ДубльГис ДубльГис

2ГИС входит в двадцатку самых дорогих компаний рунета, по версии Forbes. Справочный сервис с картой охватывает боле 270 городов в 8 странах.

Alternate Text

Задачи

Упростить работу с документами

Бумажные документы нужно распечатать, получить подпись руководителя, сформировать пакеты, отправить, проконтролировать, чтобы клиенты получили документы и не задерживали возврат подписанных оригиналов. На это уходила значительная часть рабочего дня 15 сотрудников.

Сократить сроки доставки документов

Документы формируются в головном офисе компании в Новосибирске. В филиалах их распечатывают и передают клиентам, в том числе почтой. В итоге документы идут до клиента от двух дней до двух недель.

Упростить работу с архивом

В соответствии с законодательством первичные учетные документы необходимо хранить 5 лет. В случае 2ГИС это порядка 290 000 документов в год, то есть около 1 500 стандартных пачек бумаги, которые прибывают ежегодно. Их нужно хранить, причем таким образом, чтобы быстро найти нужный документ в случае необходимости.

Решение

Для решения поставленных задач компания 2ГИС выбрала систему электронного документооборота Контур.Диадок оператора СКБ Контур. Решающими аргументами в ее пользу стали:

  • возможность операций с группами документов;
  • гибкость Диадока при интеграции с 1С: возможность доработки модуля под нужды компании.

Интеграция

2ГИС использует версию 1С УПП 8.3, для интеграции с которой в Диадоке разработан типовой модуль. В силу организации внутреннего документооборота компании формат адресов контрагентов в 1С хоть и содержал необходимую информацию для отправки документов, не соответствовал КЛАДР (ведомственному классификатору адресов ФНС России). Это приводило к некорректному заполнению строки адреса в документах, и клиенты не могли их принять. Команда Диадока за два месяца доработала модуль.  В результате ООО «2ГИС» отправляет корректно заполненные документы, которые ее контрагенты без проблем представляют в налоговые органы.

Результаты

Внедрив Диадок, компания 2ГИС:

  • снизила затраты на документооборот;
  • автоматизировала отправку документов: исходящие электронные документы отправляются прямо из учетной системы компании — и за счет этого исключила ошибки в документах;
  • сократила время и трудозатраты на работу с документами: вместо двух недель цикл документооборота занимает максимум два дня;
  • повысила производительность сотрудников.

Комментарии

Светлана Антошина
Главный бухгалтер 2ГИС

Мы выбрали Диадок в силу профессионализма специалистов СКБ Контур и их готовности идти навстречу нашим запросам, а также из-за гибкости самого сервиса — и не просчитались. Специалисты Диадока реализовали все наши пожелания, решили проблему формата адресов в 1С, настроили различные варианты работы с группами документов. В результате мы получили продукт, который полностью отвечает нашей цели, а именно — быстрому, удобному и экономичному документообороту

Константин Козлов
Руководитель отраслевых проектов ЭДО, СКБ Контур

Электронный документооборот — удобное решение для компаний, которые обмениваются документами с контрагентами по всей России. ЭДО позволяет им быстро получать подписанные оригиналы документов, невзирая на расстояния. Это позволяет сокращать затраты компании и экономить силы сотрудников. Мы постоянно работаем над нашим модулем для 1С. В частности, теперь клиент может согласовывать, подписывать и отправлять в один клик сразу большое количество документов

Еще истории успеха