Форматы электронных документов

Электронные и бумажные документы

Электронный документ (ЭД) — это информация, которая представлена в электронно-цифровом виде. Электронный документ читается компьютерами и другими устройствами, обрабатывается в информационных системах. Передать ЭД можно только по телекоммуникационным сетям связи — через интернет.

Такие характеристики дает закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и бумажные аналоги, ЭД имеет реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. В целом электронные документы равнозначны бумажным и имеют тот же набор ценностей, а отличаются лишь видом носителя, формой представления данных и возможностью мгновенной передачи на любые расстояния.

При этом стоит разделять:

• документ в электронном виде — изначально создается как бумажный, только затем переводится в цифровой формат (образ),
• электронный документ — сразу формируется в нужном формате.

Это различие важно для электронного документооборота, поскольку образ не считается оригиналом документа. Такой файл не примут госорганы — ФНС, Росстандарт и другие. Официальным признается только первый (единичный) экземпляр, переданный в изначальном формате.

Также следует помнить, что иногда закон требует предоставлять только бумажную версию документа. Например, в законе № 48-ФЗ говорится о том, что переводной и простой вексель составляется только на бумаге (бумажном носителе).

ЭД, как и бумажные аналоги, после подписания получают юридическую силу. Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено три вида электронных подписей (ЭП):

• простая,
• неквалифицированная,
• квалифицированная.

Документы подписываются любой из них. Но самый серьезный уровень защиты — у усиленной квалифицированной ЭП. Она признается аналогом собственноручной подписи и наделяет документ юридической значимостью без дополнительных условий. При использовании простой и неквалифицированной ЭП стороны должны заключить специальное соглашение.

Чаще всего в рамках ЭДО с контрагентами передают:

• договоры, соглашения, контракты,
• счета-фактуры,
• первичные учетные документы — универсальные передаточные и корректировочные документы, акты приемы работ, документы о передаче товаров.

Использование ЭД позволяет сократить расходы, освободить пространство в офисе, сэкономить время сотрудников на рутинных задачах. ЭД мгновенно доставляются адресатам, помогают не дублировать документы на бумаге. Но при работе с ними нужно соблюдать требования — к содержанию, электронной подписи, форматам, способам передачи. Все это отражено в нормативных, законодательных актах.

Что такое форматы электронных документов

Формат — это требования к определенной организации документа, к его иерархии и набору реквизитов. Форматы есть только у ЭД, поскольку при неверно заполненных полях и реквизитах файл не будет отправлен через систему ЭДО и его не примут в ФНС.

У разных типов документов правила заполнения отличаются. Определяет тип функция, которая указывается при заполнении. Заполнение формализованных ЭД (счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ) регламентируют приказы ФНС.

В юридически значимом документообороте используется формат XML, поскольку только в нем можно отправлять счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД такого формата отображает описание документа, пользовательские теги. За счет этого при передаче между ПК не возникает сложностей с совместимостью.

В чем разница между форматами и формами электронных документов

Формат электронного документа отвечает за внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендованные форматы устанавливаются ФНС России.

Форма — это «внешность» документа, то, как оформлен визуально. До 2013 года было обязательным применение унифицированных форм первичных учетных документов. Однако теперь в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что их формы могут быть любыми — это определяет руководитель экономического субъекта. Главное, чтобы в форме сохранялся ряд обязательных реквизитов.

Часть бумажной первичной документации по-прежнему составляется по единым формам:

• кассовые документы, например приходный и расходный кассовый ордер,
• транспортная накладная,
• железнодорожные накладные и другие.

Кроме того, жестко форма утверждена для счета-фактуры. Она отражается в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Среди электронных документов выделяют две группы — формализованные и неформализованные. Их разница в следующем:

• Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат. Это файлы с расширением XML. Такие ЭД заполняются в соответствии с правилами.
  
  Жесткие требования к соблюдению форматов объясняются тем, что единый вид и расширение позволяют налоговым органам принимать и проверять документы в автоматическом режиме. Поэтому при несоблюдении правил возникает риск ошибок, как следствие,  штрафные санкции со стороны контролирующего органа. При этом компании должны проверять актуальность форматов.
  
