Полноценная законодательная база для кадрового электронного документооборота (КЭДО) в России сформировалась, когда в Трудовом кодексе появились новые статьи — они разрешили компаниям создавать и подписывать документы в электронном формате без дублирования на бумаге. О том, как КЭДО развивается в России сейчас и какие преимущества дает переход на электронный документооборот в кадрах, расскажем в статье.
В этой статье:
- Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
- В чем суть перехода на электронные кадровые документы
- Кадровый ЭДО в России — с чего все начиналось
- Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)
- Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид
- Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота
- Как переводить в ЭДО конкретные процессы
- Стоимость внедрения КЭДО
- С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО
- Вопрос-ответ

На одного сотрудника компании в среднем создается от 14 до 89 различных кадровых документов в год. Мы посчитали, что российские компании тратят больше 9 тысяч руб. за год, чтобы получить все необходимые подписи с одного сотрудника. А кадровик ежегодно собирает вручную около 30 тысяч подписей на бумажных документах.
Отдел кадров каждый раз готовит приказ, когда сотрудник уходит в отпуск или отправляется в командировку. Приказы нужны при увольнении и приеме на работу, перемещении по службе, вознаграждениях или взысканиях. Подписи требуются на изменениях к трудовому договору.
Кроме того, существуют массовые документы, которые касаются всех сотрудников или определенных подразделений: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.
Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
В российском трудовом законодательстве закреплено более 80 типов документов, связанных с работой. При этом срок хранения у некоторых из них гораздо больше, чем у бухгалтерских. Например, у приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда — 75 или 50 лет, в зависимости от даты создания (до 2003 года или позже), у актов несчастных случаев и журнала учета инструктажей — 45 лет.
Количество кадровых документов, образующихся в компании за год, необходимость долговременного хранения и рост популярности удаленного режима работы — основные предпосылки к переходу на электронный формат. Законодательная база кадрового ЭДО уже сформировалась и продолжает активно развиваться, поэтому КЭДО становится все более доступным для российских работодателей.
В чем суть перехода на электронные кадровые документы
Электронные кадровые документы — цифровые аналоги бумажных. Они заменяют документы, оформленные на традиционных носителях, то есть дублировать их на бумаге не нужно.
Когда организация переходит на КЭДО, работа с документами выглядит так: кадровая служба оформляет их в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Приходить лично в отдел кадров уже не нужно. Представитель работодателя и сотрудники ставят на документ электронные подписи.
Электронные кадровые документы считаются юридически значимыми, если они составлены с учетом действующего законодательства:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3);
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов».
Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде
Кадровый ЭДО в России — с чего все начиналось
Сейчас в России уже есть нормативно-правовая база для КЭДО, она продолжает развиваться и дополняться. Но законодательство для кадрового ЭДО окончательно сформировалось не так давно. Все началось с эксперимента Минтруда — для этого в 2017 году при министерстве была сформирована рабочая группа. В период с 2017 по 2021 год Минтруд запустил три кадровых эксперимента для работодателей. Один из них относился к электронной проверке кадровых документов, а два других затрагивали обмен кадровыми документами.
К первым пилотным проектам привлекали только пару десятков крупных российских компаний, которые при обмене электронными документами с сотрудниками должны были создавать бумажные версии.
Третий и последний эксперимент завершился 15 ноября 2021 года. На этом этапе компании могли принять участие уже по желанию, а дублировать электронные документы на бумаге не понадобилось вовсе. К последнему эксперименту подключился 381 работодатель. Перечень документов тоже расширился. Третий эксперимент распространился на все документы, связанные с работой (кроме трудовых книжек).
По итогам трех экспериментов Минтруда закрепил в Трудовом кодексе определение кадрового документооборота в сфере трудовых отношений и создал полноценную законодательную базу для ЭДО в кадрах. Так в Трудовом кодексе появились новые статьи 22.1–22.3, которые утвердил Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ.
Эти статьи разрешили вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования на бумаге, урегулировали порядок перевода сотрудников на ЭДО и установили правила использования разных видов электронной подписи. Подробно о нововведениях мы писали в статье.
Переходите на КЭДО и легко передавайте документы удаленным сотрудникам
Для массового введения кадрового ЭДО были и другие предпосылки: изменения в Трудовом кодексе, касающиеся дистанционных сотрудников, и введение электронных трудовых книжек.
- Сначала кадровый электронный документооборот был легализован для удаленных сотрудников. 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу, по которым дистанционные и удаленные сотрудники стали одним и тем же. С этого момента они получили возможность использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись при подписании трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам.
- Еще одним шагом к массовому внедрению КЭДО был переход на электронные трудовые книжки. К 1 января 2021 года работники должны были выбрать, хотят ли они оставить книжку в бумажном виде или перевести ее в электронный формат. А тем, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года, стали сразу заводить электронную трудовую без возможности выбора бумажной версии. Это нововведение было направлено на снижение риска утери сведений о трудовом стаже. Вместе с электронными трудовыми появилась возможность отслеживать на сайте ПФР, как работодатель перечисляет страховые взносы, и быстрее получать сведения для оформления визы, загранпаспорта или банковского кредита.
Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)
Теперь КЭДО полноценно регулируется Трудовым кодексом. Статьи 22.1–22.3 определяют порядок внедрения и ведения кадрового электронного документооборота для сотрудников на местах. А статья 49.1 устанавливает правила кадрового ЭДО для дистанционных работников.
Переходить на КЭДО пока не обязательно — каждая организация и любой сотрудник внутри компании принимает решение о переходе самостоятельно. Но законодательная база кадрового ЭДО продолжает активно развиваться и пополняться новыми обязательными требованиями для электронных документов.
С 1 марта 2023 вступил в силу Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов». Приказ установил новые обязательные форматы для электронных документов в кадровом делопроизводстве. Раньше файл кадрового электронного документа (КЭД) мог быть любого типа — PDF, Word, JPEG, теперь это обязательно должна быть совокупность из трех файлов: основной части в PDF, электронной подписи в SGN и описания документа в XML. Об этом мы писали в новости.
Подобные требования позволяют Минтруду постепенно цифровизировать сферу кадрового ЭДО для более быстрой и эффективной проверки данных на наличие правонарушений. Чем больше требований к единообразию электронных документов, тем выше вероятность, что в скором времени государственные сервисы перестанут принимать некоторые формы документов в неактуальных форматах или бумажном виде. Это значит, что обязательный переход на КЭДО в перспективе ближайших лет вполне возможен.
Похожая ситуация с переходом от добровольного использования к обязательному уже происходила в сфере электронного документооборота с контрагентами. Сначала обмен счетами-фактурами между компаниями мог проходить как в бумажном, так и в электронном виде. Но в ноябре 2020 года вышел Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ, который внес правки в Налоговый кодекс и установил новые требования для отдельных категорий товаров. 371-ФЗ обязал организации выставлять электронные счета-фактуры по всем операциям, подлежащим прослеживаемости. То есть обмен электронными счетами-фактурами по прослеживаемым товарами перестал быть добровольным на законодательном уровне.
Как скоро кадровый ЭДО в России станет обязательным, пока неизвестно. Но уже сейчас сервисы для КЭДО готовы оперативно реагировать и поддерживать новые требования законодательства. Так, Контур.КЭДО стал первым интегратором, который поддержал требования Минтруда к составу и форматам документов и обновил функциональность сервиса с учетом обновлений в марте 2023 года.
Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид
В кадровом документообороте участвуют абсолютно все сотрудники в организации. И для каждой роли преимущества от перехода на КЭДО будут свои.
Для руководства компании
- Сокращение затрат на кадровый процесс.
- Быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников.
- Сокращение вероятности штрафов и репутационных рисков.
Для кадровой службы
- Снижение трудозатрат и высвобождение времени.
- Возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, SAP, БОСС-Кадровик и любой другой.
- Онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками.
- Быстрая передача данных в бухгалтерию для расчетов.
- Надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.
Для сотрудников
- Подписание документов с компьютера или смартфона.
- Получение и отправка в удобное время без посещения отдела кадров.
- Оперативный поиск документов — договор или инструкцию легко найти в телефоне.
Сделайте взаимодействие с сотрудниками проще и удобнее благодаря КЭДО
Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота
Каждый бумажный документ проходит большой путь, прежде чем попадет в архив. Разберем этапы на примере инструкции по пожарной безопасности. Специалист по кадрам создает документ, передает его на подписание руководству, затем собирает подписи сотрудников. Чтобы компания не получила штраф, ознакомиться с документом должны все работники. Кадровик проверяет по длинным спискам, кто не подписал бумагу, напоминает лично или через непосредственного руководителя. Если компания крупная, то за каждым кадровиком закреплено в среднем 300 сотрудников, ежемесячно он должен контролировать подписание тысяч документов.
Самая важная задача при переходе на кадровый ЭДО — перенести все процессы и цепочки согласования в онлайн и в результате упростить кадровый документооборот. В КЭДО для этого есть возможности:
- Модуль для интеграции с системой кадрового учета предприятия.
- Личный кабинет для каждого сотрудника.
- Автоматизированные маршруты согласования документов.
- Контроль за подписанием и согласованием с любого устройства.
- Круглосуточная техподдержка.
- Шаблоны документов.
- Электронный архив.
Если нужна интеграция, внедрение КЭДО может занять до одного месяца. Чтобы начать работать через веб-сервис, хватит пяти рабочих дней. Обычно интеграцию настраивают, чтобы специалисты кадровой службы экономили время: если работать с ЭДО там же, где и рождаются документы, а не загружать их из другой системы, то это в разы ускоряет процесс и избавляет от ошибок. Исходящие документы кадровик создает и отправляет в привычной ему программе учета, там же проверяет статусы в режиме онлайн. На основании входящих создает документы в программе кадрового учета.
