ООО «Ориола» — национальный фармацевтический дистрибьютор, входящий в состав международной компании Oriola-KD, головной офис которой находится в городе Хельсинки. На территории Российской Федерации ООО «Ориола» представлена 13 филиалами и 15 складскими комплексами. Клиенты компании находятся в 67 субъектах РФ. Число партнеров ООО «Ориолы» составляет около 20 000. Среди них аптечные учреждения, госпитали, лечебно-профилактические учреждения, фармацевтические склады и др.

Alternate Text

Задачи

Оптимизировать работу с документооборотом

В стандартный пакет сопроводительных документов к поставке «Ориолы» входят накладная, счет-фактура, протокол согласования цены, реестр сертификатов. В некоторых случаях в них может быть включен договор и другие документы.

В целом за 2014 год средний показатель ежемесячно формируемых в компании документов составляет около 69 000 комплектов. Например, в сентябре 2014 года для клиентов было подготовлено 63 599 комплектов документов. Для работы с таким объемом в «Ориоле» существует целая группа из 12 сотрудников.

Сделать работу с архивом удобной и менее затратной

До перехода на ЭДО каждый документ распечатывали, подписывали и доставляли клиентам вместе с заказом. При этом, согласно законодательству, обе стороны процесса должны обеспечить хранение документов. Содержание бумажного архива требует не только соответствующих площадей, но и специально обученных сотрудников-архивариусов для работы в нем. В архиве «Ориолы» работает 3 человека.

Решение

В конце 2013 года «Ориола» начала работать с двумя операторами ЭДО, чтобы ее контрагенты имели возможность выбора. Одним из них стал СКБ Контур, имеющий значительный опыт внедрения систем ЭДО, в том числе в фармацевтической отрасли. Другим аргументом в пользу сервиса Контур.Диадок стали удобство и простота интерфейса.

Наиболее трудоемким этапом реализации проекта стало внедрение Диадока в учетную систему «Ориолы». Компания работает с собственным программным комплексом ERP, поэтому интеграция была осуществлена с помощью программного интерфейса (API) Диадока совместными усилиями IT-специалистов обеих сторон.

В настоящее время компания обменивается с контрагентами следующими электронными документами: накладными, счетами-фактурами, протоколами согласования цены. На следующем этапе интеграции в электронный вид будут переведены реестр сертификатов и возвратная накладная ТОРГ-2.

Результаты

Поставленные компанией бизнес-задачи были решены, и преимущества электронного документооборота стали очевидны. К ним относятся:

  • оперативный и прозрачный документооборот с партнерами и покупателями;
  • минимизация ошибок в документах за счет форматного контроля в Диадоке, как следствие — сокращение издержек на обмен исправленными документами;
  • многократное снижение затрат на печать бумажных документов;
  • значительное уменьшение объема бумажных документов для хранения в архиве.

Документооборот с Ориолой

Комментарии

Денис Ангерман
руководитель отдела учета и контроля доставки ООО «Ориола»

Система Контур.Диадок проста в освоении, не требует длительного обучения для работы в ней. При подключении к ЭДО большинства контрагентов наши расходы на документооборот сократятся на 90%. Важно, что контрагент может заранее видеть документы на готовый к отгрузке товар, что в последствии ускорит процесс приема товара. Другое важное преимущество ЭДО — сведение к минимуму случаев потери отмеченных контрагентом документов. И, наконец, бесспорные плюсы — оперативный контакт между нами и покупателями, а также наглядная история всего документооборота с контрагентом

Владимир Локис
руководитель проектов фармацевтической отрасли СКБ Контур

Особенности поставок в фармацевтической отрасли порождают огромные объемы документов. Обе стороны обязаны вести архивы и нанимать сотрудников для работы в них. А ЭДО служит простым бизнес-инструментом для повышения эффективности за счет сокращения затрат и упрощения документооборота. Если раньше переход на ЭДО в данной отрасли тормозили сомнения компаний о правомочности предоставления протокола согласования цен в электронном виде, то с вступлением в силу Постановления Правительства РФ № 816 эти сомнения отпали

Еще истории успеха