Виды электронного документооборота

Классификация электронного документооборота

Электронный документооборот становится все более выгодным для российского бизнеса. Ведь электронные документы при корректном оформлении обладают полной юридической значимостью, как и бумажные аналоги. При этом ЭДО упрощает работу компании, делает ее эффективнее:

• Обмен информацией с контрагентами происходит почти мгновенно, поскольку данные отправляются онлайн.
• Сокращаются расходы на печать, бумагу, курьерские, почтовые услуги.
• Электронную документацию легко обрабатывать, согласовывать и подписывать.
• Цифровые архивы не занимают места, а сохранность файлов в них выше, чем в физических хранилищах.
• Поиск нужных документов занимает пару минут за счет фильтров, тегов, ключевых слов.
• Каждый файл отслеживается в системе, так что руководитель контролирует процесс на всех этапах.
• Обмен информацией по защищенным каналам связи гарантирует безопасность данных.

Электронный документооборот имеет обширную классификацию. Так, есть юридически значимый документооборот. Он ведется через оператора электронного документооборота с применением средств криптографической защиты. Документы приравниваются к бумажным и обладают юридической силой.

Выделяют виды ЭДО по типу правовых отношений между участниками:

• внутренний — организация делопроизводства внутри компании,
• внешний — обмен документацией с контрагентами,
• ЭДО с государственными органами — сдача электронной отчетности в контролирующие ведомства, например ФНС, ФСС, ПФР, Росстат.

Также виды ЭДО отличаются по характеру передаваемых документов:

• бухгалтерский,
• управленческий,
• кадровый,
• складской,
• производственный,
• архивный.

Выделяют технологический, секретный, конфиденциальный, другие виды ЭДО. Рассмотрим основные типы электронного делопроизводства.

Внутренний электронный документооборот

Внутренний ЭДО предназначен для ведения делопроизводства внутри компании. В нем участвуют только сотрудники и руководство предприятия, которые обмениваются внутрикорпоративными приказами, заявлениями, служебными записками, протоколами совещаний.

Для организации внутреннего ЭДО в компаниях используют СЭД — системы электронного документооборота. В них проходят практически все процессы предприятия. Например, к ним относятся Корус, Directum, Docsvision, ТЕЗИС и другие системы. СЭД позволяют:

• повысить скорость обмена данными между работниками, подразделениями, филиалами,
• своевременно знакомить сотрудников с локальными нормативными актами, положениями, приказами,
• отслеживать статусы, изменения документации, контролировать ее исполнение,
• вести учет действий работников, оценивать производительность труда.

Внутренний документооборот почти не регламентируется законодательством. В компаниях могут быть свои особенности, правила его использования. При этом на российском рынке СЭД достаточно разработок, которые различаются по нескольким признакам. Чаще всего называют следующие разновидности СЭД:

• Универсальные, или «коробочные». Имеют основную функциональность, легко устанавливаются и настраиваются, понятны в использовании, но могут не соответствовать задачам компании.
• Индивидуально разрабатываемые. Требуют сложного внедрения и обучения сотрудников, но персонифицированы.
• Комбинированные. Сочетают качества предыдущих типов: имеют базовую функциональность и быстро устанавливаются, при этом могут быть адаптированы под конкретные запросы и интегрированы с офисными приложениями. 

В других классификациях выделяют такие СЭД, как электронные архивы, Workflow-системы, системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний, системы для совместной работы и другие.

Внешний электронный документооборот

Внешний ЭДО — это электронный документооборот с контрагентами, к которым относятся партнеры, клиенты, поставщики. В рамках этого типа ЭДО компании направляют друг другу договоры, счета, накладные, акты. Так, через систему электронного документооборота Контур.Диадок можно обмениваться любыми видами документов:

• Формализованными (то есть имеющими утвержденный или рекомендованный ФНС формат): счетами-фактурами, универсальными передаточными документами, их корректировками, актами приемки-сдачи работ или услуг, товарными накладными, ТОРГ-2.
• Неформализованными: письмами, договорами, накладными, ведомостями, протоколами разногласий и другими.

