Электронный кадровый документооборот

Полноценная законодательная база для кадрового электронного документооборота (КЭДО) в России сформировалась, когда в Трудовом кодексе появились новые статьи — они разрешили компаниям создавать и подписывать документы в электронном формате без дублирования на бумаге. О том, как КЭДО развивается в России сейчас и какие преимущества дает переход на электронный документооборот в кадрах, расскажем в статье.

На одного сотрудника компании в среднем создается от 14 до 89 различных кадровых документов в год. Мы посчитали, что российские компании тратят больше 9 тысяч руб. за год, чтобы получить все необходимые подписи с одного сотрудника. А кадровик ежегодно собирает вручную около 30 тысяч подписей на бумажных документах.

Отдел кадров каждый раз готовит приказ, когда сотрудник уходит в отпуск или отправляется в командировку. Приказы нужны при увольнении и приеме на работу, перемещении по службе, вознаграждениях или взысканиях. Подписи требуются на изменениях к трудовому договору.

Кроме того, существуют массовые документы, которые касаются всех сотрудников или определенных подразделений: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

В российском трудовом законодательстве закреплено более 80 типов документов, связанных с работой. При этом срок хранения у некоторых из них гораздо больше, чем у бухгалтерских. Например, у приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда — 75 или 50 лет, в зависимости от даты создания (до 2003 года или позже), у актов несчастных случаев и журнала учета инструктажей — 45 лет.

Количество кадровых документов, образующихся в компании за год, необходимость долговременного хранения и рост популярности удаленного режима работы — основные предпосылки к переходу на электронный формат. Законодательная база кадрового ЭДО уже сформировалась и продолжает активно развиваться, поэтому КЭДО становится все более доступным для российских работодателей.

В чем суть перехода на электронные кадровые документы

Электронные кадровые документы — цифровые аналоги бумажных. Они заменяют документы, оформленные на традиционных носителях, то есть дублировать их на бумаге не нужно.

Когда организация переходит на КЭДО, работа с документами выглядит так: кадровая служба оформляет их в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Приходить лично в отдел кадров уже не нужно. Представитель работодателя и сотрудники ставят на документ электронные подписи.

Электронные кадровые документы считаются юридически значимыми, если они составлены с учетом действующего законодательства:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3);  
• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов».

Кадровый ЭДО в России — с чего все начиналось

Сейчас в России уже есть нормативно-правовая база для КЭДО, она продолжает развиваться и дополняться. Но законодательство для кадрового ЭДО окончательно сформировалось не так давно. Все началось с эксперимента Минтруда — для этого в 2017 году при министерстве была сформирована рабочая группа. В период с 2017 по 2021 год Минтруд запустил три кадровых эксперимента для работодателей. Один из них относился к электронной проверке кадровых документов, а два других затрагивали обмен кадровыми документами. 

К первым пилотным проектам привлекали только пару десятков крупных российских компаний, которые при обмене электронными документами с сотрудниками должны были создавать бумажные версии.

Третий и последний эксперимент завершился 15 ноября 2021 года. На этом этапе компании могли принять участие уже по желанию, а дублировать электронные документы на бумаге не понадобилось вовсе. К последнему эксперименту подключился 381 работодатель. Перечень документов тоже расширился. Третий эксперимент распространился на все документы, связанные с работой (кроме трудовых книжек). 

По итогам трех экспериментов Минтруда закрепил в Трудовом кодексе определение кадрового документооборота в сфере трудовых отношений и создал полноценную законодательную базу для ЭДО в кадрах. Так в Трудовом кодексе появились новые статьи 22.1–22.3, которые утвердил Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. 

Эти статьи разрешили вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования на бумаге, урегулировали порядок перевода сотрудников на ЭДО и установили правила использования разных видов электронной подписи. Подробно о нововведениях мы писали в статье.

Для массового введения кадрового ЭДО были и другие предпосылки: изменения в Трудовом кодексе, касающиеся дистанционных сотрудников, и введение электронных трудовых книжек.

