Подключение к электронному документообороту

Что дают электронные документы и зачем подключаться к ЭДО

Электронный документ — информация, подписанная электронной подписью. Часто используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она подтверждает авторство конкретного человека и гарантирует, что после подписания никто не менял содержимое файла. По значимости КЭП приравнивается к собственноручной подписи. 

Перейти на электронный документооборот может любая компания: достаточно четырех простых шагов. О них мы расскажем дальше.

Компании переходят на ЭДО, когда хотят:

• Мгновенно пересылать документы. Электронный документооборот быстрее бумажного. Отправлять документы почтой или курьером долго, особенно если контрагенты географически удалены друг от друга. Чтобы не тратить время на пересылку, компании используют ЭДО и обмениваются документами за пару кликов.
• Сократить финансовые затраты. Электронный документооборот помогает предпринимателям экономить деньги. Если отправлять документы обычной почтой, придется заплатить 60–70 рублей за пакет. С ЭДО пересылка обойдется в 7–10 раз дешевле. 
• Оптимизировать бизнес-процессы. Благодаря электронному документообороту составлять, подписывать, отправлять и получать документы становится проще, а процесс занимает секунды. Работники могут взять на себя новые, более серьезные задачи.
• Упростить взаимодействие с госорганами. Согласно 63-ФЗ, документы, подписанные в электронном виде, приравниваются к бумажным с собственноручной подписью. Их принимают налоговая и другие госорганы. 
• Повысить лояльность контрагентов. Бумажные документы теряются во время доставки: тогда их нужно отправлять заново. Если закрадется ошибка, придется вносить корректировки. В обоих случаях расчеты затягиваются. С ЭДО документы гарантированно дойдут до получателя, а исправить ошибку можно за пару минут. Контрагенты смогут быстрее получить корректные счета на оплату и платежи, а их лояльность к партнеру повысится. 
• Перевести архив в электронный вид. Срок хранения зависит от типа документа, но обычно он не меньше пяти лет. В бумажном виде документы занимают много места, поэтому площадки для их хранения часто организуют вне офиса или даже за городом. Это затрудняет доступ к информации. При работе с электронными документами архивы хранятся на серверах оператора или самой компании. Просмотреть и скачать документы можно в любое время из любой точки мира. 

Зачем нужны операторы ЭДО

Некоторые документы, подписанные ЭП, можно пересылать по имейл. Но чтобы соблюсти требования Налогового кодекса, электронные счета-фактуры следует передавать только через систему ЭДО, организованную оператором. Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью.Также с ЭДО передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут перехватить документы.

Каким компаниям удобнее работать с оператором ЭДО

Компаниям стоит задуматься о выборе оператора, если они:

— работают с большим количеством контрагентов. Например, логистические, сбытовые компании или развернутые корпорации;

— тратят много денег на бумажный документооборот: печать, доставку, получение, хранение, уничтожение бумаг;

— часто дублируют счета-фактуры, УПД, акты, потому что они теряются при доставке;

— хотят сделать документооборот прозрачным. 

Выбор оператора ЭДО при подключении

На сайте ФНС есть список компаний-операторов, организующих электронный документооборот. Вот критерии, которые помогут выбрать подходящего оператора:

— Безопасность

Данные пользователей системы и сами документы должны быть надежно защищены, чтобы третьи лица не получили к ним доступ. Проверить, насколько серьезно оператор относится к безопасности, можно с помощью независимой экспертизы. Например, сервис электронного документооборота Диадок от оператора СКБ Контур трижды проверяли эксперты компании «Информзащита» — в 2014, 2017 и 2022 годах.

— Интеграция 

Перейти на электронный документооборот проще, если интегрировать его в свою учетную систему. Удобно, когда у оператора есть готовое интеграционное решение. Так, у Диадока разработан встраиваемый модуль, который помогает вести документооборот из 1С. С любыми другими учетными системами интеграцию обеспечивают Диадок.Коннектор и API Диадока. Бесшовную интеграцию с SAP можно настроить с помощью решения Контур.ERP. Для работы со смартфона есть приложения на iOS и Android. 

— Удобство для пользователя

Важно, чтобы интерфейс был интуитивно понятным. В Диадоке файлы разбиты по папкам с входящими и исходящими документами, поэтому работать так же просто, как в почтовом сервисе. Есть фильтры для поиска: они помогают находить файлы по названию контрагента, его ИНН, дате отправки договора. Можно настроить иерархию и создать для каждого подразделения свою папку. В ней выбранные сотрудники будут просматривать, подписывать и отправлять акты, счета, договоры. 

Пошаговый порядок подключения к системе электронного документооборота Диадок

Шаг 1. Составить цепочку документооборота 

Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы, менять его не нужно. Операции, которые раньше были на бумаге, теперь перейдут в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами, какие сотрудники их редактируют, согласовывают и подписывают. 

Шаг 2. Приобрести КЭП 

Для безопасности Диадок работает только с КЭП. Квалифицированный сертификат электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю. 

Шаг 3. Решить, как организовать работу 

Есть три варианта наладить ЭДО:

1. Веб-версия. Не нужно ничего настраивать и интегрировать: веб-версия работает в любом браузере. Пользователь платит только за отправку документов, входящие бесплатны. 

2. Модуль для учетной системы 1С. После оплаты счета специалисты отправят ссылку, по которой можно скачать модуль, установить его и работать в привычном интерфейсе 1С. 

3. Интеграция с другими учетными системами. Интеграционные решения есть для всех систем, среди которых SAP, Oracle, Directum.

Шаг 4. Подключить контрагентов 

Скорее всего, ваши контрагенты уже используют ЭДО: сообщите им, что вы тоже. Для этого есть инструмент «Приглашение в сервис». Он доступен пользователям в базовой версии. Контрагентам, использующим бумажный документооборот, можно предложить перейти на электронный. По данным Контура, каждое третье предприятие соглашается внедрить ЭДО после переговоров. 

Заявление о подключении к электронному документообороту

Чтобы зарегистрироваться и начать пользоваться сервисом, нужно оставить короткую заявку. В ней указать:

— как компания будет использовать электронный документооборот: обмениваться документами с контрагентами или только получать их,

— Ф. И. О. и контактный телефон пользователя,

— название, ИНН, КПП организации. 

С кем можно работать в ЭДО после подключения

Обмениваться электронными документами можно с контрагентами и госорганами. 

Если компания уже использует Диадок, дополнительные настройки не нужны. С контрагентом, который работает с другой системой ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, отправляют документы друг другу. В Диадоке есть автоматическая настройка с большинством операторов электронного документооборота. Если оператора контрагента в списке нет, его можно подключить отдельно. 

Как найти контрагента в сервисе и обменяться приглашениями, посмотрите в нашем ролике с конференции DiadocDay:

ЭДО возьмет на себя внешний и внутренний документооборот, освободит время сотрудников для более значимых задач. С ним компания начнет концентрироваться на своих главных целях, а не на организации бизнес-процессов.