ЭДО с поставщиками

Что нужно знать поставщику об ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — отправка и получение документов в электронном виде. С этим понятием отчасти знаком каждый, кто участвовал в электронных торгах. Заявку на участие поставщик формирует в электронном виде и отправляет на площадку, подписывая электронной подписью (ЭП). То же происходит и с контрактом, который заключают с победителем.

В отличие от процедуры закупок электронный документооборот с контрагентами происходит на площадке оператора ЭДО — специальной организации, которая дает возможность обмениваться электронными юридически значимыми документами нескольким сторонам. Оператором ЭДО может стать только организация, которая отвечает требованиям закона и включена в соответствующий список ФНС.

ЭДО заменяет компании бумажный документооборот:

• Обеспечивает юридическую значимость. Документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая дает ту же юридическую силу, как при подписании собственноручной подписью. Это закреплено в Федеральном законе 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Закрывает разные процессы работы с документацией. Электронный документ можно согласовать с необходимыми сотрудниками, подписать, отправить контрагенту, сохранить в электронном архиве. В любой момент доступна история документа: когда контрагент его подписал и отправил, в какие даты происходило согласование внутри компании и так далее.
• Позволяет контролировать все этапы документооборота. Бумажные документы можно потерять или испортить, бывают случаи, когда в них вносят подложные изменения, а статус получения и исполнения сложно проверить. С электронными документами такой проблемы нет: они доставляются моментально, а ЭП гарантирует неизменность данных.
• Повышает безопасность при обмене документами. Получать и отправлять важную документацию можно и по электронной почте. Например, договориться, что обмен сканами с печатью и рукописной подписью приравнивается к обмену бумагами. Однако отправленный по email файл могут перехватить посторонние лица, если взломают почту. В сервисе ЭДО такое не произойдет, потому что передаваемые данные шифруют и видеть их могут только стороны документооборота. 
• Экономит время сотрудников и бюджет на непроизводственные расходы. Это одно из главных преимуществ ЭДО. Он переводит привычные процессы в электронный вид, за счет чего сотрудники быстрее обрабатывают документы: создают, согласовывают, подписывают, передают и получают. Сокращаются траты на печать бумажных документов, расходные материалы, услуги курьеров и почтовую доставку.

Трудности ЭДО часто связывают с тем, что необходимо перестраивать привычные процессы обмена документами. В системах электронного документооборота компании получают и отправляют электронные документы не так, как бумажные. По опыту клиентов Диадока, сотрудники легко учатся работать по новой схеме. Логика разделов интуитивно понятна. Визуально сервис ЭДО напоминает ящик электронной почты: пользователь увидит папки с входящими, отправленными, удаленными документами. Только в отличие от обмена по email переданные в системе ЭДО документы имеют юридическую силу без дополнительных соглашений и условий.

Некоторые руководители привыкли к бумажным архивам и считают, что они надежнее, чем электронные. Однако это только дело привычки. Если оценить риски, которым может подвергнуться бумага, то их намного больше, чем у электронного документа. Курьер может потерять акт, стажер — случайно выбросить договор, а в офисе этажом выше случится потоп над стеллажом с архивными папками.

Электронные документы хранит оператор ЭДО, и их можно скачать в любое время. Так, в Контур.Диадоке файлы хранятся в трех копиях на разных серверах — для большей надежности. Причем доступ к данным бессрочный и останется даже после окончания оплаченного периода.

Для перехода на электронный документооборот нужно вложить определенные средства. Сотрудникам необходимо получить электронные подписи, а организации — оплатить тариф оператора ЭДО, который зависит от количества отправляемых электронных документов и подключенных услуг. Эти вложения сил и финансов окупятся. После перехода на ЭДО у работников станет меньше бумажной работы, процессы обмена документами будут прозрачнее и оперативнее, а затраты компании на бумагу, хранение архивов, отправку документов почтой или с курьером сократятся.

Зачем нужен ЭДО поставщику

В сфере закупок электронный документооборот оптимизирует два основных процесса:

1. Получение закрывающих документов от электронной торговой площадки. При участии в закупке поставщик может оплатить комиссию площадке, воспользоваться платными услугами. После оказания услуг площадка направляет акты выполненных работ или универсальные передаточные документы. Этот вид ЭДО называется «ЭДО с оператором торговой площадки».
2. Работа с документами о приемке товаров, работ или услуг, выполненных по государственному контракту. В рамках нее поставщик создает и отправляет передаточные документы, госзаказчик — утверждает или вносит корректировки по итогам приемки. Эти процессы закрывает ЭДО в Единой информационной системе закупок (ЕИС), также называемый «электронное актирование».

Плюсы электронного документооборота в закупках те же, что и у ЭДО с контрагентами: юридическая значимость, ускорение процессов, снижение затрат на бумажный документооборот. Кроме того, поставщикам будут важны особенности: 

• Выполнение требований законодательства о госзакупках. С 1 января 2022 года все поставщики, участвующие в государственных торгах по 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», должны создавать и подписывать документы о приемке в ЕИС. Это указано в ч. 13 ст. 94 44-ФЗ. Без подключения к ЕИС участвовать в электронных госзакупках не получится. 
• Меньше ошибок в документах. Система, в которой создается и подписывается электронный документ, часть данных вносит автоматически. Так, благодаря актированию в ЕИС не останется пустых полей в документе и не будет ошибок в ИНН или названии организации.
• Сохранность данных. Когда счет-фактуру или акт подпишут электронной подписью, вносить изменения в них уже нельзя.
• Возможность работать с ЭТП. Некоторые торговые площадки перешли на ЭДО с поставщиками. Если не присоединиться к ЭДО с ними, то участник или не сможет подключиться к площадке, или вынужден будет приезжать в один конкретный филиал, чтобы получить закрывающие акты. Например, на ЭТП Газпромбанка участники, не подключенные к ЭДО, могут забрать бумажные документы только в московском офисе площадки.
• Ускорение приемки. Лица, участвующие в приемке, могут подписать документ дистанционно. Поэтому, например, нет необходимости ждать, когда бумажный акт доставят от заказчика к поставщику.

