Петер-Сервис Петер-Сервис

ЗАО «ПЕТЕР-СЕРВИС» более 20 лет разрабатывает, внедряет и обслуживает OSS/BSS-системы для крупных операторов связи. Головной офис «ПЕТЕР-СЕРВИС» расположен в Санкт-Петербурге, а филиалы действуют в Москве, Екатеринбурге, Краснодаре, Новосибирске, Самаре и Владивостоке. В штате компании сегодня более 900 человек.

Alternate Text

Задачи

Ускорение внутреннего согласования исходящих документов

Исходящие документы проходят внутри компании несколько этапов подготовки и согласования, которые могут занимать от 3 до 5 дней. При личной передаче бумажных документов от одного ответственного лица другому возможны ошибки и потери документов.

Быстрый обмен документами с контрагентами

Бумажные документы компания отправляет контрагентам почтой либо курьерской службой, что занимает от 3 дней до 2 недель. При этом нет гарантии оперативного возврата подписанных клиентом экземпляров. Поэтому ответственный за это специалист «ПЕТЕР-СЕРВИС» должен постоянно держать ситуацию на контроле, периодически созваниваться с клиентом и напоминать ему о том, что поставщик ждет подписанные документы.

Решение

Компанией было принято решение о переходе на электронный документооборот. Для этого был выбран сервис Контур.Диадок оператора СКБ Контур. Решающими факторами для компании стали:

  • число контрагентов «ПЕТЕР-СЕРВИС», зарегистрированных в Диадоке;
  • возможность контролировать статус документа, когда он находится у контрагента;
  • надежное и удобное хранение документов в электронном архиве и легкий поиск в нем по заданным параметрам;
  • возможность использования в сервисе уже имеющихся сертификатов КЭП других удостоверяющих центров.

Для скорейшего начала работы с электронными документами ЗАО «ПЕТЕР-СЕРВИС» было принято решение на первом этапе не проводить интеграцию Диадока с учетной системой компании (Navision). Документы конвертируются в xml-файл и выгружаются из Navision в систему ЭДО через веб-интерфейс. Так же происходит и обратный процесс: из Диадока — в учетную систему. Таким образом, отправка документов занимает 3-5 минут.

В дальнейшей для большего удобства работы своих сотрудников и еще более высокой скорости обмена документами компания планирует интегрировать Диадок и Navision.

Результаты

Сегодня около половины исходящего потока документов «ПЕТЕР-СЕРВИС» переведено в электронный вид. В результате:

  • внутреннее согласование документов занимает не больше дня;
  • документы не теряются, процесс их согласования прозрачен;
  • обмен документами с клиентом происходит оперативно;
  • компания легко отслеживает статус документа на стороне контрагента;
  • снижен темп пополнения бумажного архива, нужные документы легко найти в электронной базе данных.

Комментарии

Дина Сахалова
Главный бухгалтер ЗАО «ПЕТЕР-СЕРВИС»

Диадок — очень удобный сервис, который отвечает всем нашим требованиям. Он дал нам возможность очень быстро начать переход к электронному документообороту, и мы планируем перевести на ЭДО всех клиентов и интегрировать Диадок с нашей учетной системой. Мы рассчитываем за счет этого сократить трудозатраты сотрудников и ускорить получение оплаты от наших клиентов

Константин Козлов
Руководитель отраслевых проектов Диадока

Многие компании считают, что если у них относительно небольшой объем документооборота, то переходить на ЭДО для них нет смысла. Это ошибочная позиция, так как ЭДО позволяет решить стратегически важные задачи бизнеса любого масштаба. Для компании «ПЕТЕР-СЕРВИС» было важно максимально ускорить процедуру внутреннего согласования документов и их быстрая доставка контрагентам. Результат — быстрый цикл документооборота, довольные клиенты, быстрое поступление оплаты за услуги

Еще истории успеха