Машиночитаемые доверенности (МЧД)

Правила выдачи и использования сертификатов электронной подписи меняются. Сертификат будут выдавать не во всех удостоверяющих центрах, а сотрудники начнут подписывать документы компании личными подписями. Разбираемся в законодательстве: какие обязанности появятся у работников, что для них меняется в подписании документов и зачем нужно применять МЧД в электронном документообороте.

Содержание

diadoc

Работайте с МЧД в Диадоке

Поможем выпустить электронную подпись и доверенность для ЭДО

Что такое МЧД

В 2023 году вступают в силу поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, которые вводят новые правила работы с электронными документами. Сотрудники будут подписывать документы с помощью сертификата электронной подписи (ЭП) физлица. Такой сертификат хранит в себе информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации.

Однако подписи физлица при обмене документами с контрагентами и государственными органами недостаточно, чтобы вести юридически значимый документооборот. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании необходима доверенность на передачу части полномочий представителю, выданная руководителем. 

Теперь такую доверенность можно оформить в электронном виде по утвержденному формату. Этот вид доверенности называется машиночитаемым. Такая доверенность заполняется по утвержденному формату, что позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически. 

Директор наделяет физлицо правом на совершение некоторых действий от своего имени, например на подписание документов. Руководитель может сам указать конкретные действия, на которые уполномочивает сотрудника — как и в бумажной доверенности. Машиночитаемую доверенность (МЧД) можно отправлять в пакете с документом или указывать в документе ее реквизиты.

С 1 сентября 2023 года обязательно использовать электронную подпись физлица и МЧД. Чтобы вы успели адаптироваться к изменениям, выпустим дополнительный сертификат физлица вместе с сертификатом на сотрудника юрлица. Подробнее

Требования к МЧД

Требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях определяет приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858. Он закрепляет формат xml — привычный для документов, которые передают в электронном виде контрагентам и в ФНС. Подписывать машиночитаемые доверенности нужно квалифицированной электронной подписью (КЭП) юрлица или ИП. Это закреплено в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ.

Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 устанавливает требования к содержанию электронной доверенности:

  • Наименование и номер.
  • Данные о доверителе для физического лица или индивидуального предпринимателя: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.
  • Данные о доверителе для российского юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН, ОГРН, КПП, Ф. И. О. и СНИЛС руководителя.
  • Данные о доверителе для иностранного юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН при наличии, регистрационный номер и Ф. И. О. руководителя.
  • Данные о представителе: Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
  • Дату совершения (дату создания метки доверенного времени).
  • Срок действия документа при его наличии.
  • Полномочия представителя с идентификаторами по классификатору или в ином виде, если они не указаны в классификаторе.
  • Данные об информационной системе, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия документа.
  • КЭП, с помощью которой подписали документ.
  • Возможность передоверия документа.

28 марта 2023 года ФНС опубликовала универсальный формат МЧД. Его можно применять для разных целей, например для ведения B2B- и B2G-документооборота. Подробнее — в нашей новости.

Электронная доверенность с передоверием

Как и бумажные доверенности, МЧД можно передоверять. Возможность закреплена в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ. Это может сделать лицо, наделенное правом передоверия. Например, руководитель выпускает МЧД с передоверием на финансового директора компании, а он может перепоручить свои полномочия по подписанию документов бухгалтеру, если выдаст на него доверенность в порядке передоверия.

Когда нотариальное заверение МЧД не требуется

Доверенности, которые выдаются в порядке передоверия юрлицами, не нужно заверять у нотариуса. Это возможно, потому что руководители действуют от имени юридических лиц без доверенности. Что касается руководителей филиалов и представительств юрлиц, они тоже могут выдавать МЧД без нотариального заверения, хоть и действуют от имени юрлица по доверенности. Норма закреплена в ст.187 ГК РФ.

