СКБ Контур СКБ Контур

СКБ Контур — разработчик программного обеспечения. Компания образована в 1988 году в Екатеринбурге, сегодня она является лидером среди SaaS-поставщиков России по объему выручки за 2013, 2012 и 2011 годы и входит в ТОП-30 крупнейших IT-компаний России*. В структуре СКБ Контур действует крупнейший в стране коммерческий Удостоверяющий центр, который выдал более 3 000 000 сертификатов электронной подписи. Компания с коллективом более 3 000 сотрудников ведет документооборот с клиентами и партнерами по всей стране.

*по данным Cnews Analytics
**по данным РИА-Аналитика за 2013 год

Alternate Text

Задачи

Популяризация ЭДО в российской бизнес-среде

СКБ Контур стоял у истоков развития электронного документооборота в России, занимаясь продвижением идеи ЭДО в конце 2000-х годов, когда законодательная база еще только формировалась. Нелогично пропагандировать идею о том, что электронный документооборот ускоряет бизнес-процессы компаний и сокращает издержки, и при этом использовать огромное количество бумажных документов. Собственный пример — лучший аргумент.

Сокращение сроков документооборота

При бумажном документообороте сервисные центры компании направляли документы клиентам почтой или курьером. Клиенты СКБ Контур работают по всей России, поэтому срок доставки документов до контрагента мог превышать неделю.

Ускорение возврата подписанных клиентами экземпляров

После визирования клиенты возвращали документы в сервисный центр, откуда партнеры отправляли их в головной офис. Со дня отправки документов клиенту до момента, когда подписанные им экземпляры попадали в бухгалтерию компании, могло пройти больше двух недель. Этот срок также зависел от того, через какое время после получения документов клиент отправлял их обратно.

Уменьшение бумажного архива документов

Годовой документооборот Контура составляет более 500 000 документов. При этом в пакет, например, для клиентов входят: счет на оплату, акт в двух экземплярах, договор (в некоторых случаях с комплектом приложений или спецификацией) в двух экземплярах, счет-фактура, и другие. Это от 4 до 20 печатных листов на сделку. Физически непросто работать с такими объемами бумажных документов, ничего не теряя. Кроме того, бумажный архив увеличивался не по дням, а по часам и достиг таких объемов, что Контур передал его содержание аутсорсинговой компании.

Автоматизация документооборота

После доставки в центральный офис документов, которые уже подписали клиенты, менеджеры проверяли, учтены ли они в бухгалтерской и биллинговой системах. По такой схеме обрабатывали каждый документ. Учитывая число клиентов и объемы поступающих документов, эта рутинная работа отнимала много времени и сил сотрудников.

Решение

Согласно известной поговорке, хочешь, чтобы было сделано хорошо, — сделай сам. Для перехода на ЭДО СКБ Контур воспользовался собственной разработкой — сервисом Контур.Диадок. Одно дело — выступать разработчиком, другое дело — быть пользователем продукта, это принципиально другой угол зрения. Команда Диадока не побоялась его изменить, приняла этот вызов и начала внедрение.

Интеграция

СКБ Контур пользуется целым рядом систем собственной разработки, которые участвуют в его документообороте:

  • «Контур-Бухгалтерия Актив» — бухгалтерская программа;
  • две биллинговые системы;
  • система автоматической регистрации электронных договоров;
  • система автоматического расчета агентского вознаграждения для партнеров;
  • система учета счетов — внутренняя программа утверждения счетов на оплату;
  • система интернет-отчетности Контур.Экстерн.

Этапы внедрения ЭДО:

  1. Перевели в электронный вид ежемесячный документооборот с партнерами. У них появилась возможность оперативно представлять подписанные клиентом акты и своевременно получить агентское вознаграждение.
  2. Реализовали пилотный проект: несколько подразделений СКБ Контур вручную загружали документы в Диадок и через него отправляли клиентам, чтобы методом проб и ошибок выяснить, кто из клиентов какие документы готов начать принимать в электронном виде, как лучше выстроить процесс обмена.
  3. Интегрировали с Диадоком бухгалтерскую программу «Контур-Бухгалтерия Актив». В электронном виде начали отправлять акты и счета-фактуры сначала пользователям сервиса Контур.Диадок, затем системы Контур.Экстерн.
  4. Интегрировали Диадок с одной из двух биллинговых систем. Благодаря этому продавцы и партнеры компании начали отправлять документы клиентам самостоятельно.