Системы ЭДО обеспечивают внешнюю связь предприятий. А благодаря использованию электронной подписи (ЭП) передаваемая документация имеет юридическую значимость. Но с оговоркой: простая и неквалифицированная ЭП дают юридическую силу только при заключении дополнительного соглашения. Квалифицированная ЭП равнозначна собственноручной и применяется без подобных ограничений.

С помощью сервисов ЭДО компании автоматизируют бизнес-процессы, выстраивают эффективное управление, экономят на непроизводственных расходах. Благодаря ускорению формирования, доставки, обработки документов и своевременному выполнению обязательств улучшается репутация организации. 

Оптимизировать документооборот с контрагентами помогают такие инструменты, как:

• маршруты согласования — документы могут автоматически переходить между сотрудниками по заданным шагам,
• теги — позволяют быстрее находить нужные файлы в архиве,
• шаблоны — упрощают обмен документацией при работе по агентской схеме при наличии удаленных представителей, партнеров,
• автоматическая проверка формата и срока действия сертификата ЭП — некорректный документ будет возвращен на доработку,
• кастомные веб-формы — нужны для следования корпоративному стилю компании,
• открытие доступа к файлам только с конкретного перечня IP-адресов,
• роуминг — помогает настроить документооборот даже с клиентами других операторов ЭДО.

Все эти и другие функции есть в Диадоке. Также сервис предлагает несколько вариантов интеграции с учетной системой компании — модуль для 1С, облачное решение Диадок.Коннектор, ключ API. Пользоваться опциями Диадока можно и с помощью веб-версии.

ЭДО с государственными органами

Документооборот вида B2G — бизнес-государство — развивается последние 10 лет. Большинство ведомств и госорганов уже принимают электронную документацию, подписанную квалифицированной электронной подписью. В ряде случаев ЭДО — обязательное условие. Так, он необходим для:

• сдачи электронной отчетности в контролирующие государственные органы — ЭДО обязателен для сдачи декларации НДС и годовой бухгалтерской отчетности для субъектов малого и среднего предпринимательства,
• представления документов в ФНС по требованию,
• участия в закупках и торгах,
• работы с прослеживаемыми и маркируемыми товарами.

B2G-ЭДО позволяет предпринимателям и юридическим лицам оперативно взаимодействовать с госорганами. При этом передаваемые данные конфиденциальны, не теряются в потоке документации, а обнаруженные ошибки легко исправить. При отправке отчетов онлайн бухгалтеру не нужно посещать территориальные органы ФНС, ФСС или ПФР, информацию о результатах приема отчетности он получает в электронном виде.

Для ответа на требования ФНС электронные документы можно выгрузить из системы ЭДО. Пользователям системы отчетности Контур.Экстерн достаточно выбрать нужные из Диадока.   

Виды ЭДО по предназначению

Виды ЭДО зависят и от характера или назначения передаваемых документов. Причем некоторые типы пересекаются друг с другом. Можно выделить ключевые, с которыми компании работают чаще всего.

• Бухгалтерский ЭДО. Бухгалтерия есть на предприятиях любой отрасли и масштаба. Этот отдел больше всего загружен бумагами, поэтому автоматизация процессов в нем приносит ощутимые положительные изменения. Согласования и подписания происходят быстрее, поиск файлов занимает секунды, а отчеты в контролирующие органы сдаются без ошибок и вовремя.
  
  В электронном виде можно составлять, получать и передавать первичную документацию, счета-фактуры, справки, отчетность. Документы не нужно дублировать на бумаге, а электронная подпись гарантирует им юридическую значимость. Интеграция сервиса ЭДО с 1С позволяет выгружать данные напрямую из учетной системы, что еще больше упрощает работу сотрудникам бухгалтерии.
• Кадровый ЭДО. Электронный документооборот в области трудовых отношений предназначен для создания, подписания, хранения электронных кадровых документов. Сегодня перевести в цифровой формат можно 99 % из них, в том числе трудовые договоры. В бумажном виде должны оставаться только акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журналы инструктажей по охране труда.
• Управленческий ЭДО. Работа любой компании регламентируется множеством документов: приказами, распоряжениями, регламентами, уставами и положениями. Они касаются учета кадров, подготовки отчетов, производственной деятельности. В электронной форме их создание, обработка, подписание, хранение ведутся в системе управленческого ЭДО. Это позволяет контролировать исполнение, вести архив, сохранять историю бизнес-процессов компании.

