Обучение электронному документообороту

Электронный документооборот (ЭДО) оптимизирует и ускоряет бизнес-процессы в компании. Благодаря безбумажному делопроизводству можно наладить взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами, снизить число ошибок, повысить лояльность партнеров. Для мягкого, беспроблемного перехода на электронные документы рекомендуется отправить сотрудников на обучение электронному документообороту.

 

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот — способ ведения делопроизводства в электронном виде. Контрагенты в ЭДО обмениваются документами через интернет. Функционал и безопасность обеспечивают системы электронного документооборота (СЭД), работающие через оператора ЭДО. Одна из таких систем — Диадок, а оператор — СКБ Контур.

Благодаря ЭДО компании могут:

  • обеспечить оперативную отправку, подписание, получение файлов;
  • отслеживать движение каждого документа на производственном пути;
  • освободить сотрудников от больших объемов бумажной работы;
  • сократить расходы на бумагу, печать, отправку файлов;
  • обеспечить конфиденциальность благодаря зашифрованному каналу передачи данных, применяемому в ЭДО;
  • уменьшить количество ошибок, потерь: система ЭДО перед отправкой проверяет наличие обязательных реквизитов, а резервные копии исключают случайное удаление файлов;
  • бессрочно хранить договоры, отчеты, акты, соглашения в электронном архиве.

 

Электронные документы легко найти в базе по нужным критериям, а работать с ними можно и в удаленном режиме — из отпуска или командировки.

В системе электронного документооборота Диадок для подписания документов применяется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она дает документам юридическую значимость. Это важно для взаимодействия с контролирующими государственными органами, поскольку отвечать на требования налоговых удобнее в цифровом формате. Результативнее и сотрудничество с контрагентами. Кроме того, КЭП позволит использовать документы в качестве доказательств в суде.

С внедрением ЭДО схема работы компании не меняется, но становится логично выстроенной, рациональной, мобильной.

Зачем нужно обучение ЭДО

Особенности перехода на электронный документооборот зависят от масштабов проекта и стоящих перед ним задач. В одном случае подойдет веб-версия СЭД, в другом понадобится внедрение интеграционного решения.

Эксперты Диадока помогают новым пользователям с подбором варианта, настройкой работы, консультируют сотрудников, содействуют в привлечении к ЭДО контрагентов. Но для того, чтобы модернизация бизнес-процессов и подключение к СЭД не вызывали никаких опасений, есть специальные курсы.

Обучение электронному документообороту поможет руководству и сотрудникам компании разобраться в теме, подготовиться к обновлению процессов, изучить вопросы технической документации и ее применения. Главное — обучение доказывает, что ЭДО не сложнее, но эффективнее бумажного делопроизводства.

 

Обучающие ЭДО курсы предназначены для следующих сотрудников:

  • руководителей, работников отделов документационного обеспечения, служб стандартизации, нормоконтроля и других;
  • бухгалтеров;
  • сотрудников канцелярии;
  • офис-менеджеров;
  • делопроизводителей, архивариусов;
  • помощников руководителей, секретарей;
  • других работников компании, которые участвуют в документообороте.

Обучение сотрудников компании новым технологиям — серьезная составляющая эволюции бизнеса. Курс по изучению особенностей ЭДО даст работникам понимание системы, научит работе с ней, поможет грамотно составлять служебные документы, адаптировать СЭД под задачи компании. Своевременное обучение избавит сотрудников организации от стресса, позволит быстро адаптироваться под новый формат работы, не допускать сбоев.

Обзор курсов по обучению ЭДО

Электронному делопроизводству сегодня можно обучиться на множестве курсов, ведь ЭДО — масштабное веяние в современной бизнес-сфере. Курсы отличаются форматом, продолжительностью, подходом, результативностью. В первую очередь их разделяют по способу проведения.

Офлайн-обучение

Этот традиционный формат обучения предполагает прямой контакт учащихся с преподавателем. У таких образовательных программ есть неоспоримые преимущества:

  • привычная форма обучения помогает спокойно переключиться в режим учебы;
  • сотрудники получают ответы на интересующие вопросы сразу, в том числе персонально;
  • четкий график занятий.

Одновременно офлайн-программы в случае обучения работников компании вызывают ряд сложностей. Ведь для организации курсов традиционного формата нужно изменить — пусть временно — рабочий ритм, организовать площадку для обучения, мотивировать сотрудников посещать занятия.

Онлайн-обучение электронному документообороту

Именно онлайн-обучение подойдет бизнесу: малому или большому. Такой формат не требует весомых корректировок режима работы и многочасового отвлечения сотрудников от выполнения прямых обязанностей. Такие курсы можно:

  • пройти на рабочем месте;
  • организовать в любое время;
  • сохранить для повторения учебных материалов.

Стимул к обучению у сотрудников должен быть и при онлайн-обучении. Ученикам потребуются внимание, концентрация, приложение собственных сил для дистанционного изучения программы. 
Видеоуроки и вебинары позволят изучить материал в комфортное время, а многообразие форм занятий поможет заинтересовать каждого работника.

Среди востребованных видов уроков:

  • лекции: доносят информацию сразу до большой аудитории;
  • тренинги: нацелены на практические задания;
  • семинары: получение знаний в формате обсуждений, дискуссий.

Дистанционное обучение — современный, удобный, не требующий больших административных ресурсов способ обучить сотрудников нужным навыкам для работы с электронным документооборотом.

Выбор образовательной программы

Формат обучения — не единственный критерий выбора курса. Важным условием является адаптированность образовательной программы под российские реалии, конкретные запросы бизнеса. Ведь новации должны отвечать интересам компаний.

