Машиночитаемые доверенности (МЧД)

Работайте с МЧД в Диадоке

Поможем выпустить электронную подпись и доверенность для ЭДО

Подключиться

Что такое МЧД

В 2023 году вступают в силу поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, которые вводят новые правила работы с электронными документами. Работники, у которых нет сертификата электронной подписи (ЭП) сотрудника, будут подписывать документы с помощью сертификата ЭП физлица. Такой сертификат хранит в себе информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации.

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры (УЦ) перестали выдавать сертификаты сотрудников. Все сертификаты, полученные до этой даты, можно использовать для подписания электронных документов до 31 августа 2024 года или до срока окончания действия сертификата, смотря что наступит раньше. После сотрудник обязан перейти на схему подписания документов сертификатом физлица.

Однако подписи физлица при обмене документами с контрагентами и государственными органами недостаточно, чтобы вести юридически значимый документооборот. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании необходима доверенность на передачу части полномочий представителю, выданная руководителем. 

Теперь такую доверенность можно оформить в электронном виде по утвержденному формату. Этот вид доверенности называется машиночитаемым. Такая доверенность заполняется по утвержденному формату, что позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически. 

Директор наделяет физлицо правом на совершение некоторых действий от своего имени, например на подписание документов. Руководитель может сам указать конкретные действия, на которые уполномочивает сотрудника — как и в бумажной доверенности. Машиночитаемую доверенность (МЧД) можно отправлять в пакете с документом или указывать в документе ее реквизиты.

Требования к МЧД

Требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях определяет приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858. Он закрепляет формат xml — привычный для документов, которые передают в электронном виде контрагентам и в ФНС. Подписывать машиночитаемые доверенности нужно квалифицированной электронной подписью (КЭП) юрлица или ИП. Это закреплено в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ.

Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 устанавливает требования к содержанию электронной доверенности:

• Наименование и номер.
• Данные о доверителе для физического лица или индивидуального предпринимателя: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.
• Данные о доверителе для российского юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН, ОГРН, КПП, Ф. И. О. и СНИЛС руководителя.
• Данные о доверителе для иностранного юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН при наличии, регистрационный номер и Ф. И. О. руководителя.
• Данные о представителе: Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
• Дату совершения (дату создания метки доверенного времени).
• Срок действия документа при его наличии.
• Полномочия представителя с идентификаторами по классификатору или в ином виде, если они не указаны в классификаторе.
• Данные об информационной системе, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия документа.
• КЭП, с помощью которой подписали документ.
• Возможность передоверия документа.

28 марта 2023 года ФНС опубликовала универсальный формат МЧД. Его можно применять для разных целей, например для ведения B2B- и B2G-документооборота. Подробнее — в нашей новости.

Электронная доверенность с передоверием

Как и бумажные доверенности, МЧД можно передоверять. Возможность закреплена в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ. Это может сделать лицо, наделенное правом передоверия. Например, руководитель выпускает МЧД с передоверием на финансового директора компании, а он может перепоручить свои полномочия по подписанию документов бухгалтеру, если выдаст на него доверенность в порядке передоверия.

Когда нотариальное заверение МЧД не требуется

Доверенности, которые выдаются в порядке передоверия юрлицами, не нужно заверять у нотариуса. Это возможно, потому что руководители действуют от имени юридических лиц без доверенности. Что касается руководителей филиалов и представительств юрлиц, они тоже могут выдавать МЧД без нотариального заверения, хоть и действуют от имени юрлица по доверенности. Норма закреплена в ст.187 ГК РФ.

Когда нотариальное заверение МЧД обязательно

Нотариального заверения требуют все остальные доверенности, выданные в порядке передоверия, которые не подпадают под критерии в предыдущем подзаголовке.

Доверенности заверяют на основании всей цепочки выданных в порядке передоверия МЧД (до корневой) и проверяют на наличие права передоверия. Нотариус просматривает данные о доверенности в Единой информационной системе (ЕИС) нотариата. Его задача — выяснить, что доверенность не отменена и действует. То же самое нотариус проверяет по корневой доверенности.

Как работает право последующего передоверия МЧД

В доверенности можно указать право последующего передоверия. По нему возможна передача как всех полномочий, указанных в ней, так и отдельных. Объем полномочий устанавливается доверителем, но не может превышать объем по основной доверенности.

При передоверии допускается конкретизация передаваемых полномочий. Например, в первоначальной доверенности указано право подписывать все виды электронных документов, а в доверенности, выданной в порядке передоверия, только право подписи первичных документов.

Доверенность в порядке передоверия может быть выдана нескольким представителям организации. Если в доверенности с передоверием нет указаний на то, что представители реализуют полномочия совместно, то каждый из них может передоверить полномочия другому лицу. Если представитель, передавший полномочия другому лицу в порядке передоверия, утрачивает какие-либо полномочия, указанные в доверенности, это должно быть отражено в удостоверяемой в порядке передоверия доверенности. Иначе полномочиями по доверенности будут обладать как первоначальный представитель, так и лицо, получившее их в порядке передоверия.

