Подключение к электронному документообороту с ПФР

Что такое ЭДО с ПФР

Работодатель должен регулярно подавать сведения о стаже и трудовой деятельности своих сотрудников в ПФР. Отправлять отчетность в ПФР в электронном виде необходимо, если численность застрахованных работников — 25 человек и более. По желанию наладить ЭДО с ПФР можно при любом количестве сотрудников. ПФР рекомендует переходить на ЭДО и сообщает на своем сайте, что на электронное взаимодействие переведено 80 % страхователей.

Чтобы начать взаимодействовать с Пенсионным фондом онлайн, нужно подключиться к системе электронного документооборота ПФР. Как зарегистрироваться в ней и как представлять сведения персонифицированного учета через интернет, описано в Постановлении Правления ПФ РФ от 11.03.2020 № 178п.

Порядок подключения к ЭДО с ПФР

Для регистрации в информационной системе электронного документооборота с ПФР нужно заполнить заявление на подключение страхователя к электронному документообороту по форме ЗПЭД. Следуйте инструкции:

1.  Войдите в сервис, с помощью которого сдаете электронную отчетность, например, Контур.Экстерн.
2. Найдите в меню раздел, относящийся к регистрации в ПФР.
3. Заполните заявление (ЗПЭД).
4. Руководитель организации-страхователя должен подписать заявление квалифицированной электронной подписью.
5. Отправьте информацию в ПФР.

В сервисе для сдачи отчетности вы сможете отследить статус, когда ПФР примет заявление.

Заново заполнять ЗПЭД нужно, если у организации сменится регистрационный номер страхователя. Также новое заявление понадобится в случае, когда организация переходит к другому оператору услуг.

Что необходимо предоставить для подключения к ЭДО с ПФР

Кроме подачи заявления по форме ЗПЭД, в некоторых регионах России необходимо заключать соглашение об обмене электронными документами в системе ЭДО ПФР по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Чтобы узнать, требуется ли вам оформлять соглашение с ПФР, обратитесь в управление по месту учета или изучите информацию на сайте регионального управления. 

Когда в ответ на заявление вы получите положительный протокол от ПФР, можно отправлять СЗВ-ТД. Для отправки других форм заполните и отправьте в ПФР регистрационные данные в сервисе для сдачи отчетности. Проверьте регистрационную информацию, заполните недостающие сведения и отправьте в ПФР. Для этого снова понадобится подпись руководителя организации. Сразу после отправки регистрационной информации можно отправлять электронную отчетность.

При смене квалифицированного сертификата электронной подписи или изменении других данных нужно заново заполнить форму регистрационной информации и отправить в ПФР.

Описанный выше способ подходит, если вам удобнее подключиться к ЭДО с ПФР онлайн, без посещения территориального управления. 

Если у вас нет усиленной квалифицированной подписи и отчетность сдает уполномоченный представитель, вы можете заполнить заявление и соглашение на бумаге и лично передать документы в ПФР. Скачайте образцы:

• Заявление на подключение к ЭДО с ПФР (скачать шаблон)
• Соглашение по электронному документообороту (скачать бланк)

Для заполнения заявления понадобятся данные:

• реквизиты организации,
• среднесписочная численность сотрудников,
• сведения об операторе услуг,
• сведения об уполномоченном представителе, если он сдает отчетность.

В соглашении по ЭДО с ПФР нужно указать полное наименование организации-страхователя, реквизиты и регистрационный номер в территориальных органах ПФР. Соглашение закрепляет порядок обмена электронными документами с ПФР, также в соглашении прописаны технические условия ЭДО, ответственность сторон, срок действия и правила расторжения соглашения.

