Обучение электронному документообороту

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот с контрагентами — это безбумажный обмен документами с другими компаниями. Функциональность и безопасность обеспечивают системы электронного документооборота, работающие через операторов ЭДО. Одна из таких систем — Диадок, а оператор — СКБ Контур.

При переходе на ЭДО компании могут:

• обеспечить оперативную отправку, подписание и получение файлов;
• отслеживать движение документов на каждом этапе;
• освободить сотрудников от больших объемов бумажной работы;
• сократить расходы на бумагу, печать, отправку;
• обеспечить конфиденциальность и безопасность данных; 
• уменьшить количество ошибок и исключить риск утери документов;
• хранить первичку, договоры, соглашения в электронном виде.

Электронные документы легко найти в системе по нужным критериям, а работать с ними можно и в удаленном режиме — из отпуска или командировки.

В системе электронного документооборота Диадок для подписания документов применяют квалифицированную электронную подпись (КЭП), которая придает юридическую значимость каждому договору, акту, счету-фактуре и другим типам документов. Электронные документы, подписанные КЭП, не нужно дублировать на бумаге.

Зачем нужно обучение ЭДО

Особенности перехода на электронный документооборот зависят от масштабов проекта и стоящих перед ним задач. В одном случае для компании подойдет веб-версия системы ЭДО, в другом понадобится внедрение интеграционного решения.

Эксперты Диадока помогают новым пользователям с подбором варианта, настройкой работы, консультируют сотрудников, содействуют в привлечении к ЭДО контрагентов. Чтобы модернизация бизнес-процессов и подключение к сервису не вызывали никаких опасений, команда Диадока разработала курс по изучению работы в системе ЭДО с практическими уроками.

Обучение электронному документообороту поможет руководству и сотрудникам компании разобраться в теме, подготовиться к обновлению процессов, изучить, как обмениваться документацией с контрагентами в новой системе. Главное — обучение доказывает, что электронный документооборот не сложнее бумажного.

Курсы по ЭДО предназначены для:

• руководителей,
• бухгалтеров,
• специалистов отделов документационного обеспечения, стандартизации, нормоконтроля,
• сотрудников канцелярии, офис-менеджеров,
• делопроизводителей, архивариусов,
• помощников руководителей, секретарей;
• других работников компании, которые участвуют в документообороте.

Обучение сотрудников компании — серьезная составляющая проекта по запуску ЭДО. Курс по изучению особенностей ЭДО даст работникам понимание, как устроен интерфейс системы, научит работе с ней, поможет быстро освоить сервис и адаптировать его под задачи компании. В результате переход на ЭДО пройдет быстрее.

Выбор образовательной программы

Важные критерии при выборе курсов и форматов обучения — их адаптивность и актуальность с точки зрения законодательства и потребностей компании. Сотрудники, проходя обучение, должны ясно понимать, для чего они его проходят и как от результатов будет зависеть продуктивность. 

Уделить внимание стоит и таким параметрам:

• практический опыт, достижения преподавателей,
• наполнение учебной программы,
• оперативная связь с техподдержкой,
• получение документа, подтверждающего прохождение курса.

Важно просчитать экономическую целесообразность обучения: сколько оно стоит и какие эффекты принесет. В случае с ЭДО выгода очевидна: работники, пройдя курс по работе с электронными документами, легче переключатся на безбумажный обмен. Чем быстрее компания перейдет на ЭДО, тем раньше получит результаты в виде роста производительности работников и сокращения издержек. 

При выборе бесплатного курса финансовых затрат не будет, единственный ресурс — время специалиста, который в итоге быстрее освоит новую систему по сравнению с самостоятельным изучением. 

Обзор курсов по обучению ЭДО

Работе с электронными документами можно обучиться на разных курсах, так как ЭДО становится массовым способом взаимодействия с контрагентами. Какие бывают курсы по обучению ЭДО? Их можно разделить по форматам, продолжительности и подходам. В первую очередь они отличаются способами проведения.

Офлайн-обучение электронному документообороту

Этот традиционный формат обучения предполагает прямой контакт с преподавателем. У таких образовательных программ есть преимущества:

• привычная форма обучения помогает спокойно переключиться в режим учебы;
• сотрудники получают ответы на интересующие вопросы сразу, в том числе персонально;
• четкий график занятий позволяет стабильно планировать свой распорядок.

Одновременно офлайн-программы в случае обучения работников компании вызывают ряд сложностей. Ведь для организации курсов традиционного формата нужно временно изменить рабочий ритм, организовать площадку для обучения, мотивировать сотрудников посещать занятия.

Офлайн-обучение проводят специалисты компании или сторонние эксперты. Например, руководитель, главный бухгалтер или IT-директор может назначить предварительную встречу с представителем сервиса Диадок, чтобы задать вопросы о работе через ЭДО. Специалисты Контура расскажут о безбумажном документообороте, законодательной базе и способах организации ЭДО в компании.

Онлайн-обучение электронному документообороту

Онлайн-формат не требует весомых корректировок режима работы и многочасового отвлечения сотрудников от выполнения прямых обязанностей. Такие курсы можно:

• пройти на рабочем месте;
• организовать в любое время;
• сохранить для повторения учебных материалов.

