Машиночитаемые доверенности (МЧД)

Правила выдачи и использования сертификатов электронной подписи меняются в 2022 году. Сертификат будут выдавать не во всех удостоверяющих центрах, а сотрудники начнут подписывать документы компании личными подписями. К концу 2021 года не все компании оказались готовы к таким изменениям. Разбираемся в законодательстве: какие обязанности появятся у работников, что для них меняется в подписании документов и зачем нужно применять МЧД в электронном документообороте.

diadoc

Подписывайте документы электронной подписью по всем требованиям законодательства

Что такое МЧД

В 2022 году вступают в силу поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, которые вводят новые правила работы с электронными документами. Сотрудники будут подписывать документы с помощью сертификата электронной подписи (ЭП) физлица. Такой сертификат хранит в себе информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации.

Однако подписи физлица при обмене документами с контрагентами и государственными органами недостаточно, чтобы вести юридически значимый документооборот. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании важно выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД). 

Машиночитаемой, иначе электронной, называют доверенность руководителя на передачу части полномочий своему представителю без заверения у нотариуса. Директор наделяет физлицо правом на подписание документов от своего имени. В качестве уполномоченного лица обычно выступает бухгалтер или доверенный работник, который работает с ЭДО в компании.

Требования к МЧД

Требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях определяет приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858. Он закрепляет формат xml — привычный для документов, которые передают в электронном виде контрагентам и в ФНС. Подписывать машиночитаемые документы нужно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ЮЛ/ИП.

Иногда документ о полномочиях необходимо передать в информационную систему, где данные не обрабатываются автоматически. В этом случае закон разрешает хранить документ в pdf. Отметим, что эта часть приказа № 858 относится к документу о полномочиях, который описан в п. 17.1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Машиночитаемая доверенность, которую будет использовать Диадок, может быть только в формате xml.

Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 регулирует сведения, которые необходимо прописать в МЧД:

  • Наименование и номер.
  • Данные о доверителе для физического лица или индивидуального предпринимателя: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.
  • Данные о доверителе для российского юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН, ОГРН, КПП, Ф. И. О. и СНИЛС руководителя.
  • Данные о доверителе для иностранного юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН при наличии, регистрационный номер и Ф. И. О. руководителя.
  • Данные о представителе: Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
  • Дату совершения (дату создания метки доверенного времени).
  • Срок действия документа при его наличии.
  • Полномочия представителя с идентификаторами по классификатору или в ином виде, если они не указаны в классификаторе.
  • Данные об информационной системе, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия документа.
  • УКЭП, с помощью которой подписали документ.
  • Возможность передоверия документа.

Классификатор полномочий

Минцифры РФ занимается формированием классификатора, с помощью которого будут определены полномочия представителя, указываемого в доверенности. Назначение ресурса регламентируется приказом министерства от 18.08.2021 № 856. 

Все данные будут фиксировать в информационной системе головного удостоверяющего центра (УЦ). Каждое полномочие должно содержать уникальный идентификатор, наименование и дату включения в классификатор. Для получения сведений заинтересованные лица смогут использовать «Единый портал государственных и муниципальных услуг» (Госуслуги). 

Машиночитаемые доверенности в ЭДО

По текущему законодательству только руководитель или его официальные представители могут подписывать документы от имени компании. Федеральный закон № 476-ФЗ внес поправки в порядок работы. Самое главное изменение — это обновленный способ работы с электронными подписями как для руководителя, так и для сотрудников. У руководителей меняется место получения сертификата ЭП — выдача переходит от любого УЦ в выделенные ФНС центры. У сотрудников меняется тип сертификата — от юрлица к физлицу. При этом с такой подписью работника для юридически значимого документооборота в компании потребуется МЧД.

diadoc

Поможем получить сертификат электронной подписи, подключим к Диадоку и обучим работе в сервисе

Электронная подпись руководителя

С 2022 года руководители будут получать КЭП у налоговой службы и ее доверенных УЦ. Это бесплатная услуга. Она действует в случае с коммерческими компаниями и ИП. Кредитные организации будут обращаться в УЦ Банка России, а государственные органы — в УЦ Федерального казначейства. 

При этом сертификат электронной подписи необходимо забрать самостоятельно, при подтверждении личности. Отправить заместителя или любого другого сотрудника с доверенностью не получится.

Сертификат будут выдавать на физическом носителе — токене, который сертифицирован ФСБ. Внешне токен похож на обычную флешку. Его нужно приобрести в удостоверяющем центре или специализированном магазине.

Свой сертификат ЭП гендиректор должен применять самостоятельно, без передачи другим лицам. Ключ сертификата, записанный на токен, нельзя скопировать в реестр или на другой носитель. Сертификат загружают на единичный физический носитель, поэтому использовать его можно только на одном компьютере. 

