ООО «Шелл Нефть» — одна из компаний англо-голландского нефтегазового концерна «Шелл», которая действует в России. Концерн «Шелл» добывает нефть и газ и реализует продукты, полученные в результате переработки углеводородов: смазочные материалы, топливо и сопутствующие товары.

Alternate Text

Задачи

Максимально автоматизировать документооборот

«Шелл» стремится организовать работу своих компаний по европейским стандартам, один из которых — автоматизация бизнес-процессов. Это минимизирует количество ошибок в документах, а значит, ускоряет работу.

Ускорить документооборот и сделать его удобным

В России у компании «Шелл Нефть» имеется около 200 дистрибьюторов, для которых она формирует 3-4 тысячи документов ежемесячно. Их нужно распечатывать, вручную подписывать, отправлять и контролировать их прохождение. Все это делает документооборот трудоемким, медленным и затратным.

Решение

ООО «Шелл Нефть» много лет использует систему интернет-отчетности Контур.Экстерн оператора СКБ Контур, который уже обладает наработанным кредитом доверия нашей компании. Когда встал вопрос о внедрении ЭДО, «Шелл Нефть» выбрала сервис Контур.Диадок того же разработчика.

Кроме того, важную роль сыграло то, что этот сервис обладает широкой функциональностью. В частности, он дает возможность:

  • массово подписывать и отправлять документы;
  • разграничивать права доступа сотрудников к различным документам;
  • формировать выборку документов для представления в налоговые органы.

Сервис автоматически генерирует протокол передачи по каждому документу. Протокол фиксирует кто, когда и какие действия произвел с данным документом. Его можно сохранить и при необходимости распечатать.

ООО «Шелл Нефть» решила начать внедрение ЭДО с исходящего документооборота по реализации масел.

Интеграция

ООО «Шелл Нефть» использует систему SAP. Серверы компании находятся на Филиппинах. Жесткая политика безопасности «Шелл Нефть» предусматривает строгие согласования каждого шага интеграции. В итоге процесс мог затянуться на год и больше. Команда СКБ «Контур» предложила решение, внедрение которого заняло около полугода, но при этом обеспечивало интегрирование систем SAP и Диадок.

Работа с электронными документами с помощью сервиса «Автоматический менеджер рассылок» (АМР) выстраивается следующим образом: в течение рабочего дня исходящие документы собираются в одну папку; по итогам дня АМР автоматически проверяет ее, выгружает документы, переводит их в нужный для отправки формат; по ИНН и КПП распознает адресатов; отправляет. Это решение не требует вмешательств в SAP. АМР установлен на сервере оператора ЭДО.

Для счетов-фактур и ТОРГ-12 потребовалось разрабатывать и настраивать индивидуальные АМР. Сложность была связана с тем, что документы выгружались в систему Диадок в различных форматах, часть из них — в неструктурированных pdf (которые не дают возможности «добраться» до содержимого и структуры файла, то есть их невозможно конвертировать в формат xml). Команда СКБ Контур добилась, чтобы все файлы выгружались в систему ЭДО в структурированном виде. Это потребовало глубокой разработки, многочисленных тестирований, анализа структуры документов и возникающих искажений. В результате соответствие исходных документов  электронным достигло 99,8 %. На это ушло порядка трех месяцев для счетов-фактур и также около трех месяцев для ТОРГ-12.

Результаты

Исходящий поток счетов-фактур и ТОРГ-12 в реализации масел ООО «Шелл Нефть» полностью автоматизирован.

За счет этого расходы на документооборот сократились на 60 %.

Подключено 98,9% дистрибьюторов масел.

В 2015 году запускается ЭДО в другом торговом направлении — с поставщиками топлива. На этот раз речь идет о входящем документообороте.

Комментарии

Беззубова Елена
руководитель отдела налогово-юридической поддержки ООО «Шелл Нефть»

Мы стараемся идти в ногу со временем, внедрять и использовать современные технологии не только в своих основных видах деятельности, но и в сопутствующих бизнес-процессах. Документооборот — один из них. Скорость прохождения документов, порядок в них, отсутствие ошибок и потерь — все это важные факторы успешных и плодотворных взаимоотношений с партнером. Кроме того, мы были заинтересованы в механизме быстрого и простого представления документов в контролирующие органы

Константин Козлов
руководитель проекта Контур.Диадок

Автоматизация отправки документов без вмешательства в SAP стала очень интересной задачей для нашей команды разработки. АМР — это действительно хороший выход для компаний с жесткой системой безопасности, которая огранивает возможности интеграции корпоративной учетной системы с Диадоком. Он не требует дополнительных ресурсов от клиента, но способен обеспечить ему удобную и простую работу с электронными документами

Еще истории успеха