В доверенности может закрепить запрет на передоверие полномочий. Для этого в тексте документа можно указать: «Доверенность выдана без права передоверия» или «Передача полномочий по данной доверенности как полностью, так и в части, запрещена».

Какой срок действия у МЧД с передоверием

Согласно ст.186 ГК РФ доверенность с передоверием, как и любая другая доверенность, действительна в течение года, если в ней не указан другой срок действия. При этом обязательно должна быть указана дата совершения доверенности, иначе она не будет иметь юридической силы. Однако доверенность с передоверием теряет силу вместе с окончанием срока действия корневой доверенности. А еще лицо, которое передает полномочия по доверенности, может в любой момент отменить такую доверенность.

Подписывайте документы электронной подписью по всем требованиям законодательства

Оставить заявку

Классификатор полномочий

Минцифры РФ занимается формированием классификатора, с помощью которого будут определены полномочия представителя, указываемого в доверенности. Классификатор полномочий должен был появиться в марте 2023 года, но пока этого не произошло. Скорее всего, ФНС выпустит его в апреле. Действие классификатора регулируется Приказом министерства от 18.08.2021 № 856.

Классификатор создается, чтобы информационная система головного УЦ, в которой будут фиксироваться все данные, могла автоматически определять полномочия подписанта. Каждое полномочие будет содержать уникальный идентификатор, наименование и дату включения в классификатор. Для получения сведений заинтересованные лица смогут использовать «Единый портал государственных и муниципальных услуг» (Госуслуги).

Переходный период

Расскажем подробнее об изменении сроков введения МЧД.

• До 31 августа 2024 года работники могут использовать сертификаты ЭП сотрудников, в которых прописаны их личные данные и сведения об организации.
• С 1 сентября 2024 года новая схема работы с ЭП физлица и МЧД станет обязательной.

При этом важно помнить, что работники, у которых нет сертификата сотрудника, обязаны использовать МЧД с 1 сентября 2023 года. То же касается каждого, кто будет принят в компанию после этого срока, так как он уже не сможет получить сертификат ЭП сотрудника.

Переходный период никак не повлиял на правила, связанные с получением ЭП руководителя. С 1 января 2022 года их выдают только УЦ ФНС и ее доверенные УЦ.

Машиночитаемые доверенности в ЭДО

По текущему законодательству только руководитель или его официальные представители могут подписывать документы от имени компании. Самое главное изменение в 63-ФЗ — это обновленный способ работы с электронными подписями как для руководителя, так и для сотрудников. У руководителей поменялось место получения сертификата ЭП — выдача переходит от любого УЦ в офисы ФНС и ее доверенных лиц. У сотрудников меняется тип сертификата — от юрлица к физлицу. При этом с такой подписью работника для юридически значимого документооборота в компании потребуется МЧД.

Кого коснутся новые правила по выпуску сертификатов ЭП?

Новые правила уже действуют для всех руководителей и коснутся сотрудников, которые участвуют в электронном документообороте компании. Работники в обязательном порядке будут выпускать личные подписи и использовать их при подписании документов. Только так руководитель сможет обеспечить бесперебойную работу ЭДО по новым требованиям законодательства вместо заполнения бумажных копий для контрагентов и ФНС.

Поможем получить сертификат электронной подписи, подключим к Диадоку и обучим работе в сервисе

Подключиться

Электронная подпись руководителя

С 2022 года руководители получают КЭП у налоговой службы и ее доверенных УЦ. Она действует в случае с коммерческими компаниями и ИП. Кредитные организации обращаются в УЦ Банка России, а должностные лица госорганов, руководители и сотрудники бюджетных организаций — в УЦ Федерального казначейства (УЦ ФК).

При этом сертификат электронной подписи необходимо забрать самостоятельно, при подтверждении личности. Отправить заместителя или любого другого сотрудника с доверенностью не получится.

Сертификат выдают на физическом носителе — токене, который сертифицирован ФСБ. Внешне токен похож на обычную флешку. Его нужно приобрести в удостоверяющем центре или специализированном магазине перед посещением ФНС или офисов ее доверенных лиц.

Свой сертификат ЭП гендиректор должен применять самостоятельно, передача другим лицам запрещена. Ключ сертификата, записанный на токен, нельзя скопировать в реестр или на другой носитель. Сертификат загружают на единичный физический носитель, поэтому использовать его можно только на одном компьютере.

На каждый компьютер, с которого подписывают документы, необходимо обязательно установить одно из средств криптозащиты. Для работы с Диадоком подходит криптопровайдер КриптоПро CSP. Программу можно скачать с сайта разработчика или установить с диска. Так как требования к криптопровайдеру часто обновляются, важно проверять его актуальность при использовании. Дополнительно к программе покупают лицензию — можно выбрать на неограниченный срок или на год.

