Что такое СЭД

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании. Он автоматизирует делопроизводство, ускоряет процессы, освобождает сотрудников от рутинных задач. СЭД закрывают все потребности делопроизводства компаний, а функциональность таких систем превышает возможности бумажного документооборота.

Так, в сервисах электронного документооборота:

• налаживается работа с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла;
• поиск нужных файлов занимает минимум времени;
• файлы надежно хранятся в едином архиве;
• возможна настройка маршрутизации;
• сокращается время на бумажную работу, корректировку, согласование, подписание документации;
• взаимодействие между сотрудниками автоматизируется: обмениваться документами, выдавать и получать задания, отправлять уведомления можно в один клик;
• действия с документами отмечаются и сохраняются в системе ― за счет этого делопроизводство становится контролируемым, а исполнительность сотрудников повышается.

Благодаря СЭД предприятия оптимизируют административные расходы на внутренний документооборот и хранение документации. При выстроенном безбумажном делопроизводстве процессы в компании ускоряются — документы быстрее проходят все согласования, решения принимаются оперативнее. Это не влияет на качество работы, напротив, использование СЭД делает компанию гибкой, способной адаптироваться к ситуации на рынке.

Примеры популярных СЭД:

• МосЭДО. 
• Интра.татар.ру. 
• Практика. 
• ТЕЗИС.
• Корус.
• Directum.
• Docsvision.

История развития

Первые сервисы по автоматизации делопроизводства начали появляться в 1980-е годы. Этому способствовал рост объемов управленческой документации и территориальная разрозненность филиалов, из-за которой согласования проходили неделями, иногда месяцами.

Первые СЭД разрабатывались для отдельных предприятий с помощью внутренних ресурсов и отвечали конкретным запросам и регламентам. Масштабировать разработки или изменить их структуру было почти невозможно.

Позже, уже в середине 1990-х годов, стали возникать универсальные СЭД. Создавали их в два этапа: сперва разрабатывали унифицированное ядро, затем адаптировали процессы под нужды заказчика. Передовые системы интегрировались в структуру компаний, решения упрощали работу, повышали производительность. Работа в СЭД велась на регистрационных карточках. Сервисы позволяли:

• регистрировать входящие и исходящие документы;
• контролировать их исполнение;
• подготавливать отчеты.

В начале 2000-х от примитивного перевода документов в электронный вид разработчики перешли к управлению документооборотом и его оптимизации. В информационных системах появилось понятие WorkFlow, простыми словами — управление потоком работ. В 2002–2003 годах были разработаны первые комплексные системы, объединяющие инструменты WorkFlow и электронных архивов.

Приход на рынок западных разработчиков ввел понятие ECM — управление информацией предприятия. В таких сервисах работа велась уже не только с документами, но и их метаданными, что позволяло одновременно решать разноплановые задачи организаций.

Последнее десятилетие развитие сервисов электронного документооборота касается их интерфейсов, удобства работы, автоматизации процессов. Разрабатываются мобильные приложения и облачные продукты.

Требования к системам электронного документооборота (СЭД)

Набор функций у систем электронного документооборота схожий. При выборе конкретного продукта следует учесть потребности, бизнес-задачи, технические цели, потенциал организации.

В делопроизводстве важны следующие базовые опции:

• создание документов, их потоковое сканирование и распознавание, регистрация, согласование, подписание;
• возможность комментирования, редактирования документов, в том числе коллективного;
• создание резолюций, контроль исполнения;
• протоколирование действий, создание отчетности;
• поиск файлов в едином электронном архиве, классификация;
• разграничение доступа.

К базовым требованиям к СЭД также относятся совместимость с ПО, наличие дружелюбного интерфейса, профессиональный уровень техподдержки и степени защиты данных, мощность сервиса.

