Машиночитаемые доверенности (МЧД)

Правила выдачи и использования сертификатов электронной подписи меняются в 2022 году. Сертификат будут выдавать не во всех удостоверяющих центрах, а сотрудники начнут подписывать документы компании личными подписями. К концу 2021 года не все компании оказались готовы к таким изменениям. Разбираемся в законодательстве: какие обязанности появятся у работников, что для них меняется в подписании документов и зачем нужно применять МЧД в электронном документообороте.

Подписывайте документы электронной подписью по всем требованиям законодательства

Оставить заявку

Что такое МЧД

С 1 января 2022 года вступают в силу поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, которые вводят новые правила работы с электронными документами. Сотрудники будут подписывать документы с помощью сертификата электронной подписи (ЭП) физлица. Такой сертификат хранит в себе информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации.

Однако подписи физлица при обмене документами с контрагентами и государственными органами недостаточно, чтобы вести юридически значимый документооборот. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании важно выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД). 

Машиночитаемой, иначе электронной, называют доверенность руководителя на передачу части полномочий своему представителю без заверения у нотариуса. Директор наделяет физлицо правом на подписание документов от своего имени. В качестве уполномоченного лица обычно выступает бухгалтер или доверенный работник, который работает с ЭДО в компании.

Требования к МЧД

Требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях определяет приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858. Он закрепляет формат xml — привычный для документов, которые передают в электронном виде контрагентам и в ФНС. Подписывать машиночитаемые документы нужно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ЮЛ/ИП.

Иногда документ о полномочиях необходимо передать в информационную систему, где данные не обрабатываются автоматически. В этом случае закон разрешает хранить документ в pdf. Отметим, что эта часть приказа № 858 относится к документу о полномочиях, который описан в п. 17.1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Машиночитаемая доверенность, которую будет использовать Диадок, может быть только в формате xml.

Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 регулирует сведения, которые необходимо прописать в МЧД:

  • Наименование и номер.
  • Данные о доверителе для физического лица или индивидуального предпринимателя: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.
  • Данные о доверителе для российского юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН, ОГРН, КПП, Ф. И. О. и СНИЛС руководителя.
  • Данные о доверителе для иностранного юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН при наличии, регистрационный номер и Ф. И. О. руководителя.
  • Данные о представителе: Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
  • Дату совершения (дату создания метки доверенного времени).
  • Срок действия документа при его наличии.
  • Полномочия представителя с идентификаторами по классификатору или в ином виде, если они не указаны в классификаторе.
  • Данные об информационной системе, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия документа.
  • УКЭП, с помощью которой подписали документ.
  • Возможность передоверия документа.

Классификатор полномочий

Минцифры РФ занимается формированием классификатора, с помощью которого будут определены полномочия представителя, указываемого в доверенности. Назначение ресурса регламентируется приказом министерства от 18.08.2021 № 856. 

Все данные будут фиксировать в информационной системе головного удостоверяющего центра (УЦ). Каждое полномочие должно содержать уникальный идентификатор, наименование и дату включения в классификатор. Для получения сведений заинтересованные лица смогут использовать «Единый портал государственных и муниципальных услуг» (Госуслуги). 

Машиночитаемые доверенности в ЭДО

По текущему законодательству только руководитель или его официальные представители могут подписывать документы от имени компании. Федеральный закон № 476-ФЗ внес поправки в порядок работы. Самое главное изменение — это обновленный способ работы с электронными подписями как для руководителя, так и для сотрудников. У руководителей меняется место получения сертификата ЭП — выдача переходит от любого УЦ в выделенные ФНС центры. У сотрудников меняется тип сертификата — от юрлица к физлицу. При этом с такой подписью работника для юридически значимого документооборота в компании потребуется МЧД.

Поможем получить сертификат электронной подписи, подключим к Диадоку и обучим работе в сервисе

Подключиться

Электронная подпись руководителя

С 2022 года руководители будут получать КЭП у налоговой службы и ее доверенных УЦ. Это бесплатная услуга. Она действует в случае с коммерческими компаниями и ИП. Кредитные организации будут обращаться в УЦ Банка России, а государственные органы — в УЦ Федерального казначейства. 

При этом сертификат электронной подписи необходимо забрать самостоятельно, при подтверждении личности. Отправить заместителя или любого другого сотрудника с доверенностью не получится.

Сертификат будут выдавать на физическом носителе — токене, который сертифицирован ФСБ. Внешне токен похож на обычную флешку. Его нужно приобрести в удостоверяющем центре или специализированном магазине.

Свой сертификат ЭП гендиректор должен применять самостоятельно, без передачи другим лицам. Ключ сертификата, записанный на токен, нельзя скопировать в реестр или на другой носитель. Сертификат загружают на единичный физический носитель, поэтому использовать его можно только на одном компьютере. 

