ЭДО с контрагентами

Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами

Прямой обмен документами

Контрагенты обмениваются документами через электронную почту или специальное решение. В этом случае оператора ЭДО привлекать не нужно. Организациям потребуется самостоятельно:

• настроить формирование электронных документов по установленным форматам ФНС России,
• договориться с контрагентами о прямом обмене электронными документами,
• заключить договор (дополнительное соглашение) о применении ЭДО с каждым бизнес-партнером,
• организовать техническую возможность для обмена документами,
• обеспечить безопасность обмена.

Главное ограничение при прямом обмене документами — передавать так счета-фактуры нельзя. Согласно требованиям Налогового кодекса РФ, обязательно применять квалифицированную электронную подпись и передавать счета-фактуры в электронном виде только через оператора ЭДО. Как третья сторона оператор фиксирует дату отправки и получения документа, проверяет подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи продавца и покупателя, сохраняет все служебные документы, подтверждающие факт отправки и получения.

Обмен через оператора электронного документооборота

Организации отправляют и принимают документы в системе электронного документооборота оператора ЭДО. Достаточно подключиться к готовому сервису и присоединиться к регламенту оператора. Это упрощает взаимодействие с контрагентами, так как за обмен документами отвечает оператор, который:

• получает все необходимые лицензии для работы в правовом поле,
• создает технологические возможности и соблюдает другие условия для законного обмена счетами-фактурами в электронном виде,
• поддерживает форматы, утвержденные налоговой для формализованных документов,
• уведомляет ФНС о присоединении новых участников к ЭДО,
• гарантирует безопасность передачи данных и защищает от перехвата документов,
• фиксирует действия с документами со стороны всех участников сделки. Если возникнет спор, данные от оператора могут стать доказательством в суде,
• хранит документы столько лет, сколько положено по законодательству.

Кроме того, оператор поддерживает клиентов в процессе запуска ЭДО, подключения контрагентов и работы в сервисе.

После того как организация выбрала оператора ЭДО, нужно направить ему заявление об участии в электронном документообороте. В Диадоке такое заявление сформируется автоматически. Когда новый пользователь попробует впервые отправить формализованный документ, система предложит подтвердить отправку заявления. Затем на основе заявления оператор готовит информационное сообщение и передает его в ФНС. Это нужно, чтобы оповестить налоговый орган о том, что компания обменивается с контрагентами документами в электронном виде. В будущем по требованию ФНС можно будет представить электронные документы.

Правила перехода на ЭДО с контрагентами

Договориться с контрагентом о переходе на ЭДО вы можете устно или зафиксировать ваше решение в виде договора либо дополнительного соглашения. Также согласием на обмен электронными документами считается действие контрагента, отражающее его волю установить правовые отношения. То есть фактически компании переходят на ЭДО друг с другом, когда обмениваются приглашениями и принимают их в сервисе.

Для работы в Диадоке достаточно зарегистрироваться в сервисе и подписать лицензионный договор. Так как для подписания используется КЭП, выполнять какие-то другие условия не нужно. Электронный документ, подписанный КЭП, признается юридически значимым на уровне федерального закона, п. 1 ст. 6 63-ФЗ.

С иностранными контрагентами тоже можно наладить электронный документооборот. Легитимность документов при международном ЭДО обеспечивается законом «Об электронной подписи» (ст. 7 63-ФЗ) и трехсторонним соглашением между российской компанией, ее иностранным контрагентом и оператором СКБ Контур о признании используемой электронной подписи. Представители российской компании подписывают документы КЭП, а их зарубежные партнеры — усиленной неквалифицированной электронной подписью. В итоге документы признаются юридически значимыми, вы сможете передать их в налоговую, таможенную службу или банк.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Когда контрагенты хотят детально описать условия взаимодействия через ЭДО, они готовят дополнительное соглашение. Подписать его можно в электронном виде через Диадок.

Как правило, организации прописывают порядок работы с электронными документами, указывают в соглашении обязательства сторон, типы передаваемых документов, правила использования электронной подписи и исключительные случаи, когда документы будут дублировать на бумаге.

Если вам нужен пример соглашения, скачайте образец.

С чего начать переход на электронный документооборот с контрагентами

Переход на новый формат взаимодействия с контрагентами начинается внутри организации. На подготовительном этапе вы можете внести изменения в учетную политику, ст. 8 402-ФЗ. Вы сами определяете, чем дополнить учетную политику. Рекомендуем обратить внимание на такие пункты:

• способ обмена электронными документами (прямой или с привлечением оператора),
• список документов, с которыми будете работать в электронном виде,
• вид электронной подписи,
• должности сотрудников с правом подписания электронной подписью,
• порядок хранения и представления в ФНС по запросу.

