Налог на профессиональный доход (НПД) действует в России с января 2019 года. На 1 августа 2021 года в статус самозанятых перешли уже более 2,7 млн россиян. Рассмотрим, как выстраивается взаимодействие самозанятых с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами, как упростить взаимоотношения двух сторон и чем выгоден переход на электронный документооборот (ЭДО).
Какими документами обмениваются самозанятые
Самозанятые — это физические лица, которые зарабатывают своей деятельностью без привлечения наемных сотрудников или сдают в аренду недвижимость. Специальный налоговый режим доступен жителям всех регионов России и предлагает определенные преференции. У плательщиков НПД ниже налоговая нагрузка, отсутствуют страховые взносы в ПФР, ФОМС, ФСС. От них требуются минимальные объемы отчетности.
Почему выбирают статус самозанятого:
- легальный статус, с которым можно работать открыто, расширять клиентскую базу;
- правовая защищенность;
- отсутствие фиксированных платежей, если нет дохода;
- автоматический расчет налогов;
- свобода от отчетов перед контролирующими органами.
В этом режиме налогообложения есть свои ограничения. Его нельзя применять в некоторых видах деятельности, а годовой доход ограничен 2,4 млн рублей. Также самозанятым нельзя иметь сотрудников, которые работают по трудовым договорам.
Для перехода на НПД разработана понятная регистрация в мобильном приложении «Мой налог». В сервисе самозанятые вносят доходы, формируют и выставляют чеки, оплачивают налог. При этом плательщики НПД не должны приобретать контрольно-кассовую технику или онлайн-кассы.
Плательщики налога на профессиональный доход не обязаны организовывать документооборот и даже вести бухгалтерский учет. Для сотрудничества с юридическими лицами и ИП понадобится только договор, а закрывающим документом считается чек, который высылается клиенту каждый раз при получении оплаты.
При работе с некоторыми клиентами остаются необходимыми документы:
- справка о постановке на налоговый учет;
- акт выполненных работ;
- счет на оплату;
- справка о полученных доходах.
Эти документы повысят степень доверия клиентов к самозанятому, помогут разобраться и отстоять права в спорах, станут еще одним подтверждением легальности деятельности.
Как ИП и юрлицами работать с самозанятым
Согласно ФЗ-422 «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход», статус самозанятого разрешает исполнителю работать с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Причем список услуг и видов деятельности имеет минимум ограничений.
Но важно соблюдать следующие условия:
- у самозанятого нет трудового договора с этим же юридическим лицом;
- самозанятый не работал в этой компании в течение последних двух лет.
Несмотря на доступность сотрудничества с самозанятыми, юрлица и ИП с настороженностью относятся к такому формату работы. Это связано с новизной налога на профессиональный доход и не до конца проработанными организационными вопросами.
Однако для заказчика работа с плательщиком НПД предполагает больше преимуществ, чем, например, с фрилансерами или физлицами:
- не нужно оформлять договор гражданско-правового характера, платить отчисления;
- сотрудничество законно, удобно, требует минимум формальностей;
- налог платит сам самозанятый.
Для сотрудничества юрлицу нужно заключить с самозанятым договор. Порядка оформления гражданско-правовых отношений в этом случае нет, но при составлении договора можно ориентироваться на любой договор ГПХ. Важно, чтобы он не был похож на трудовой договор, поскольку трудовые отношения регулируются иначе.
В документе важно прописать, что:
- Исполнитель — самозанятый. Это можно подтвердить справкой о постановке на учет физлица в качестве плательщика НПД, которую исполнитель формирует в приложении «Мой налог».
- Оплата услуг производится без НДС, а заказчик не обязан уплачивать страховые взносы и НДФЛ за исполнителя.
- Исполнитель обязан предоставлять чек из приложения «Мой налог». Укажите сроки и способ предоставления, а также санкции за невыполнение данного пункта.
- Исполнитель обязан сообщить об утрате статуса самозанятого в течение одного-трех дней.
Также в договоре прописываются стандартные пункты: подробное описание задачи исполнителя, сроки и порядок приема работы, срок действия договора, порядок расчетов, иные моменты. Такой договор снизит риски, четко разграничит права и обязанности сторон. Кроме того, заказчик может предварительно проверить статус исполнителя с помощью онлайн-сервиса ФНС.
В остальном же работа юридических лиц и ИП с самозанятыми схожа с другими рабочими процессами. Оплачивать услуги можно как в наличной, так и безналичной форме, главное — чтобы расходы компании подтверждались чеком от исполнителя.