• Складской ЭДО. Товары на складах не только хранятся — их принимают, перемещают, списывают, отпускают. Это хорошо знакомо тем, кто работает с маркетплейсами, такими как Wildberries. Каждая процедура должна оформляться соответствующим образом и отражаться в складском учете. Как правило, это предполагает немалый объем документооборота. Складской ЭДО оптимизирует этот процесс, устраняет ошибки, повышает скорость обработки. Его можно использовать для ведения учета по приходно-расходной документации, внутрискладского учета, а также учетных регистров. А с логистическими цепочками поможет EDI-система.
• Архивный ЭДО. Архивный электронный документооборот сегодня, по сути, включен практически во все системы ЭДО, поскольку работа с документами напрямую связана с их хранением. Цифровые архивы удобнее бумажных: для них не нужно выделять место и нести расходы на аренду или обслуживание, папки не исчезают, а в поиске нужного файла помогают реквизиты и категории папок. 
• Международный ЭДО. Трансграничный электронный документооборот позволяет обмениваться документами контрагентам из разных стран. Это решает распространенные проблемы: дорогую, долгую доставку, длительные согласования и подписания, потери в результате простоев машин с товаром, штрафы в случае ошибок. Международный ЭДО обеспечивает документации конфиденциальность, возможность оперативных корректировок, юридическую значимость.

Какие виды ЭДО есть в Диадоке

Система электронного документооборота Диадок позволяет клиентам обмениваться друг с другом практически любыми документами. Благодаря удобным инструментам делопроизводства компании решают свои задачи, повышают эффективность работы. При этом ЭДО в Диадоке имеет разные направления — одни включены в стандартный набор опций, другие внедряются в виде отдельных модулей.

Бухгалтерский ЭДО

Подключение к Диадоку заметно облегчает жизнь бухгалтерам. Они могут согласовывать, подписывать акты и накладные, обмениваться документами с контрагентами без личных встреч и визитов на почту, находить в цифровом архиве и выгружать нужную документацию для представления в контролирующие госорганы. Это дает эффекты:

• сокращает расходы на копировальное оборудование, канцелярию, отправку документов,
• экономит время на обработку и ожидание доставки документации, что особенно актуально при работе с партнерами из других регионов,
• гарантирует сохранность данных, ведь доступ к ним ограничен, а электронное хранение надежнее бумажных архивов.

С ЭДО от Диадока бухгалтер, а значит и руководитель компании, будут уверены, что все документы на месте. Снижение человеческого фактора, скорость операций, возможность оперативно внести корректировки упрощают взаимодействие с контрагентами и уменьшают количество расхождений с ними.

Клиенты Диадока отмечают, что скорость операций с ЭДО возрастает в разы. Цикл документооборота в среднем сокращается в 10 раз.

Кадровый ЭДО

С помощью специального модуля в Диадоке вы сможете перевести в онлайн обмен кадровыми документами. Приказы, заявления, инструкции, регламенты, распоряжения можно формировать и подписывать в электронном виде. Если сбор подписей, особенно с удаленных работников, может вызывать затруднения, то с ЭДО на это уходит несколько минут.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в Диадоке позволяет:

• мгновенно отправлять и получать документы,
• видеть статусы подписания в режиме реального времени,
• использовать гибкие маршруты согласования,
• добавлять в путь согласования документа неограниченное число участников,
• беспроблемно хранить документацию в течение срока, установленного законом,
• соблюдать сроки подписания и избегать судебных споров, жалоб в контролирующие органы, штрафов.

Сервис поддерживает все изменения трудового законодательства — об этом заботятся эксперты Контура. Проектная команда КЭДО участвует в законотворческих группах Минтруда.

С КЭДО от Диадока сотрудники смогут отправлять документы в отдел кадров через мобильную или веб-версию, а кадровые специалисты — обмениваться документами, не покидая свою учетную систему.