Когда нотариальное заверение МЧД обязательно

Нотариального заверения требуют все остальные доверенности, выданные в порядке передоверия, которые не подпадают под критерии в предыдущем подзаголовке.

Доверенности заверяют на основании всей цепочки выданных в порядке передоверия МЧД (до корневой) и проверяют на наличие права передоверия. Нотариус просматривает данные о доверенности в Единой информационной системе (ЕИС) нотариата. Его задача — выяснить, что доверенность не отменена и действует. То же самое нотариус проверяет по корневой доверенности.

Как работает право последующего передоверия МЧД

В доверенности можно указать право последующего передоверия. По нему возможна передача как всех полномочий, указанных в ней, так и отдельных. Объем полномочий устанавливается доверителем, но не может превышать объем по основной доверенности.

При передоверии допускается конкретизация передаваемых полномочий. Например, в первоначальной доверенности указано право подписывать все виды электронных документов, а в доверенности, выданной в порядке передоверия, только право подписи первичных документов.

Доверенность в порядке передоверия может быть выдана нескольким представителям организации. Если в доверенности с передоверием нет указаний на то, что представители реализуют полномочия совместно, то каждый из них может передоверить полномочия другому лицу. Если представитель, передавший полномочия другому лицу в порядке передоверия, утрачивает какие-либо полномочия, указанные в доверенности, это должно быть отражено в удостоверяемой в порядке передоверия доверенности. Иначе полномочиями по доверенности будут обладать как первоначальный представитель, так и лицо, получившее их в порядке передоверия.

В доверенности может закрепить запрет на передоверие полномочий. Для этого в тексте документа можно указать: «Доверенность выдана без права передоверия» или «Передача полномочий по данной доверенности как полностью, так и в части, запрещена».

Какой срок действия у МЧД с передоверием

Согласно ст.186 ГК РФ доверенность с передоверием, как и любая другая доверенность, действительна в течение года, если в ней не указан другой срок действия. При этом обязательно должна быть указана дата совершения доверенности, иначе она не будет иметь юридической силы. Однако доверенность с передоверием теряет силу вместе с окончанием срока действия корневой доверенности. А еще лицо, которое передает полномочия по доверенности, может в любой момент отменить такую доверенность.

diadoc

Подписывайте документы электронной подписью по всем требованиям законодательства

Классификатор полномочий

Минцифры РФ занимается формированием классификатора, с помощью которого будут определены полномочия представителя, указываемого в доверенности. Классификатор полномочий должен был появиться в марте 2023 года, но пока этого не произошло. Скорее всего, ФНС выпустит его в апреле. Действие классификатора регулируется Приказом министерства от 18.08.2021 № 856.

Классификатор создается, чтобы информационная система головного удостоверяющего центра (УЦ), в которой будут фиксироваться все данные, могла автоматически определять полномочия подписанта. Каждое полномочие будет содержать уникальный идентификатор, наименование и дату включения в классификатор. Для получения сведений заинтересованные лица смогут использовать «Единый портал государственных и муниципальных услуг» (Госуслуги).

Сроки внедрения МЧД

В конце 2022 года Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ внес поправки в 63-ФЗ, 476-ФЗ и 443-ФЗ и продлил переходный период. Согласно законопроекту нормы закона, касающиеся МЧД, вступают в силу с 1 сентября 2023 года. У организаций и их руководителей есть время выделить полномочия сотрудников в соответствии с классификатором, а также подготовиться к работе с электронными подписями и доверенностями по новым требованиям.

Переходный период

Расскажем подробнее об изменении сроков введения МЧД.

  • С 1 марта 2022 до 31 августа 2023 года можно по желанию использовать сертификат ЭП физлица вместе с машиночитаемой доверенностью.
  • До 31 августа 2023 года работники смогут использовать сертификаты ЭП юрлица, в которых прописаны их личные данные и сведения об организации. Такие сертификаты будут действовать до конца переходного периода, независимо от того, когда они были выданы. То есть их можно получить и в течение 2023 года.  
  • С 1 сентября 2023 года новая схема работы с ЭП физлица и МЧД станет обязательной.