Электронная подпись работника

Сотрудники фирм могут использовать сертификаты ЭП юрлиц до 31 августа 2024 года. Такой сертификат представляет собой набор данных об организации и о самом работнике — его полное имя, СНИЛС или ИНН. Его можно было получить до 1 сентября 2023 года.

По новым правилам сотрудники коммерческих организаций начнут применять сертификат ЭП физлица. В нем указывают только Ф. И. О. и ИНН конкретного пользователя. Сертификат физлица можно получить в любом аккредитованном УЦ. При этом ЭП может остаться у сотрудника для личного использования.

Сотрудники бюджетных организаций получают сертификат должностного лица — их выдает только УЦ Федерального казначейства.

Чтобы сотрудники могли работать с электронными документами, организация должна выпустить на него МЧД. Доверенность подписывается руководителем, и ее реквизиты указываются наравне с сертификатом ЭП в документах.

Поможем выпустить КЭП руководителю и сотруднику, расскажем как оформить МЧД и научим работать в сервисе

Подключиться

Будет ли действовать сертификат ЭП после 1 сентября 2023 года?

Сертификаты ЭП сотрудников можно использовать до 31 августа 2024 года или до окончания их срока действия. С 1 сентября 2024 года для подписания документов все сотрудники должны использовать только сертификаты физлица в сочетании с МЧД.

Сертификаты руководителей, которые выпустил не УЦ ФНС до 1 января 2022, уже не активны. У последних таких сертификатов срок истек 31 марта 2023 года.

Где найти аккредитованные УЦ?

Перечень УЦ доступен на информационном ресурсе Минцифры России. На сайте можно посмотреть полный список аккредитованных центров и найти местное отделение, которое находится недалеко от вас. УЦ Контура работает в стабильном режиме, так как прошел аккредитацию.

По каким требованиям аккредитуют УЦ?

В соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ, удостоверяющий центр должен соответствовать следующим требованиям:

• Минимальный размер капитала — более одного миллиарда рублей или 500 млн рублей, если более чем в ¾ субъектах РФ есть не меньше одного филиала или представительства УЦ.
• Наличие лицензии на разработку, производство, распространение криптосредств и информационных систем, выполнение работ в области шифрования, техническое обслуживание процессов ЭДО.
• Финансовое обеспечение при убытках третьих лиц из-за информации в сертификате электронной подписи УЦ — не менее чем 100 млн и 500 тыс. рублей.
• Право собственности на аппаратные средства электронной подписи и средства УЦ, которые соответствуют требованиям безопасности федеральных органов исполнительной власти.
• Более двух работников, которые создают и выдают сертификаты электронной подписи. Сотрудники должны иметь высшее профильное образование в сфере информационных технологий или информационной безопасности либо высшее или среднее профессиональное образование с последующим получением дополнительного по применению электронной подписи.
• Соответствие требованиям к деловой репутации руководителей и учредителей УЦ, которые имеют право распоряжаться более 10 % акций.
• Прописанный порядок функций и обязанностей УЦ.
• Отсутствие досрочно прекращенной аккредитации в течение трех лет до подачи заявления.
• Руководитель УЦ, который претендует на аккредитацию, не должен быть директором центра, чья деятельность прекращена досрочно в течение трех лет до подачи заявления.

Как часто проходит аккредитация УЦ?

Раз в три года, если только в заявлении УЦ не указан более короткий срок. Так, плановая переаккредитация УЦ Контура будет проходить в июне 2024 года.

Начните переход на МЧД. Получите сертификат физлица от Контура дополнительно к сертификату сотрудника

Узнать подробнее

Как проверить срок действия сертификата ЭП?

Проверку можно выполнить через криптопрограмму для сертификатов электронной подписи. Например, в криптопровайдере КриптоПро CSP для этого нужно зайти в программу, выбрать вкладку «Сервис» и нажать на кнопку «Просмотреть сертификаты в контейнере». После этого нажмите «Обзор» и найдите свой сертификат электронной подписи. Программа выведет всю информацию: название, субъект, поставщик, серийный номер, даты выдачи и окончания действия.

Если у вас не одна электронная подпись, поиск может затянуться. Поэтому проверку можно значительно упростить. Зайдите в личный кабинет своего удостоверяющего центра и посмотрите срок действия сертификата электронной подписи там. В УЦ Контура для этого нужно перейти на вкладку «Действующие». В ней выводятся названия сертификатов ЭП и даты, до которых их можно использовать. 

Можно ли руководителям получить сертификат ЭП не в УЦ ФНС?

С 1 января 2022 года руководитель может получить сертификат электронной подписи только в УЦ ФНС и у его доверенных лиц. Сертификаты, выпущенные ранее в другом УЦ, активны до конца срока их действия.

Как управлять электронными доверенностями?

Работать с электронными доверенностями можно в специализированных сервисах, например в Контур.Доверенности. В нем поддерживается актуальный формат МЧД.

Также компания может работать в собственной информационной системе. В таком случае необходимо выполнять требования законодательства по формату и содержанию, о которых мы писали выше.

Вопросы-ответы