Что такое СЭД

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для организации внутреннего делопроизводства компании. Рассказываем, что такое СЭД и какие у неё преимущества.

Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока

Что такое СЭД

Система электронного документооборота (СЭД) — это сервис, с помощью которого обмениваются электронными документами внутри компании. С помощью него можно: 

• создавать,
• хранить,
• изменять,
• пересылать,
• согласовывать,
• следить за статусом подписания электронных документов.

СЭД умеет:

Автоматизировать работу с документами. Обмениваться электронными документами внутри компании гораздо быстрее и удобнее, чем бумажными. В СЭД виден статус документа, у какого сотрудника документ в работе и с какого периода. Также в СЭД можно при необходимости настроить маршрутизацию документов. Например, если создать шаблон маршрута, документ автоматически будет направлен нужному подразделению или сотруднику для выполнения определенной задачи. Например, исполнение или согласование.

Работать с КЭП. Если у вас есть интеграция с сервисами ЭДО для работы с контрагентами, то через СЭД можно контролировать весь документооборот компании. Например, когда согласовали пакет документов по сделке со всеми ответственными отделами внутри организации в СЭД, можно настроить их отправку контрагенту через Диадок и подписать его КЭП.

Электронный документооборот — самый быстрый способ доставить документы

Хочу попробовать

Требования к СЭД

При выборе СЭД ориентируйтесь на потребности компании и бизнес-задачи.

Обратите внимание, возможно ли в системе электронного документооборота:

• работать с разными типами документов, потоковое сканирование и распознавание, регистрация, согласование и подписание;
• комментировать, редактировать документы, в том числе коллективно;
• совместить СЭД с учетными системами компании;
• создавать резолюции, контролировать процесс исполнения и статус документа;
• настроить разграничение доступа для разных работников;
• настроить интеграцию с внешним ЭДО.

Например, Диадок можно интегрировать и совмещать со всеми известными СЭД на рынке. 

Не лишним будет обратить внимание на следующие критерии:

• применение электронной подписи;
• надежность разработчика;
• возможность автоматического выполнения стандартных функций или подготовки документов определенного типа;
• массовый ввод документов — обычно востребован в компаниях с большим документооборотом;
• возможность интеграции с существующими информационными системами, почтовой программой, офисными приложениями;
• соответствие отраслевым стандартам или стандартам организации;
• количество времени на восстановление сервиса в случае сбоя;
• необходимость установки дополнительных программ;
• устойчивость системы — стабильная работа и своевременное обновление;
• возможность масштабирования СЭД, изменения настроек при расширении компании, наличие удаленного доступа и маршрутизации документов. Это важно при территориальной удаленности подразделений и сложной организационной структуре.

Правовое регулирование и стандарты

Деятельность разработчиков СЭД отдельно не регламентируется. При работе с СЭД опираются чаще всего на Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ и Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Существует наказание за подделку и незаконное использование ключей чужой подписи без согласия владельца. За такие действия грозит:

Уголовная ответственность (ст. 327 УК), в том числе в виде лишения свободы до двух лет.

Гражданская ответственность за ущерб, причиненный третьим лицам в результате использования электронной подписи без согласия. 

Административная ответственность (ч.1 и ч.2 ст. 19.23 КоАП) в виде штрафа от 30 тыс.₽ до 100 тыс.₽.

Кроме того, при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечить конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия (ст. 10 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Виды СЭД

На практике обычно выделяют:

Коробочные решения — закрытое готовое решение со стандартным набором опций. Чаще всего в компаниях применяют именно такие решения: их внедрение занимает минимум времени, но при этом базовой функциональности коробочного решения многим компаниям хватает, чтобы настроить полноценный СЭД.

Индивидуальные решения — когда продукт разработали индивидуально для нужды конкретного бизнеса.

Комбинированные решения — в базовый продукт добавляют опционально функции по желанию пользователя.

Преимущества СЭД

Рынок СЭД развивается: расширяется перечень систем и их возможностей, сферы применения, количество клиентов. СЭД удобен и бизнесу, и госструктурам

К основным плюсам СЭД пользователи относят:

• сокращение административных расходов на печать, бумагу и пересылку;
• ускорение обработки документов, чем при бумажном делопроизводстве;
• прозрачность документооборота — действия по каждому документу можно отследить;
• надежное, долговременное и структурированное хранение файлов в электронном архиве;
• конфиденциальность данных — передача информации в СЭД защищена шифрованием, а доступ сотрудников к файлам разграничивается;
• удаленная работа с помощью веб-версий систем и мобильных приложений;
• инструменты для формирования отчетов;
• сокращение ошибок ручного ввода за счет автоматического заполнения форм.

Недостатки СЭД

Большинство минусов СЭД — временное явление, которое пройдет через короткий срок использования. Например, пользователи выделяют дополнительное время на адаптацию к новой системе и обучение сотрудников.

Внедрение и работа в СЭД

Внедрение системы электронного документооборота — комплексный процесс. Вам необходимо приобрести саму СЭД, установить программное обеспечение, перестроить работу с документами в компании под электронный формат, обучить сотрудников и доработать систему под себя при необходимости.

Обобщенный порядок действий при внедрении СЭД выглядит так:

• анализ текущих бизнес-процессов, изучение маршрутов документов, регламентов и порядка работы с ними;
• выбор ИТ-решения, установка ПО, адаптация или интеграция его с имеющимися системами;
• тестирование работы в СЭД и обучение сотрудников.

При использовании СЭД издайте соответствующий приказ и ознакомьте сотрудников с ним под подпись, а также внесите необходимые изменения в локальные нормативные акты компании. В документах пропишите цели и задачи новшеств, термины и определения, порядок доступа к сервису и правила работы с документами.

Коротко о СЭД

СЭД — это сервис, с помощью которого обмениваются электронными документами внутри компании. В нем можно создавать, хранить, изменять, пересылать, согласовывать и следить за статусом подписания электронных документов.

При работе с СЭД выделяют коробочные решения — готовое решение со стандартным набором опций, индивидуальные решения — для нужд конкретного бизнеса и комбинированные решения — в базовый продукт добавляют опционально функции по желанию пользователя.

При внедрении СЭД придется приобрести саму систему, установить программное обеспечение, перестроить работу с документами в компании под электронный формат, обучить сотрудников и доработать систему под себя при необходимости.

Попробуйте ЭДО

Поможем подключиться и отправить первый документ в Диадоке

Подключиться