ЭДО для ИП

Электронный документооборот (ЭДО) постепенно вытесняет бумажный. К этому приводят очевидные выгоды безбумажного делопроизводства — экономия средств, упрощение бизнес-процессов и их контроля, безопасность данных. ЭДО выбирают не только крупные компании, но и индивидуальные предприниматели. Расскажем, чем им будет полезен перевод делопроизводства в цифру.

Зачем ЭДО для ИП

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи, которые обеспечивает оператор ЭДО. Такой формат делопроизводства оптимизирует бизнес-процессы, что нужно как закрепившимся на рынке компаниям, так и малому бизнесу. Ведь каждый ИП на любой системе налогообложения обязан оформлять хозяйственные операции документально, вести кадровый, налоговый, бухгалтерский учет.

Индивидуальным предпринимателям ЭДО с контрагентами поможет:

  • создавать, получать, обрабатывать, отправлять, редактировать, согласовывать и подписывать документы;
  • уменьшить административные расходы на бумагу, печать, обслуживание принтеров;
  • сократить время на подготовку, доставку документов;
  • отвечать за качество и полноту сведений в бухгалтерской отчетности;
  • освободить время на отличные от заполнения бумаг задачи;
  • вести кадровый учет, КУДИР (книгу учета доходов и расходов) и иные виды учета;
  • контролировать работу сотрудников;
  • корректно оформлять документы благодаря наличию в системе ЭДО стандартных форм.

Кроме того, онлайн можно регистрировать онлайн-кассы в ФНС и заключать договоры с оператором фискальных данных, а также участвовать в торгах на федеральных и коммерческих площадках, в проведении закупок по 44-ФЗ.

Электронный документооборот упростит и отправку отчетности в контролирующие госорганы — ФНС, Пенсионный фонд, Соцстрах, Росстат и другие. В электронном виде можно сдать декларацию по налогу на УСН, форму 4-ФСС. Только в электронном формате принимаются сведения о деятельности ИП в Росстат, справки 2-НДФЛ, если работников больше десяти, декларация по НДС.

Кроме того, обязательна безбумажная отчетность в ПФР и ФСС, если под вашим руководством работает более 25 человек, и в ФНС, если в компании числится 100 и более сотрудников. Остальным организациям электронная отчетность рекомендована.

Преимущества ЭДО для ИП

Преимущества ЭДО привлекают средний и малый бизнес. Благодаря электронному делопроизводству компании сокращают издержки, повышают общую эффективность всех процессов и становятся более конкурентоспособными на рынке. 

Это происходит благодаря тому, что в отличие от бумажного делопроизводства ЭДО позволяет:

  • Экономить деньги на печати, канцелярии, бумаге, забыть про почтовые, курьерские услуги.
  • Редактировать документы, не допускать их дублирования, отслеживать их статус и сроки подписания.
  • Забыть о трудностях, связанных с пересылкой оригиналов документов.
  • Избегать ошибок за счет автопроверки форматов и сертификата электронной подписи, оперативно находить причину и исправлять расхождение данных.
  • Хранить документы без затрат на содержание архива.
  • Легко искать нужные файлы в единой системе.
  • Проводить сделки в кратчайшие сроки, быстро оформлять первичные, закрывающие документы.
  • Без проблем предъявлять документы по требованию контролирующих органов.
  • Обеспечить минимальный риск порчи, утери файлов.
  • Увеличить скорость поступления данных в учетные системы.
  • Повысить безопасность данных — передача происходит через защищенное соединение, а доступом к файлам владеет конкретное число пользователей.

Безбумажное делопроизводство повышает и производительность труда сотрудников. При бумажном документообороте работники тратят до половины рабочего времени на обработку документов. С ЭДО процессы ускоряются, а доступ к файлам легко получить даже удаленно.

Более того, систему ЭДО можно интегрировать с 1С и другими программами учета. Это позволит автоматически заполнять формы документов, настраивать проводку входящих файлов и дальнейшее формирование отчетности.

Откройте все возможности ЭДО для ИП с Диадоком

Подключиться

Какими документами ИП может обмениваться через ЭДО

Уже сегодня индивидуальные предприниматели переходят на формирование и сдачу налоговой и иной отчетности в электронном виде, а также на обмен следующими документами:

  • договорами, соглашениями и приложениями к ним;
  • счетами, счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ, УПД.

С помощью стандартных форм в редакторе Диадока можно создавать и заполнять счета-фактуры, накладные, акты, УПД, отправлять их, получать, изменять, согласовывать, подписывать, хранить. Отметим, что счета-фактуры будут равнозначны бумажным, только если составлены по утвержденному формату ФНС, переданы через оператора ЭДО и подписаны электронной подписью.

Как подключить ЭДО для ИП

Для организации электронного документооборота понадобится выбрать систему и оператора ЭДО, проанализировать делопроизводство, внести изменения в учетную политику и договориться об обмене электронными документами с контрагентами.

