Компания ASUS является одним из ведущих производителей ноутбуков в мире. ASUS предлагает широкую линейку продуктов, включающую материнские платы, видеокарты, оптические приводы, мониторы, ПК, ноутбуки, нетбуки, серверы, мультимедийные устройства, беспроводные решения, сетевое оборудование, планшетные компьютеры и смартфоны. В 2013 году ASUS завоевала 4 256 наград. Оборот компании, насчитывающей более 13,6 тысяч сотрудников и разработчиков по всему миру, составил в 2013 году 14 миллиардов долларов США.

Сервисная сеть ASUS на территории России насчитывает порядка 200 контрагентов, годовой документооборот с которыми составляет свыше 100 000 документов в год.

Alternate Text

Задачи

Автоматизировать работу с документами

До перехода на ЭДО входящие документы заводилась в учетную систему вручную. Во-первых, это требовало дополнительного времени; во-вторых, возникали ошибки и опечатки, которые впоследствии могли стать препятствием для принятия документа контролирующим органом. Кроме того, бумажные документы периодически терялись, часто приходили в неправильном формате, приходилось снова их оформлять и отправлять повторно, а также на поиск документов в бумажном архиве уходило много времени.

Ускорить доставку документов от клиентов

Бумажные документы от партнеров отправлялись курьерской службой, срок доставки составлял до пяти дней до месяца.

Облегчить работу сотрудников за счет сокращения операций с документами

Сотрудникам необходимо было распечатать документы, получить на них необходимые подписи уполномоченных лиц, отправить клиенту, проконтролировать получение, а затем проследить, чтобы документы, требующие двусторонней подписи, были возвращены.

Сокращение расходов на документооборот

Отправка одного пакета документов обходилась компании примерно в 30–50 рублей. При таком значительном объеме документов компания тратила около 400 000 рублей в год только на доставку и оформление документов. Кроме того, бумажные документы требовали дополнительных затрат на расходные материалы для печати и саму бумагу.

Интеграция

Компания пользуется учетной системой «1С: Предприятие 8.3» и для интеграции с ней воспользовалась готовым типовым модулем, который разработала команда Диадока.

Модуль обеспечил специалистам сервиса Asus возможность пользоваться функциями электронного документооборота, работая в привычной для них программе. На первом этапе внедрения модуля автоматизированная отправка была настроена для формализованных документов. На втором этапе была осуществлена доработка модуля, чтобы система позволяла отправлять из 1С и неформализованные документы.

Результаты 

Внедрение ЭДО позволило решить стоявшие перед компанией задачи.

  • Автоматизация работы с документами позволила экономить время пяти сотрудников, а также свести к минимуму ошибки;
  • электронные документы оперативно проходят согласование и подписание внутри компании, при этом исключен риск их потери;
  • контрагенты компании получают документы за несколько секунд вместо срока от 5 дней до месяца;
  • в электронном архиве в любой момент можно легко найти нужный документ.

Сегодня на обмен электронными документами перешли порядка 30% авторизованных сервисных центров ASUS. Специалисты сервисного подразделения Asus и СКБ Контур совместно ведут дальнейшую работу с контрагентами по внедрению ЭДО и подключению к сервису Диадок.

Комментарии

Анастасия Коротаева
ведущий бухгалтер сервисного подразделения ASUS

Благодаря типовому интеграционному модулю для 1С внедрение Диадока прошло для нас совершенно безболезненно. В компании не пришлось изменять и перестраивать внутренние процессы, это большой плюс для нас. Команда Диадока на протяжении всего нашего сотрудничества быстро и квалифицированно отвечает на наши запросы и сейчас активно работает над подключением к ЭДО максимального числа наших контрагентов.

Максим Вдовин
Ведущий специалист проектов Диадока

Сегодня многие компании переходят на использование платформы 1С 8.3. Мы усовершенствовали наш типовой модуль, чтобы при интеграции с данной системой требовалось как можно меньше прикладывать усилий по его адаптации. Результат налицо: модуль был внедрен без каких-либо сложностей в таком масштабном проекте сервисного подразделения ASUS, лишь с минимальными дополнительными доработками.

Еще истории успеха