• Сначала кадровый электронный документооборот был легализован для удаленных сотрудников. 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу, по которым дистанционные и удаленные сотрудники стали одним и тем же. С этого момента они получили возможность использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись при подписании трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. 
• Еще одним шагом к массовому внедрению КЭДО был переход на электронные трудовые книжки. К 1 января 2021 года работники должны были выбрать, хотят ли они оставить книжку в бумажном виде или перевести ее в электронный формат. А тем, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года, стали сразу заводить электронную трудовую без возможности выбора бумажной версии. Это нововведение было направлено на снижение риска утери сведений о трудовом стаже. Вместе с электронными трудовыми появилась возможность отслеживать на сайте ПФР, как работодатель перечисляет страховые взносы, и быстрее получать сведения для оформления визы, загранпаспорта или банковского кредита.

Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)

Теперь КЭДО полноценно регулируется Трудовым кодексом. Статьи 22.1–22.3 определяют порядок внедрения и ведения кадрового электронного документооборота для сотрудников на местах. А статья 49.1 устанавливает правила кадрового ЭДО для дистанционных работников. 

Переходить на КЭДО пока не обязательно — каждая организация и любой сотрудник внутри компании принимает решение о переходе самостоятельно. Но законодательная база кадрового ЭДО продолжает активно развиваться и пополняться новыми обязательными требованиями для электронных документов. 

С 1 марта 2023 вступил в силу Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов». Приказ установил новые обязательные форматы для электронных документов в кадровом делопроизводстве. Раньше файл кадрового электронного документа (КЭД) мог быть любого типа — PDF, Word, JPEG, теперь это обязательно должна быть совокупность из трех файлов: основной части в PDF, электронной подписи в SGN и описания документа в XML. Об этом мы писали в новости.

Подобные требования позволяют Минтруду постепенно цифровизировать сферу кадрового ЭДО для более быстрой и эффективной проверки данных на наличие правонарушений. Чем больше требований к единообразию электронных документов, тем выше вероятность, что в скором времени государственные сервисы перестанут принимать некоторые формы документов в неактуальных форматах или бумажном виде. Это значит, что обязательный переход на КЭДО в перспективе ближайших лет вполне возможен. 

Похожая ситуация с переходом от добровольного использования к обязательному уже происходила в сфере электронного документооборота с контрагентами. Сначала обмен счетами-фактурами между компаниями мог проходить как в бумажном, так и в электронном виде. Но в ноябре 2020 года вышел Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ, который внес правки в Налоговый кодекс и установил новые требования для отдельных категорий товаров. 371-ФЗ обязал организации выставлять электронные счета-фактуры по всем операциям, подлежащим прослеживаемости. То есть обмен электронными счетами-фактурами по прослеживаемым товарами перестал быть добровольным на законодательном уровне. 

Как скоро кадровый ЭДО в России станет обязательным, пока неизвестно. Но уже сейчас сервисы для КЭДО готовы оперативно реагировать и поддерживать новые требования законодательства. Так, Контур.КЭДО стал первым интегратором, который поддержал требования Минтруда к составу и форматам документов и обновил функциональность сервиса с учетом обновлений в марте 2023 года. 

Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид

В кадровом документообороте участвуют абсолютно все сотрудники в организации. И для каждой роли преимущества от перехода на КЭДО будут свои.

Для руководства компании

• Сокращение затрат на кадровый процесс.
• Быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников.
• Сокращение вероятности штрафов и репутационных рисков.

Для кадровой службы

• Снижение трудозатрат и высвобождение времени.
• Возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, SAP, БОСС-Кадровик и любой другой.
• Онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками.
• Быстрая передача данных в бухгалтерию для расчетов.
• Надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.

Для сотрудников

• Подписание документов с компьютера или смартфона.
• Получение и отправка в удобное время без посещения отдела кадров.
• Оперативный поиск документов — договор или инструкцию легко найти в телефоне.

Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота

Каждый бумажный документ проходит большой путь, прежде чем попадет в архив. Разберем этапы на примере инструкции по пожарной безопасности. Специалист по кадрам создает документ, передает его на подписание руководству, затем собирает подписи сотрудников. Чтобы компания не получила штраф, ознакомиться с документом должны все работники. Кадровик проверяет по длинным спискам, кто не подписал бумагу, напоминает лично или через непосредственного руководителя. Если компания крупная, то за каждым кадровиком закреплено в среднем 300 сотрудников, ежемесячно он должен контролировать подписание тысяч документов.

Самая важная задача при переходе на кадровый ЭДО — перенести все процессы и цепочки согласования в онлайн и в результате упростить кадровый документооборот. В КЭДО для этого есть возможности:

• Модуль для интеграции с системой кадрового учета предприятия.
• Личный кабинет для каждого сотрудника. 
• Автоматизированные маршруты согласования документов.
• Контроль за подписанием и согласованием с любого устройства.
• Круглосуточная техподдержка.
• Шаблоны документов.
• Электронный архив.

Если нужна интеграция, внедрение КЭДО может занять до одного месяца. Чтобы начать работать через веб-сервис, хватит пяти рабочих дней. Обычно интеграцию настраивают, чтобы специалисты кадровой службы экономили время: если работать с ЭДО там же, где и рождаются документы, а не загружать их из другой системы, то это в разы ускоряет процесс и избавляет от ошибок. Исходящие документы кадровик создает и отправляет в привычной ему программе учета, там же проверяет статусы в режиме онлайн. На основании входящих создает документы в программе кадрового учета.

Рассмотрим пример. Сотрудник подает заявление на отпуск через веб-сервис, руководитель согласует его в мобильном приложении. На основании подписанного заявления кадровик в учетной системе создает приказ на отпуск и сразу же передает его в бухгалтерию для начисления отпускных. Документы не нужно больше печатать, нести на подпись, напоминать о необходимости подписать — КЭДО придется сначала настроить, но в результате специалисты кадровой службы будут экономить ежемесячно часы и даже дни рабочего времени.

Как переводить в ЭДО конкретные процессы

Продолжим пример с отпуском. В системе КЭДО можно выстроить процесс так, как нужно вам. По опыту наших клиентов, даже подача заявления на отпуск может происходить по-разному. В одном случае заявление на отпуск сотрудник отправляет руководителю на согласование, потом оно попадает в кадровую службу. В другом случае, наоборот, сначала заявление проверяет кадровик и только после этого подпись ставит руководитель. Возможен третий вариант, когда уведомление о времени начала отпуска формируется автоматически на основании графика отпусков и отправляется сотруднику. Он может поменять даты в сервисе или пойти в отпуск по графику.

Если у вас бизнес-процесс происходит по другому сценарию, его тоже можно реализовать. При внедрении КЭДО команда Контура учитывает индивидуальные особенности кадрового документооборота в вашей компании. О том, как выбрать систему кадрового ЭДО, рассказываем в нашем материале.    

Стоимость внедрения КЭДО

Стоимость зависит от выбранного решения: веб-сервис или интеграция. Также на цену повлияет количество сотрудников.

С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО

Внедрение КЭДО чаще всего проходит в несколько этапов. Ниже пять шагов для перехода на электронные кадровые документы.

1. Определите куратора проекта со стороны компании, в Контуре вас будет поддерживать менеджер проекта.
2. Выберите, какие типы документов будете пересылать в первую очередь.
3. Мы вместе протестируем отправку нескольких видов документов через веб-интерфейс, запустим маршруты согласования документов и обучим специалистов отдела кадров.
4. Настроим интеграцию с кадровой системой компании.
5. Переходите на плановую нагрузку: постепенно переводите в электронный вид все виды документов и подключите остальных сотрудников.

Для перехода на КЭДО понадобится подготовить нормативно-методическую базу: создать положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи и при необходимости внести изменения в коллективный договор и другие локальные нормативные акты, составить соглашения об ЭДО с работниками.

В Контур.КЭДО есть все необходимые шаблоны локальных нормативных актов. В сервисе они доступны бесплатно — их нужно только скачать и внести свои данные. 

Подключить кадровый электронный документооборот может любая компания. КЭДО особенно поможет организациям, которые имеют большой штат сотрудников и филиалы в разных городах. 

Вопрос-ответ