Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами через интернет. Договор, акт, ТОРГ-12 можно подписать в электронном виде и мгновенно отправить контрагентам.
В этой статье:
- Что дают электронные документы и зачем подключаться к ЭДО
- Зачем нужны операторы ЭДО
- Каким компаниям удобнее работать с оператором ЭДО
- Выбор оператора ЭДО при подключении
- Пошаговый порядок подключения к системе электронного документооборота Диадок
- Заявление о подключении к электронному документообороту
- С кем можно работать в ЭДО после подключения
Что дают электронные документы и зачем подключаться к ЭДО
Электронный документ — информация, подписанная электронной подписью. Часто используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она подтверждает авторство конкретного человека и гарантирует, что после подписания никто не менял содержимое файла. По значимости КЭП приравнивается к собственноручной подписи.
Перейти на электронный документооборот может любая компания: достаточно четырех простых шагов. О них мы расскажем дальше.
Компании переходят на ЭДО, когда хотят:
- Мгновенно пересылать документы. Электронный документооборот быстрее бумажного. Отправлять документы почтой или курьером долго, особенно если контрагенты географически удалены друг от друга. Чтобы не тратить время на пересылку, компании используют ЭДО и обмениваются документами за пару кликов.
- Сократить финансовые затраты. Электронный документооборот помогает предпринимателям экономить деньги. Если отправлять документы обычной почтой, придется заплатить 60–70 рублей за пакет. С ЭДО пересылка обойдется в 7–10 раз дешевле.
- Оптимизировать бизнес-процессы. Благодаря электронному документообороту составлять, подписывать, отправлять и получать документы становится проще, а процесс занимает секунды. Работники могут взять на себя новые, более серьезные задачи.
- Упростить взаимодействие с госорганами. Согласно 63-ФЗ, документы, подписанные в электронном виде, приравниваются к бумажным с собственноручной подписью. Их принимают налоговая и другие госорганы.
- Повысить лояльность контрагентов. Бумажные документы теряются во время доставки: тогда их нужно отправлять заново. Если закрадется ошибка, придется вносить корректировки. В обоих случаях расчеты затягиваются. С ЭДО документы гарантированно дойдут до получателя, а исправить ошибку можно за пару минут. Контрагенты смогут быстрее получить корректные счета на оплату и платежи, а их лояльность к партнеру повысится.
- Перевести архив в электронный вид. Срок хранения зависит от типа документа, но обычно он не меньше пяти лет. В бумажном виде документы занимают много места, поэтому площадки для их хранения часто организуют вне офиса или даже за городом. Это затрудняет доступ к информации. При работе с электронными документами архивы хранятся на серверах оператора или самой компании. Просмотреть и скачать документы можно в любое время из любой точки мира.

Зачем нужны операторы ЭДО
Некоторые документы, подписанные ЭП, можно пересылать по имейл. Но чтобы соблюсти требования Налогового кодекса, электронные счета-фактуры следует передавать только через систему ЭДО, организованную оператором. Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью.Также с ЭДО передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут перехватить документы.
Каким компаниям удобнее работать с оператором ЭДО
Компаниям стоит задуматься о выборе оператора, если они:
— работают с большим количеством контрагентов. Например, логистические, сбытовые компании или развернутые корпорации;
— тратят много денег на бумажный документооборот: печать, доставку, получение, хранение, уничтожение бумаг;
— часто дублируют счета-фактуры, УПД, акты, потому что они теряются при доставке;
— хотят сделать документооборот прозрачным.
Подключитесь к Диадоку и оцените возможности электронного документооборота
Выбор оператора ЭДО при подключении
На сайте ФНС есть список компаний-операторов, организующих электронный документооборот. Вот критерии, которые помогут выбрать подходящего оператора:
— Безопасность
Данные пользователей системы и сами документы должны быть надежно защищены, чтобы третьи лица не получили к ним доступ. Проверить, насколько серьезно оператор относится к безопасности, можно с помощью независимой экспертизы. Например, сервис электронного документооборота Диадок от оператора СКБ Контур трижды проверяли эксперты компании «Информзащита» — в 2014, 2017 и 2022 годах.