Изменения сроков введения МЧД

Переходный период никак не повлиял на правила, связанные с получением ЭП руководителя. С 1 января 2022 года их выдают только УЦ ФНС и ее доверенные УЦ.

Машиночитаемые доверенности в ЭДО

По текущему законодательству только руководитель или его официальные представители могут подписывать документы от имени компании. Самое главное изменение в 63-ФЗ — это обновленный способ работы с электронными подписями как для руководителя, так и для сотрудников. У руководителей поменялось место получения сертификата ЭП — выдача переходит от любого УЦ в офисы ФНС и ее доверенных лиц. У сотрудников меняется тип сертификата — от юрлица к физлицу. При этом с такой подписью работника для юридически значимого документооборота в компании потребуется МЧД.

Кого коснутся новые правила по выпуску сертификатов ЭП?

Новые правила уже действуют для всех руководителей и коснутся сотрудников, которые участвуют в электронном документообороте компании. Работники в обязательном порядке будут выпускать личные подписи и использовать их при подписании документов. Только так руководитель сможет обеспечить бесперебойную работу ЭДО по новым требованиям законодательства вместо заполнения бумажных копий для контрагентов и ФНС.

diadoc

Поможем получить сертификат электронной подписи, подключим к Диадоку и обучим работе в сервисе

Электронная подпись руководителя

С 2022 года руководители получают КЭП у налоговой службы и ее доверенных УЦ. Она действует в случае с коммерческими компаниями и ИП. Кредитные организации обращаются в УЦ Банка России, а должностные лица госорганов, руководители и сотрудники бюджетных организаций — в УЦ Федерального казначейства (УЦ ФК).

При этом сертификат электронной подписи необходимо забрать самостоятельно, при подтверждении личности. Отправить заместителя или любого другого сотрудника с доверенностью не получится.

Сертификат выдают на физическом носителе — токене, который сертифицирован ФСБ. Внешне токен похож на обычную флешку. Его нужно приобрести в удостоверяющем центре или специализированном магазине перед посещением ФНС или офисов ее доверенных лиц.

Свой сертификат ЭП гендиректор должен применять самостоятельно, передача другим лицам запрещена. Ключ сертификата, записанный на токен, нельзя скопировать в реестр или на другой носитель. Сертификат загружают на единичный физический носитель, поэтому использовать его можно только на одном компьютере.

На каждый компьютер, с которого подписывают документы, необходимо обязательно установить одно из средств криптозащиты. Для работы с Диадоком подходит криптопровайдер КриптоПро CSP. Программу можно скачать с сайта разработчика или установить с диска. Так как требования к криптопровайдеру часто обновляются, важно проверять его актуальность при использовании. Дополнительно к программе покупают лицензию — можно выбрать на неограниченный срок или на год.

Электронная подпись работника

Сотрудники фирм могут использовать сертификаты ЭП юрлиц до 1 сентября 2023 года. Такой сертификат представляет собой набор данных об организации и о самом работнике — его полное имя, СНИЛС или ИНН. В 2023 году его еще можно получить в любом аккредитованном УЦ (АУЦ), но подписывать документы с помощью сертификата можно будет только до 31 августа.

По новым правилам, которые вступят в силу в 2023 году, сотрудники коммерческих организаций начнут применять сертификат ЭП физлица. В нем указывают только Ф. И. О. и ИНН конкретного пользователя. Сертификат физлица можно получить в любом аккредитованном УЦ. При этом ЭП может остаться у сотрудника для личного использования.

Сотрудники бюджетных организаций получают сертификат должностного лица — их выдает только УЦ Федерального казначейства.

Чтобы сотрудники могли работать с электронными документами, организация должна выпустить на него МЧД. Доверенность подписывается руководителем, и ее реквизиты указываются наравне с сертификатом ЭП в документах.

