Балтийская целлюлоза Балтийская целлюлоза

ЗАО «БАЛТЦЕЛ» или «Балтийская Целлюлоза» — один из крупнейших поставщиков целлюлозно-бумажной продукции в России и странах СНГ. Компания специализируется на оптовых поставках бумаги, картона и других разновидностей целлюлозно-бумажной продукции, сотрудничая с крупнейшими производителями, типографиями, издательствами и предприятиями. «БАЛТЦЕЛ» располагает складами в Санкт-Петербурге и Москве, Брянске, Красноярске, Смоленске, что позволяет обрабатывать заказы в максимально сжатые сроки.

Alternate Text

Задачи

Упростить и ускорить согласование входящих документов внутри компании

При бумажном документообороте первичные документы распечатываются в двух, а иногда, в случае факторинговой схемы работы, и в трех экземплярах. Первичные документы выписываются бухгалтерией, проверяются менеджерами и экономистами, а затем подписываются экономистами. Все эти процессы отнимают немало времени, а в процессах подготовки и согласования документов задействован почти каждый второй сотрудник.

Ускорить обмен документами с контрагентами

Контрагентами компании «Балтийская Целлюлоза» являются более 600 компаний в России и около 100 компаний, находящихся на территории СНГ. Бумажные документы после длительного согласования внутри компании отправлялись клиентам Почтой России или экспресс-почтой. Это занимало около двух недель. Из-за географической удаленности контрагентов свои экземпляры документов, подписанные второй стороной, компания получала лишь через несколько месяцев после отправки.

Повысить лояльность клиентов за счет использования современных технологий

Огромное значение «БалтЦел» придает работе с клиентами, которая строится   на индивидуальных особенностях и потребностях каждого заказчика. Поэтому, помимо обеспечения качества основной услуги, компания уделяет особое внимание налаживанию бизнес-процессов по взаимодействию с клиентами, в том числе и в вопросах документооборота. 

Решение

В компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота Контур.Диадок оператора СКБ Контур. Для «Балтийской Целлюлозы» большое значение имели опыт, репутация и надежность оператора, выбранный для реализации проекта ЭДО. Также важным фактором выбора для «БалтЦел» стало наличие в Диадоке разработанного решения для интеграции с учетной системой, которой пользуется компания.

Интеграция

Компания «Балтийская Целлюлоза» пользуется учетной системой 1С «Предприятие 8.2», для которой у Контур.Диадок имеется готовый интеграционный модуль. После необходимых доработок, установки модуля и настройки специалисты ЗАО «БалтЦел» смогли отправлять документы контрагентам прямо из привычного интерфейса учетной системы, в которой работали ранее. 

Результаты

В результате внедрения ЭДО компания смогла решить поставленные перед проектом задачи:

  • ускорилось внутреннее согласование документов: вместо нескольких дней теперь это занимает 1 сутки, однако, менять бизнес-процессы для этого не пришлось, — электронные документы удобно вписались в существующую схему работы документооборота, значительно упростив ее;
  • прохождение документа внутри компании стало прозрачным: всегда видно, на каком этапе согласования он находится;
  • уменьшилась нагрузка на сотрудников, задействованных в подготовке и отправке документов контрагентам.

Комментарии

Елена Васильева
Начальник финансово-экономического отдела ЗАО «БалтЦел»

Через систему Диадок бухгалтерия значительно быстрее, чем раньше, выписывает, согласовывает и отправляет контрагентам юридически значимые документы. Также хочется отметить, что исчезла необходимость обеспечивать место для постоянно растущего и весьма объемного бумажного архива

Игорь Рябченко
Руководитель отраслевых проектов ЭДО СКБ Контур

В настоящее время специалисты компании СКБ Контур планируют комплекс мероприятий по переводу на ЭДО контрагентов компании ЗАО «БалтЦел». Обычно для этих целей мы работаем в нескольких направлениях. Отправляем приглашения через сервис Контур. Диадок тем, кто уже пользуется услугами ЭДО для обмена документами с другими предприятиями. Клиентам, которые пока не перешли на ЭДО, рассылаем информационные письма вместе с закрывающими документами. Также мы проводим вебинары, семинары, очное обучение работе в Диадоке, создаем специальные разделы

Еще истории успеха