Электронный документооборот в России

Электронный документооборот (ЭДО) появился в нашей стране еще в 1980-х годах, но активное развитие получил после 2010 года. Этому способствовало принятие нормативно-правовых актов, регулирующих ЭДО, в частности, приказов ФНС о порядке представления электронных документов и выставления электронных счетов-фактур. Интерес бизнеса к ЭДО увеличили и ограничения во время пандемии в 2020 году. Рассказываем, с чего начиналась история электронного делопроизводства и какие перспективы развития ЭДО в России.

Контур.Диадок — один из первых сервисов ЭДО в России, создан в 2010 году. Более 700 млн документов отправили пользователи за 10 лет. Они ценят простоту и удобство ЭДО. Подключитесь к Диадоку и попробуйте сами

Подключиться

История развития электронного документооборота в России

Первые системы ЭДО появились в 1980-х годах. Их возникновение было обусловлено тем, что согласование документов в разрозненных подразделениях крупных компаний занимало недели и даже месяцы. Росли и объемы документооборота.

Те решения были ориентированы на делопроизводство внутри компаний. Функций было мало — ведение журналов внутренних документов и обращений граждан, ввод регистрационно-контрольных карточек в систему и их поиск по атрибутам, составление отчетов.

Среди других особенностей систем ЭДО того периода:

  • дублирование бумажного документооборота,
  • разрозненность решений,
  • разработка персональных систем непосредственно на предприятиях,
  • отсутствие унифицированного инструментария,
  • невозможность масштабирования и развития созданных систем,
  • немалая стоимость.

В середине 1990-х появились универсальные системы. Благодаря технологии — наличию унифицированного ядра и дальнейшей настройке под конкретные задачи — они лучше адаптировались под нужды заказчиков, масштабировались. Чуть позже разработчики решений и вовсе изменили подход к системам ЭДО. На первый план вышла оптимизация документооборота, его упрощение и ускорение. Переосмысление управления бизнес-процессами привело к появлению сервисов, ориентированных на автоматизацию делопроизводства.

Законодательство РФ в сфере регулирования ЭДО

В российском законодательстве нет единого нормативно-правового акта, регулирующего электронный документооборот. Однако законы, приказы и постановления регламентируют отдельные направления ЭДО:

  • ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Регулирует вопросы подписания электронных документов и совершения иных юридически значимых действий с помощью электронной подписи (ЭП).
  • ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Обеспечивает информационную безопасность, защиту данных.
  • ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Допускает составление первичного учетного документа в электронно-цифровом виде.
  • Налоговый кодекс РФ определяет понятие электронного счета-фактуры, устанавливает порядок его составления и выставления.
  • Статьи 160 и 434 Гражданского кодекса РФ закрепляют возможность визирования документов электронной подписью и обмена файлами с помощью электронной связи.

Положения, связанные с ЭДО, также регулируются федеральными законами № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», № 152-ФЗ «О персональных данных», рядом постановлений Правительства. Приказами ФНС России установлены форматы электронного счета-фактуры и универсального передаточного документа, определены требования к товарным накладным ТОРГ-12 и актам. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Они касаются как бумажных носителей, так и электронных документов.

С полным перечнем нормативно-правовых актов, которые регламентируют электронный документооборот, можно ознакомиться в разделе «Законодательство».

Настроим обмен юридически значимыми электронными документами. Ответим на вопросы об ЭДО

Отправить заявку

Распространение электронного документооборота в России

Согласно данным Контура и Газпромбанка Автолизинга, по состоянию на май 2020 года электронным документооборотом в России пользовались только 30 % компаний. Причем чаще к ЭДО прибегают крупные организации, малый бизнес реже автоматизирует делопроизводство.

Объемы онлайн-передачи документов растут ежегодно. Стимулом к распространению ЭДО послужила и пандемия, когда в результате ограничений и самоизоляции компаниям пришлось переводить процессы в онлайн-формат, выстраивать взаимодействие в дистанционном режиме. Только за первый квартал 2020 года клиенты Контура передали через сервис юридически значимых электронных документов Диадок на 30 % больше данных, чем за тот же период 2019 года. Всего в 2020 году пользователи Диадока отправили 237 млн документов — объемы по сравнению с 2019 годом выросли на 31 %. Эксперты прогнозируют, что по итогам 2021 года рост российского рынка систем электронного документооборота увеличится на 12–15 %.

Помимо бизнеса, потребителями технологий ЭДО являются государственные учреждения. В ведомствах и госструктурах он чаще всего используется для оптимизации внутренних процессов. Но востребована и автоматизация работы с обращениями граждан, поставщиками и другими контрагентами.

Перспективы развития ЭДО

Импульс, приданный в 2020 году развитию электронного документооборота в России, поддержан правительством. В частности, в декабре 2020 года была утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Она предполагает:

  • увеличение числа утвержденных форматов электронных документов,
  • расширение возможностей применения ЭП,
  • создание единых технологических правил обмена документами,
  • установление требований к хранению, представлению электронных документов,
  • выстраивание электронного документооборота между бизнесом и органами власти,
  • перевод в электронный вид внутренней документации компаний,
  • организацию международного ЭДО.