Когда вы прописали в учетной политике возможность использования электронных документов и регламент работы с ЭДО, выполните следующие шаги.

1. Составьте цепочку документооборота

Как вы работаете с документами на бумаге? Определите, кто из сотрудников согласовывает и подписывает документы, в каком порядке документы перемещаются между отделами. Эту же схему можно перевести в электронный формат.

Чаще всего при переходе с бумаги на ЭДО процесс удается оптимизировать. Например, благодаря автоматическому распределению документов в Диадоке из цепочки можно исключить их ручную сортировку. Процесс ускоряется, а ресурсы сотрудников идут на решение других важных задач.

2.Получите электронную подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) понадобится сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Приобрести КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Наверняка КЭП уже есть у бухгалтера или руководителя, если организация сдает налоговую отчетность в электронном виде.

3. Выберите оператора и способ работы с ЭДО

Чтобы выбрать оператора, в первую очередь узнайте, подключены ли ваши контрагенты к системе. В Диадоке для этого есть специальные инструменты: проверить контрагентов можно по ИНН и названию на сайте и в самом веб-сервисе. Удобно искать компании массово, загрузив таблицу Microsoft Excel со списком ИНН.

Убедитесь, что оператор поддерживает роуминг с подавляющим большинством других провайдеров и гарантирует безопасность данных. Компания с сертификатом аудита информационной безопасности, резервным копированием файлов, высоким уровнем SLA станет надежным партнером при обмене документами между контрагентами.

Вы хотите только получать документы или полноценно обмениваться ими? Выберите техническое решение исходя из ваших целей, предполагаемого объема электронного документооборота и типа учетной системы:

• Меньше 100 документов в месяц — подойдет веб-версия сервиса.
• Большой объем документов — установите готовый модуль Диадока, если пользуетесь 1С.
• Нужно индивидуальное решение — настройте интеграцию через коннекторы или API Диадока.
• Для интеграции с системой SAP ERP у Диадока есть сертифицированное решение.

4. Подключите контрагентов

Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно начать обмен электронными документами. Увеличить количество контрагентов, с которыми компания может перейти на ЭДО, позволит активация контрагентов со стороны оператора. Поэтому важно уточнить, предоставляет ли провайдер такую услугу.

В Диадоке есть отдел, который помогает ответственным лицам в компании подключить контрагентов. Для массового информирования о переходе на ЭДО вы сможете воспользоваться готовыми шаблонами электронных писем, новостей и баннеров на сайт вашей компании. Команда Диадока готова помогать и делиться другими полезными материалами, чтобы вы смогли пригласить и подключить как можно больше контрагентов к ЭДО. Чем больше связей у компании установлено, тем ощутимее выгоды от перехода на электронный документооборот.

Как пригласить контрагента к ЭДО

В Диадоке обмен документами возможен только после того, как обе стороны добавили друг друга в список контрагентов. Для этого нужно обменяться приглашениями.

Как принять приглашение

1. Перейдите на вкладку «Контрагенты» и выберите пункт «Приглашают вас». Если есть новые запросы от контрагентов, то напротив него будет какое-то число.

2. Наведите курсор на строку с нужной организацией и нажмите на кнопку «Принять приглашение». Организация будет добавлена в список ваших контрагентов.

3. Если вы не планируете обмениваться документами с этой организацией, нажмите на кнопку «Отказать». Контрагенту будет отправлен отказ в запросе, организация попадет в список «Заблокированные». Чтобы убрать контрагента из этого списка, ему нужно будет отправить новое приглашение.

Как отправить приглашение

1. На вкладке «Контрагенты» нажмите на «Поиск и приглашение». В строке поиска введите название или ИНН организации. Наведите курсор на нужную организацию и нажмите кнопку «Отправить приглашение».

2. Вы можете проверить сразу всех своих контрагентов, загрузив xls-файл со списком ИНН. Таблицу можно выгрузить из 1С или подготовить вручную. В сервисе есть подсказки, следуйте им.

3. На открывшейся странице с результатами проверки организации будут сгруппированы по признаку работы в сервисе: работают в Диадоке, есть доступ, не подключены. Приглашения можно отправить сразу всем организациям, нажав на кнопку «Пригласить все», либо выбрать нужные. После того как организации примут приглашения, они появятся в разделе «Ваши контрагенты».

Как происходит работа с приглашениями, посмотрите в нашем видео с конференции DiadocDay:

Вопрос-ответ