Таблица

diadoc

Электронные документы в Диадоке соответствуют требованиям ФНС

Будет ли действовать сертификат ЭП после 1 сентября 2023 года?

Обратите внимание, что сертификаты ЭП сотрудников, содержащие их сведения и данные об организации (сертификаты юрлица), можно использовать до 31 августа 2023 года. С 1 сентября для подписания документов сотрудники должны использовать только сертификаты физлица.

Сертификаты руководителей, которые выпустил не УЦ ФНС до 1 января 2022, уже не активны. У последних таких сертификатов срок истек 31 марта 2023 года.

Где найти аккредитованные УЦ?

Перечень УЦ доступен на информационном ресурсе Минцифры России. На сайте можно посмотреть полный список аккредитованных центров и найти местное отделение, которое находится недалеко от вас. УЦ Контура работает в стабильном режиме, так как прошел аккредитацию.

По каким требованиям аккредитуют УЦ?

В соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ, удостоверяющий центр должен соответствовать следующим требованиям:

  • Минимальный размер капитала — более одного миллиарда рублей или 500 млн рублей, если более чем в ¾ субъектах РФ есть не меньше одного филиала или представительства УЦ.
  • Наличие лицензии на разработку, производство, распространение криптосредств и информационных систем, выполнение работ в области шифрования, техническое обслуживание процессов ЭДО.
  • Финансовое обеспечение при убытках третьих лиц из-за информации в сертификате электронной подписи УЦ — не менее чем 100 млн и 500 тыс. рублей.
  • Право собственности на аппаратные средства электронной подписи и средства УЦ, которые соответствуют требованиям безопасности федеральных органов исполнительной власти.
  • Более двух работников, которые создают и выдают сертификаты электронной подписи. Сотрудники должны иметь высшее профильное образование в сфере информационных технологий или информационной безопасности либо высшее или среднее профессиональное образование с последующим получением дополнительного по применению электронной подписи.
  • Соответствие требованиям к деловой репутации руководителей и учредителей УЦ, которые имеют право распоряжаться более 10 % акций.
  • Прописанный порядок функций и обязанностей УЦ.
  • Отсутствие досрочно прекращенной аккредитации в течение трех лет до подачи заявления.
  • Руководитель УЦ, который претендует на аккредитацию, не должен быть директором центра, чья деятельность прекращена досрочно в течение трех лет до подачи заявления.

Как часто проходит аккредитация УЦ?

Раз в три года, если только в заявлении УЦ не указан более короткий срок. Так, плановая переаккредитация УЦ Контура будет проходить в июне 2024 года.

diadoc

До конца 2021 года руководители могут получить электронную подпись в любом аккредитованном УЦ и подписывать документы в Диадоке

Как проверить срок действия сертификата ЭП?

Проверку можно выполнить через криптопрограмму для сертификатов электронной подписи. Например, в криптопровайдере КриптоПро CSP для этого нужно зайти в программу, выбрать вкладку «Сервис» и нажать на кнопку «Просмотреть сертификаты в контейнере». После этого нажмите «Обзор» и найдите свой сертификат электронной подписи. Программа выведет всю информацию: название, субъект, поставщик, серийный номер, даты выдачи и окончания действия.

Если у вас не одна электронная подпись, поиск может затянуться. Поэтому проверку можно значительно упростить. Зайдите в личный кабинет своего удостоверяющего центра и посмотрите срок действия сертификата электронной подписи там. В УЦ Контура для этого нужно перейти на вкладку «Действующие». В ней выводятся названия сертификатов ЭП и даты, до которых их можно использовать. 

Можно ли руководителям получить сертификат ЭП не в УЦ ФНС?

С 1 января 2022 года руководитель может получить сертификат электронной подписи только в УЦ ФНС и у его доверенных лиц. Сертификаты, выпущенные ранее в другом УЦ, активны до конца срока их действия.