Планируется, что уже до конца 2024 года в электронный вид будут переведены 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Концепция предполагает увеличение количества электронных документов с 2022 года не менее чем на 20 % ежегодно.

Перейдите на электронные документы уже сейчас с Диадоком

Подключиться

Операторы электронного документооборота России

Оператор ЭДО — это компания, которая обладает достаточными технологическими и правовыми возможностями для того, чтобы обеспечить безопасный, надежный, юридически значимый документооборот. Требования к провайдерам ЭДО закреплены на законодательном уровне приказом ФНС России от 04.03.2014 № ММВ-7-6/76@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота». С 1 марта 2022 года будет действовать приказ ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@.

Операторы предоставляют системы электронного документооборота, а также:

  • позволяют передавать в электронном виде документы, в том числе счета-фактуры,
  • обеспечивают конфиденциальность передаваемых данных,
  • проверяют, действителен ли сертификат подписи на момент подписания,
  • организуют обмен приглашениями между контрагентами,
  • обновляют сервисы ЭДО в соответствии с изменениями в законодательстве,
  • выступают независимой стороной в спорных ситуациях.

В России более 30 компаний — операторов электронного документооборота. В том числе СКБ Контур с сервисом обмена юридически значимыми документами Диадок. Контур включен в список доверенных операторов ФНС.

Пользователи Диадока могут выполнять в сервисе операции:

  • создавать, посылать и получать электронные документы, согласовывать и подписывать. Доступна массовая обработка;
  • настраивать маршруты для документов, в том числе автоматически распределять входящие по подразделениям,
  • подбирать удобное решение — Диадок можно интегрировать с 1С или любой другой учетной системой,
  • надежно и безопасно хранить документацию — копии файлов находятся на разных серверах, что исключает потерю данных,
  • мгновенно находить нужный файл с помощью фильтра и поиска по слову,
  • приглашать к обмену документами контрагентов,
  • сохранять коммерческую тайну благодаря зашифрованной передаче данных,
  • обмениваться электронными документами с клиентами других операторов благодаря настройке роуминга, в том числе автоматической.

Кроме того, клиенты Диадока получают оперативную и грамотную техподдержку по разным каналам связи — через чат на сайте, по телефону или электронной почте.

Диадок в России

Сервис Контур.Диадок — один из лидеров в сфере электронного документооборота. За более чем 10 лет существования к нему подключилось уже свыше 1,5 млн компаний, и это число продолжает расти.

Интерес к сервису обмена электронными документами объясняется возможностями Диадока. Он работает на пользователей, предлагает базовые опции для обмена документами и помогает автоматизировать документооборот. Сервис обладает обширной дополнительной функциональностью. Среди возможностей — создание маршрутов согласования, проставление тегов на документы, применение кастомных веб-форм и шаблонов, трехстороннее подписание, передача закрытых пакетов документов.

Эти опции дополняют интеграционные решения Диадока. Электронный документооборот можно внедрить с помощью:

  • Модуля для 1С. Готовое решение для встраивания ЭДО в учетную систему 1С, работа с электронными документами ведется в привычном интерфейсе.
  • Диадок.Коннектора. Облачное решение для интеграции сервиса ЭДО с любой информационной системой.
  • API Диадока. Решение для индивидуальной интеграции с учетной системой.

Эксперты сервиса подробнее расскажут о вариантах перед тем, как вы решите заключать договор.

С электронным документооборотом компания становится более устойчивой к меняющимся условиям работы, укрепляет позиции на рынке, приобретает лояльность клиентов. Переход на ЭДО позволяет сократить административные расходы, освободить сотрудников от рутинных задач и направить усилия на развитие.

Поможем быстро настроить электронный документооборот

Оставить заявку


Электронный документ — это файл. Как и у любого файла, у него должен быть формат, причем форматы некоторых электронных документов обязательны. Чем отличаются форматы от форм? Какие документы формализованы? Рассмотрим в статье.

Налог на профессиональный доход (НПД) действует в России с января 2019 года. На 1 августа 2021 года в статус самозанятых перешли уже более 2,7 млн россиян. Рассмотрим, как выстраивается взаимодействие самозанятых с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами, как упростить взаимоотношения двух сторон и чем выгоден переход на электронный документооборот (ЭДО).

Системы электронного документооборота (ЭДО) — это сервисы для обмена электронными документами. Они позволяют организовать безбумажное делопроизводство, наладить бизнес-процессы, освободить сотрудников от рутинной нагрузки. Работу таких сервисов обеспечивают операторы ЭДО. Расскажем, на что обратить внимание при переходе на электронный документооборот и как выбрать сервис ЭДО.

Быстрота и особенности подключения к системе электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок зависят от выбранного решения. Рассмотрим процесс на примере внедрения в работу компании веб-версии системы. Она позволяет быстро и безопасно обмениваться электронными документами, выстраивать документооборот с новыми контрагентами и оптимизировать многие бизнес-процессы.

Электронный документооборот (ЭДО) помогает контрагентам обмениваться документами через интернет. Печатать и подписывать бумаги вручную не нужно: документы отправляют в электронном виде. Некоторые компании делают это по имейл, но удобнее подключиться к системе электронного документооборота, которую организуют компании-операторы. Один из таких операторов — СКБ Контур. Система, которая помогает обмениваться документами, — Диадок.