Рекомендуется обратить внимание и на следующие параметры:

  • практический опыт, достижения преподавателей;
  • качество контента, продуманность учебной программы;
  • техподдержка курса.

Следует просчитать экономическую целесообразность обучения. В случае с ЭДО выгода очевидна: работники, освоив работу с электронными документами, беспроблемно переключатся на безбумажное делопроизводство, чем помогут дальнейшему развитию бизнеса.

Обучение и адаптация сотрудников

Обучающие программы по электронному документообороту отличаются наполнением. Все зависит от вида курса, его длительности, проработанности, целей. В комплексных программах подробно рассматриваются все вопросы ЭДО.

Обобщенную программу курса по ЭДО можно разделить на модули.

Основы электронного документооборота

В этом разделе рассматриваются термины, понятия, законодательство в отношении к ЭДО. Дается определение электронной подписи (ЭП), разъясняются особенности разных видов ЭП и их использования, организации обмена юридически значимыми документами с госструктурами и контрагентами.

Внедрение ЭДО

В модуле приводятся критерии выбора системы ЭДО, этапы ее внедрения, обучения сотрудников. Говорится о таких этапах перехода на электронные документы, как внесение изменений в учетную политику, разработка приказа или положения о внедрении ЭДО, а также регламента работы, инструкции для сотрудников.

Также разъясняется техническая часть подключения к электронному документообороту и получения электронной подписи. В частности, даются пояснения о криптопровайдере, удостоверяющем центре, сертификатах.

Работа с ЭДО

В данном разделе пользователи узнают об аспектах работы с электронными документами на всех этапах. В том числе создание и оформление; получение, согласование, подписание, отправка; регистрация, маршрутизация, отслеживание. Важный пункт — хранение подписанных ЭП документов, их передача в архив, сохранение их юридической силы.

Также в перечне возможных тем: поиск файлов в единой базе, взаимодействие СЭД с другими информационными системами компании, анализ зарекомендовавших себя практик, особенности работы с первичными документами.

Прошедший обучение сотрудник будет обладать достаточными знаниями для организации работы в ЭДО. Он предотвратит типичные ошибки, своевременно представит отчетность в Федеральную налоговую службу, сможет отчитаться перед другими контролирующими госструктурами, обеспечит информационную безопасность.

Обучение ЭДО бесплатно

Бесплатное обучение электронному документообороту зачастую предполагает отдельные лекции или семинары. Они дают лишь общее представление о безбумажном делопроизводстве. Такой ввод в курс дела полезен для тех, кто пока сомневается в выгоде перехода на ЭДО. Однако за один урок сложно вникнуть в нюансы, определить преимущества для своего бизнеса, взвесить «за» и «против». Невозможно и проверить достоинства ЭДО на практике.

Но есть другие варианты. Контур.Диадок предлагает пользователям бесплатный и при этом комплексный онлайн-курс по работе с электронным документооборотом.

 

Во время обучения пользователи не только освоят теорию ЭДО, но и применят знания на практике.

За четыре урока эксперты Диадока разъяснят:

  • что такое ЭДО, каковы его отличия от бумажного документооборота и преимущества;
  • как автоматизировать бизнес-процессы и делопроизводство;
  • каким образом происходит взаимодействие с контрагентами, контролирующими органами;
  • преимущества и возможности Диадока как системы ЭДО.

Последнее занятие курса посвящено практической работе в сервисе. Ученики сами попробуют работу с электронными документами в одной из ведущих систем ЭДО — Диадоке. Они поймут особенности оформления документов, их получения, подписания, отправки, а также преимущества перед традиционным документооборотом на конкретных примерах из жизни бизнеса.

Занятия проходят в доступной, увлекательной форме. Благодаря легкости подачи сотрудники заинтересуются новым форматом делопроизводства, без отвлечений усвоят материал, получат новые знания в комфортной обстановке. Пройти курс можно за один день, так что бизнес-процессы не пострадают.

Особенно полезен курс Диадока будет молодым бухгалтерам, начинающим предпринимателям, студентам экономических направлений подготовки. Обучение позволит свободно оперировать нужными понятиями, понимать, чем конкретно полезен ЭДО для бизнеса, как улучшить схему работы компании.

Более того, Диадок предлагает ученикам пройти итоговый текст. Он состоит из 10 вопросов и проверяет, насколько качественно освоены знания. Сдав тест, вы получите сертификат — официальный документ, который украсит портфолио и добавит баллов на собеседовании.


Быстрота и особенности подключения к системе электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок зависят от выбранного решения. Рассмотрим процесс на примере внедрения в работу компании веб-версии системы. Она позволяет быстро и безопасно обмениваться электронными документами, выстраивать документооборот с новыми контрагентами и оптимизировать многие бизнес-процессы.

Электронный документооборот (ЭДО) помогает контрагентам обмениваться документами через интернет. Печатать и подписывать бумаги вручную не нужно: документы отправляют в электронном виде. Некоторые компании делают это по имейл, но удобнее подключиться к системе электронного документооборота, которую организуют компании-операторы. Один из таких операторов — СКБ Контур. Система, которая помогает обмениваться документами, — Диадок.

Для обмена документами между компаниями или с госорганами понадобится только цифровой канал связи доверенного оператора ЭДО. Но чтобы документы были валидны, а сделки — законны, необходима электронная подпись (ЭП).

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами через интернет. Договор, акт, ТОРГ-12 можно подписать в электронном виде и мгновенно отправить контрагентам.

Система электронного документооборота — сервис, с помощью которого контрагенты обмениваются юридически значимыми электронными документами. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.