ЭДО для ИП: зачем нужен и как подключить

Расскажем, зачем нужен ЭДО предпринимателю и что необходимо для подключения электронного документооборота.

Когда ЭДО для ИП обязателен

В общем случае ЭДО используется по желанию, но есть сферы, где обязанность применения электронного документооборота устанавливает законодательство. Рассмотрим эти сферы и условия обязательного применения ЭДО.

Маркировка

В общем случае ЭДО обязателен при работе с любыми маркированными товарами. По таким товарам необходимо оформлять электронный УПД — универсальный передаточный документ. Он должен выставляться по формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Передавать такие УПД нужно через сервисы аккредитованных операторов ЭДО, например, через Контур.Диадок.

Оператор ЭДО при передаче электронного УПД от продавца покупателю передает сведения о маркированных товарах в Честный знак.

Однако обязательность применения ЭДО вводится поэтапно — отдельно для каждой товарной группы. Поэтому есть товары, которые подлежат маркировке, но для них еще не введены такие требования. В этом случае у участников оборота таких товаров есть время подготовиться: подключить и настроить ЭДО.

Маркированные товары перечислены в распоряжении Правительства РФ от 28.04.2018 № 792р. Список дополняется по мере включения новых товарных групп в систему маркировки.

Узнать, для каких товаров планируется ввести обязательную маркировку в дальнейшем, можно в перечне пилотных проектов на сайте системы Честный знак.

Прослеживаемость

При продаже прослеживаемых товаров ЭДО обязателен, но есть ряд исключений. Например, при продаже таких товаров физлицам, самозанятым и на экспорт, включая страны ЕАЭС (п. 1.1 ст. 169 НК, пп. «г» п. 13 постановления Правительства от 01.07.2021 № 1108).

Прослеживаемые товары отражены в постановлении Правительства от 01.07.2021 № 1110.

Госзакупки

Порядок проведения закупок товаров и услуг для государственных органов и госкомпаний регулируется законами от 05.04.2013 № 44-ФЗ и от 18.07.2011 № 223-ФЗ. Обязательное использование электронных документов этими законами не установлено.

Но на практике организаторы нередко требуют от участников закупок возможность работы с электронной торговой площадкой — ЭТП. Ряд таких площадок перешло на ЭДО, поэтому отсутствие ЭДО может создать сложности.

ЭДО выгодно всем участникам: площадка может автоматизировать отправку закрывающих документов, а участник — быстрее получает такие документы. Например, за оригиналом подписанного документа не нужно будет ехать в офис торговой площадки.

Квалифицированная электронная подпись подтверждает факт неизменности подписанного ею документа и однозначно идентифицирует подписанта. Это также может быть преимуществом использования ЭДО для тех ИП, которые активно участвуют в госзакупках.

Логистика

С 1 сентября 2026 года ряд документов, связанных с грузоперевозками, в общем случае нужно будет оформлять в электронном виде (Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ).

Например, в электронный формат переводятся: транспортная накладная и заказ (заявка) для автоперевозок, транспортная ж/д накладная, грузовая авианакладная, а также экспедиторские документы.

Министерство транспорта определит перечень случаев, когда можно продолжать использовать транспортные накладные и другие перевозочные документы на бумаге.

Так, в 2026 году ЭДО станет обязательным для всех, кто отправляет или перевозит грузы.

Анастасия Пучинина
Эксперт по законодательству в команде разработки Логистики

Изменения в ЭДО в логистике и других сферах рассматриваем ежемесячно в обзорах.

Какие плюсы работать через оператора ЭДО

В целом использование ЭДО — добровольное решение предпринимателя, за исключением обязательности использования в сферах, которые перечислили выше.

Однако не все электронные документы получится передать без оператора ЭДО. Например, если ИП — плательщик НДС, при обороте товаров он обязан оформлять электронные счета-фактуры. Такие документы составляются только по формату приказа № 970 и только через сервисы операторов ЭДО (п. 3 приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н).

Преимущества работы через оператора:

Прозрачность документооборота. Как отправитель, так и получатель всегда может увидеть, на какой стадии находится документ, например: отправлен, подписан, требуется подпись, аннулирован. Оператор фиксирует все действия контрагентов с указанием даты и времени.

Безопасность передачи данных. Через сервисы ЭДО документы передаются в зашифрованном виде. Просмотреть их содержание могут только отправитель и получатель.

Упрощение поиска документов. Любой документ при необходимости можно найти за несколько секунд, зная его номер или реквизиты контрагента. Также можно сортировать документы по тегам или фильтру.

Минимизация ошибок. Количество ошибок сокращается благодаря автоматизации процессов. Также оператор перед отправкой проверяет документы на соответствие утвержденным форматам, заполненность обязательных полей, действительность сертификата ЭП и проводит ряд других проверок.

Оцените преимущества электронного документооборота в Диадоке

Подключиться

Что необходимо при переходе на ЭДО

Чтобы начать использовать ЭДО нужен компьютер или ноутбук и сертификат электронной подписи. Переход на ЭДО и изменения в процессах, которые он повлечет, нужно зафиксировать документах.

Оборудование

Понадобится компьютер с параметрами, которые соответствуют требованиям выбранного оператора и его программного обеспечения.