Также важны следующие критерии:

• применение электронной подписи;
• надежность разработчика;
• возможность автоматического выполнения стандартных функций или подготовки документов конкретного типа;
• массовый ввод документов — востребован компаниями с большим документооборотом;
• возможность интеграции с существующими информационными системами, почтовой программой, офисными приложениями;
• соответствие отраслевым стандартам или стандартам организации;
• количество времени на восстановление сервиса в случае сбоя;
• необходимость установки дополнительных программ;
• зрелость системы — чем дольше она на рынке, тем вероятнее, что она будет стабильно работать, соответствовать запросам пользователей, своевременно обновляться.

Играют роль возможность масштабирования СЭД, изменения настроек при расширении компании, наличие удаленного доступа и маршрутизации документов. Это важно при территориальной разрозненности подразделений и сложной организационной структуре. Некоторые разработчики предлагают не только коробочные СЭД, но и индивидуальные решения.

Кроме того, играет роль стоимость СЭД. Следует учесть не только цену покупки системы и лицензии, но и стоимость администрирования, обучения работников, техподдержки, других составляющих.

Правовое регулирование и стандарты

Внедрение электронного документооборота внутри компании предполагает изменение организации работы, ее оптимизацию, упрощение, ускорение. Для того чтобы бизнес-процессы протекали без сбоев и результативно, при переходе на СЭД важно учесть нормативно-правовую базу сферы безбумажного делопроизводства.

Вот основные законы и стандарты:

• 63-ФЗ «Об электронной подписи», 149-ФЗ об «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 152-ФЗ «О персональных данных», 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
• Постановления федерального, региональных правительств, например, Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
• Приказы ведомств: Росстандарта, Росархива, Минюста, Минфина, в том числе Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
• ГОСТы и стандарты, регулирующие сферу делопроизводства и архивного дела, в частности, ГОСТ Р 7.0.8.-2013, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009, ГОСТ Р 53898-2013 и другие.
• Общероссийские классификаторы и ряд других документов. 

Деятельность разработчиков СЭД строго не регламентируется. Однако законодательно для всех участников процесса установлена административная и уголовная ответственность за неправомерный доступ к информации, разглашение государственной или коммерческой тайны.

Виды СЭД

Системы электронного документооборота отличаются рядом характеристик. Например, областью применения, интеграционными возможностями, набором опций. В зависимости от параметров выделяют СЭД:

• Классические — предусматривают перевод в электронный вид всех документов и процессов.
• Клиент-серверные — размещаются на выделенном сервере, за счет чего работают быстро и надежно. Чаще всего такая технология применяется в универсальных системах.
• На основе баз данных — интегрированные с различными базами данных, где хранится информация, в том числе в больших объемах.
• На основе веб-технологий — разработаны для функционирования при удаленном доступе к серверу, поэтому работают через браузер, не нуждаются в клиентских приложениях.
• Облачные решения — работа ведется с помощью сервера провайдера.

Некоторые СЭД поддерживают конкретные виды документации, например, медицинскую, а также специализированные виды документооборота — кадровый, финансовый и т.д.

Кроме того, сервисы электронного документооборота бывают коробочными (готовые решения), индивидуально разработанными и комбинированными.

Преимущества и недостатки СЭД

Рынок СЭД развивается — расширяется перечень систем и их возможностей, сферы применения, количество клиентов. Распространение таких сервисов объясняется их выгодой, удобством для бизнеса и госструктур.

В числе преимуществ:

• сокращаются административные расходы на печать, бумагу;
• меньше времени уходит на рутинные задачи — ввод документов, их обработка, согласование и другие действия происходят быстрее, чем при бумажном делопроизводстве, а персональные номера присваиваются автоматически;
• обеспечивается прозрачность документооборота, поскольку действия по каждому документу можно отследить;
• благодаря четкой постановке задач и контролю их исполнения повышается дисциплина труда;
• надежное, долговременное и структурированное хранение файлов в электронном архиве — утери больше не страшны, а поиск займет секунды;
• конфиденциальность данных — передача информации в СЭД защищена шифрованием, а доступ сотрудников к файлам разграничивается;
• удаленная работа с помощью веб-версий систем и мобильных приложений;
• инструменты для формирования отчетов;
• сокращение числа ошибок за счет автоматического заполнения форм.

