронного документа фиксируется информационной системой. Она имеет значение лишь для подтверждения действительности сертификата электронной подписи на момент подписания (п. 2 ст. 11 Федерального закона № 63-ФЗ), но не для указания периода отгрузки или оказания услуги.

 

Как решено в Диадоке

В системе электронного документооборота Диадок при подписании формализованных накладных и актов можно указывать любую дату приема товара и принятия работ/услуг, независимо от того, когда фактически был получен документ и когда была сформирована электронная подпись (см. рис).

Ответ

Учитывая изложенное, услуги необходимо относить к тому периоду, в котором они были приняты. Дата приема услуг отражается в первичном учетном документе. Дата формирования электронной подписи не является реквизитом документа и не определяет свершение события хозяйственной жизни (за исключением случаев, когда иное прописано в договоре или утверждено в учетной политике организации).