Внедрение электронного документооборота

Что такое система электронного документооборота

Система электронного документооборота — сервис, с помощью которого контрагенты обмениваются юридически значимыми электронными документами. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.

Перечень доверенных операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которая позволяет обмениваться документами в электронном виде, — Диадок.

Для пользователя система ЭДО выглядит как почтовый сервис с расширенным функционалом. Входящие и исходящие документы хранятся в разных папках.  Чтобы ориентироваться было проще, в системе есть фильтры. Они помогают находить документы по наименованию контрагента, ИНН, дате отправки, хэштегам. 

Цели внедрения системы электронного документооборота

Ускоренный документооборот

Бумажные документы отправляют курьером или почтой. Если контрагенты географически удалены друг от друга, пересылка занимает несколько дней. В бумагах может быть ошибка: тогда нужно корректировать их и отправлять заново. С ЭДО отправка документов занимает секунды, внести корректировки и подписать с партнером исправленные документы можно за несколько минут. Это экономит время сотрудников и деньги бизнеса. 

Упорядоченное делопроизводство 

Крупным компаниям с сотнями контрагентов бывает сложно организовать документооборот. Бумаги нужно где-то хранить, срок хранения счетов-фактур и первичных документов не меньше пяти лет. Еще налоговая может потребовать представить пакет документов относительно любой сделки: на поиск и сканирование нужных документов требуется время. С ЭДО документы всегда под рукой. Пользователь может найти их и выгрузить в любое время и из любой точки мира. А в ответ на требование госорганов можно представить xml-файл документа или его визуальный образ.

Зачем нужен оператор ЭДО

Некоторые компании не прибегают к услугам операторов, потому что предполагают: проще обмениваться электронными документами по имейл. Однако у системы ЭДО есть преимущества, которые делают документооборот удобным, безопасным, а главное — юридически значимым. 

Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами

Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по имейл. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью.

Оператор гарантирует безопасность

С ЭДО передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут перехватить документы.

Отправитель видит статусы переданных документов 

Передавая документ по почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется, в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан. 

Какие проблемы могут возникнуть при внедрении

Сотрудники привыкли к бумажному документообороту

Чтобы электронный документооборот работал, его внедряют в компании повсеместно. Все сотрудники, которые раньше подписывали и отправляли бумажные документы, должны перевести работу в электронный вид. Изменить привычную схему документооборота может быть сложно: приходится знакомиться с новыми технологиями. Здесь нужен эксперт, который научит ориентироваться в системе и поможет наладить работу. 

Обратиться за помощью можно в техподдержку Диадока: специалисты круглосуточно отвечают на вопросы пользователей, а для самостоятельного изучения есть Справочная с обучающими видеороликами. Также всем пользователям доступна услуга индивидуального обучения экспертами Диадока. Если важно работать в привычном интерфейсе учетной программы, можно использовать модуль 1С, Диадок.Коннектор или API Диадока. 

Сложно выбрать оператора

Сейчас на рынке десятки операторов, которые организуют ЭДО. Есть критерии, которые помогут выбрать подходящего:

— Безопасность. Оператор отвечает за конфиденциальность передаваемых данных. Независимая экспертиза устанавливает, насколько серьезно он относится к своим обязанностям. Например, Контур трижды проверяли эксперты компании «Информзащита» — в 2014, 2017 и 2022 годах.

— Функциональность. Интуитивно понятный интерфейс, возможность разграничить права пользователей и фильтры — по названию компании, сумме сделки, названию или дате документов — делают сервис удобным. Например, Диадок устроен так же просто, как электронная почта. Работать в нем может любое количество сотрудников, доплачивать за каждого отдельного пользователя не придется. 

— Клиентская поддержка. Важно, чтобы оператор помогал клиенту в освоении ЭДО, отвечал на вопросы и был готов к доработкам. Контур успешно реализовал множество проектов. Это доказывает, что его эксперты справятся с внедрением любой сложности.

Контрагенты не используют ЭДО

С ЭДО нельзя работать в одиночку, контрагенты тоже должны его внедрить. В Диадоке компании могут отправить партнерам приглашение работать в сервисе, приложить к нему официальное письмо, соглашение о переходе на ЭДО и контакты ответственного менеджера. Так контрагенту будет проще принять решение о внедрении электронного документооборота. 

Посмотреть, кто из контрагентов уже пользуется Диадоком, можно в отдельном сервисе. Если важного партнера в списке нет, эксперты Контура помогут его подключить. Они сами свяжутся с контрагентом, расскажут о работе с электронными документами и возможностях Диадока — это бесплатно. По нашим данным, примерно треть компаний соглашается перейти с бумажного документооборота на электронный после переговоров.  

Контрагенты подключены к другому оператору

Бывает, что контрагенты выбирают для организации электронного документооборота разных операторов. Тогда нужно подключать роуминговое соединение. У Диадока настроен роуминг с большинством операторов, посмотрите список на сайте. Если оператора контрагента в перечне нет, его можно подключить отдельно. 

Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота

Внедрением ЭДО занимаются компании-операторы. Они берут на себя основную работу: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Заключать договор с оператором не надо. Достаточно оставить заявку, получить сертификат электронной подписи и оплатить тариф. 

В крупных компаниях внедрить ЭДО сложнее. В процессе обычно участвуют главный бухгалтер, финансовый директор, руководитель фирмы. С внедрением помогают IT-специалисты: они разбираются с технологиями, настраивают работу и учат менее опытных коллег пользоваться сервисом. В небольших компаниях процесс часто курирует один бухгалтер. 

Отлично, если на предприятии есть эффективная и устоявшаяся цепочка документооборота. Менять ее не нужно. ЭДО не вмешивается в работу, а оптимизирует ее. Но бывает, что документооборот еще не запущен или его нужно доработать. Тогда перед внедрением ЭДО нужно определить, кто из сотрудников просматривает, согласовывает, подписывает, отправляет файлы. В Диадоке для просмотра файлов КЭП не нужна — достаточно логина и пароля. Подписать и отправить документ могут только сотрудники с КЭП.

Сроки внедрения системы ЭДО

Сроки зависят от размера компании. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за неделю-две. Корпорациям, у которых много филиалов, надо больше времени: от трех месяцев до года. 

Чтобы переход на ЭДО получился быстрым и безболезненным, можно использовать готовые интеграционные решения. Они помогают перестроить бизнес-процессы с минимальными затратами финансовых и человеческих ресурсов. Например, организациям, которые ведут учет в 1С, подойдет модуль Диадока для этой учетной системы. Он автоматизирует обработку электронных документов. Работать можно прямо из 1С, не придется переключаться между вкладками. Чтобы установить модуль и научить сотрудников работать с ним, хватит одного дня. Если версия 1С нестандартная, специалисты Диадока помогут настроить решение для нее.

Бывает, что компания использует нераспространенную версию 1С или дорабатывает учетную систему под потребности бизнеса. Тогда модуль тоже нужно доработать. Эксперты Диадока сразу сообщат об этом и посчитают итоговую цену. Сколько времени уйдет на установку такого модуля, зависит от сложности проекта. 

Компании, которые работают с другими учетными системами, тоже могут интегрировать ЭДО. Для этого есть Диадок.Коннектор, API Диадока и решение для SAP. Сроки интеграции эксперты рассчитают отдельно. 

Что дает внедрение системы документооборота

ЭДО оптимизирует бизнес-процессы организации, не вмешиваясь в них. Что может компания с системой электронного документооборота? 

Экономить время на документообороте

В Диадоке подписать и отправить электронный документ можно за несколько минут. Пользователь получит уведомление о новом файле в папке «Входящие» и решит, что делать дальше: согласовать с руководителем или сразу подписать. 

Сделать документооборот полностью прозрачным

Диадок показывает отправителю актуальный статус исходящего документа. Например, «Получен», «Подписан» или «Отказано в подписи». Все действия сторон с документами Диадок фиксирует в отдельном протоколе. Его всегда можно скачать на свой компьютер и распечатать. 

Упростить взаимодействие с ФНС

Документы, подписанные электронной подписью, примут в налоговой. Приносить их лично не нужно, достаточно отправить в ответ на требование xml-файлы с файлами подписей или pdf-файлы визуальных образов документов.  

Уменьшить количество ошибок в документации

Диадок проверяет две вещи:

— срок действия сертификата электронной подписи;

— соответствие документов формату, утвержденному приказами ФНС.

Если сервис обнаружит неточности, он подскажет пользователю, как их исправить. Файл без ошибок сразу уйдет контрагенту.

Снизить затраты

Компания, которая ведет бумажный документооборот, тратится на бумагу, краску для принтера и его ремонт. Платить приходится и за доставку документов курьерами или почтой. Отправка через Диадок обходится в 5–7 раз дешевле. Входящие документы бесплатны*. 

Уменьшить трудозатраты сотрудников 

С помощью ЭДО сотрудники экономят время. Согласовать, подписать и отправить электронный файл можно за пару минут. Те же самые процессы с бумажным документом займут несколько часов. 

Повысить лояльность партнеров

Бумаги могут потеряться при пересылке или идти до контрагента очень долго. Из-за этого расчеты затягиваются, а отношения с партнерами портятся. Автоматизация документооборота решает проблему. Благодаря ЭДО контрагент получает подписанный документ в тот же момент, когда отправитель поставил подпись. Сделки заключаются вовремя, а лояльность партнеров растет. 

Электронный документооборот помогает бизнесу развиваться даже в условиях турбулентности. Ситуация с пандемией доказала: иногда ЭДО может стать едва ли не единственным способом продолжать работать в прежнем режиме. Так, компании, которые раньше откладывали переход на ЭДО, теперь ищут возможности внедрения. Их цель — оптимизировать документооборот, чтобы снизить нагрузку на сотрудников, уменьшить расходы и сконцентрироваться на масштабировании бизнеса. Узнайте, как ЭДО поможет вашей компании. 

* Возможны исключения, подробные правила тарификации установлены прайс-листами АО «ПФ «СКБ Контур»