Как управлять электронными доверенностями?

Работать с электронными доверенностями можно в специализированных сервисах, например в Контур.Доверенности. В нем поддерживается актуальный формат МЧД.

Также компания может работать в собственной информационной системе. В таком случае необходимо выполнять требования законодательства по формату и содержанию, о которых мы писали выше.

Вопросы-ответы

Получить сертификат руководителя можно без личного посещения ФНС, если обратиться к доверенному лицу ФНС — АО «Аналитический центр», который работает в сервисных центрах УЦ Контура. Подробная инструкция доступна по ссылке.

Такой сертификат еще можно получить в аккредитованном УЦ. Важно учитывать, что, согласно № 536-ФЗ, такими сертификатами можно подписывать документы только до 31.08.2023.

Можно получить такой сертификат в аккредитованном УЦ до конца 2022 года. Важно учитывать, что, согласно Федеральному закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ,  такие сертификаты будут действовать только до 31.12.2022.

В текущем сертификате на сотрудника есть информация как о физическом лице (сотруднике), так и об организации, от лица которой сотрудник подписывает документы. Но там нет информации о полномочиях сотрудника.

Сертификат физлица — это сертификат, где нет сведений о юрлице (ИНН, названия). В сертификате также не будет должности, только реквизиты физического лица. А все полномочия и информация, от лица какой организации подписывает, будут в машиночитаемой доверенности.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя организации. Она заполняется по утвержденному формату, что позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически. Документ содержит сведения о доверителе, доверенном лице и полномочиях. Реквизиты МЧД необходимо передавать вместе с каждым документом, который был подписан сертификатом физического лица.

Полномочие — это право доверенного лица на выполнение определенного действия, которое ему поручил доверитель. Например, полномочие подписывать электронные документы от лица компании.

Классификатор полномочий — это ресурс, который содержит перечень полномочий представителя, каждому из которых присваивается уникальный идентификатор, наименование и дату включения в список.

  1. Доверенность может выпустить руководитель или сотрудник в сервисе Контур.Доверенность. Подробнее о сервисе читайте в руководстве пользователя.

  2. Создать доверенность на сайте реестра машиночитаемых доверенностей.

  3. Создать самостоятельно доверенность в формате XML, опираясь на требования к форме доверенностей, прописанные в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. Ограничений на способ создания такого файла нет.

Подробные инструкции по созданию МЧД читайте в нашей статье.

Если вам не нужно заверять МЧД, то выпустить доверенность можно в сервисе Контур.Доверенность или на сайте ФНС. Понадобится указать сведения из корневой доверенности, которая была выдана руководителем на сотрудника, наделенного правом передоверия.

Если в вашем случае заверять МЧД необходимо, обратитесь к нотариусу и предоставьте ему данные корневой доверенности.

Электронная доверенность — это то же, что и машиночитаемая доверенность. Поэтому оформить документ можно по тем же инструкциям, что мы описали выше: в сервисе Контур.Доверенность, на сайте ФНС или в информационной системе компании.

Электронная доверенность должна быть обязательно подписана электронной подписью (ранее ЭЦП) руководителя компании, чтобы она могла иметь юридическую силу.

Создайте доверенность в специализированном сервисе, на сайте ФНС или в собственной информационной системе и подпишите ее электронной подписью руководителя. Например, сделайте это в сервисе Контур.Доверенность.

Чтобы подписывать документы по доверенности, сотрудник должен:

  1. Использовать КЭП физлица.
  2. Указывать реквизиты МЧД или прикладывать ее к каждому пакету документов.

ФНС опубликовала Письмо от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420@ с пояснениями о том, как следует указывать информацию о МЧД в некоторых действующих форматах документов. Это те форматы, которые еще не были обновлены, — в них отсутствуют поля для заполнения сведений о доверенности. Поэтому налоговая рекомендует использовать свободные информационные поля.

