Энергосбыт Плюс Энергосбыт Плюс

Свердловский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» (в прошлом ОАО «Свердловэнергосбыт») входит в состав ЗАО «КЭС-Энергосбыт». ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» — это крупнейшая энергоснабжающая организация на территории Свердловской области, которая обслуживает более 22 600 юридических лиц. В Свердловской области действуют 70 ее филиалов и офисов продаж.

Alternate Text

Задачи

Сделать документооборот оперативным и удобным для всех участников

Каждый месяц Свердловский филиал ОАО«ЭнергосбыТ Плюс» должен подготовить, распечатать и доставить потребителям по пакету документов, в который входят счет, счет-фактура, акты. Ежегодный документооборот компании превышает 1,15 миллионов документов. Клиенты получают их либо по почте, либо очно в офисах компании.

После того как документы доставлены адресату, поставщику требуется отслеживать их подписание и дожидаться получения обратно второго экземпляра акта (или других документов, которые требуют двустороннего подписания). Это увеличивает сроки документооборота.

Более того, приходится содержать объемный бумажный архив: на поиски нужного документа затрачивается значительное время.

Снизить издержки на бумажный документооборот

Бумажный документооборот составляет отдельную статью расходов, которая включает в себя приобретение бумаги, обслуживание офисной техники, доставку документов. Кроме того, бумажный документооборот требует от компании содержание архива, занимающего дополнительные площади, а также нуждающегося в обслуживании сотрудников компании.

Решение

Для реализации поставленных задач ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» остановился на двух системах ЭДО. Одной из них стал Контур.Диадок, который был выбран в силу сложившейся положительной репутации разработчика СКБ Контур, его внушительного опыта и высокой квалификации сотрудников.

Свердловский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» пользуется биллинговой системой собственной разработки ПК «СЭСБ-2006», в которой идет формирование книг покупок и продаж, журналов учета счетов-фактур. Бухгалтерия компании работает в системе «Энергосбыт плюс АСБУ-М», которая аналогична системе 1С бухгалтерия КОРП 2.0 (1С:Предприятие 8.2).

На первом этапе внедрения при активном участии специалистов СКБ Контур реализована интеграция системы Контур.Диадок с биллингом компании через программный интерфейс (API). Это заняло 2,5 месяца, и в результате появилась возможность выставления счетов-фактур и актов непосредственно из биллинговой системы.

Затем специалисты СКБ Контур провели обучение сотрудников Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс», ответственных за ЭДО. В процессе были представлены схемы выставления документов, а также нововведения при работе в биллинговой системе.

В результате оптимизированы и переведены в электронный вид следующие процессы Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»:

  • обработка входящих документов;
  • выставление и отправка первичных документов клиентам;
  • ежеквартальная сверка задолженности с клиентами — юридическими лицами;
  • предоставление документов по запросу контролирующих органов.

Подключение контрагентов

На следующем этапе началась совместная со специалистами СКБ Контур работа по подключению контрагентов к электронному документообороту. До конца 2014 года «ЭнергосбыТ Плюс» планирует перейти на ЭДО с 10% потребителей, к концу 2015-го — с 25%.

Интересный факт

8 300 контрагентов или 37% от общего количества клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» уже были зарегистрированы в сервисе Диадок и активно им пользовались.

На сегодня работа по переводу контрагентов на ЭДО ведется следующим образом:

  • через Диадок осуществлена рассылка приглашений уже зарегистрированным в сервисе компаниям. Таким образом, приняв приглашения, контрагенты легко и быстро начали обмен электронными документами со Свердловским филиалом ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
  • с закрывающими документами потребителям разосланы официальные информационные письма;
  • создан раздел на официальном сайте Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» с подробной инструкцией по подключению к системе ЭДО;
  • ведется информирование в офисах обслуживания.

Дальнейшая работа по подключению контрагентов между заказчиком и вендором была распределена следующим образом:

  • консультированием потребителей по всем техническим и организационным вопросам ЭДО занимается техническая поддержка СКБ Контур;
  • работа по формированию и подписанию дополнительных соглашений о переходе на ЭДО к договорам поставки ведется договорными отделами Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
  • методологическая поддержка по бухгалтерскому учету электронных документов осуществляется отделом поступлений Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».

Результаты

В августе 2013 года первый клиент Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» подписал соглашение к договору и официально перешел на ЭДО. С этого момента компания перевела в электронный вид выставляемые клиентам все виды счетов-фактур и актов о передаче электрической энергии (мощности).

В июне 2014 года список документов, передаваемых в электронном виде, пополнили промежуточные счета и акты сверки взаимных расчетов.

На 23 октября 2014 года компания отправила 23 750 электронных документов.

Сегодня 1 500 клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» ежемесячно получают документы в электронном виде.

В 2015 году компания рассчитывает отправить более 225 000 электронных документов (с учетом планов подключения контрагентов).

В результате интеграции исходящие документы формируются в биллинговой системе, из которой сотрудники отправляют их клиентам, а также контролируют статус их прохождения. Печать документов, подписание, проставление печати и доставка клиенту полностью исключены из цепочки действий при ЭДО. Что касается входящих электронных документов, они поступают в единую канцелярию, из которой распределяются по подразделениям.

Александр Баутин
Руководитель проекта по внедрению электронного документооборота Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»

В настоящее время мы видим повышение производительности отделов; исключение расходов на распечатку и подписание документов в тех бизнес-процессах, которые переведены на ЭДО. Клиенты оперативно получают документы, а мы со своей стороны имеем возможность это проконтролировать. Наконец, электронная база это не бумажный архив. Она позволяет просто и быстро находить нужные документы для ответов на запросы контролирующих органов

Антон Прокопьев
Руководитель проектов энергосбытовой отрасли СКБ Контур

Для энергосбытовых компаний важно во время доставлять очень большое количество документов. Переход на ЭДО позволяет таким компаниям действительно экономить время, ресурсы и финансы. Кроме того, поставщик услуг оперативно получает свои экземпляры документов, подписанные потребителями, а также оплату услуг

Еще истории успеха