Форматы электронных документов

Электронный документ — это файл. Как и у любого файла, у него должен быть формат, причем форматы некоторых электронных документов обязательны. Чем отличаются форматы от форм? Какие документы формализованы? Рассмотрим в статье.

diadoc

Ответим на вопросы об электронных документах и настроим обмен ими

Электронные и бумажные документы

Электронный документ (ЭД) — это информация, которая представлена в электронно-цифровом виде. Электронный документ читается компьютерами и другими устройствами, обрабатывается в информационных системах. Передать ЭД можно только по телекоммуникационным сетям связи — через интернет.

Такие характеристики дает закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и бумажные аналоги, ЭД имеет реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. В целом электронные документы равнозначны бумажным и имеют тот же набор ценностей, а отличаются лишь видом носителя, формой представления данных и возможностью мгновенной передачи на любые расстояния.

При этом стоит разделять:

  • документ в электронном виде — изначально создается как бумажный, только затем переводится в цифровой формат (образ),
  • электронный документ — сразу формируется в нужном формате.

Это различие важно для электронного документооборота, поскольку образ не считается оригиналом документа. Такой файл не примут госорганы — ФНС, Росстандарт и другие. Официальным признается только первый (единичный) экземпляр, переданный в изначальном формате.

Также следует помнить, что иногда закон требует предоставлять только бумажную версию документа. Например, в законе № 48-ФЗ говорится о том, что переводной и простой вексель составляется только на бумаге (бумажном носителе).

ЭД, как и бумажные аналоги, после подписания получают юридическую силу. Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено три вида электронных подписей (ЭП):

  • простая,
  • неквалифицированная,
  • квалифицированная.

Документы подписываются любой из них. Но самый серьезный уровень защиты — у усиленной квалифицированной ЭП. Она признается аналогом собственноручной подписи и наделяет документ юридической значимостью без дополнительных условий. При использовании простой и неквалифицированной ЭП стороны должны заключить специальное соглашение.

Чаще всего в рамках ЭДО с контрагентами передают:

  • договоры, соглашения, контракты,
  • счета-фактуры,
  • первичные учетные документы — универсальные передаточные и корректировочные документы, акты приемы работ, документы о передаче товаров.

Использование ЭД позволяет сократить расходы, освободить пространство в офисе, сэкономить время сотрудников на рутинных задачах. ЭД мгновенно доставляются адресатам, помогают не дублировать документы на бумаге. Но при работе с ними нужно соблюдать требования — к содержанию, электронной подписи, форматам, способам передачи. Все это отражено в нормативных, законодательных актах.

diadoc

Поможем получить электронную подпись и начать онлайн-документооборот

Что такое форматы электронных документов

Формат — это требования к определенной организации документа, к его иерархии и набору реквизитов. Форматы есть только у ЭД, поскольку при неверно заполненных полях и реквизитах файл не будет отправлен через систему ЭДО и его не примут в ФНС.

У разных типов документов правила заполнения отличаются. Определяет тип функция, которая указывается при заполнении. Заполнение формализованных ЭД (счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ) регламентируют приказы ФНС.

В юридически значимом документообороте используется формат XML, поскольку только в нем можно отправлять счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД такого формата отображает описание документа, пользовательские теги. За счет этого при передаче между ПК не возникает сложностей с совместимостью.

В чем разница между форматами и формами электронных документов

Формат электронного документа отвечает за внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендованные форматы устанавливаются ФНС России.

Форма — это «внешность» документа, то, как оформлен визуально. До 2013 года было обязательным применение унифицированных форм первичных учетных документов. Однако теперь в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что их формы могут быть любыми — это определяет руководитель экономического субъекта. Главное, чтобы в форме сохранялся ряд обязательных реквизитов.

Часть бумажной первичной документации по-прежнему составляется по единым формам:

  • кассовые документы, например приходный и расходный кассовый ордер,
  • транспортная накладная,
  • железнодорожные накладные и другие.

Кроме того, жестко форма утверждена для счета-фактуры. Она отражается в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

diadoc

Обеспечим надежный и безопасный электронный документооборот с контрагентами

Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Среди электронных документов выделяют две группы — формализованные и неформализованные. Их разница в следующем:

  • Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат. Это файлы с расширением XML. Такие ЭД заполняются в соответствии с правилами.

    Жесткие требования к соблюдению форматов объясняются тем, что единый вид и расширение позволяют налоговым органам принимать и проверять документы в автоматическом режиме. Поэтому при несоблюдении правил возникает риск ошибок, как следствие,  штрафные санкции со стороны контролирующего органа. При этом компании должны проверять актуальность форматов.

    В списке формализованных ЭД — счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный СФ и УПД.

    К ряду документов — актам приемки работ, актам приемки и расхождений, документам о передаче товаров, ТОРГ-12 — предъявляются рекомендованные, но не обязательные требования. Их можно составлять в собственных форматах.
  • Неформализованные документы не имеют утвержденного формата. К ним относятся ценовые листы, ведомости за выполненные работы, техническая документация, счета на оплату. Могут быть представлены в любом формате — DOX, PDF, JPEG, XLSX и т.д. При этом важно соблюдать требования к первичным документам, описанные в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Форма электронного документа так же, как и формат, бывает утвержденной и свободной. Как правило, ее определяет организация. О ряде исключений сказано выше.