Способ организации ЭДО выбирается с учетом количества отправляемых документов и занятых в документообороте сотрудников:

  • Веб-версия. Подойдет для малого документооборота: ее использование упростит переход на ЭДО, поскольку она работает в любом браузере и интерфейсом напоминает электронную почту.
  • Модуль для учетной системы 1С. Интеграция системы ЭДО и 1С позволит работать в привычной системе.
  • Интеграция с другими учетными системами.

Также при выборе системы ЭДО стоит обратить внимание на условия внедрения, набор опций, тарифы, наличие роуминга, режим работы техподдержки.

Поможем подобрать решение и подключиться к ЭДО

Оставить заявку

Зачем нужна электронная подпись для ЭДО

Электронная подпись (ЭП) в электронном документообороте необходима для того, чтобы подписанные документы имели ту же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. ЭП визирует документ, подтверждает авторство подписи, гарантирует отсутствие изменений в документе после подписания.

В законе 63-ФЗ «Об электронной подписи» обозначены три вида ЭП:

  • Квалифицированная (КЭП). Только эта подпись равнозначна собственноручной. Это самая защищенная ЭП: ее технология контролируется ФСБ, выдать ее может только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ), а работает она только со средством криптографической защиты информации.
  • Неквалифицированная (НЭП). В технологии тоже используются криптографические алгоритмы, а сама ЭП позволяет проверить личность подписанта и отсутствие в файле изменений. Для получения такой подписи можно обратиться в любой УЦ, а уровень ее безопасности ниже. Для обмена документами с контрагентами понадобится взаимное соглашение.
  • Простая. Эта подпись подтверждает, что была сформирована конкретным человеком. Чаще всего применяется в онлайн-банкинге, интернет-магазинах, внутреннем документообороте. Простую подпись нельзя использовать для отправки документов в госорганы, для обмена с партнерами нужно соглашение.

В Диадоке компании-резиденты РФ для обмена документами пользуются только квалифицированной ЭП. С ней для организации юридически значимого документооборота не понадобятся дополнительные соглашения с контрагентами, при этом подпись будет равнозначна собственноручной. Соглашение требуется только для организации международного ЭДО с контрагентом из другой страны, который использует НЭП. 

С КЭП предприниматель сможет вести документооборот, отчитываться онлайн и выполнять любые другие операции, которые нужно заверять личной подписью:

  • Обмениваться с партнерами как формализованными документами (счета-фактуры, УПД, их корректировки), так и неформализованными (договоры, соглашения, счета).
  • Обеспечить оперативное достижение договоренностей и проведение расчетов по сделкам.
  • Отчитываться за год, квартал и другие периоды в контролирующие госорганы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и т. д.
  • Участвовать в электронных торгах, тендерах, госзакупках.
  • Регистрировать онлайн-кассы.

При создании электронной подписи пользователь получит квалифицированный сертификат и два ключа — открытый для проверки подписи и закрытый для ее генерации.

Возможен ли обмен документами между двумя системами

Если у ИП и контрагента разные системы ЭДО, обмен документами тоже возможен. Для этого операторы должны поддерживать технологию роуминга. Документооборот при этом происходит так же, как и в рамках одной системы.

Настройка роуминга, как правило, не занимает много времени. Для подключения к нему в Диадоке нужно:

  • На странице «Состояние роуминга между Диадоком и другими операторами» проверить, настроен ли уже роуминг с оператором интересующего контрагента.
  • Заполнить заявку на подключение, дождаться выполнения.

С некоторыми операторами действует автоматическая настройка роуминга. В этом случае не понадобится даже заявка — пользователь может отправить контрагенту приглашение к обмену документами, как обычно. После принятия заявки...

Ответим на вопросы и настроим электронный документооборот

Подключиться


Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для организации внутреннего делопроизводства в компании или госучреждении. СЭД оптимизируют и облегчают самые трудоемкие бизнес-процессы. Рассказываем о возможностях, преимуществах и работе с такими системами.

Электронный документооборот (ЭДО) — не новое явление для российского бизнеса. Однако современные технологии по-прежнему пугают некоторых руководителей, из-за чего они не решаются перейти на обмен электронными документами. При этом у них не всегда есть понимание, можно ли отказать контрагенту, предлагающему перейти на ЭДО. У контрагентов же возникает вопрос о дальнейших действиях в случае получения отказа. Рассказываем, что делать в обеих ситуациях.

Электронный документооборот (ЭДО) все чаще становится выбором крупного бизнеса, средних компаний и даже индивидуальных предпринимателей. Этот способ организации делопроизводства помогает сократить расходы, сделать бизнес-процессы понятными и быстрыми, упростить представление отчетности в госорганы. Но для внедрения ЭДО в компании нужно утвердить его в ряде документов. Изменения вносятся и в учетную политику организации.

Существует два способа перехода на ЭДО с контрагентами — напрямую или через оператора электронного документооборота. Рассмотрим каждый из них.

Если в компании есть хотя бы один работник, появляется обязанность вести кадровый учет. В крупных организациях ежегодно оформляются тысячи кадровых документов. В среднем на одного работающего сотрудника создается от 14 до 89 различных документов в год.