Выбор СЭД зависит от потребностей конкретных компаний. Но сервис так или иначе окажется полезным нововведением для всей организации, поскольку:

• руководителю будет проще собирать и анализировать информацию, составлять отчеты, согласовывать документы, контролировать исполнение задач;
• секретарь сэкономит время на рутинных делах — оформлении, регистрации документов;
• бухгалтеры, экономисты получат в пользование единую структурированную базу данных.

Есть и неочевидные преимущества. Практика взаимодействия между сотрудниками показывает, что внедрение СЭД способствует развитию корпоративной культуры. Бумажной волокиты больше нет, история перемещений документов всем доступна, психологическая атмосфера в офисе становится все более благоприятной. Кроме того, СЭД позволяют оперативно доносить до работников новую информацию.

У систем электронного документооборота есть и свои недостатки. В частности, руководителей компаний смущают начальные траты на приобретение и внедрение СЭД, время на настройку и привыкание, последующее обслуживание. Однако часть этих минусов — временные явления, а остальные вопросы решаются в рабочем порядке. Начальные же затраты компенсирует последующая экономия.

Технические возможности современных СЭД

Современные СЭД делают бизнес-процессы быстрыми, логично выстроенными, понятными. Поэтому даже к базовым сервисам предъявляются высокие требования.

Благодаря этому сегодняшние СЭД позволяют настроить:

• связь с бумажным документооборотом и эффективное управление как документацией, так и стадиями ее движения в компании;
• упорядоченный обмен информацией между всеми уровнями организации;
• управление потоками — маршрутизацию документов, разграничение доступа, совместное пользование;
• единое пространство для структурных подразделений и отделов;
• надежную систему информационной безопасности.

Кроме того, сервисы электронного документооборота способны масштабироваться, подстраиваться под нужды компании, даже если выбраны коробочные решения. В них, как правило, доступно отслеживание актуальности данных и архивирование файлов. Среди направлений развития — управление контентом, автопроцессинг и другие.

Готовые решения для всех направлений

Чаще всего в компаниях применяются коробочные решения. Это готовые продукты, внедрение которых в бизнес-процессы занимает минимум времени. Несмотря на единый для пользователей набор опций, они позволяют настроить полноценный документооборот.

Функции готовых решений СЭД:

• получение, регистрация, обработка документов;
• организация, структурированное хранение файлов в электронном архиве;
• отслеживание действий с документами и сроков;
• выставление задач сотрудникам и другое. 

С помощью таких СЭД можно наладить внутреннее делопроизводство в компании любого направления — на производстве, в электронной торговле, госучреждениях, магазинах, на складах. Тем более что многие системы можно адаптировать под конкретные нужды даже через стандартные настройки.

Внедрение и работа в СЭД

Внедрение систем электронного документооборота — это комплексный процесс. Он предполагает не только выбор, приобретение и установку программного обеспечения, но и перевод всех процессов в электронный формат, обучение сотрудников, шлифовку системы под конкретные задачи предприятия.

Обобщенный порядок действий при внедрении СЭД таков:

• проанализируйте текущие бизнес-процессы в компании, изучите маршруты документов, регламенты и порядок работы с ними, учтите слабые места, чтобы оптимизировать эти процессы при электронном делопроизводстве;
• выберите IT-решение, установите необходимое ПО, адаптируйте его или интегрируйте с имеющимися системами — сами или при помощи специалистов;
• протестируйте и оцените СЭД, введите ее в опытную эксплуатацию;
• обучите сотрудников работе с электронными документами.

Кроме того, важно внести изменения в учетную политику организации, а также издать положение и приказ о переходе на электронную документацию. В этих документах прописывают цели и задачи новшеств, термины и определения, устанавливают порядок доступа к сервису, правила работы с документами.

При начале работы в СЭД могут возникать сложности. Как правило, они связаны с человеческим фактором. Сотрудникам сложно перестроить работу, адаптироваться к изменениям производственных процессов. С этим можно справиться, если вовремя обучить работников, развеять их страхи и поддерживать в дальнейшем. Важную роль играет и активное участие руководства компании, его заинтересованность и оперативное решение организационных вопросов.

Популярные вопросы