Посмотреть требования к оборудованию для установки Контур.Диадока

Также есть возможность пользоваться Диадоком на планшете или телефоне, для этого нужно скачать мобильное приложение Контур.Диадок.

Сертификат ЭП

В Диадоке используется усиленная квалифицированная электронная подпись — КЭП. Сам предприниматель может бесплатно получить ее в Удостоверяющем центре ФНС.

Если электронная подпись потребуется сотруднику ИП, например, бухгалтеру, он может оформить ЭП физлица в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре. Например — в УЦ Контура.

ИП должен выдать всем сотрудникам, которые будут подписывать документы от его имени, доверенность. Например, машиночитаемую доверенность (МЧД), так как это один из самых удобных способов подтвердить полномочия.

Документы, которые отражают изменения в бизнес-процессах

Например:

Приказ о переходе на ЭДО и положение об электронном документообороте. В положении нужно указать перечень документов, используемое ПО, ответственных сотрудников и другие условия работы с ЭДО.

Учетная политика. ИП нужно скорректировать положения налоговой учетной политики. Если предприниматель добровольно ведет бухучет, нужно внести изменения и в бухгалтерскую учетную политику.

Соглашения с контрагентами. По умолчанию заключать допсоглашения не обязательно, потому что электронный документ, подписанный КЭП, по юридической силе не уступает бумажному, подписанному собственноручной подписью. Однако такие соглашения могут помочь решить вопросы в спорных ситуациях.

Когда ИП подключить ЭДО

Подключить ЭДО при регистрации бизнеса должен ИП, который знает, что у него сразу возникнет обязанность работать с ЭДО. Например, он будет работать с маркированными товарами.

Так же может поступить и предприниматель, у которого обязанности работать с ЭДО нет, но он хочет сразу настроить систему электронного документооборота, чтобы оптимизировать свои бизнес-процессы.

Подключить ЭДО уже в процессе работы. Так может произойти, если появилась обязанность использовать ЭДО. Его нужно подключить до проведения соответствующих операций, например, до первой отгрузки маркированного или прослеживаемого товара.

Если ИП решил подключить ЭДО добровольно для оптимизации деятельности, он может это сделать в любое время.

Как ИП учесть расходы на ЭДО

Общая система налогообложения (ОСНО)

Для ИП на ОСНО расходы, связанные с ведением бизнеса, относятся к профессиональным налоговым вычетам. При этом состав расходов, принимаемых к вычету, налогоплательщик определяет сам. Порядок определения таких расходов аналогичен порядку определения расходов по налогу на прибыль (п. 1 ст. 221 НК).

К расходам на ЭДО можно, например, отнести:

• сервис электронного документооборота — неисключительное право использования Контур.Диадока;
• оформление сертификата электронной подписи в коммерческом удостоверяющем центре, если у ИП есть сотрудники (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК, письмо Минфина от 29.03.2024 № 03-04-06/28364).

В налоговом учете расходы на покупку неисключительных прав на ПО относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией продукции или услуг (пп. 26, 37 п. 1 ст. 264 НК). При методе начисления расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они возникают исходя из условий договора, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК).

По правилам главы 25 НК расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК). Если ИП не может документально подтвердить произведенные расходы, то вычет предоставляется в размере 20% от дохода ИП (п. 1 ст. 221 НК).

УСН «Доходы минус расходы»

При определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы, перечень которых отражен в п. 1 ст. 346.16 НК. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК). Кроме того, расход обязательно должен быть оплачен (п. 2 ст 346.17 НК).

Но при УСН нужно учитывать, что перечень расходов закрытый. Он поименован в п. 1 ст. 346.16 НК.

Комиссию за подключение и абонентскую плату за ЭДО можно отнести к затратам на услуги связи, указанные в пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК (письма Минфина от 20.12.2019 № 03-11-11/99968 и от 31.10.2006 № 03-11-04/2/229).

Затраты на приобретение программного обеспечения можно отнести к расходам, указанным в пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК.

АУСН «Доходы минус расходы»

При определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК).

На АУСН, как и на упрощенке, для признания расхода требуется его оплата (ст. 8 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ).

При определении объекта налогообложения на АУСН не учитываются расходы, которые поименованы в п. 4 ст. 6 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ. В этом списке не указаны расходы на ЭДО, поэтому при расчете налога можно учесть любой экономически обоснованный расход, включая и расходы на оформление электронной подписи.

Коротко об ЭДО для ИП

ИП обязан применять ЭДО при реализации маркированных и прослеживаемых товаров.

Для полноценного применения ЭДО нужно подключить его через оператора. Это не только даст возможность использовать все преимущества ЭДО, но и обеспечит прозрачность и безопасность документооборота.

Чтобы начать работать с ЭДО, нужно устройство, соответствующее требованиям оператора ЭДО, и электронная подпись. Также нужно зафиксировать в документах изменения в учете и бизнес-процессах при внедрении ЭДО.

Порядок учета расходов на ЭДО зависит от вида затрат и режима налогообложения. Это может быть как единовременное списание, так и равномерное распределение в течение срока использования.

ЭДО с Диадоком

Откройте все возможности ЭДО для ИП

Подключиться