Если в компании есть хотя бы один работник, появляется обязанность вести кадровый учет. В крупных организациях ежегодно оформляются тысячи кадровых документов. В среднем на одного работающего сотрудника создается от 14 до 89 различных документов в год.
Содержание
- Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
- В чем суть перехода на электронные кадровые документы
- Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)
- Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид
- Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота
- Как переводить в ЭДО конкретные процессы
- Стоимость внедрения КЭДО
- С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО
Настройте ЭДО в кадрах и упростите работу с большим объемом документов
Это не только трудовой договор и изменения к нему. Отдел кадров каждый раз готовит приказ, когда сотрудник уходит в отпуск или отправляется в командировку. Приказы нужны при увольнении и приеме на работу, перемещении по службе, вознаграждениях или взысканиях.
Кроме того, существуют массовые документы, которые касаются всех сотрудников или определенных подразделений: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.
Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
В российском трудовом законодательстве закреплено более 80 типов документов, связанных с работой. При этом срок хранения у некоторых из них гораздо больше, чем у бухгалтерских. Например, у приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда — 75 или 50 лет, в зависимости от даты создания (до 2003 года или позже), у актов несчастных случаев и журнала учета инструктажей — 45 лет.
Количество кадровых документов, образующихся в компании за год, необходимость долговременного хранения и рост популярности удаленного режима работы — основные предпосылки к переходу на электронный формат. Законодательство активно развивается, поэтому кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится доступным для российских работодателей.
В чем суть перехода на электронные кадровые документы
Электронные кадровые документы — цифровые аналоги бумажных. Они заменяют документы, оформленные на традиционных носителях, то есть дублировать их на бумаге не нужно.
Когда организация переходит на КЭДО, работа с документами выглядит так: кадровая служба оформляет их в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Приходить лично в отдел кадров уже не нужно. Представитель работодателя и сотрудники ставят на документ электронные подписи.
Электронные кадровые документы считаются юридически значимыми, если они составлены с учетом действующего законодательства:
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Трудовой кодекс РФ;
- Федеральный закон № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде
Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)
Сейчас в России активно формируется нормативно-правовая база для КЭДО. В 2017 году при Минтруде была сформирована рабочая группа. В период с 2017 до 2020 года Минтруд запустил три кадровых эксперимента для работодателей. Один из них относился к электронной проверке кадровых документов, а два других затрагивают обмен кадровыми документами.
К первым пилотным проектам привлекали только пару десятков крупных российских компаний, которые при обмене электронными документами с сотрудниками должны были создавать бумажные версии.
В третий эксперимент организации могли вступить уже по желанию, а дублировать электронные документы на бумаге не понадобилось. В этот раз участников намного больше — к добровольному эксперименту подключился 381 работодатель. Перечень документов тоже расширился. Третий эксперимент распространяется на все документы, связанные с работой (кроме трудовых книжек). Срок окончания эксперимента — 15 ноября 2021 года. Используя промежуточные результаты эксперимента, рабочая группа при Минтруде сформировала поправки к трудовому законодательству.
Эксперты ожидают, что после окончания эксперимента в Трудовом кодексе появится понятие электронного взаимодействия в сфере трудовых отношений, будут закреплены порядок перевода сотрудников на электронные документы и правила использования электронной подписи. Также на уровне закона должны быть решены вопросы хранения электронных кадровых документов и обеспечения их юридической силы при длительном хранении, даже когда закончится срок действия сертификата электронной подписи. Самый важный вопрос, который волнует всех участников пилотного проекта, — станут ли электронные кадровые документы законными для всех.
Переходите на КЭДО и легко передавайте документы удаленным сотрудникам
Кадровый электронный документооборот уже легализован для удаленных сотрудников. С 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу. Теперь дистанционные и удаленные сотрудники — одно и то же. Они могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись при подписании трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, главное — закрепить это в локальном нормативном акте. Дублировать документы на бумаге требуется, только когда об этом просит сам сотрудник.
Еще один шаг к массовому внедрению КЭДО — переход на электронные трудовые книжки. К 1 января 2021 года работники должны были выбрать, хотят ли они оставить книжку в бумажном виде или перевести ее в электронный формат. Тем, кто впервые устраивается на работу, заведут сразу электронную трудовую. Это нововведение должно помочь минимизировать риск утери сведений о трудовом стаже, а также отслеживать на сайте ПФР, как работодатель перечисляет страховые взносы, и быстрее получать сведения для оформления визы, загранпаспорта или банковского кредита.
Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид
В кадровом документообороте участвуют абсолютно все сотрудники в организации. И для каждой роли преимущества от перехода на КЭДО будут свои.
Для руководства компании
- Сокращение затрат на кадровый процесс.
- Быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников.
- Сокращение вероятности штрафов и репутационных рисков.
