Электронный документооборот (ЭДО) постепенно вытесняет бумажный. К этому приводят очевидные выгоды безбумажного делопроизводства — экономия средств, упрощение бизнес-процессов и их контроля, безопасность данных. ЭДО выбирают не только крупные компании, но и индивидуальные предприниматели. Расскажем, чем им будет полезен перевод делопроизводства в цифру.
Зачем ЭДО для ИП
Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи, которые обеспечивает оператор ЭДО. Такой формат делопроизводства оптимизирует бизнес-процессы, что нужно как закрепившимся на рынке компаниям, так и малому бизнесу. Ведь каждый ИП на любой системе налогообложения обязан оформлять хозяйственные операции документально, вести кадровый, налоговый, бухгалтерский учет.
Индивидуальным предпринимателям ЭДО с контрагентами поможет:
- создавать, получать, обрабатывать, отправлять, редактировать, согласовывать и подписывать документы;
- уменьшить административные расходы на бумагу, печать, обслуживание принтеров;
- сократить время на подготовку, доставку документов;
- отвечать за качество и полноту сведений в бухгалтерской отчетности;
- освободить время на отличные от заполнения бумаг задачи;
- вести кадровый учет, КУДИР (книгу учета доходов и расходов) и иные виды учета;
- контролировать работу сотрудников;
- корректно оформлять документы благодаря наличию в системе ЭДО стандартных форм.
Кроме того, онлайн можно регистрировать онлайн-кассы в ФНС и заключать договоры с оператором фискальных данных, а также участвовать в торгах на федеральных и коммерческих площадках, в проведении закупок по 44-ФЗ.
Электронный документооборот упростит и отправку отчетности в контролирующие госорганы — ФНС, Пенсионный фонд, Соцстрах, Росстат и другие. В электронном виде можно сдать декларацию по налогу на УСН, форму 4-ФСС. Только в электронном формате принимаются сведения о деятельности ИП в Росстат, справки 2-НДФЛ, если работников больше десяти, декларация по НДС.
Кроме того, обязательна безбумажная отчетность в ПФР и ФСС, если под вашим руководством работает более 25 человек, и в ФНС, если в компании числится 100 и более сотрудников. Остальным организациям электронная отчетность рекомендована.
Преимущества ЭДО для ИП
Преимущества ЭДО привлекают средний и малый бизнес. Благодаря электронному делопроизводству компании сокращают издержки, повышают общую эффективность всех процессов и становятся более конкурентоспособными на рынке.
Это происходит благодаря тому, что в отличие от бумажного делопроизводства ЭДО позволяет:
- Экономить деньги на печати, канцелярии, бумаге, забыть про почтовые, курьерские услуги.
- Редактировать документы, не допускать их дублирования, отслеживать их статус и сроки подписания.
- Забыть о трудностях, связанных с пересылкой оригиналов документов.
- Избегать ошибок за счет автопроверки форматов и сертификата электронной подписи, оперативно находить причину и исправлять расхождение данных.
- Хранить документы без затрат на содержание архива.
- Легко искать нужные файлы в единой системе.
- Проводить сделки в кратчайшие сроки, быстро оформлять первичные, закрывающие документы.
- Без проблем предъявлять документы по требованию контролирующих органов.
- Обеспечить минимальный риск порчи, утери файлов.
- Увеличить скорость поступления данных в учетные системы.
- Повысить безопасность данных — передача происходит через защищенное соединение, а доступом к файлам владеет конкретное число пользователей.
Безбумажное делопроизводство повышает и производительность труда сотрудников. При бумажном документообороте работники тратят до половины рабочего времени на обработку документов. С ЭДО процессы ускоряются, а доступ к файлам легко получить даже удаленно.
Более того, систему ЭДО можно интегрировать с 1С и другими программами учета. Это позволит автоматически заполнять формы документов, настраивать проводку входящих файлов и дальнейшее формирование отчетности.
Поможем подобрать решение и подключиться к ЭДО
Какими документами ИП может обмениваться через ЭДО
Уже сегодня индивидуальные предприниматели переходят на формирование и сдачу налоговой и иной отчетности в электронном виде, а также на обмен следующими документами:
- договорами, соглашениями и приложениями к ним;
- счетами, счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ, УПД.
С помощью стандартных форм в редакторе Диадока можно создавать и заполнять счета-фактуры, накладные, акты, УПД, отправлять их, получать, изменять, согласовывать, подписывать, хранить. Отметим, что счета-фактуры будут равнозначны бумажным, только если составлены по утвержденному формату ФНС, переданы через оператора ЭДО и подписаны электронной подписью.
Как подключить ЭДО для ИП
Для организации электронного документооборота понадобится выбрать систему и оператора ЭДО, проанализировать делопроизводство, внести изменения в учетную политику и договориться об обмене электронными документами с контрагентами.
Способ организации ЭДО выбирается с учетом количества отправляемых документов и занятых в документообороте сотрудников:
- Веб-версия. Подойдет для малого документооборота: ее использование упростит переход на ЭДО, поскольку она работает в любом браузере и интерфейсом напоминает электронную почту.
- Модуль для учетной системы 1С. Интеграция системы ЭДО и 1С позволит работать в привычной системе.
- Интеграция с другими учетными системами.
Также при выборе системы ЭДО стоит обратить внимание на условия внедрения, набор опций, тарифы, наличие роуминга, режим работы техподдержки.
