ООО «БМВ Русланд Трейдинг» (BMW Russland Trading OOO) – официальный дистрибьютор Группы BMW в России. Сегодня компания предлагает российским покупателям 20 моделей автомобилей BMW и более 100 различных модификаций. ООО «БМВ Русланд Трейдинг» обеспечивает немецкому автопроизводителю стабильный рост продаж в России и занимает лидирующие позиции на рынке в премиум-сегменте рынка. В 2013 году компания продала 44 871 автомобиль, что на 11,8% больше, чем в 2012. Одна из его приоритетных задач дистрибьютора — развитие дилерской сети, которая сегодня включает 65 центров.

Alternate Text

Задачи

Сделать работу с документами удобной

Главной задачей компании было уменьшение нагрузки на 6 сотрудников логистики и бухгалтерии, которые заняты в бумажном документообороте. Рост продаж привел к стабильному приросту исходящих первичных документов. Это приводило к дополнительной нагрузке на специалистов и приводило к тоннам документов на их столах.

Ускорить документооборот

Подготовка пакета документов внутри компании занимала 2-3 дня: распечатывание, подпись, сортировка и упаковка. Далее, за 3-4 дня, документы доставлялись дилерам. Таким образом, путь документов в одну сторону занимал порядка недели. Такой же срок требовался на их визирование в дилерском центре и возврат в компанию.

Снизить издержки на бумажный документооборот

Печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов стоит порядка 580 рублей. При ЭДО отправка одного документа составляет около 7 рублей.

Решение

Компания решила перевести в электронный вид счета-фактуры и накладные ТОРГ-12, которые она отправляет дилерам, и выбрала оператора СКБ Контур и его сервис Контур.Диадок. Главными аргументами в пользу Диадока стали:

  • широкое распространение Диадока среди автопроизводителей с разветвленной сетью дилерских центров;
  • готовые и программные интеграционные решения с большинством учетных и информационных систем;
  • простой интерфейс;
  • бесплатное бессрочное хранение документов в облачном архиве Диадока;
  • возможность массовой подписи и отправки документов.

Внедрение заняло 5 месяцев.

На первом этапе реализации проекта команда Диадока изучила действующие в компании процессы формирования и отправки документов, а также собрала основные требования и пожелания коллектива к ЭДО.

На втором этапе специалисты Диадока доработали «Диадок.Коннектор» для выгрузки документов в систему ЭДО и преобразования их в xml-формат, так как исходные документы компании — в Excel-формате. Затем команда Диадока совместно со специалистами «БМВ Русланд Трейдинг» протестировала систему и перевела сервис в промышленную эксплуатацию.

В результате документы компании через коннекторы выгружаются в Диадок, где автоматически распределяются по дилерским ящикам. Бухгалтеру остается только воспользоваться функцией массовой подписи. На отправку более 3 000 документов уходит примерно 30 минут.

Следующим шагом в развитии ЭДО для «БМВ Русланд Трейдинг» станет интеграция Диадока с корпоративной учетной системой SAP ERP версии 7.02 EHP5. Это позволит перевести в электронный вид документы логистического отдела и дистрибьюторского центра компании.

Результаты

Сегодня бухгалтерия «БМВ Русланд Трейдинг» формирует и отправляет электронные счета-фактуры и накладные ТОРГ-12. По этим типам документов в электронный вид переведено 95% документооборота с дилерами. Задачи, поставленные компанией, выполнены:

  • средний процент нагрузки по работе с документами на каждого из сотрудников снизился с 25 до 1% рабочего времени;
  • сегодня порядка 100 000 документов в год отправляются в дилерские центры в электронном виде;
  • обмен документами с дилерами автоматизирован, исключены этапы печати документов, ручной подписи, проставления печатей, почтовой отправки;
  • документы доставляются дилерам в день формирования и в этот же день могут вернуться с необходимыми подписями.

Комментарии

Егор Фомин
Специалист по документообороту Финансового департамента «БМВ Русланд Трейдинг»

Специалисты Диадока сопровождали проект на каждом этапе, предлагали идеи, всегда быстро реагировали на возникающие вопросы. Нам было приятно работать с этой профессиональной командой. Сейчас доставка документов дилерам занимает вместо недели всего 30 минут. Разница в удобстве и эффективности до и после ЭДО — просто колоссальная. Примечательно, что такой эффект достигнут даже без интеграции с нашей учетной системой.

Константин Козлов
Руководитель отраслевых проектов ЭДО, СКБ Контур

Особенностью проекта «БМВ Русланд Трейдинг» стала доработка коннектора для того, чтобы он мог преобразовывать документы из формата excel в xml. Коннектор конвертирует и выгружает документы, автоматически распределяет их адресатам в Диадоке. Единственное, что нужно сделать бухгалтеру на протяжении этого процесса — воспользоваться функцией массовой подписи.

Публикации: Cnews, РОСЭУ

Еще истории успеха