— Интеграция
Перейти на электронный документооборот проще, если интегрировать его в свою учетную систему. Удобно, когда у оператора есть готовое интеграционное решение. Так, у Диадока разработан встраиваемый модуль, который помогает вести документооборот из 1С. С любыми другими учетными системами интеграцию обеспечивают Диадок.Коннектор и API Диадока. Бесшовную интеграцию с SAP можно настроить с помощью решения Контур.ERP. Для работы со смартфона есть приложения на iOS и Android.
— Удобство для пользователя
Важно, чтобы интерфейс был интуитивно понятным. В Диадоке файлы разбиты по папкам с входящими и исходящими документами, поэтому работать так же просто, как в почтовом сервисе. Есть фильтры для поиска: они помогают находить файлы по названию контрагента, его ИНН, дате отправки договора. Можно настроить иерархию и создать для каждого подразделения свою папку. В ней выбранные сотрудники будут просматривать, подписывать и отправлять акты, счета, договоры.
Подключитесь к Диадоку и оцените возможности электронного документооборота
Пошаговый порядок подключения к системе электронного документооборота Диадок

Шаг 1. Составить цепочку документооборота
Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы, менять его не нужно. Операции, которые раньше были на бумаге, теперь перейдут в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами, какие сотрудники их редактируют, согласовывают и подписывают.
Шаг 2. Приобрести КЭП
Для безопасности Диадок работает только с КЭП. Квалифицированный сертификат электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю.
Шаг 3. Решить, как организовать работу
Есть три варианта наладить ЭДО:
1. Веб-версия. Не нужно ничего настраивать и интегрировать: веб-версия работает в любом браузере. Пользователь платит только за отправку документов, входящие бесплатны.
2. Модуль для учетной системы 1С. После оплаты счета специалисты отправят ссылку, по которой можно скачать модуль, установить его и работать в привычном интерфейсе 1С.
3. Интеграция с другими учетными системами. Интеграционные решения есть для всех систем, среди которых SAP, Oracle, Directum.
Шаг 4. Подключить контрагентов
Скорее всего, ваши контрагенты уже используют ЭДО: сообщите им, что вы тоже. Для этого есть инструмент «Приглашение в сервис». Он доступен пользователям в базовой версии. Контрагентам, использующим бумажный документооборот, можно предложить перейти на электронный. По данным Контура, каждое третье предприятие соглашается внедрить ЭДО после переговоров.
Заявление о подключении к электронному документообороту
Чтобы зарегистрироваться и начать пользоваться сервисом, нужно оставить короткую заявку. В ней указать:
— как компания будет использовать электронный документооборот: обмениваться документами с контрагентами или только получать их,
— Ф. И. О. и контактный телефон пользователя,
— название, ИНН, КПП организации.
Эксперт Контура свяжется с компанией после отправки заявки. Он предложит решение под потребности компании и поможет настроить Диадок.
С кем можно работать в ЭДО после подключения
Обмениваться электронными документами можно с контрагентами и госорганами.
Если компания уже использует Диадок, дополнительные настройки не нужны. С контрагентом, который работает с другой системой ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, отправляют документы друг другу. В Диадоке есть автоматическая настройка с большинством операторов электронного документооборота. Если оператора контрагента в списке нет, его можно подключить отдельно.
Как найти контрагента в сервисе и обменяться приглашениями, посмотрите в нашем ролике с конференции DiadocDay:
ЭДО возьмет на себя внешний и внутренний документооборот, освободит время сотрудников для более значимых задач. С ним компания начнет концентрироваться на своих главных целях, а не на организации бизнес-процессов.
Попробуйте возможности ЭДО и посмотрите, как он поможет бизнесу