Речь идет о документах, регулируемых приказами ФНС России:

Пояснения по заполнению каждого формата доступны по ссылке.

Также Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ предусматривает возможность передавать информацию о МЧД другими способами, в том числе как отдельный файл в пакете с документом.

Сейчас Диадоке реализована возможность передачи данных о МЧД в метаинформации. Она визуализируется непосредственно в сервисе. Получатель документа с МЧД видит номер доверенности, ИНН доверителя и ИНН доверенного лица, а также ссылку на систему хранения доверенности. Для этого отправителю достаточно указать номер доверенности при отправке документа. Сервис запрашивает информацию о доверенности в распределенном реестре ФНС и визуализирует ее для получателя. Позже в Диадоке будет также реализован способ передачи доверенности отдельным файлом в пакете с документами.

Реквизиты доверенности можно посмотреть прямо в Диадоке. Для этого нужно открыть документ и выбрать раздел «Доверенности документа». Откроется окно, в котором будут виды номер доверенности, ИНН доверителя и ИНН доверенного лица. Также посмотреть номер МЧД можно на сайте ФНС.

Использование МЧД становится обязательным после окончания переходного периода — с 1 сентября 2023 года.

Срок определяется доверителем и указывается в МЧД. Если его не указали, то согласно 186 статье ГК РФ доверенность сохраняет силу в течение года со дня выпуска.

МЧД в актуальном формате можно сформировать в реестре ФНС и в специализированных сервисах, например в Контур.Доверенности. 28 марта 2023 года был опубликован единый универсальный формат от ФНС. Он подходит как для B2B-, так и для B2G-обмена документами.

Решение принимается внутри организации. Если в уставе или внутренних документах организации (например, приказах) не установлена необходимость применения МЧД, то использовать не надо. В случае с кадровым ЭДО, если со стороны работодателя документы подписывает его представитель, МЧД необходима.

Машиночитаемая доверенность не заменяет бумажную полностью. МЧД будут применяться в контексте конкретных информационных систем и набора полномочий.

На бумаге же этих ограничений нет, поэтому бумажные доверенности продолжают действовать, как минимум когда нужно уполномочить физическое лицо на те действия, которые находятся вне информационных систем.


Документооборот складского учета

Склад есть у оптовых, розничных магазинов, производственных и других компаний. Правильная организация складского хозяйства помогает контролировать движение товаров, рационально использовать ресурсы, повышать рентабельность предприятия, сокращать потери. Рассказываем о складском учете, его автоматизации и внедрении электронного документооборота на складе.

График документооборота в бухгалтерии

Значительную долю документооборота в компании занимает первичка, которая должна поступать в бухгалтерию для отчетности. Иногда на этом этапе возникают трудности: документы теряются или исполнитель затягивает со сроком сдачи. Чтобы такого не произошло, создают график документооборота. 

График документооборота на предприятии

Для регламентирования порядка работы с документами внутри компании создают график документооборота. Он помогает регулировать процесс движения документа от момента создания до отправки в архив. Расскажем подробнее, что такое график документооборота, какие моменты учесть при его создании и где найти образец.

Международный стандарт системы экологического менеджмента ISO 14000

Внедрение в работу компании системы экологического менеджмента (СЭМ) помогает соблюдать требования законодательства, выходить на конкурентный рынок, оптимизировать бюджет, снизить вред для окружающей среды от деятельности организации и следовать стратегии устойчивого развития. Расскажем подробнее о международном стандарте ISO 14000, который предназначен для создания СЭМ на предприятии.

Что такое экологический менеджмент

Тема сохранения окружающей среды и снижения вреда от производства интересует все больше компаний. Организации вводят инициативы: сортируют мусор, уменьшают потребление бумаги и пластика, спонсируют независимые фонды, меняют оборудование на более современное. Применять принципы экологического менеджмента можно разными способами, например электронный документооборот (ЭДО) помогает снизить количество потрябляемых ресурсов. Расскажем подробнее.