Стимул к обучению у сотрудников должен быть и при прохождении онлайн-курсов. Им потребуется самостоятельно погружаться в новый предмет, фокусировать внимание на новом материале и выделять время на дистанционные уроки. 

Видеоуроки и вебинары можно изучать в комфортное время, а разные форматы занятий помогут заинтересовать каждого работника. Среди востребованных видов уроков:

• лекции, которые доносят информацию сразу до большой аудитории;
• тренинги, нацеленные на практические задания;
• семинары с получением знаний в формате обсуждений.

Дистанционное обучение — современный способ обучить сотрудников нужным навыкам для работы с электронным документооборотом.

Узнавайте больше об ЭДО с Диадоком:

• пройдите бесплатный курс Контур.Академии,
• консультируйтесь по вопросам работы продукта с техподдержкой,
• читайте статьи об ЭДО в справочной Диадока,
• смотрите вебинары и читайте ответы на популярные вопросы об особенностях работы с электронными документами,
• изучайте возможности сервиса с помощью руководства пользователя Диадока, вы найдете его в разделе «Инструкции» — «Работа в системе Диадок»,
• ознакомьтесь с ошибками при работе с ЭДО в нашей статье.

Обучение и адаптация сотрудников

Обучающие программы по организации электронного документооборота отличаются наполнением. Все зависит от вида курса, его длительности, проработанности, целей. В комплексных программах подробно рассматриваются все вопросы ЭДО. Основные блоки обучения работе с ЭДО можно условно разделить на части.

Основы электронного документооборота

Этот раздел обычно содержит основные понятия и законодательную базу в отношении электронного документооборота. Как правило, эксперты дают определения терминам: ЭДО, электронные документы, электронная подпись, роуминг, рассказывают о подключении к ЭДО и юридической значимости. Также часто обозначают особенности обмена юридически значимыми документами с госструктурами и контрагентами. Вы можете самостоятельно изучить основы электронного документооборота — прочитайте нашу статью. 

Внедрение ЭДО

Когда у компании и сотрудников складывается понимание специфики ЭДО, пора переходить к выбору сервиса для обмена документами. Важно изучить критерии подбора и этапы внедрения системы ЭДО. В числе прочих работ — обсуждение необходимости вносить изменения в учетную политику, разработка приказа или положения о внедрении ЭДО, написание регламента работы и инструкции для сотрудников.

Также важно разобрать техническую часть подключения к электронному документообороту и алгоритм получения электронной подписи. Для этого в процессе обучения часто поясняют, что такое криптопровайдер, как работают удостоверяющие центры и какие виды электронной подписи подходят для ЭДО. 

Работа с ЭДО

В данном разделе пользователям полезно узнать об аспектах работы с электронными документами на всех этапах. В том числе о том, какие действия с ними доступны в сервисах ЭДО: создание, отправка, получение, согласование, подписание, отказ в подписи, постановка на маршрут согласования, скачивание. Другие важные пункты здесь — хранение подписанных документов и поиск в сервисе, приглашение контрагентов и создание заявки на роуминг.

Также в перечне возможных тем: поиск файлов в единой базе, взаимодействие СЭД с другими информационными системами компании, представление электронных документов в налоговую.

Прошедший обучение сотрудник будет обладать достаточными знаниями для организации работы в системе ЭДО. Он предотвратит типичные ошибки, выгрузит документы по требованию ФНС, сможет отчитаться перед другими контролирующими госструктурами, обеспечит информационную безопасность документов в компании.

Обучение ЭДО бесплатно

Бесплатное обучение электронному документообороту чаще всего предполагает отдельные лекции или семинары. Они могут давать частичное представление о безбумажном обмене документами. Такой ввод в курс дела полезен для тех, кто пока сомневается в выгоде перехода на ЭДО. Однако за один урок сложно вникнуть в нюансы, определить преимущества для своего бизнеса, взвесить «за» и «против». Невозможно и проверить достоинства ЭДО на практике.

Но есть другие варианты. Контур.Диадок предлагает пользователям бесплатный и при этом комплексный онлайн-курс по работе с электронным документооборотом в Контур.Академии. Обучение предполагает изучение теоретических основ ЭДО, знакомство с системой Диадок и практическую работу в сервисе. 

За четыре урока эксперты Диадока разъяснят:

• что такое ЭДО, в чем его плюсы в сравнении с бумажным документооборотом;  
• как автоматизировать бизнес-процессы и документооборот;
• как происходит взаимодействие с контрагентами в системе ЭДО;
• какими преимуществами и возможностями обладает Диадок как система ЭДО.

Последнее занятие курса посвящено практической работе в сервисе. Обучающиеся сами попробуют работу с электронными документами в одной из ведущих систем ЭДО — Контур.Диадоке. Они познакомятся с интерфейсом, поймут, как создавать документы, подписывать, отправлять их и выполнять другие действия с ними.

Особенно полезен курс Диадока молодым бухгалтерам, начинающим предпринимателям, студентам экономических направлений. Обучение позволит свободно оперировать нужными понятиями, узнать, чем конкретно полезен ЭДО для бизнеса, как улучшить схему работы компании.

Более того, Контур предлагает пройти итоговый тест. Он помогает проверить, насколько качественно освоены знания. В конце обучения выдается сертификат, который подтверждает прохождение курса и получение специалистом знаний о работе с ЭДО.