Перечень форматов, утвержденных ФНС России

Для некоторых видов ЭД Федеральная налоговая служба РФ утвердила конкретные форматы. В их числе:

  • УПД. Документ объединяет в себе счет-фактуру и сведения из первичного учетного документа, документа о передаче имущественных прав или об отгрузке товаров. Формат утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
  • Электронный счет-фактура. Аналог бумажного СФ, удостоверяет отгрузку товаров (оказание услуг), их стоимость. Формат утвержден тем же приказом.
  • Универсальный корректировочный документ (УКД). Совмещает корректировочный СФ и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Формат утвержден приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
  • Акт о расхождении по форме ТОРГ-2. Документ о расхождениях в количестве (качестве) товара. Формат утвержден приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@.
  • Товарная накладная по форме ТОРГ-12. Оформляется при продаже товаров поставщиком покупателю. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
  • Акт выполненных работ (оказанных услуг). Оформляется заказчиком и исполнителем для подтверждения работ или оказанных услуг. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Кроме того, как подчеркивают в ФНС, подписать УПД и УКД могут только ответственные на это лица. Если положение дел таково, что их несколько, визировать документ подписью должен каждый сотрудник. Электронные УПД, УКД и счета-фактуры передаются только по защищенным каналам связи, предоставленными оператором ЭДО.

diadoc

Расскажем о возможностях ЭДО и поможем с переходом на электронные документы

Форматы и формы электронных документов в Диадоке

Сервис обмена юридически значимыми электронными документами Диадок допускает обмен практически любыми файлами. Через систему можно отправить формализованные, полуформализованные, неформализованные ЭД. Рассмотрим перечень подробнее.

Формализованные

  • акт приемки-сдачи работ,
  • ТОРГ-12,
  • счет-фактура, в том числе корректировочный, исправленный,
  • универсальный передаточный, корректировочный документы и их исправленные версии.

Полуформализованные

  • акт приемки-сдачи работ или услуг (произвольная форма),
  • ТОРГ-12 (произвольная форма),
  • акт сверки,
  • договор,
  • внутренняя накладная (ТОРГ 13).

Неформализованные

  • информационное письмо,
  • договор,
  • реестры расходов, актов, акционеров общества,
  • ведомость за выполненные работы,
  • отчет агента,
  • товарно-транспортная накладная,
  • ценовой лист,
  • кредит-нота,
  • транспортная накладная,
  • поручение экспедитору, экспедиторская расписка, отчет экспедитора,
  • прайс-лист и многие другие.

Также в Диадоке участникам фармацевтического рынка доступен обмен отраслевыми документами — протоколом согласования цен поставки лекарственных препаратов и реестром сертификатов, участникам строительного рынка — КС-2 и КС-3, организациям при работе по договорам хранения — МХ-1 и МХ-3.

Если в списке нет требуемых форматов, обратитесь к менеджеру Диадока. Отсутствие нужного формата связано с тем, что прежде клиенты не высказывали потребности в нем. Но мы готовы дополнить перечень. Возможно и использование собственных форматов.

Переход на ЭД упростит бизнес-процессы в компании, сделает их результативнее и быстрее. Это поможет предприятию стать конкурентоспособным, повысить лояльность клиентов и, как следствие, повысить доходность. С Диадоком изменения пройдут в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.

diadoc

Откройте все возможности электронного документооборота с Диадоком


ЭДО для начинающих

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям и предпринимателям обмениваться документами с контрагентами в режиме онлайн. Это помогает сократить расходы на доставку и освободить сотрудников от рутинных задач.

ЭДО для компании

Государство с каждым годом расширяет перечень областей, где необходим ЭДО. Он уже стал обязательным для участников оборота прослеживаемых и маркированных товаров. В этой статье расскажем о целях перехода на ЭДО, видах электронных документов и мерах по обеспечению их безопасности, а также выборе провайдера.

Экономия бумаги в офисе

В 2022 году цены на бумагу для печати выросли в три раза. Печать одного листа формата А4 стала обходиться офису в 4 рубля — раньше это было 1,5 рубля. А количество документации, как внешней, так и внутренней, не уменьшилось. Это сделало проблему экономии бумаги особенно актуальной. Рассмотрим, что поможет компаниям снизить расходы.

От бумажного документооборота к электронному

Электронный документооборот (ЭДО) становится все популярнее, так как значительно упрощает работу компаний с контрагентами. Рассмотрим, в чем его отличие от бумажного, какие преимущества и недостатки есть у обоих видов документооборота и как выбрать подходящего оператора ЭДО.

Смена оператора

Иногда компания сталкивается с необходимостью сменить одного оператора электронного документооборота (ЭДО) на другого. В такой момент могут возникнуть вопросы: нужно ли отправлять уведомление в налоговый орган и контрагентам, как перестроить работу с партнерами, сколько времени займет процесс. Давайте разберемся.