Рассмотрим пример. Сотрудник подает заявление на отпуск через веб-сервис, руководитель согласует его в мобильном приложении. На основании подписанного заявления кадровик в учетной системе создает приказ на отпуск и сразу же передает его в бухгалтерию для начисления отпускных. Документы не нужно больше печатать, нести на подпись, напоминать о необходимости подписать — КЭДО придется сначала настроить, но в результате специалисты кадровой службы будут экономить ежемесячно часы и даже дни рабочего времени.
Проконсультируем по вопросам внедрения и подключим КЭДО
Как переводить в ЭДО конкретные процессы
Продолжим пример с отпуском. В системе КЭДО можно выстроить процесс так, как нужно вам. По опыту наших клиентов, даже подача заявления на отпуск может происходить по-разному. В одном случае заявление на отпуск сотрудник отправляет руководителю на согласование, потом оно попадает в кадровую службу. В другом случае, наоборот, сначала заявление проверяет кадровик и только после этого подпись ставит руководитель. Возможен третий вариант, когда уведомление о времени начала отпуска формируется автоматически на основании графика отпусков и отправляется сотруднику. Он может поменять даты в сервисе или пойти в отпуск по графику.
Если у вас бизнес-процесс происходит по другому сценарию, его тоже можно реализовать. При внедрении КЭДО команда Контура учитывает индивидуальные особенности кадрового документооборота в вашей компании. О том, как выбрать систему кадрового ЭДО, рассказываем в нашем материале.
Стоимость внедрения КЭДО
Стоимость зависит от выбранного решения: веб-сервис или интеграция. Также на цену повлияет количество сотрудников.
С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО
Внедрение КЭДО чаще всего проходит в несколько этапов. Ниже пять шагов для перехода на электронные кадровые документы.
- Определите куратора проекта со стороны компании, в Контуре вас будет поддерживать менеджер проекта.
- Выберите, какие типы документов будете пересылать в первую очередь.
- Мы вместе протестируем отправку нескольких видов документов через веб-интерфейс, запустим маршруты согласования документов и обучим специалистов отдела кадров.
- Настроим интеграцию с кадровой системой компании.
- Переходите на плановую нагрузку: постепенно переводите в электронный вид все виды документов и подключите остальных сотрудников.
Для перехода на КЭДО понадобится подготовить нормативно-методическую базу: создать положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи и при необходимости внести изменения в коллективный договор и другие локальные нормативные акты, составить соглашения об ЭДО с работниками.
В Контур.КЭДО есть все необходимые шаблоны локальных нормативных актов. В сервисе они доступны бесплатно — их нужно только скачать и внести свои данные.
Подключить кадровый электронный документооборот может любая компания. КЭДО особенно поможет организациям, которые имеют большой штат сотрудников и филиалы в разных городах.
Для обмена электронными документами с контрагентами используйте Диадок. Это законно, надежно и безопасно
Вопрос-ответ
Кадровое делопроизводство (КДП) — деятельность, направленная на выстраивание качественной работы с кадровыми документами. Существует несколько видов кадровой документации:
- первичные кадровые документы по учету личного состава,
- внутренние нормативные акты по труду,
- документация по охране труда и безопасности.
Чтобы начать электронный документооборот (ЭДО) внутри организации, нужно:
- Определить, какие процессы и типы документов будут переведены систему ЭДО.
- Составить дорожную карту, назначить ответственного.
- Выбрать систему ЭДО.
- Подготовить нормативную базу внутри компании — внести необходимые изменения, сформировать обязательные локальные нормативные акты.
- Провести техническую подготовку перед стартом проекта: проверить оборудование и ПО, выпустить электронные подписи.
- Протестировать решение.
- Обучить сотрудников.
- Запустить систему ЭДО в промышленную эксплуатацию.
После можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать электронные документы.
С ноября 2021 года работодателям разрешено вести кадровый документооборот в системах ЭДО. Большинство документов не требуют дублирования на бумаге. Исключение закон делает только для приказов об увольнении, актов о несчастном случае на производстве, журналов регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
Со всеми остальными кадровыми документами можно работать через ЭДО и подписывать их электронной подписью.
В список обязательных кадровых документов входят:
- трудовые договоры,
- личные карточки и трудовые книжки сотрудников,
- правила внутреннего трудового распорядка,
- положение об оплате труда,
- расчетный лист и документ, утверждающий его формы,
- штатное расписание и графики отпусков,
- положение о персональных данных,
- согласия сотрудников на обработку персональных данных,
- табель учета рабочего времени,
- приказы.
Чтобы перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО), необходимо:
- Выбрать перечень документов, которые будут переведены в электронный вид, определить, в каких подразделениях сначала запустите КЭДО и какие подключите позже.
- Подготовить локальные нормативные акты: положение и соглашение об ЭДО, регламент по использованию электронных подписей.
- Получить письменное согласие о переходе на КЭДО от работников.
- Создать инструкции.
- Выпустить электронные подписи, подключить систему КЭДО.
Удобнее всего, когда проект внедрения КЭДО курирует выделенный сотрудник или рабочая группа.
Для эффективной работы нагрузка на одного кадровика не должна составлять более 120 сотрудников, с переводом кадрового делопроизводства в электронный вид эта цифра может расти.