Сейчас в СКБ Контур полностью переведен в электронный вид весь поток исходящих документов для клиентов, включая договоры, соглашения и другие. В дальнейшем планируется настроить отправку документов в автоматическом режиме.

Интеграция со всеми программами и системами, которые использует компания, осуществлена с помощью API собственной разработки.

Результаты

Внедрение ЭДО не было простым для Контура: задачу осложнял объем документооборота и количество задействованных в нем систем. Это был длинный путь, который специалисты Контура проделывали осторожными шагами. В процессе поиска оптимальных решений они усовершенствовали ряд функций Диадока, которые сейчас доступны всем пользователям этого сервиса. В частности, согласования документов, как входящих, так и исходящих, работу со списком контрагентов, был доработан API.

Внедрение ЭДО в СКБ Контур решило ряд практических задач, которые ставила компания. А именно:

  • сокращено ежемесячное пополнение бумажного архива в 4 квартале 2014 года на 40%;
  • автоматизирован документооборот: работать с документами стало удобно, быстро и приятно: не нужно искать их в коробках (в которых они поступают из сервисных центров зачастую в весьма непрезентабельном виде), контролировать, учтены ли они в системах — электронные документы проверяются автоматически;
  • сокращен цикл обмена документами, которые требуют двусторонней подписи, до 1-2 дней (в зависимости от того, насколько быстро клиент поставит подпись);
  • достигнута экономия времени и сил сотрудников на работе с документами до 63%, в результате у них высвободились дополнительные ресурсы на выполнение других задач;
  • ликвидированы риски потери, ошибок, порчи, сомнительных подписей, непропечатки фрагментов;
  • достигнута прозрачность и контролируемость документооборота: всегда видно, на какой стадии прохождении находится документ;
  • сократились издержки на хранение документов: в электронном архиве легко сделать выборку по заданными параметрам, описать, проанализировать и т д.

СКБ Контур достиг стратегической цели — развитие возможностей электронного документооборота для российских компаний на основании собственного опыта.

Без преувеличения, команда Диадока работала с настоящим вдохновением и по итогам с чистой совестью может заявить, что разработала качественный сервис ЭДО, который значительно повышает эффективность бизнес-процессов компании.

Комментарии

Иралия Маняйкина
Бухгалтер СКБ Контур

Диадок избавил нас от головной боли, связанной с огромным количеством организационных аспектов: исключены ошибки, которые неизбежно возникают при обмене бумажными документами. При отправке документов мы уверены, что адресат получит их через несколько секунд. Присланные нам документы автоматически вносятся в учетную систему. И самое прекрасное, нам не нужно контролировать, на какой стадии доставки или согласования находятся документы — мы всегда видим их статус в Диадоке. Это удобно, эффективно и современно.

Денис Баянов
Специалист разработки СКБ Контур

Ежемесячное пополнение бумажного архива в 4квартале 2014 года сократилось на 40%, в 2015 году этот показатель планируется увеличить до 80%. Издержки на доставку документов снижены на те же 40%, так как они уменьшаются настолько, насколько увеличивается доля электронных документов. Срок подписания документов, которые требуют двусторонней подписи, теперь составляет 1-2 дня, независимо от того, где географически находятся стороны. Мы достигли и других результатов. Менеджерам не нужно обрабатывать огромные объемы вторых экземпляров документов, поступающих из сервисных центов и от клиентов, — электронные документы учитываются автоматически, сразу же после их подписания клиентом. Мы больше не сталкиваемся с сомнительными подписями, непропечатанными фрагментами и ошибками, характерными для бумажных документов. Наши сервисные центры получили важное преимущество: время на документальное оформление продажи теперь не превышает длительности обычного телефонного звонка клиенту. Прямо в процессе разговора можно оформить все документы и подписать их, попутно рассказав клиенту о преимуществах электронного документооборота.

Эдуард Шифман
Руководитель направления ЭДО СКБ Контур

Как правило, для тестирования того или иного сервиса разработчик прибегает к услугам фокус-групп, а мы пробуем новые функции Диадока на себе. Таким образом, наши представления о функциональности сервиса не гипотетические, не идеализированные, а подкрепленные собственной практикой. Мы надеемся, что такой подход способствует повышению качества и удобства Диадока, ведь именно это наша главная цель.

Публикации: Cnews

Еще истории успеха