Отправка электронных документов

Что такое электронный документ

Электронный документ — это файл, изначально созданный в цифровом виде для обмена с контрагентами или подачи в госорганы по телекоммуникационным сетям (интернету). Реквизиты документа позволяют установить его подлинность, а электронная подпись (ЭП) дает данным юридическую силу.

В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» описаны три вида ЭП: простые, неквалифицированные, квалифицированные. Их подлинность и принадлежность владельцу подтверждают сертификаты — ключи для проверки подписей. Они выдаются, например, Удостоверяющим центром Контура.

Документ можно подписать любой ЭП, однако только при использовании квалифицированных сертификатов она сразу будет обладать полной юридической значимостью. Такая подпись гарантирует, что информация неизменна с момента подписания, и только ей можно подписать счет-фактуру. При визировании другими ЭП документы равнозначны бумажным после заключения сторонами отдельного соглашения.

Чаще всего электронными бывают:

• счета-фактуры;
• акты приемки-сдачи работ или услуг;
• универсальные передаточные и корректировочные документы;
• товарные накладные.

Это связано с тем, что из них формируется отчетность в налоговый орган, а ФНС разработала и утвердила для них форматы. Однако в Диадоке доступен обмен всеми электронными документами, в том числе неформализованными или имеющими собственный формат.

С электронным документооборотом (ЭДО):

• снизятся расходы на канцелярию, печать, доставку, содержание архива;
• поиск нужных файлов станет проще и быстрее;
• рутинные действия с документацией будут автоматизированы;
• сотрудники освободятся для других задач;
• уменьшится риск ошибок и повысится производительность работников.

ЭДО регламентируют федеральные законы и нормативные акты. В их числе:

• ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
• ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».

Также электронный документооборот регулируется Гражданским и Налоговым кодексами РФ, приказами и письмами ФНС, нормативно-правовыми актами Правительства, министерств и ведомств РФ. Благодаря этому через ЭДО разрешено заключать договоры, проводить сделки, вести бухгалтерский учет, участвовать в госзакупках.

Что нужно знать про обмен электронными документами

Для работы с электронными документами нужно приобрести электронную подпись и установить корневой сертификат. В этом файле указаны данные выдавшего сертификат Удостоверяющего центра, например УЦ Контура, к которым обращается криптопровайдер при проверке действительности подписи. Этот файл входит в «цепочку доверия» — связь сертификатов, позволяющих проверить, можно ли доверять ЭП. Без корневого сертификата подпись не будет работать.

В остальном работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что и с бумажными. Однако следует учитывать, что:

• Закон разрешает юридическому лицу передавать электронные счета-фактуры только через оператора ЭДО. Это и другие условия операции определяет ст. 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
• Для счетов-фактур ФНС разработала обязательный формат. Его необходимо исполнять, иначе документ не будет принят налоговой. Для УПД, УКД, акта о расхождении по форме ТОРГ-2, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта выполненных работ или оказанных услуг утверждены рекомендованные форматы. Остальные документы разрешено составлять и передавать в произвольных форматах.

Переход на ЭДО требует некоторой подготовки. Так, нужно договориться с партнерами и клиентами об обмене электронными документами. В Диадоке этот процесс упрощен: найдите контрагента в поиске по названию или ИНН и отправьте приглашение. После принятия запроса второй стороной можно начинать электронный документооборот. Команда Диадока описала самые эффективные инструменты для приглашения контрагентов на странице. Один из них — отправка приглашений по электронной почте.

Также важно провести обучение сотрудников и принять правовую базу внутри компании. Это потребуется для структуризации нововведений для руководства и сотрудников предприятия. Рекомендовано разработать:

• приказ о внедрении системы электронного документооборота;
• положение о переходе на ЭДО.

При переводе в электронный вид первичных учетных документов следует прописать использование ЭДО и в учетной политике организации.

Отправка электронных документов в налоговую (ИФНС)

ЭДО упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами. Прежде при запросе от налоговой инспекции или подготовке отчетности приходилось поднимать бумажные архивы, искать нужные документы, запрашивать у контрагентов недостающие и восстанавливать утраченные. Это занимало много времени и создавало дополнительные сложности. 

