Российский филиал международного автомобильного концерна PSA Peugeot Citroën (ООО «Пежо Ситроен Рус») реализует в России легковые и коммерческие автомобили Peugeot, Citroën и DS. Дилерская сеть двух марок охватывает 90% территории РФ. Группа с 2010 г. производит автомобили в Калуге на заводе ПСМА Рус, с июля 2012 года — в режиме полного цикла. В России также представлены подразделение Группы по производству автокомпонентов (Faurecia) и финансовое подразделение (Banque PSA Finance).

Alternate Text

Задачи

Елена Зырянова
старший руководитель ИТ проектов в «Пежо Ситроен Рус»

Основными целями внедрения системы электронного документооборота с дилерской сетью являлись — снижение затрат на документооборот и ускорение процесса обмена юридически значимыми документами с дилерской сетью. Помимо этого, стояла задача устранения утери документов

Снизить затраты на документооборот и ускорить его

Ежегодно компания формирует 800 000 документов для дилеров. Это значительные расходы на бумагу и печать, а также затраты на отправку документов. Курьерская служба доставляет документы от 3 до 7 дней, Почта России — порядка двух недель в отдаленные регионы.

Избежать потери документов

Бумажные документы часто терялись как на стороне дилеров, так и в процессе доставки. В результате документы, требующие подписи дилера, не возвращались в головной офис. Приходилось дублировать документ и отправлять заново, что влекло за собой дополнительные затраты на печать и доставку документов.

Решение

С момента утверждения формата и порядка передачи электронных счетов-фактур в 2012 году компания начала исследовать возможности и решения различных операторов ЭДО на российском рынке. По результатам проведенного тендера группа остановила выбор на компании СКБ Контур и ее решениях: Диадоке — для ЭДО и Экстерне — для электронной отчетности.

Интеграция

«Пежо Ситроен Рус» входит в международную группу, все структуры которой используют системы SAP, причем в нелокализованных версиях. Их администрирование производится из центрального европейского офиса. Поэтому стандартные методы интеграции через API в данном случае не подходили.

Оптимальным решением стал облачный коннектор Диадока — интеграционный модуль, который позволил выгружать файлы в формате PDF из учетной системы в систему ЭДО, преобразовывать их в формат xml, соответствующий требованиям российского законодательства, размещать сформированные документы в подразделения в системе Диадок, подписывать документы электронной цифровой подписью, в том числе и массово.

Особенность облачного коннектора в том, что все действия производятся непосредственно в Диадоке, все необходимое программное обеспечение для этого установлено на сервере оператора СКБ Контур. Вносить изменения в учетные системы не понадобилось, кроме настройки канала взаимодействия между системами.

Анализ ситуации в «Пежо Ситроен Рус» показал, что выгружать документы из SAP-систем можно только в формате pdf. Поэтому команда Диадока доработала коннектор для того, чтобы он преобразовывал документы из pdf в утвержденный ФНС формат xml.Требовалась сложная разработка — так как производилось распознавание документов PDF. Решение проверялось на каждом типе документов: счете-фактуре, корректировочном счете-фактуре, накладной и других. На стадии тестирования документы передавали по одному и тщательно проверяли, не происходит ли ошибок и искажений при преобразовании. Только после этого объемы передачи постепенно наращивали.

В итоге внедрение прошло в несколько этапов. На первом в электронный вид перевели первичную документацию по продаже автомобилей: счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры. Затем пришла очередь ТОРГ-12 и счетов. На третьем этапе — документы по запчастям, аналогично документам по автомобилям: счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры, и далее — накладные и счета.

После этого настал черед других (не первичных) документов, которые передаются дилерам.

Сегодня 90% документооборота «Пежо Ситроен Рус» с дилерами происходит в электронном виде.

Интересный факт

Для документооборота с дилерами по автомобилям и по запасным частям использованы два разных коннектора, доработанные под нужды «Пежо Ситроен Рус».

Результаты

По итогам каждого дня коннектор выгружает сформированные компанией документы в Диадок и распределяет их по тем подразделениям, где их должны завизировать сотрудники соответствующих департаментов. Ежедневно сотрудники компании входят в сервис через веб-версию системы Диадок и находят в своих подразделениях документы, которые должны подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Они могут подписывать как каждый документ по отдельности, так и массово — «в один клик».

Таким образом, компания:

  • экономит 30% рабочего времени сотрудников за счет того, что им больше не нужно контролировать возврат подписанных экземпляров;
  • упростила работу с исходящими документами: сформированные документы автоматически уходят на подпись и отправку;
  • ускорила доставку документов с двух недель до 1 дня: они попадают к адресату в режиме он-лайн;
  • на 70% снизила затраты на документооборот за счет отказа от бумаги и доставки документов;
  • полностью исключила потерю документов.

Комментарии

Константин Козлов
Руководитель отраслевых проектов ЭДО, СКБ Контур

Опыт «Пежо Ситроен Рус» подтверждает, что найти решение и выстроить удобную работающую схему электронного документооборота в Диадоке можно даже в достаточно сложных случаях, когда никакие вмешательства в структуру корпоративной учетной системы клиента недопустимы. Перед нами стояли непростые задачи. Стадия тестирования, когда мы передавали документы по одному и отслеживали, не произошло ли ошибок при конвертации, требовала высокой концентрации внимания и кропотливости. Реализация этого проекта действительно победа для нас

Елена Зырянова
старший руководитель ИТ проектов в «Пежо Ситроен Рус»

Каждый день от нас уходит порядка 100 документов. Только за 2014 год мы отправили через Диадок более 120 000 документов. Проект внедрения окупился уже через год за счет сокращения издержек. Для нас очень важно, что не нужно выделять дополнительные технические ресурсы для обслуживания системы ЭДО: коннекторов и архива документов. Это обеспечивает СКБ Контур. Следующим этапом мы переводим на ЭДО входящие документы от поставщиков

Еще истории успеха