Для кадровой службы
- Снижение трудозатрат и высвобождение времени.
- Возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, SAP, БОСС-Кадровик и любой другой.
- Онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками.
- Быстрая передача данных в бухгалтерию для расчетов.
- Надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.
Для сотрудников
- Подписание документов с компьютера или смартфона.
- Получение и отправка в удобное время без посещения отдела кадров.
- Оперативный поиск документов — договор или инструкцию легко найти в телефоне.
Сделайте взаимодействие с сотрудниками проще и удобнее благодаря КЭДО
Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота
Каждый бумажный документ проходит большой путь, прежде чем попадет в архив. Разберем этапы на примере инструкции по пожарной безопасности. Специалист по кадрам создает документ, передает его на подписание руководству, затем собирает подписи сотрудников. Чтобы компания не получила штраф, ознакомиться с документом должны все работники. Кадровик проверяет по длинным спискам, кто не подписал бумагу, напоминает лично или через непосредственного руководителя. Если компания крупная, то за каждым кадровиком закреплено в среднем 300 сотрудников, ежемесячно он должен контролировать подписание тысяч документов.
Самая важная задача при переходе на КЭДО — перенести все процессы и цепочки согласования в онлайн и в результате упростить кадровый документооборот. В Диадоке для этого есть возможности:
- Модуль для интеграции с системой кадрового учета предприятия.
- Создание личного кабинета каждому сотруднику.
- Маршруты согласования для автоматического перемещения документов внутри компании.
- Электронный архив.
Если нужна интеграция, внедрение КЭДО может занять от 1,5 до 3 месяцев. Чтобы начать работать через веб-сервис, хватит пяти рабочих дней. Обычно интеграцию настраивают, чтобы специалисты кадровой службы экономили время: если работать с ЭДО там же, где и рождаются документы, а не загружать их из другой системы, то это в разы ускоряет процесс и избавляет от ошибок. Исходящие документы кадровик создает и отправляет в привычной ему программе учета, там же проверяет статусы в режиме онлайн. На основании входящих создает документы в программе кадрового учета.
Рассмотрим пример. Сотрудник подает заявление на отпуск через веб-сервис, руководитель согласует его в мобильном приложении. На основании подписанного заявления кадровик в учетной системе создает приказ на отпуск и сразу же передает его в бухгалтерию для начисления отпускных. Документы не нужно больше печатать, нести на подпись, напоминать о необходимости подписать — КЭДО придется сначала настроить, но в результате специалисты кадровой службы будут экономить ежемесячно часы и даже дни рабочего времени.
Проконсультируем по вопросам внедрения и подключим КЭДО
Как переводить в ЭДО конкретные процессы
Продолжим пример с отпуском. В системе КЭДО можно выстроить процесс так, как нужно вам. По опыту наших клиентов, даже подача заявления на отпуск может происходить по-разному. В одном случае заявление на отпуск сотрудник отправляет руководителю на согласование, потом оно попадает в кадровую службу. В другом случае, наоборот, сначала заявление проверяет кадровик и только после этого подпись ставит руководитель. Возможен третий вариант, когда уведомление о времени начала отпуска формируется автоматически на основании графика отпусков и отправляется сотруднику. Он может поменять даты в сервисе или пойти в отпуск по графику.
Если у вас бизнес-процесс происходит по другому сценарию, его тоже можно реализовать. При внедрении КЭДО команда Диадока учитывает индивидуальные особенности кадрового документооборота в вашей компании.
Стоимость внедрения КЭДО
Стоимость зависит от выбранного решения: веб-сервис или интеграция. Также на цену повлияет количество сотрудников.
С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО
Внедрение КЭДО чаще всего проходит в несколько этапов. Ниже пять шагов для перехода на электронные кадровые документы.
- Определите куратора проекта со стороны компании, в Контуре вас будет поддерживать менеджер проекта.
- Выберите, какие типы документов будете пересылать в первую очередь.
- Мы вместе протестируем отправку нескольких видов документов через веб-интерфейс, запустим маршруты согласования документов и обучим специалистов отдела кадров.
- Настроим интеграцию с кадровой системой компании.
- Переходите на плановую нагрузку: планомерно переводите в электронный вид все запланированные виды документов и подключаете остальных сотрудников.
Для перехода на КЭДО понадобится подготовить нормативно-методическую базу: создать положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи и при необходимости внести изменения в коллективный договор и другие локальные нормативные акты, составить соглашения об ЭДО с работниками.
Подключить кадровый электронный документооборот могут участники государственного эксперимента по 122-ФЗ, все компании с удаленными сотрудниками, а также организации с обычными сотрудниками при определенных условиях (пандемия, стихийные бедствия, решение властей о переводе на удаленную работу).
Для обмена электронными документами с контрагентами используйте Диадок. Это законно, надежно и безопасно