Электронный документооборот в России

История развития электронного документооборота в России

Первые системы ЭДО появились в 1980-х годах. Их возникновение было обусловлено тем, что согласование документов в разрозненных подразделениях крупных компаний занимало недели и даже месяцы. Росли и объемы документооборота.

Те решения были ориентированы на делопроизводство внутри компаний. Функций было мало — ведение журналов внутренних документов и обращений граждан, ввод регистрационно-контрольных карточек в систему и их поиск по атрибутам, составление отчетов.

Среди других особенностей систем ЭДО того периода:

• дублирование бумажного документооборота,
• разрозненность решений,
• разработка персональных систем непосредственно на предприятиях,
• отсутствие унифицированного инструментария,
• невозможность масштабирования и развития созданных систем,
• немалая стоимость.

В середине 1990-х появились универсальные системы. Благодаря технологии — наличию унифицированного ядра и дальнейшей настройке под конкретные задачи — они лучше адаптировались под нужды заказчиков, масштабировались. Чуть позже разработчики решений и вовсе изменили подход к системам ЭДО. На первый план вышла оптимизация документооборота, его упрощение и ускорение. Переосмысление управления бизнес-процессами привело к появлению сервисов, ориентированных на автоматизацию делопроизводства.

Законодательство РФ в сфере регулирования ЭДО

В российском законодательстве нет единого нормативно-правового акта, регулирующего электронный документооборот. Однако законы, приказы и постановления регламентируют отдельные направления ЭДО:

• ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Регулирует вопросы подписания электронных документов и совершения иных юридически значимых действий с помощью электронной подписи (ЭП).
• ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Обеспечивает информационную безопасность, защиту данных.
• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Допускает составление первичного учетного документа в электронно-цифровом виде.
• Налоговый кодекс РФ определяет понятие электронного счета-фактуры, устанавливает порядок его составления и выставления.
• Статьи 160 и 434 Гражданского кодекса РФ закрепляют возможность визирования документов электронной подписью и обмена файлами с помощью электронной связи.

Положения, связанные с ЭДО, также регулируются федеральными законами № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», № 152-ФЗ «О персональных данных», рядом постановлений Правительства. Приказами ФНС России установлены форматы электронного счета-фактуры и универсального передаточного документа, определены требования к товарным накладным ТОРГ-12 и актам. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Они касаются как бумажных носителей, так и электронных документов.

С полным перечнем нормативно-правовых актов, которые регламентируют электронный документооборот, можно ознакомиться в разделе «Законодательство».

Распространение электронного документооборота в России

Согласно данным Контура и Газпромбанка Автолизинга, по состоянию на май 2020 года электронным документооборотом в России пользовались только 30 % компаний. Причем чаще к ЭДО прибегают крупные организации, малый бизнес реже автоматизирует делопроизводство.

Объемы онлайн-передачи документов растут ежегодно. Стимулом к распространению ЭДО послужила и пандемия, когда в результате ограничений и самоизоляции компаниям пришлось переводить процессы в онлайн-формат, выстраивать взаимодействие в дистанционном режиме. Только за первый квартал 2020 года клиенты Контура передали через сервис юридически значимых электронных документов Диадок на 30 % больше данных, чем за тот же период 2019 года. Всего в 2020 году пользователи Диадока отправили 237 млн документов — объемы по сравнению с 2019 годом выросли на 31 %. Эксперты прогнозируют, что по итогам 2021 года рост российского рынка систем электронного документооборота увеличится на 12–15 %.

Почему сейчас растет интерес к ЭДО, объясняет эксперт сервиса. Посмотрите видео с конференции DiadocDay:

Помимо бизнеса, потребителями технологий ЭДО являются государственные учреждения. В ведомствах и госструктурах он чаще всего используется для оптимизации внутренних процессов. Но востребована и автоматизация работы с обращениями граждан, поставщиками и другими контрагентами.