Электронная подпись для ЭДО с ПФР

Для электронного документооборота с Пенсионным фондом России понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. Такой же вид электронной подписи применяется для ЭДО с контрагентами и для сдачи налоговой отчетности. Проверьте, есть ли усиленная квалифицированная электронная подпись у руководителя. Если отправлять отчетность будет бухгалтер или другой сотрудник, то ему понадобятся электронная подпись и доверенность от руководителя. Для выпуска подписи нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

Электронная подпись заменяет собственноручную и позволяет обмениваться документами без бумаг. Использование электронной подписи придает юридическую значимость документообороту и гарантирует неизменность информации с момента подписания. Благодаря технологиям шифрования электронные документы безопасно передавать — даже если электронную отчетность кто-то перехватит, то не сможет увидеть ее содержание.

Подача документов по цифровому документообороту

После того, как вы подключились к ЭДО с ПФР, можете представлять отчетность в электронном виде. Для этого понадобится специальный сервис, например, Контур.Экстерн. Диадок не подходит для передачи отчетности в контролирующие органы. Но из Диадока можно выгружать документы по требованию контролирующих органов и передавать через тот же самый сервис для сдачи отчетности.

После отправки электронной отчетности страхователь получит квитанцию о доставке документов из управления ПФР. Если допущены ошибки, то они будут указаны в квитанции. Недочеты нужно устранить и снова отправить в ПФР электронную отчетность.

Услуги страхователям предоставляют (список организаций)

Передавать отчетность онлайн разрешено только через операторов услуг, с которыми у территориальных органов ПФР заключены соглашения. Найти список организаций можно на сайте ПФР. Для этого выберите свой регион и найдите раздел, который относится к электронному документообороту с ПФР.

Сайт ПФР: «Электронный документооборот»

Образцы соглашения и заявления об ЭДО с ПФР, правила подключения к электронному документообороту с ведомством и другую полезную информацию вы можете найти на официальном сайте Пенсионного фонда России. Для этого нужно выбрать вкладку «Работодателям» и перейти в раздел «Электронный документооборот».

Новости для страхователей, шаблоны документов, список операторов услуг вы найдете на сайте ПФР, если выберете свой регион.

Особенности для страхователей из разных регионов

В некоторых регионах содержание документов и схема подключения к ЭДО отличаются от стандартного порядка, который мы описали выше. Подробную инструкцию, как перейти на ЭДО с ПФР, и шаблоны документов вы найдете на сайте Пенсионного фонда в разделе своего регионального отделения.

Преимущества электронного взаимодействия с ПФР

При переходе на ЭДО с ПФР организации получают те же выгоды, что и при безбумажном документообороте с контрагентами. Компании экономят время сотрудников и сокращают финансовые издержки. Передавать отчетность через интернет удобнее, чем на бумаге. Для сдачи электронной отчетности не нужно никуда ехать, перепечатывать бумаги в случае ошибки и организовывать архивное хранение.

Основные преимущества электронного взаимодействия с ПФР — это автоматизация процессов, снижение затрат, оперативность при исправлении неточностей.

• В сервисе для сдачи отчетности всегда актуальные формы документов — не нужно самостоятельно искать действующие бланки.
• Подсказки системы и проверка на ошибки помогают сдавать отчетность в ПФР с первого раза.
• Передавать электронную отчетность можно в любое удобное время.
• Документы в электронном виде не теряются.
• Если специалисты ПФР нашли ошибки в документах, в системе их можно оперативно исправить.
• Рутинных операций становится меньше — высвобождается время сотрудников, и их ресурс можно направить на выполнение других задач.
• Организация снижает затраты на бумажный документооборот: экономит на бумаге, расходных материалах, обслуживании принтеров, доставке и содержании архива.

Ответственность страхователя

За нарушение порядка представления сведений в ПФР предусмотрен штраф в размере 1 000 рублей, Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Отключение от ЭДО с ПФР

Чтобы прекратить электронное взаимодействие с Пенсионным фондом России, страхователю нужно отправить в электронном виде документ «Заявление на отключение от системы электронного документооборота ПФР». На его рассмотрение отводится два рабочих дня. Затем страхователь получит уведомление о том, что его заявление принято. Заявление на отключение (ЗОЭД), как и заявление на подключение (ЗПЭД), формируется в системе электронной отчетности.