На каждый компьютер, с которого подписывают документы, необходимо обязательно установить одно из средств криптозащиты. Для работы с Диадоком подходит криптопровайдер КриптоПро CSP. Программу можно скачать с сайта разработчика или установить с диска. Так как требования к криптопровайдеру часто обновляются, важно проверять его актуальность при использовании. Дополнительно к программе покупают лицензию — можно выбрать на неограниченный срок или на год. 

Электронная подпись работника

Сейчас сотрудники фирм используют сертификаты ЭП юрлиц. Такой сертификат представляет собой набор данных об организации и о самом работнике — его полное имя, СНИЛС или ИНН. Изменения в Федеральном законе № 63-ФЗ вводят новые правила в 2022 году — сотрудники начнут применять сертификат ЭП физлица. В нем указывают только Ф. И. О. и ИНН конкретного пользователя.

Получить подобный сертификат можно в любом аккредитованном УЦ. При этом ЭП может остаться у сотрудника для личного использования. Однако для того чтобы работать с документами в организации, нужно выпустить МЧД. Доверенность подписывается руководителем и указывается наравне с сертификатом ЭП в документах.

Сроки внедрения МЧД

Первые изменения начались с 1 июля 2021 года. Тогда ФНС стала выдавать сертификаты ЭП руководителям и ограничила работу удостоверяющих центров, которые не прошли аккредитацию по требованиям Федерального закона № 476-ФЗ.

Следующий этап изначально назначили на 1 января 2022 года. Предполагалось, что с этого дня организации должны выдавать сотрудникам для работы с документами сертификаты ЭП физлиц и формировать МЧД. На деле далеко не все компании оказались готовы к таким изменениям. Большинство нормативно-правовых актов, которые регламентируют правила работы с МЧД, еще не утверждено. 

Законопроект № 1137043-7 вносит поправки в закон 476-ФЗ и вводит переходный период. После рассмотрения подписания президентом сроки будут сдвинуты. Согласно законопроекту абзацы закона 476-ФЗ, касающиеся МЧД, вступают в силу с 1 марта 2022 года. У организаций и их руководителей есть время выделить полномочия сотрудников в соответствии с классификатором, а также подготовиться к работе с электронными подписями и доверенностями по новым требованиям.

Переходный период

Расскажем подробнее об изменении сроков введения МЧД. 

  • С 1 марта до 31 декабря 2022 года можно по желанию использовать сертификат ЭП физлица вместе с машиночитаемой доверенностью.
  • До 31 декабря 2022 года работники смогут использовать сертификаты ЭП юрлица, в которых прописаны их личные данные и сведения об организации. Такие сертификаты будут действовать до конца 2022 года, независимо от того, когда они были выданы. То есть их можно получить и в течение 2022 года.  
  • С 1 января 2023 года новая схема работы с ЭП физлица и МЧД станет обязательной.

Переходный период никак не повлиял на правила, связанные с получением ЭП руководителя. С 1 января 2022 года их выдают только УЦ ФНС и ее доверенные УЦ.

diadoc

Электронные документы в Диадоке соответствуют требованиям ФНС

Популярные вопросы

Будет ли действовать сертификат ЭП после 1 января 2022 года?

В письме Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604 описан порядок применения сертификатов электронных подписей по новым требованиям. Их срок действия зависит от того, прошел ли удостоверяющий центр переаккредитацию и когда выпустил сертификат. Смотрите схему, чтобы точно понять, действует ли ваша ЭП.

Обратите внимание, что сертификаты ЭП сотрудников, содержащие их сведения и данные об организации (сертификаты юрлица), должны прекратить действие 31 декабря 2022 года. С 1 января 2023 года сотрудники могут использовать только подписи физлица.

Где найти аккредитованные УЦ?

Перечень УЦ, прошедших переаккредитацию, доступен на информационном ресурсе Минцифры России. На сайте можно посмотреть полный список аккредитованных центров и найти местное отделение, которое находится недалеко от вас. УЦ Контура работает в стабильном режиме, так как прошел аккредитацию.

По каким требованиям аккредитуют УЦ?

В соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ, удостоверяющий центр должен соответствовать следующим требованиям:

  • Минимальный размер капитала — более одного миллиарда рублей или 500 млн рублей, если более чем в ¾ субъектах РФ есть не меньше одного филиала или представительства УЦ.
  • Наличие лицензии на разработку, производство, распространение криптосредств и информационных систем, выполнение работ в области шифрования, техническое обслуживание процессов ЭДО.
  • Финансовое обеспечение при убытках третьих лиц из-за информации в сертификате электронной подписи УЦ — не менее чем 100 млн и 500 тыс. рублей.
  • Право собственности на аппаратные средства электронной подписи и средства УЦ, которые соответствуют требованиям безопасности федеральных органов исполнительной власти.
  • Более двух работников, которые создают и выдают сертификаты электронной подписи. Сотрудники должны иметь высшее профильное образование в сфере информационных технологий или информационной безопасности либо высшее или среднее профессиональное образование с последующим получением дополнительного по применению электронной подписи.
  • Соответствие требованиям к деловой репутации руководителей и учредителей УЦ, которые имеют право распоряжаться более 10 % акций.
  • Прописанный порядок функций и обязанностей УЦ.
  • Отсутствие досрочно прекращенной аккредитации в течение трех лет до подачи заявления.
  • Руководитель УЦ, который претендует на аккредитацию, не должен быть директором центра, чья деятельность прекращена досрочно в течение трех лет до подачи заявления.

Как часто проходит аккредитация УЦ?

Раз в три года, если только в заявлении УЦ не указан более короткий срок. Так, плановая переаккредитация УЦ Контура будет проходить в июне 2024 года.

diadoc

До конца 2021 года руководители могут получить электронную подпись в любом аккредитованном УЦ и подписывать документы в Диадоке

Как проверить срок действия сертификата ЭП?

Проверку можно выполнить через криптопрограмму для сертификатов электронной подписи. Например, в криптопровайдере КриптоПро CSP для этого нужно зайти в программу, выбрать вкладку «Сервис» и нажать на кнопку «Просмотреть сертификаты в контейнере». После этого нажмите «Обзор» и найдите свой сертификат электронной подписи. Программа выведет всю информацию: название, субъект, поставщик, серийный номер, даты выдачи и окончания действия.

Если у вас не одна электронная подпись, поиск может затянуться. Поэтому проверку можно значительно упростить. Зайдите в личный кабинет своего удостоверяющего центра и посмотрите срок действия сертификата электронной подписи там. В УЦ Контура для этого нужно перейти на вкладку «Действующие». В ней выводятся названия сертификатов ЭП и даты, до которых их можно использовать. 

Кого коснутся новые правила по выпуску сертификатов ЭП?

Новые правила будут действовать для всех руководителей и сотрудников, которые участвуют в электронном документообороте компании. Работники в обязательном порядке будут выпускать личные подписи и использовать их при подписании документов. Только так руководитель сможет обеспечить бесперебойную работу ЭДО по новым требованиям законодательства вместо заполнения бумажных копий для контрагентов и ФНС.

Можно ли руководителям получить сертификат ЭП не в УЦ ФНС?

Руководителю не обязательно с 1 января 2022 года менять сертификат электронной подписи, если у него не закончился срок действия. Однако, как только он закончится, сертификат можно будет выпустить только в УЦ ФНС или в доверенных УЦ. Ориентируйтесь на схему в статье, чтобы точно понимать, какие сертификаты электронной подписи будут действовать в 2022 году.

Как управлять электронными доверенностями?

Единый формат пока не предусмотрен. Контур разрабатывает сервис для работы с МЧД, в котором руководители и сотрудники смогут управлять доверенностями.

diadoc

Изменения в 63‑ФЗ. Ответы на популярные вопросы


В чем разница между EDI и ЭДО

Чтобы экономить время и предотвращать дорогостоящие ошибки, многие компании переводят взаимодействие с партнерами в электронный вид. Обмениваться логистической, коммерческой и финансовой информацией онлайн им помогают системы EDI и ЭДО. Рассказываем, чем эти системы отличаются и что у них общего. 

Программы электронного документооборота

Электронный документооборот ― решение для оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей документов внутри компании и между контрагентами. Обмениваться документами быстро, при этом сохраняя их юридическую значимость и безопасность данных, помогают программы или системы электронного документооборота. Рассказываем, какими они бывают и как взаимодействуют друг с другом.

Идентификатор ЭДО

С каждым годом участников электронного документооборота (ЭДО) становится все больше. Для корректной идентификации пользователям выдается уникальный персональный номер. Для чего конкретно он нужен? Как его получить и где посмотреть? Разберем подробнее в статье.

ЭДО с поставщиками

Участники закупок постепенно переходят на электронный документооборот. Поставщики в коммерческих тендерах — по желанию или предложению электронных торговых площадок (ЭТП), государственные поставщики — из-за необходимости соблюсти закон. Разберем, как работает ЭДО в закупках и можно ли перейти на него легко.

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот (ЭДО) между организациями — возможность сторонам обмениваться юридически значимыми электронными документами. Как это работает? Можно ли обмениваться скан-образами документов? Как составить соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО? Разберем подробнее в статье.