Форматы электронных документов: особенности и принципы работы с ними

Для работы с ЭДО важно разбираться в особенностях работы с форматами электронных документов. Рассказываем, что такое форматы электронных документов и какие они бывают.

Дмитрий Федоров Автор-эксперт Мария Потапова Ведущий эксперт по законодательству в команде Диадока

Форма и формат: в чем разница

Информация в электронной форме, которую передают по информационно-телекоммуникационным сетям (ТКС) и обрабатывают в информационных системах — это электронный документ.

Под формой документа понимают содержание и наполнение этого документа. Форма может быть единой и утверждена законодательно, а может быть создана и утверждена внутри организации. Для документов на бумаге ФНС разрабатывает и утверждает именно формы документов. К электронным документам понятие формы не применимо — у них формат.

Под форматом электронного документа понимают структуру файла, которое задано определенным расширением. Например, XML, JPG, TIFF, PNG, PDF. Все форматы электронных документов, которые разработаны и утверждены ФНС, имеют расширение XML. Это дает им ключевое преимущество — машиночитаемость. Компьютер может автоматически проверять такие документы, что минимизирует ошибки и ускоряет их обработку. Правила заполнения и сохранения в определенных форматах для унифицированных электронных документов определяют госорганы — например, ФНС, Минтруд, Минфин.

Требования к форматам электронных и формам бумажных документов

И электронные, и бумажные документы — это носители определенной информации. Основное их различие заключается в способе представления данных и передачи между заинтересованными сторонами.

Электронный документ — это всегда файл в определенном формате. Передают такой документ по ТКС. Про обмен электронными документами в системах операторов ЭДО мы будем рассказывать на примере Контур.Диадока.

Главные преимущества обмена электронными документами в системах операторов ЭДО:

• ускорение и упрощение процесса обмена информацией;
• экономия на ресурсах для работы с бумажными носителями;
• минимизирование ошибок при обмене документами по форматам, так как проверка осуществляется автоматически (это называют форматно-логический контроль);
• за счет свойства машиночитаемости форматов упрощается работа с документами и их учет;
• экономия ресурса сотрудников на работу с документами;
• быстрое закрытие сделок с контрагентами.

Электронный документооборот — самый быстрый способ доставить документы

Хочу попробовать

Отличие электронных документов от скан-образов документов

Документ может быть составлен либо на бумаге, либо в электронном виде. В первом случае оригиналом будет считаться бумажный документ с печатью и собственноручной подписью. Во втором — электронный документ.

Для того, чтобы понимать, что понимают под оригиналом в ЭДО необходимо различать электронные документы и скан-образы электронных документов.

Оригиналы документов в ЭДО — это всегда электронные документы (формализованные и неформализованные), подписанные электронной подписью, обмен которыми происходит в системах операторов ЭДО. Скан-копия электронного документа не будет считаться оригиналом, если работа по конкретной сделке ведется в ЭДО. Образы не равнозначны оригиналам, их не принимают в качестве официальных документов государственные органы.

В отдельных случаях по закону документы составляют только в бумажном виде. Например, исключительно на бумаге составляют простые и переводные вексели.

Электронный документ приобретает юридическую силу после подписания его электронной подписью — простой, неквалифицированной или квалифицированной. 

Подробнее о видах подписей в статье «Электронная подпись в электронном документообороте».

В Диадоке все электронные документы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Само подписание КЭП сразу придает документу юридическую силу: такой документ равнозначен документу на бумажном носителе, подписанным собственноручно.

Простая и неквалифицированная подпись (ПЭП и НЭП) автоматически не могут наделить документ юридической силой. При использовании контрагентами ПЭП и НЭП необходимо составить допсоглашение о том, что они договорились о таком подписании и взаимном признании документов, подписанных такими видами электронной подписи.

Формализованные и неформализованные электронные документы

Электронные документы, которыми пользователи обмениваются в системах ЭДО, разделяют на формализованные и неформализованные. Формализованные документы, в свою очередь, бывают обязательные и необязательные.

Обязательные формализованные электронные документы составляют только по утвержденным ФНС форматам, а обмен ими должен происходить в системах операторов ЭДО. К обязательным формализованным документам относят счет-фактуру, УПД, их исправления, а также УКД и корректировочный счет-фактуру.

Формализованные необязательные электронные документы можно составлять и обмениваться ими как в утвержденных форматах, так и в произвольных. К ним относят все остальные типы формализованных документов, кроме указанных выше.

Формализованные документы должны иметь единый формат и расширение XML, иначе контролирующие органы просто не смогут их принять и проверить в автоматическом режиме. Как следствие — компания рискует нарушить сроки предоставления этих документов и попасть на штрафные санкции.

Подробнее о видах форматов документов в статье «Формализованные и неформализованные документы в электронном документообороте».

Перечень форматов, утвержденных ФНС

ФНС разработала и утвердила форматы, в частности, для таких видов электронных документов:

• счета-фактуры и универсальные передаточные документы и их исправления (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@);
• универсальные корректировочные документы — УКД (приказ ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@);
• акты приемки материальных ценностей и о расхождении при приемке (приказ ФНС от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@);
• товарные накладные (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
• акты выполненных работ, оказанных услуг (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).

Полный перечень утвержденных форматов можно посмотреть на сайте ФНС. 

Счета-фактуры и УПД, включающие в себя счет-фактуру (в электронном УПД — функция СЧФДОП), а также их исправления и корректировки разрешено передавать только через аккредитованных операторов ЭДО. При операциях с прослеживаемыми и маркированным товарами дополнительно к вышеуказанным документам через операторов передают и УПД, которые используют только как первичный документ (в электронном УПД — функция ДОП).

Форматы электронных документов в Диадоке

Сервис Диадок поддерживает все публикуемые форматы документов. Например:

• счета-фактуры, в том числе корректировочные и их исправления;
• УПД и УКД, а также их исправления;
• акты приемки и сдачи работ и услуг;
• товарные накладные;
• акты сверки;
• договоры;
• акт о приемке выполненных работ в строительстве (КС-2);
• акт приемки с расхождениями (ТОРГ-2).

Коротко о форматах электронных документов

Формат электронного документа — это набор определенных требований к структуре и реквизитам файла, в который записана информация для дальнейшей передачи.

Электронные документы, которыми пользователи обмениваются в системах ЭДО, разделяют на формализованные и неформализованные. Формализованные документы, в свою очередь, бывают обязательные и необязательные.

Обязательные формализованные документы составляют только по утвержденным ФНС форматам, а обмен ими должен происходить в системах операторов ЭДО. Необязательные формализованные документы можно составлять и обмениваться как в утвержденных форматах, так и в произвольном виде.

Формализованные документы заполняют и сохраняют строго по установленным правилам. Они должны иметь единый формат и расширение XML.

Переходите в онлайн с Диадоком

Подать заявку