Кейс интеграции ЭДО в ООО «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» — Диадок

ООО «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» — завод по производству автомобилей компании Hyundai Motor Company, деятельность которого в России началась в 2007 году. В 2012 году завод вышел на полную производственную мощность, которая составляет 200 000 автомобилей в год. Численность коллектива предприятия — порядка 2200 сотрудников.

Alternate Text

Задачи

Автоматизация бизнес-процессов

Формирование документов в учетной системе вручную — это всегда повышенное влияние человеческого фактора на процесс, что зачастую приводит к ошибкам и как следствие увеличению трудозатрат.

Сокращение расходов на документооборот

Ведение бумажного документооборота приводит к затратам на бумагу, распечатку и доставку документов до получателя с помощью почтовой или курьерской службы. Объем исходящих документов «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» ежемесячно достигает 5 000, соответственно в год — 60 000. Средняя стоимость подготовки одного бумажного документа составляет около 67 рублей. Таким образом, в год расходы на эти цели достигали порядка 4 000 000 рублей.

Повышение эффективности работы бухгалтерии

В создании бумажного пакета документов задействовано несколько сотрудников, так как документы нужно не только сформировать, но и распечатать, согласовать, завизировать, передать в логистику, отправить, отследить получение контрагентом. В случае исправления или корректировки документов этот путь необходимо повторить.

Ускорение процесса обмена документами с контрагентами

Доставка документов до дистрибьюторов, несмотря на наличие у компании собственной службы логистики, занимала от трех до семи дней, при этом существовал риск потери.

Решение

Для перехода на электронный документооборот компания «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» выбрала систему Контур.Диадок. В ее пользу сыграли такие характеристики, как:

  • богатый опыт интеграции с различными учетными системами;
  • простота в освоении;
  • круглосуточная квалифицированная техническая поддержка,;
  • бессрочное хранение и защита данных в системе;
  • активное участие команды Контур.Диадока в подключении к ЭДО контрагентов «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус».

Внедрение системы Контур.Диадок проводилось в несколько этапов:

  1. Пересмотр внутренних бизнес-процессов «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус».
  2. Интеграция с учетной системой компании.
  3. Настройка отправки исходящих документов.
  4. Настройка получения входящих документов.
  5. Подключение контрагентов к системе Контур.Диадок.

В результате интеграции Контур.Диадока и учетной системы SAP — DFS EDI Solution появились следующие возможности:

  • получать электронные счета-фактуры (в том числе запрашивать корректировочные) с дальнейшей обработкой в приложениях SAP ERP;
  • массово подписывать и отправлять ЭСФ и любые другие электронные документы с запросом ответной подписи;
  • онлайн-контроль статуса документа (подписан, отклонен, ожидает подписи и др.).

За 2014 год компания «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» отправила через Контур.Диадок около 44 000 электронных документов.

Результаты

  • Все задачи, для реализации которых документооборот «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» был переведен в электронный вид, были решены.
  • Расходы на документооборот снизились почти на 90%. Подготовка одного электронного документа оценивается в 7 рублей (бумажный документ обходился в 67 рублей). В целом прогнозируемая годовая экономия за счет отказа от бумаги после завершения перехода на ЭДО составляет порядка 4 000 000.
  • Появилась возможность перераспределить сотрудников отдела продаж для выполнения и других задач за счет уменьшения времени на формирование и отправку отгрузочных документов.
  • Предусмотренный системой Контур.Диадок форматный контроль не пропускает к передаче некорректно оформленные документы, поэтому число ошибок заметно снизилось. Как следствие –исчезла необходимость проверять первичную документацию, и нагрузка на специалистов финансового отдела сократилась на 85%, освободив им время для выполнения других функций.

Комментарии

Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус

Наталья Кузнецова
Руководитель отдела бухгалтерского учета ООО «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус»

Мы преследовали цель сделать документооборот компании максимально эффективным, надежным и быстрым, но при этом менее трудоемким и затратным. Можно с уверенностью сказать, что эта цель была достигнута. Это было непросто, потому что потребовалось пересмотреть и перестроить внутренние бизнес-процессы компании. Но мы считаем, что результат того стоит. В данный момент идет активное подключение к обмену электронными документами поставщиков

Константин Козлов
Руководитель отраслевых проектов ЭДО, СКБ Контур

Автопром — отрасль, для которой очень актуален переход на электронный документооборот, так как для нее характерны большие объемы документов. Нужно заметить, что внедрение ЭДО для компании — это не только удобство работы с документами. Это и ускорение бизнес-процессов, в частности, расчетов по сделкам. Это возможность очень просто и без ошибок формировать документы для предоставления в налоговую инспекцию. Это прозрачность этапов прохождения документа и доступность любого события его истории

Еще истории успеха