Перспективы развития ЭДО

Импульс, приданный в 2020 году развитию электронного документооборота в России, поддержан правительством. В частности, в декабре 2020 года была утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Она предполагает:

• увеличение числа утвержденных форматов электронных документов,
• расширение возможностей применения ЭП,
• создание единых технологических правил обмена документами,
• установление требований к хранению, представлению электронных документов,
• выстраивание электронного документооборота между бизнесом и органами власти,
• перевод в электронный вид внутренней документации компаний,
• организацию международного ЭДО.

Планируется, что уже до конца 2024 года в электронный вид будут переведены 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Концепция предполагает увеличение количества электронных документов с 2022 года не менее чем на 20 % ежегодно.

Операторы электронного документооборота России

Оператор ЭДО — это компания, которая обладает достаточными технологическими и правовыми возможностями для того, чтобы обеспечить безопасный, надежный, юридически значимый документооборот. Требования к провайдерам ЭДО закреплены на законодательном уровне приказом ФНС России от 04.03.2014 № ММВ-7-6/76@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота». С 1 марта 2022 года будет действовать приказ ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@.

Операторы предоставляют системы электронного документооборота, а также:

• позволяют передавать в электронном виде документы, в том числе счета-фактуры,
• обеспечивают конфиденциальность передаваемых данных,
• проверяют, действителен ли сертификат подписи на момент подписания,
• организуют обмен приглашениями между контрагентами,
• обновляют сервисы ЭДО в соответствии с изменениями в законодательстве,
• выступают независимой стороной в спорных ситуациях.

В России более 30 компаний — операторов электронного документооборота. В том числе СКБ Контур с сервисом обмена юридически значимыми документами Диадок. Контур включен в список доверенных операторов ФНС.

Пользователи Диадока могут выполнять в сервисе операции:

• создавать, посылать и получать электронные документы, согласовывать и подписывать. Доступна массовая обработка;
• настраивать маршруты для документов, в том числе автоматически распределять входящие по подразделениям,
• подбирать удобное решение — Диадок можно интегрировать с 1С или любой другой учетной системой,
• надежно и безопасно хранить документацию — копии файлов находятся на разных серверах, что исключает потерю данных,
• мгновенно находить нужный файл с помощью фильтра и поиска по слову,
• приглашать к обмену документами контрагентов,
• сохранять коммерческую тайну благодаря зашифрованной передаче данных,
• обмениваться электронными документами с клиентами других операторов благодаря настройке роуминга, в том числе автоматической.

Кроме того, клиенты Диадока получают оперативную и грамотную техподдержку по разным каналам связи — через чат на сайте, по телефону или электронной почте.

Диадок в России

Сервис Контур.Диадок — один из лидеров в сфере электронного документооборота. За более чем 10 лет существования к нему подключилось уже свыше 1,5 млн компаний, и это число продолжает расти.

Интерес к сервису обмена электронными документами объясняется возможностями Диадока. Он работает на пользователей, предлагает базовые опции для обмена документами и помогает автоматизировать документооборот. Сервис обладает обширной дополнительной функциональностью. Среди возможностей — создание маршрутов согласования, проставление тегов на документы, применение кастомных веб-форм и шаблонов, трехстороннее подписание, передача закрытых пакетов документов.

Эти опции дополняют интеграционные решения Диадока. Электронный документооборот можно внедрить с помощью:

• Модуля для 1С. Готовое решение для встраивания ЭДО в учетную систему 1С, работа с электронными документами ведется в привычном интерфейсе.
• Диадок.Коннектора. Облачное решение для интеграции сервиса ЭДО с любой информационной системой.
• API Диадока. Решение для индивидуальной интеграции с учетной системой.

Эксперты сервиса подробнее расскажут о вариантах перед тем, как вы решите заключать договор.

С электронным документооборотом компания становится более устойчивой к меняющимся условиям работы, укрепляет позиции на рынке, приобретает лояльность клиентов. Переход на ЭДО позволяет сократить административные расходы, освободить сотрудников от рутинных задач и направить усилия на развитие.