Группа ГАЗ Группа ГАЗ

«Группа ГАЗ» выпускает легковые автомобили, автобусы, тяжелые грузовики, силовые агрегаты и автокомпоненты. Компания объединяет 29 предприятий в восьми регионах России. «Группа ГАЗ» — лидер рынка коммерческого транспорта России, она занимает около 50% сегмента легких коммерческих автомобилей и около 65% сегмента автобусов.

Alternate Text

Задачи

Снижение издержек на бумажный документооборот

«Группа Газ» — компания с огромным документооборотом как между собственными подразделениями, так и с внешними контрагентами. Расходы на печать, упаковку и доставку бумажных документов составляли более 5,6 миллиона рублей в год. Отдельная статья расходов — хранение документов, срок которого по законодательству РФ составляет 5 лет.

Повышение производительности сотрудников

Ежегодный объем внутрикорпоративного документооборота в «Группе ГАЗ» достигает 184,5 тысячи счетов-фактур, поэтому печать, упаковка и отправка документов отнимали существенную часть рабочего времени сотрудников бухгалтерий предприятий.

Увеличение скорости обмена документами

Подразделения компании географически удалены друг от друга. Доставка бумажных документов, которая занимала в среднем 7 дней, тормозила бизнес-процессы Группы. Если документы корректировались или исправлялись, то требовалось дополнительное время для повторной доставки.

Решение

Руководство «Группы Газ» приняло решение о внедрении электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу системы Контур.Диадок. Главными критериями стали:

  • возможность быстро формировать и отправлять ответы на запросы контролирующих органов (файл формируется и отправляется из системы Диадок, не нужно распечатывать бумажные документы);
  • удобный поиск и выборка документов (по различным атрибутам);
  • круглосуточная служба техподдержки и различные удобные варианты обращения в нее;
  • гарантированная защита данных от несанкционированного доступа: вход по сертификату электронной подписи;
  • защита от потери или повреждения данных трехкратным копированием, хранение копий на разнесенных серверах;
  • расположение серверов в лучшем дата-центре РФ (SAFEDATA), в котором обеспечены отказоустойчивое электроснабжение, видеонаблюдение, пропускной режим. Список лиц, имеющих доступ к серверному оборудованию, строго ограничен;
  • гарантия бессрочного бесплатного хранения неограниченного количества документов и возможность обращения к хранилищу данных даже после окончания договорных отношений; 
  • одновременная работа нескольких пользователей с одним и тем же файлом.

Интеграция

С учетом масштабов компании переход на ЭДО был разбит на три этапа:

  1. Подключение к системе сначала 5 предприятий «Группы ГАЗ» (с июня 2013 г.).
  2. Распространение ЭДО еще на 13 предприятиий Группы (с 1 июня 2014 г.).
  3. Внедрение системы на оставшихся 11 предприятиях «Группы ГАЗ» (с 1 ноября 2014 г.).

Подразделения «Группы ГАЗ» используют разные учетные системы. Поэтому для внедрения ЭДО были разработаны различные варианты интеграции Контур.Диадока.

  • Система INFOR ERP LN – интеграция через Диадок.Коннектор, который обеспечивает автоматическое получение и передачу подписанных документов оператору на/с локальной машины. Интеграционный модуль формирует документ в учетной системе из электронного документа (разбор xml).
  • Система КИСУ ГАЗ – частичная интеграция с корпоративной информационной системой «Группы ГГАЗ», построенной на основе СУБД Oracle. Интеграционный модуль: формирует образ исходящего электронного документа; загружает образы электронных документов в Архив ЭДО КИСУ с автоматической привязкой к созданному внутренними процедурами интеграции документу в учетной системе.
  • 1С УПП 8.2  – решение, полученное при использовании интеграционного модуля Диадока для 1С.
  • 1С 7.7  – интеграция с нетиповой системой 1С с использованием библиотеки процедур взаимодействия Диадок.API.

Интеграцию проводили IT-специалисты «Группы ГАЗ» при активном участии команды Диадока, без привлечения стороннего подрядчика.

Для упрощения и ускорения процесса запуска ЭДО специалисты Челябинского филиала СКБ Контур провели видеообучение для сотрудников Группы ГАЗ по работе в системе Контур.Диадок.

Результаты

Сегодня на ЭДО переведены все 29 предприятий «Группы ГАЗ». Это позволяет компании:

  • снизить затраты на документооборот (отказ от бумаги и доставки почтой или курьерской службой) на 5 миллионов рублей в год.
  • сокращение срок обмена документами между предприятиями до 3-7 секунд.
  • увеличить суммы вычета по НДС (неотфактурованные поставки сведены к нулю).
  • сделать бизнес-процессы прозрачными: сотрудники компании отслеживают актуальное состояние того или иного документа, а также могут в любой момент могут поднять какое-либо событие истории его прохождения.Вести надежный, защищенный и доступный виртуальный архив документов с возможностью удобного поиска по заданным параметрам.

Сейчас запущен пилотный проект по обмену электронными документами между АЗ «Урал» (предприятие «Группы ГАЗ») и внешним контрагентом — ОАО «ЧКПЗ». После его завершения данный опыт будет масштабирован на других ключевых внешних контрагентов «Группы ГАЗ».

Комментарии

Смирнова Елена Анатольевна
директор по информационным технологиям «ООО Консалтинговый центр «Группа ГАЗ»

Очень важно, что мы перевели весь внутрикорпоративный обмен счетами-фактурами компании в электронный вид. Помимо очевидной экономической выгоды, по итогам внедрения системы Контур.Диадок, мы получили заметное повышение скорости и эффективности бизнес-процессов: предприятия гораздо быстрее обмениваются документами, соответственно, быстрее происходят платежи, увеличивается скорость финансовых потоков. Далее мы планируем перевести в электронный вид документооборот счетами-фактурами и другими документами с нашими дилерами и поставщиками

Эдуард Шифман
руководитель направления ЭДО в СКБ Контур

Большие объемы документооборота — характерная черта для таких крупных компаний, как «Группа ГАЗ», и затраты на него достигают 10% от годового оборота. Внедрение электронного документооборота помогает таким компаниям решить сразу целый комплекс проблем, сопутствующих работе с бумажными документами: многократно снизить временные и финансовые издержки по получению, доставке и обработке документов, ускорить как внутренние, так и внешние бизнес-процессы

Еще истории успеха