На каждый компьютер, с которого подписывают документы, необходимо обязательно установить одно из средств криптозащиты. Для работы с Диадоком подходит криптопровайдер КриптоПро CSP. Программу можно скачать с сайта разработчика или установить с диска. Так как требования к криптопровайдеру часто обновляются, важно проверять его актуальность при использовании. Дополнительно к программе покупают лицензию — можно выбрать на неограниченный срок или на год. 

Электронная подпись работника

Сейчас сотрудники фирм используют сертификаты ЭП юрлиц. Такой сертификат представляет собой набор данных об организации и о самом работнике — его полное имя, СНИЛС или ИНН. Изменения в Федеральном законе № 63-ФЗ вводят новые правила с 2022 года — сотрудники должны применять сертификат ЭП физлица. В нем указывают только Ф. И. О. и ИНН конкретного пользователя.

Получить подобный сертификат можно в любом аккредитованном УЦ. При этом ЭП может остаться у сотрудника для личного использования. Однако для того чтобы работать с документами в организации, нужно выпустить МЧД. Доверенность подписывается руководителем и указывается наравне с сертификатом ЭП в документах.

Сроки внедрения МЧД

Первые изменения начались с 1 июля 2021 года. Тогда ФНС стала выдавать сертификаты ЭП руководителям и ограничила работу удостоверяющих центров, которые не прошли аккредитацию по требованиям Федерального закона № 476-ФЗ.

Следующий этап назначили на 1 января 2022 года. С этого дня организации должны выдавать сотрудникам для работы с документами сертификаты ЭП физлиц и формировать МЧД. На деле далеко не все компании оказались готовы к таким изменениям. Большинство нормативно-правовых актов, которые регламентируют правила работы с МЧД, еще не утверждено. 

В октябре 2021 года прошло четвертое совещание межведомственной рабочей группы по развитию ЭДО, на котором обсудили невозможность массового перехода на новые правила работы с электронными подписями. По итогам совещания были озвучены ближайшие шаги — утверждение постановлений Правительства, которые установят порядок предоставления МЧД и технические требования к их хранению. 

Приказы Минцифры, регулирующие порядок формирования классификатора полномочий, требования к сведениям и формату МЧД, вступят в силу с 1 марта 2022 года. На основании результатов заседания и переноса начала действия приказов министерства эксперты ожидают сдвиг сроков и в законе 476-ФЗ, который утверждал обязательное использование МЧД с 1 января 2022 года. Предполагается, что до этой даты будут опубликованы соответствующие изменения. У организаций и их руководителей есть время выделить полномочия сотрудников в соответствии с классификатором, а также подготовиться к работе с электронными подписями по новым требованиям. 

Сейчас организации находятся в процессе перехода на новый формат работы с электронными подписями. До 1 января 2022 года выпуск сертификатов ЭП сотрудников в качестве физлица остается в текущем формате, как и прикрепление МЧД к документам. Работники могут подписывать документы сертификатом электронной подписи ЮЛ/ИП. В нем прописаны данные как организации, так и сотрудника. Так у участников рынка появляется возможность подготовиться к изменениям и доработать свои учетные системы и процессы в них.

Электронные документы в Диадоке соответствуют требованиям ФНС

Перейти в систему

Популярные вопросы

Будет ли действовать сертификат ЭП после 1 января 2022 года?

В письме Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604 описан порядок применения сертификатов электронных подписей по новым требованиям. Их срок действия зависит от того, прошел ли удостоверяющий центр переаккредитацию и когда выпустил сертификат. Смотрите схему, чтобы точно понять, действует ли ваша ЭП.

Где найти аккредитованные УЦ?

Перечень УЦ, прошедших переаккредитацию, доступен на информационном ресурсе Минцифры России. На сайте можно посмотреть полный список аккредитованных центров и найти местное отделение, которое находится недалеко от вас. УЦ Контура работает в стабильном режиме, так как прошел аккредитацию.

По каким требованиям аккредитуют УЦ?

В соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ, удостоверяющий центр должен соответствовать следующим требованиям:

  • Минимальный размер капитала — более одного миллиарда рублей или 500 млн рублей, если более чем в ¾ субъектах РФ есть не меньше одного филиала или представительства УЦ.
  • Наличие лицензии на разработку, производство, распространение криптосредств и информационных систем, выполнение работ в области шифрования, техническое обслуживание процессов ЭДО.
  • Финансовое обеспечение при убытках третьих лиц из-за информации в сертификате электронной подписи УЦ — не менее чем 100 млн и 500 тыс. рублей.
  • Право собственности на аппаратные средства электронной подписи и средства УЦ, которые соответствуют требованиям безопасности федеральных органов исполнительной власти.
  • Более двух работников, которые создают и выдают сертификаты электронной подписи. Сотрудники должны иметь высшее профильное образование в сфере информационных технологий или информационной безопасности либо высшее или среднее профессиональное образование с последующим получением дополнительного по применению электронной подписи.
  • Соответствие требованиям к деловой репутации руководителей и учредителей УЦ, которые имеют право распоряжаться более 10 % акций.
  • Прописанный порядок функций и обязанностей УЦ.
  • Отсутствие досрочно прекращенной аккредитации в течение трех лет до подачи заявления.
  • Руководитель УЦ, который претендует на аккредитацию, не должен быть директором центра, чья деятельность прекращена досрочно в течение трех лет до подачи заявления.

Как часто проходит аккредитация УЦ?

Раз в три года, если только в заявлении УЦ не указан более короткий срок. Так, плановая переаккредитация УЦ Контура будет проходить в июне 2024 года.

До конца 2021 года руководители могут получить электронную подпись в любом аккредитованном УЦ и подписывать документы в Диадоке

Оставить заявку

Как проверить срок действия сертификата ЭП?

Проверку можно выполнить через криптопрограмму для сертификатов электронной подписи. Например, в криптопровайдере КриптоПро CSP для этого нужно зайти в программу, выбрать вкладку «Сервис» и нажать на кнопку «Просмотреть сертификаты в контейнере». После этого нажмите «Обзор» и найдите свой сертификат электронной подписи. Программа выведет всю информацию: название, субъект, поставщик, серийный номер, даты выдачи и окончания действия.

Если у вас не одна электронная подпись, поиск может затянуться. Поэтому проверку можно значительно упростить. Зайдите в личный кабинет своего удостоверяющего центра и посмотрите срок действия сертификата электронной подписи там. В УЦ Контура для этого нужно перейти на вкладку «Действующие». В ней выводятся названия сертификатов ЭП и даты, до которых их можно использовать. 

Кого коснутся новые правила по выпуску сертификатов ЭП?

Новые правила будут действовать для всех руководителей и сотрудников, которые участвуют в электронном документообороте компании. Работники в обязательном порядке будут выпускать личные подписи и использовать их при подписании документов. Только так руководитель сможет обеспечить бесперебойную работу ЭДО по новым требованиям законодательства вместо заполнения бумажных копий для контрагентов и ФНС.

Можно ли руководителям получить сертификат ЭП не в УЦ ФНС?

Руководителю не обязательно с 1 января 2022 года менять сертификат электронной подписи, если у него не закончился срок действия. Однако, как только он закончится, сертификат можно будет выпустить только в УЦ ФНС или в доверенных УЦ. Ориентируйтесь на схему в статье, чтобы точно понимать, какие сертификаты электронной подписи будут действовать в 2022 году.

Как управлять электронными доверенностями?

Единый формат пока не предусмотрен. Контур разрабатывает сервис для работы с МЧД, в котором руководители и сотрудники смогут управлять доверенностями.


Электронные документы постепенно заменяют бумажные. Все больше компаний используют электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами. В этой статье расскажем, что такое электронные документы, как обмениваться ими с контрагентами и каковы ключевые преимущества безбумажного делопроизводства.

Работа каждой компании сопряжена с большими объемами документов — договоров, соглашений, писем, счетов-фактур, актов. Для оперативного согласования, надежного хранения, контроля согласования и подписания организации внедряют ЭДО и автоматизируют операции с документами. Расскажем, зачем нужна трансформация рабочих процессов и как выбрать способ автоматизации.

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для организации внутреннего делопроизводства в компании или госучреждении. СЭД оптимизируют и облегчают самые трудоемкие бизнес-процессы. Рассказываем о возможностях, преимуществах и работе с такими системами.

Электронный документооборот (ЭДО) — не новое явление для российского бизнеса. Однако современные технологии по-прежнему пугают некоторых руководителей, из-за чего они не решаются перейти на обмен электронными документами. При этом у них не всегда есть понимание, можно ли отказать контрагенту, предлагающему перейти на ЭДО. У контрагентов же возникает вопрос о дальнейших действиях в случае получения отказа. Рассказываем, что делать в обеих ситуациях.

Электронный документооборот (ЭДО) все чаще становится выбором крупного бизнеса, средних компаний и даже индивидуальных предпринимателей. Этот способ организации делопроизводства помогает сократить расходы, сделать бизнес-процессы понятными и быстрыми, упростить представление отчетности в госорганы. Но для внедрения ЭДО в компании нужно утвердить его в ряде документов. Изменения вносятся и в учетную политику организации.