Попробуйте электронный документооборот в Диадоке. Удобная веб-версия, бесплатные подключение к сервису, получение и хранение документов
Электронный документооборот с самозанятыми
Нередко компании отказываются от сотрудничества с самозанятыми из-за сложностей с получением закрывающих документов. Эта проблема особо актуальна, когда заказчик и исполнитель живут в разных регионах. Но чек в основном выставляется онлайн через приложение «Мой налог». Сложнее, если возникает необходимость получить акт о выполненных работах (оказанных услугах) и счет, дополнить договор приложениями и другое. Непросто даже дистанционно заключить договор оказания услуг.
Переход на электронный документооборот упрощает взаимодействие и делает возможным обмен закрывающими документами с самозанятыми. В числе преимуществ такого формата работы:
- скорость — заказчику не придется тратить время на ожидание документов, поскольку в системе ЭДО они придут сразу после их отправки самозанятым;
- удобство — отправлять и получать документы можно в комфортное время;
- экономия — сторонам не придется тратить ресурсы на подготовку, печать и доставку бумажных документов;
- безопасность — данные при электронном обмене передаются в зашифрованном виде по защищенным каналам связи.
Кроме того, система электронного документооборота сохраняет историю документооборота между участниками. При необходимости поиск нужных документов и их выгрузка займут секунды.
Для того чтобы документы обладали юридической значимостью, они подписываются электронной подписью (ЭП). В случае использования простой подписи или неквалифицированной стороны подписывают специальное соглашение о признании юридической силы такой ЭП. Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной без специальных соглашений и отдельных договоренностей.
Экономьте время и ресурсы с ЭДО в Диадоке
Что нужно самозанятому для участия в ЭДО
Для участия в электронном документообороте самозанятому потребуется подключиться к системе ЭДО и получить электронную подпись. К примеру, для подписания актов, накладных, УПД и других документов в Диадоке нужно:
- иметь квалифицированный сертификат ЭП;
- зарегистрироваться в сервисе;
- выполнить необходимые настройки.
Эти простые действия позволят начать обмениваться электронными документами с контрагентами.
Электронная подпись для самозанятых
Получить электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре, причем оформлен он будет на имя получателя, то есть на физическое лицо.
Электронные подписи бывают:
- простыми;
- неквалифицированными;
- квалифицированными.
В Диадоке документы подписываются в основном квалифицированной электронной подписью. С ней можно подписывать акты выполненных работ, договоры оказания услуг и другие документы без дополнительных соглашений.
КЭП также позволяет:
- участвовать в закупках по № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» на льготных условиях;
- регистрировать авторские права на сайте Роспатента;
- оплачивать налоги без посещения ФНС.
С подписью можно решать все «бумажные» вопросы онлайн. При этом сократятся и расходы на печать, отправку и хранение документов.
Электронная подпись для самозанятых откроет и другие, не связанные с работой, возможности. С подписью можно получать государственные услуги на интернет-порталах госучреждений, подавать документы в приемные комиссии вузов и суды, регистрировать сделки и решать другие вопросы с недвижимостью, ИП или ООО.
Переходите в онлайн с Диадоком
Вопрос-ответ
Самозанятый может оказывать услуги юридическому лицу. Налоговая ставка на профессиональный доход в таком случае будет 6%. Услуги, которые предоставляют самозанятые, должны быть разовыми с конечным результатом. Иначе сотрудники налоговой могут интерпретировать такое сотрудничество как скрытые трудовые отношения.
Самозанятый может получить электронную подпись в удостоверяющем центре (УЦ), у которого есть аккредитация Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. Чтобы выпустить подпись для ЭДО, подайте заявку.
Закрывающие документы самозанятого зависят от статуса заказчика: физическое, юридическое лицо. В первом случае необходимо предоставить бумажный или электронный чек. Для юридического лица понадобится полный пакет документов:
- акт приема-передачи,
- счет на оплату услуг,
- чек.
Акт выполненных работ самозанятому нужен в качестве закрывающего документа для работы с юридическим лицом. После выполнения работ юрлицо проверяет качество оказанных услуг и соответствие условиям договора. Если все в порядке — обе стороны подписывают акт. В документе указывают данные исполнителя и заказчика, название услуг, дату передачи и сумму.
Правильнее было бы написать "подавать заявки на сайте Роспатента" или "вести делопроизводство с Роспатентом".