Зачем нужна электронная подпись для ЭДО
Электронная подпись (ЭП) в электронном документообороте необходима для того, чтобы подписанные документы имели ту же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. ЭП визирует документ, подтверждает авторство подписи, гарантирует отсутствие изменений в документе после подписания.
В законе 63-ФЗ «Об электронной подписи» обозначены три вида ЭП:
- Квалифицированная (КЭП). Только эта подпись равнозначна собственноручной. Это самая защищенная ЭП: ее технология контролируется ФСБ, выдать ее может только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ), а работает она только со средством криптографической защиты информации.
- Неквалифицированная (НЭП). В технологии тоже используются криптографические алгоритмы, а сама ЭП позволяет проверить личность подписанта и отсутствие в файле изменений. Для получения такой подписи можно обратиться в любой УЦ, а уровень ее безопасности ниже. Для обмена документами с контрагентами понадобится взаимное соглашение.
- Простая. Эта подпись подтверждает, что была сформирована конкретным человеком. Чаще всего применяется в онлайн-банкинге, интернет-магазинах, внутреннем документообороте. Простую подпись нельзя использовать для отправки документов в госорганы, для обмена с партнерами нужно соглашение.
В Диадоке компании-резиденты РФ для обмена документами пользуются только квалифицированной ЭП. С ней для организации юридически значимого документооборота не понадобятся дополнительные соглашения с контрагентами, при этом подпись будет равнозначна собственноручной. Соглашение требуется только для организации международного ЭДО с контрагентом из другой страны, который использует НЭП.
С КЭП предприниматель сможет вести документооборот, отчитываться онлайн и выполнять любые другие операции, которые нужно заверять личной подписью:
- Обмениваться с партнерами как формализованными документами (счета-фактуры, УПД, их корректировки), так и неформализованными (договоры, соглашения, счета).
- Обеспечить оперативное достижение договоренностей и проведение расчетов по сделкам.
- Отчитываться за год, квартал и другие периоды в контролирующие госорганы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и т.д.
- Участвовать в электронных торгах, тендерах, госзакупках.
- Регистрировать онлайн-кассы.
При создании электронной подписи пользователь получит квалифицированный сертификат и два ключа — открытый для проверки подписи и закрытый для ее генерации.
Возможен ли обмен документами между двумя системами
Если у ИП и контрагента разные системы ЭДО, обмен документами тоже возможен. Для этого операторы должны поддерживать технологию роуминга. Документооборот при этом происходит так же, как и в рамках одной системы.
Настройка роуминга, как правило, не занимает много времени. Для подключения к нему в Диадоке нужно:
- На странице «Состояние роуминга между Диадоком и другими операторами» проверить, настроен ли уже роуминг с оператором интересующего контрагента.
- Заполнить заявку на подключение, дождаться выполнения.
С некоторыми операторами действует автоматическая настройка роуминга. В этом случае не понадобится даже заявка — пользователь может отправить контрагенту приглашение к обмену документами, как обычно. После принятия заявки...
Ответим на вопросы и настроим электронный документооборот
Вопрос-ответ
Статус индивидуального предпринимателя (ИП) — один из самых простых способов начать вести бизнес в России. Он дает возможность легально заниматься предпринимательской деятельностью и получать прибыль.
ИП оформляют, чтобы вести законную предпринимательскую деятельность, на равных работать с контрагентами, получать налоговые режимы для малого бизнеса. Кроме того, статус индивидуального предпринимателя показывает потенциальным покупателям ответственность продавца.
Каждый индивидуальный предприниматель на любой системе налогообложения обязан оформлять хозяйственные операции, вести налоговый учет. Упростить работу с документами поможет электронный документооборот (ЭДО). С его помощью ИП экономит на печати и почтовых расходах, а также упрощает обмен документами с контрагентами.
Заполнять УПД предпринимателям следует, отталкиваясь от требований к первичному документу, ст. 9 402-ФЗ, и требований к заполнению счета-фактуры, если УПД используется со статусом 1, постановление Правительства РФ № 1137.
УПД включает реквизиты, обязательные и для счета-фактуры, и для первичного учетного документа. Поэтому может использоваться как комбинация счета-фактуры и первичного документа либо только как первичный документ (соответственно, будет заполняться статус 1 либо 2). Порядок оформления УПД как раз зависит от того, как он дальше будет использоваться. Если как единый документ, то в графе «Статус» ставится цифра 1 и заполняются предусмотренные реквизиты. Выставлять отдельный счет-фактуру не потребуется.
Если УПД будет использоваться как первичный учетный документ, то в графе «Статус» ставится цифра 2, а в строке 5 и графах 6, 7, 10, 10а, 11 — прочерки. Далее строки заполняются в соответствии с указанными параметрами.
Обратите внимание, что графа 11 (регистрационный номер партии товара) заполняется в отношении товара, подлежащего прослеживаемости. Когда ИП работает с такими товарами, даже на УСН следует составлять УПД со статусом 2 по форме, отвечающей требованиям, применяемым с 1 июля 2021. Это связано с тем, что для участников прослеживаемости обязательна передача счетов-фактур в электронном виде, приказ ФНС № 636. Об особенностях заполнения УПД на прослеживаемые товары сказано в письме ФНС от 1 февраля 2022 г. № ЕА-4-26/1125@.
УПД может подписать сам ИП либо человек, которому предприниматель выдал нотариально заверенную доверенность. Это касается любого УПД: со статусом 1 и со статусом 2.
