ЭДО для самозанятых

Какими документами обмениваются самозанятые

Самозанятые — это физические лица, которые зарабатывают своей деятельностью без привлечения наемных сотрудников или сдают в аренду недвижимость. Специальный налоговый режим доступен жителям всех регионов России и предлагает определенные преференции. У плательщиков НПД ниже налоговая нагрузка, отсутствуют страховые взносы в ПФР, ФОМС, ФСС. От них требуются минимальные объемы отчетности.

Почему выбирают статус самозанятого:

• легальный статус, с которым можно работать открыто, расширять клиентскую базу;
• правовая защищенность;
• отсутствие фиксированных платежей, если нет дохода;
• автоматический расчет налогов;
• свобода от отчетов перед контролирующими органами.

В этом режиме налогообложения есть свои ограничения. Его нельзя применять в некоторых видах деятельности, а годовой доход ограничен 2,4 млн рублей. Также самозанятым нельзя иметь сотрудников, которые работают по трудовым договорам.

Для перехода на НПД разработана понятная регистрация в мобильном приложении «Мой налог». В сервисе самозанятые вносят доходы, формируют и выставляют чеки, оплачивают налог. При этом плательщики НПД не должны приобретать контрольно-кассовую технику или онлайн-кассы.

Плательщики налога на профессиональный доход не обязаны организовывать документооборот и даже вести бухгалтерский учет. Для сотрудничества с юридическими лицами и ИП понадобится только договор, а закрывающим документом считается чек, который высылается клиенту каждый раз при получении оплаты.

При работе с некоторыми клиентами остаются необходимыми документы:

• справка о постановке на налоговый учет;
• акт выполненных работ;
• счет на оплату;
• справка о полученных доходах.

Эти документы повысят степень доверия клиентов к самозанятому, помогут разобраться и отстоять права в спорах, станут еще одним подтверждением легальности деятельности.

Как ИП и юрлицами работать с самозанятым

Согласно ФЗ-422 «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход», статус самозанятого разрешает исполнителю работать с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Причем список услуг и видов деятельности имеет минимум ограничений.

Но важно соблюдать следующие условия:

• у самозанятого нет трудового договора с этим же юридическим лицом;
• самозанятый не работал в этой компании в течение последних двух лет.

Несмотря на доступность сотрудничества с самозанятыми, юрлица и ИП с настороженностью относятся к такому формату работы. Это связано с новизной налога на профессиональный доход и не до конца проработанными организационными вопросами.

Однако для заказчика работа с плательщиком НПД предполагает больше преимуществ, чем, например, с фрилансерами или физлицами:

• не нужно оформлять договор гражданско-правового характера, платить отчисления;
• сотрудничество законно, удобно, требует минимум формальностей;
• налог платит сам самозанятый.

Для сотрудничества юрлицу нужно заключить с самозанятым договор. Порядка оформления гражданско-правовых отношений в этом случае нет, но при составлении договора можно ориентироваться на любой договор ГПХ. Важно, чтобы он не был похож на трудовой договор, поскольку трудовые отношения регулируются иначе.

В документе важно прописать, что:

• Исполнитель — самозанятый. Это можно подтвердить справкой о постановке на учет физлица в качестве плательщика НПД, которую исполнитель формирует в приложении «Мой налог».
• Оплата услуг производится без НДС, а заказчик не обязан уплачивать страховые взносы и НДФЛ за исполнителя.
• Исполнитель обязан предоставлять чек из приложения «Мой налог». Укажите сроки и способ предоставления, а также санкции за невыполнение данного пункта.
• Исполнитель обязан сообщить об утрате статуса самозанятого в течение одного-трех дней.

Также в договоре прописываются стандартные пункты: подробное описание задачи исполнителя, сроки и порядок приема работы, срок действия договора, порядок расчетов, иные моменты. Такой договор снизит риски, четко разграничит права и обязанности сторон. Кроме того, заказчик может предварительно проверить статус исполнителя с помощью онлайн-сервиса ФНС.

В остальном же работа юридических лиц и ИП с самозанятыми схожа с другими рабочими процессами. Оплачивать услуги можно как в наличной, так и безналичной форме, главное — чтобы расходы компании подтверждались чеком от исполнителя.

Электронный документооборот с самозанятыми

Нередко компании отказываются от сотрудничества с самозанятыми из-за сложностей с получением закрывающих документов. Эта проблема особо актуальна, когда заказчик и исполнитель живут в разных регионах. Но чек в основном выставляется онлайн через приложение «Мой налог». Сложнее, если возникает необходимость получить акт о выполненных работах (оказанных услугах) и счет, дополнить договор приложениями и другое. Непросто даже дистанционно заключить договор оказания услуг.

Переход на электронный документооборот упрощает взаимодействие и делает возможным обмен закрывающими документами с самозанятыми. В числе преимуществ такого формата работы:

• скорость — заказчику не придется тратить время на ожидание документов, поскольку в системе ЭДО они придут сразу после их отправки самозанятым;
• удобство — отправлять и получать документы можно в комфортное время;
• экономия — сторонам не придется тратить ресурсы на подготовку, печать и доставку бумажных документов;
• безопасность — данные при электронном обмене передаются в зашифрованном виде по защищенным каналам связи.

Кроме того, система электронного документооборота сохраняет историю документооборота между участниками. При необходимости поиск нужных документов и их выгрузка займут секунды.

Для того чтобы документы обладали юридической значимостью, они подписываются электронной подписью (ЭП). В случае использования простой подписи или неквалифицированной стороны подписывают специальное соглашение о признании юридической силы такой ЭП. Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной без специальных соглашений и отдельных договоренностей.

Что нужно самозанятому для участия в ЭДО

Для участия в электронном документообороте самозанятому потребуется подключиться к системе ЭДО и получить электронную подпись. К примеру, для подписания актов, накладных, УПД и других документов в Диадоке нужно:

• иметь квалифицированный сертификат ЭП;
• зарегистрироваться в сервисе;
• выполнить необходимые настройки.

Эти простые действия позволят начать обмениваться электронными документами с контрагентами.

Электронная подпись для самозанятых

Получить электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре, причем оформлен он будет на имя получателя, то есть на физическое лицо.

Электронные подписи бывают:

• простыми;
• неквалифицированными;
• квалифицированными.

В Диадоке документы подписываются в основном квалифицированной электронной подписью. С ней можно подписывать акты выполненных работ, договоры оказания услуг и другие документы без дополнительных соглашений. 

КЭП также позволяет:

• участвовать в закупках по № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» на льготных условиях;
• регистрировать авторские права на сайте Роспатента;
• оплачивать налоги без посещения ФНС.

С подписью можно решать все «бумажные» вопросы онлайн. При этом сократятся и расходы на печать, отправку и хранение документов. 

Электронная подпись для самозанятых откроет и другие, не связанные с работой, возможности. С подписью можно получать государственные услуги на интернет-порталах госучреждений, подавать документы в приемные комиссии вузов и суды, регистрировать сделки и решать другие вопросы с недвижимостью, ИП или ООО.

Вопрос-ответ