Система электронного документооборота ускоряет и упрощает эти процессы:

• документы хранятся в единой информационной системе;
• поиск с помощью фильтров, тегов, ключевых слов происходит быстро;
• в цифровом архиве документы не теряются и сохраняют неизменный вид.

ФНС принимает через интернет и оригиналы электронных документов, и печатные копии со штампом электронной подписи. В Диадоке можно быстро найти и выгрузить на компьютер требуемые договоры, акты и накладные, чтобы затем отправить их в ответ на запрос налоговой.

Отправка электронных документов на государственную регистрацию

Направить документы на государственную регистрацию индивидуальных предпринимателей, крестьянских фермерских хозяйств и юридических лиц тоже можно онлайн. Есть три способа подать их без посещения налогового органа.

Первый — через сервис ФНС России «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде». Для этого необходимо:

• заполнить специальное заявление;
• подготовить транспортный контейнер, то есть комплект документов и электронной подписи, объединенные в один файл;
• направить сформированный транспортный контейнер в налоговый орган.

Также отправить документы можно через портал государственных услуг или нотариуса, который заверит их электронной подписью и направит в налоговую. Как только регистрация будет подтверждена, документы с соответствующей информацией придут заявителю на указанную электронную почту.

Отправка электронных документов в суд

Электронные документы можно представлять и в суд. Арбитражным кодексом РФ разрешена подача исковых заявлений, жалоб, иных документов в электронном виде. Представить можно и электронные, и отсканированные бумажные документы.

Процесс регулируется требованиями, которые в 2017 году были установлены Порядком подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде. С ними можно ознакомиться в статье. В частности, в правилах оговорено, что электронная подпись, которой визируются документы, должна быть отсоединенной. Именно такая ЭП используется в Диадоке, так что пользователи сервиса могут найти и выгрузить из архива нужные документы и представить их в суд. 

Также оператор электронного документооборота может выступить третьей — независимой стороной в судебном разбирательстве. В этом случае он представляет в суд ряд документов. Например, подтверждения провайдера отправки счетов-фактур, сертификаты электронной подписи и другие.

Как отправить электронный документ через Диадок

Для отправки документа через систему ЭДО Диадок юрлицу или индивидуальному предпринимателю потребуется выполнить несколько действий:

• перейти в раздел «Документы»;
• нажать на кнопку «+ Новый документ»;

• загрузить нужные файлы с компьютера, отправить их из 1С или перейти в редактор для формирования документа;
• выбрать получателя и отметить, нужна ли ответная подпись;
• нажать на «Подписать и отправить».

Документы можно направить и напрямую партнеру, поставщику или клиенту. Для этого нужно зайти в раздел «Контрагенты», выбрать из списка адресата и нажать на значок перед графой «ИНН». Там также можно загрузить документ с ПК, выгрузить из 1С или создать в редакторе.

Диадок позволяет не только отправлять и получать документы. Сервис предлагает пользователям множество опций, которые делают ЭДО простым и эффективным:

• поиск документов по словам, тегам, контрагентам, подразделению или дате;
• выстраивание маршрутов для ускорения согласований и подписаний;
• надежное хранение на нескольких серверах, открытый доступ даже после завершения оплаченного периода;
• сверка взаиморасчетов;
• подключение неограниченного числа пользователей к ящику организации;
• высокий уровень защиты и конфиденциальности данных;
• возможность подключения роуминга, наличие автоматического роуминга;
• круглосуточная техподдержка.

Диадок имеет полнофункциональную веб-версию. Но можно интегрировать сервис и с учетной системой — с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API или решения для SAP. Также разработано более десяти партнерских решений.

Эксперты Диадока помогут с внедрением ЭДО и переходом на электронные документы. Это решение позволяет оптимизировать бизнес-процессы в компании, избавить сотрудников от рутинных задач и ускорить прохождение сделок и оплат.