Для начала работы нужно разработать локальные нормативные акты о переводе на электронные документы и подписать их с сотрудниками. Команда Контура предоставит шаблоны этих документов и проведет обучение для вашей компании. Для быстрого запуска есть готовые технические решения, а для перехода на КЭДО крупных организаций возможна проработка сложных сценариев интеграции.

Управленческий ЭДО

Система электронного документооборота Диадок выполняет функции управленческого ЭДО в части работы с документами. Так, в сервисе доступно:

• согласование, подписание документов, а также пересылка другим сотрудникам на согласование или подпись,
• онлайн-контроль статуса документов, 
• сохранение истории действий,
• разграничение доступа сотрудников к системе и файлам,
• понятная навигация по базе документации, поиск файлов по запросу с помощью фильтров и тегов,
• безлимитное по объему хранение данных в сервисе, возможность создания структурированного локального архива на стороне клиента.

Перечисленные опции оптимизируют управление документооборотом организации. Использование системы ЭДО дает руководителю круглосуточный доступ к документам, повышает прозрачность процессов и конфиденциальность. Кроме того, повышается производительность работников, растут экономические показатели и лояльность клиентов.

Архивный ЭДО

Система ЭДО Диадок в автоматическом режиме сохраняет входящие и исходящие документы. В дальнейшем они хранятся на серверном оборудовании разработчика сервиса — Контура. Серверы расположены в одном из крупнейших дата-центров России. При этом для гарантии сохранности каждый файл копируется, а копии размещаются на разных устройствах.

Если компания пользуется ЭДО от Диадока:

• найти нужный файл будет делом пары секунд, поскольку предусмотрен простой и расширенный поиск,
• доступно скачивание реестра документов, который сохранится в формате xlsx,
• файлы хранятся в ящике вашей организации, также их можно выгрузить в локальное хранилище на компьютер или сервер. Во втором случае доступна настройка структуры папок, куда будут автоматически распределяться документы.

С электронным архивом вы сократите расходы на содержание бумажного, исключите случаи, когда работники путают места хранения и при налоговой проверке бухгалтерия ночует в архиве. ЭДО упрощает поиск документов и гарантирует, что они не потеряют читаемый вид с годами, в отличие от бумажных. Надежность хранения в Диадоке подтверждена сертификатом, выданным по результатам внешнего аудита.

Международный ЭДО

Контур реализовал международный электронный документооборот (МЭДО) первым в России еще в начале 2018 года. Теперь МЭДО — одна из функциональностей Диадока, которую может выбрать любая компания, ведущая внешнеэкономическую деятельность.

Трансграничный ЭДО позволяет контрагентам из России и почти 30 стран обмениваться инвойсами, спецификациями, договорами, контрактами, заказами, актами, доверенностями. Все документы после подписания имеют юридическую значимость, при этом у предприятий нет расходов на формирование, хранение и международную экспресс-доставку бумажной документации.

Современный МЭДО предлагает клиентам такие преимущества:

• ускоренное согласование за счет обмена документами онлайн,
• мгновенное подписание документов,
• быстрое получение нового комплекта документов, если обнаружатся недочеты или опечатки.

С МЭДО документы не задержатся на почте, их не потеряют иностранный контрагент или служба доставки. Период сделки сокращается до минимума, а получение оплаты — ускоряется. Соблюдение сроков и корректность документооборота обезопасят от внимания контролирующих органов, защитят от штрафов и других санкций. Система ЭДО исключает и мошеннические действия, поскольку гарантирует, что документ с обеих сторон подписан уполномоченными лицами и не изменялся после визирования.

Внедрение того или иного вида электронного документооборота в работу компании зависит от целей и задач, стоящих перед бизнесом. Эксперты Диадока помогут с подбором решения и при необходимости подключат дополнительные модули. Переход на электронные документы облегчит и сделает более эффективной работу сотрудников бухгалтерии, отдела кадров, отделов закупа, продаж и склада. Руководители благодаря ЭДО отметят, что издержек стало меньше, а расчеты по сделкам происходят быстрее.