  В списке формализованных ЭД — счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный СФ и УПД.
  
  К ряду документов — актам приемки работ, актам приемки и расхождений, документам о передаче товаров, ТОРГ-12 — предъявляются рекомендованные, но не обязательные требования. Их можно составлять в собственных форматах.
• Неформализованные документы не имеют утвержденного формата. К ним относятся ценовые листы, ведомости за выполненные работы, техническая документация, счета на оплату. Могут быть представлены в любом формате — DOX, PDF, JPEG, XLSX и т.д. При этом важно соблюдать требования к первичным документам, описанные в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Форма электронного документа так же, как и формат, бывает утвержденной и свободной. Как правило, ее определяет организация. О ряде исключений сказано выше.

Перечень форматов, утвержденных ФНС России

Для некоторых видов ЭД Федеральная налоговая служба РФ утвердила конкретные форматы. В их числе:

• УПД. Документ объединяет в себе счет-фактуру и сведения из первичного учетного документа, документа о передаче имущественных прав или об отгрузке товаров. Формат утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
• Электронный счет-фактура. Аналог бумажного СФ, удостоверяет отгрузку товаров (оказание услуг), их стоимость. Формат утвержден тем же приказом.
• Универсальный корректировочный документ (УКД). Совмещает корректировочный СФ и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Формат утвержден приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
• Акт о расхождении по форме ТОРГ-2. Документ о расхождениях в количестве (качестве) товара. Формат утвержден приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@.
• Товарная накладная по форме ТОРГ-12. Оформляется при продаже товаров поставщиком покупателю. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
• Акт выполненных работ (оказанных услуг). Оформляется заказчиком и исполнителем для подтверждения работ или оказанных услуг. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Кроме того, как подчеркивают в ФНС, подписать УПД и УКД могут только ответственные на это лица. Если положение дел таково, что их несколько, визировать документ подписью должен каждый сотрудник. Электронные УПД, УКД и счета-фактуры передаются только по защищенным каналам связи, предоставленными оператором ЭДО.

Форматы и формы электронных документов в Диадоке

Сервис обмена юридически значимыми электронными документами Диадок допускает обмен практически любыми файлами. Через систему можно отправить формализованные, полуформализованные, неформализованные ЭД. Рассмотрим перечень подробнее.

Формализованные

• акт приемки-сдачи работ,
• ТОРГ-12,
• счет-фактура, в том числе корректировочный, исправленный,
• универсальный передаточный, корректировочный документы и их исправленные версии.

Полуформализованные

• акт приемки-сдачи работ или услуг (произвольная форма),
• ТОРГ-12 (произвольная форма),
• акт сверки,
• договор,
• внутренняя накладная (ТОРГ 13).

Неформализованные

• информационное письмо,
• договор,
• реестры расходов, актов, акционеров общества,
• ведомость за выполненные работы,
• отчет агента,
• товарно-транспортная накладная,
• ценовой лист,
• кредит-нота,
• транспортная накладная,
• поручение экспедитору, экспедиторская расписка, отчет экспедитора,
• прайс-лист и многие другие.

Также в Диадоке участникам фармацевтического рынка доступен обмен отраслевыми документами — протоколом согласования цен поставки лекарственных препаратов и реестром сертификатов, участникам строительного рынка — КС-2 и КС-3, организациям при работе по договорам хранения — МХ-1 и МХ-3.

Если в списке нет требуемых форматов, обратитесь к менеджеру Диадока. Отсутствие нужного формата связано с тем, что прежде клиенты не высказывали потребности в нем. Но мы готовы дополнить перечень. Возможно и использование собственных форматов.

Переход на ЭД упростит бизнес-процессы в компании, сделает их результативнее и быстрее. Это поможет предприятию стать конкурентоспособным, повысить лояльность клиентов и, как следствие, повысить доходность. С Диадоком изменения пройдут в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.