Компания «АВЕ» — лидер на российском фармацевтическом рынке по количеству торговых точек (более 1000). Компания владеет несколькими аптечными сетями, в частности «A.v.e», «Горздрав», «Стар и млад». В 2014 году к ним присоединилась сеть «36,6». 

Alternate Text

Задачи

Сократить затраты на бумажный документооборот

Через компанию «АВЕ» ежегодно проходит порядка 3 000 000 документов, что приводит к существенным расходам.

В работе с таким объемом документов было задействовано 8 сотрудников, которых необходимо обеспечить рабочими местами и заработной платой. Отдельную статью расходов составляет приобретение бумаги и обслуживание принтеров. В 60–80 рублей компании обходится отправка пакета документов контрагенту. Кроме того, по законодательству РФ аптеки должны хранить первичную документацию в течение 5 лет, для чего нужно содержать значительный по площади архив.

Упростить работу с документами

Аптеки компании «АВЕ» получают документы от продавца вместе с поставкой. Затем их передают в центральный офис, где принимают к учету и определяют на хранение. Отправка бумажных документов контрагенту занимает от трех до пяти суток. Если документы требуют корректировки, то этот процесс повторяется.

С учетом возрастающего числа поставок компания не могла и дальше справляться с этой работой без привлечения дополнительных финансовых и человеческих ресурсов.

Решение

Компания «АВЕ» остановила свой выбор на системе электронного документооборота Контур.Диадок и начала внедрение ЭДО поэтапно, с наиболее актуальной задачи — перевода в электронный вид счетов-фактур.

Компания «АВЕ» работает с программным комплексом «1С предприятие 1.3» (8.3.4.482), в который входят:

  • «1С бухгалтерия»;
  • «1С складской учет (товародвижение)»;
  • APM директора ID Soft;
  • APM кассира ID Soft;
  • ITSV ID Soft.

Благодаря удобному готовому модулю Диадок для 1С интеграция была проведена за два месяца. Сегодня сотрудники аптек AVE могут по-прежнему работать в привычных для себя программах, но при этом использовать возможности ЭДО.

Вторым аргументом в пользу Диадока стала квалифицированная команда, специалисты которой глубоко вникают в суть внутренних бизнес-процессов клиента и оперативно решают возникающие при внедрении вопросы.

Результаты

По оценкам экспертов, при полном переходе компании АВЕ на ЭДО со всеми контрагентами экономия на документообороте достигнет 95%. На сегодняшний день специалисты уже отмечают существенное увеличение скорости обмена документами. Сотрудники в полной мере оценили удобство и эффективность ЭДО:

  • легкий поиск первичных документов;
  • исключение потерь документов;
  • онлайн-контроль статуса документов (согласован, отправлен, доставлен, подписан);
  • бессрочное бесплатное хранение документов на серверах оператора (даже после окончания оплаченного тарифа).

В тех сегментах аптечной сети, которые уже переведены на ЭДО, отмечается значительное сокращение срока обработки документов.

Комментарии

Александр Юдинцев
руководитель интернет-проектов сети аптек «36,6», «AVE», «Горздрав», «Стар и млад»

Для нас уже очевидно, что автоматизация документооборота дала нам такие стратегические преимущества, как повышение производительности сотрудников, сокращение сроков согласования и получения документов. В комплексе эти факторы повышают эффективность бизнес-процессов в целом

Владимир Локис
менеджер проектов фармацевтической отрасли, СКБ Контур

Для фармацевтики переход на ЭДО очень актуален. Дело в том, что для этой отрасли характерны частые поставки продукции. При этом с каждой партией отправляется несколько документов. ЭДО позволяет отказаться от работы с большим объемом бумажных документов и сложностей, связанных с их хранением и обработкой

Еще истории успеха