В следующих разделах статьи мы подробнее разберем оба вида ЭДО в закупках: документооборот с оператором электронной площадки и ЭДО в ЕИС (электронное актирование). 

ЭДО с оператором электронной торговой площадки

Чтобы работать на электронной торговой площадке, поставщик заключает с оператором ЭТП договор на обслуживание. В него могут входить платные услуги: месячные и годовые тарифы для работы на площадке, комиссия за обслуживание. По итогу оказания этих услуг оператор предоставляет участнику первичные учетные документы, например акты, счеты-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД).

Все федеральные и большинство коммерческих ЭТП дают возможность обмениваться этими документами в электронном виде. Обычно выбирать, переходить на ЭДО с площадкой или нет, поставщик может сам. Но некоторые торговые площадки целиком отказались от бумажных документов и предлагают участникам закупок подключиться к системе ЭДО. 

Если поставщик не готов переходить на электронный документооборот, большинство операторов ЭТП предлагают альтернативу — отправку документов по почте или передачу в один из офисов. Однако эти способы могут быть платными или неудобными для поставщика. 

Чтобы получать электронные документы от ЭТП, поставщику нужно подключиться к системе ЭДО (онлайн-программе), в которой работает оператор ЭТП. Также некоторые площадки предлагают поставщику подключиться к любой другой системе, у которой настроен роуминг с системой оператора ЭТП.

Каждая ЭТП может установить свой порядок подключения к системе ЭДО. Подробные инструкции по подключению необходимо искать на сайте площадки или уточнять в ее технической поддержке. Однако общий порядок у большинства операторов выглядит схоже. Следует:

1. Получить электронную подпись. Она должна быть оформлена на сотрудника, уполномоченного на участие в ЭДО от имени организации. Им может быть руководитель или лицо с доверенностью от руководителя. Этот сотрудник будет нести ответственность за действия, проведенные в системе ЭДО.

2. Подключиться к системе ЭДО. На этом шаге есть два варианта: 

• Собственная система ЭДО торговой площадки. Чтобы подключиться, отправьте заявку на сайте ЭТП или уточните в техподдержке ЭТП, как это сделать. Обычно для работы в такой системе нужно иметь личный кабинет и аккредитацию на торговой площадке.
• Внешняя система ЭДО, в которой настроен роуминг с системой ЭТП. Только в этом случае будет возможен обмен документами. Перед тем как подключать компанию к внешней системе, проверьте, что у нее настроен роуминг с нужными вам торговыми площадками. Затем можно отправлять заявку на подключение внешней системы и оплачивать тариф.
  
  Стоимость тарифов на использование систем ЭДО обычно определяется количеством документов на отправку. Можно оплачивать каждый отдельный документ, купить пакет из 1 000 или более документов на год или подключить безлимит — последние два варианта, как правило, выгоднее. Для работы по ЭДО с ЭТП сервисы часто предоставляют комплексные предложения.

​3. Войти в систему ЭДО, используя выданный логин-пароль или сертификат электронной подписи. Если это собственная система оператора ЭТП, то может подойти логин-пароль, который вы используете для входа на торговую площадку при участии в закупках.

Если при электронном документообороте с торговой площадкой возникнут проблемы, обращайтесь в техническую поддержку ЭТП или сервиса, где отправляете документы. Эксперты помогут найти «потерянный» документ, выявят, почему не работает электронная подпись или не загружается файл.

Электронный документооборот в ЕИС

С 1 января 2022 года ЭДО в ЕИС становится обязательным для всех поставщиков и заказчиков в государственных закупках по закону 44-ФЗ. Поставщику, участвующему в государственных закупках по 44-ФЗ, будет необходимо оформлять приемку товара или оказанных услуг в электронном виде. Этот вид приемки называется электронным актированием.

Электронная приемка проходит по тем же правилам, что и бумажная. Единственное отличие — всю документацию участники закупки формируют и передают через Единую информационную систему закупок. Учетные документы в ЕИС равнозначны бумажным, потому что в соответствии с законом 63-ФЗ создаются с использованием КЭП. Об этом также напоминают ФНС и Казначейство в письме от 18.12.2019 № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126.

Если государственный контракт заключен до 1 января 2022 года, то использовать электронное актирование необязательно — направляйте документы в бумажном виде, если это разрешает текст контракта. Это оговорено в письме Минфина от 3.11.2021 № 24-06-07/89252.

Чтобы подключить электронное актирование в ЕИС, поставщику нужно настроить права доступа в личном кабинете ЕИС на вкладке «Администрирование». Для этого активируйте два пункта:

• просмотр договоров и создание документов о приемке,
• наличие доверенности на подписание закрывающих документов — если подписывать их будет не руководитель, а уполномоченный сотрудник с помощью своей электронной подписи.

После этого для всех контрактов, находящихся на исполнении, можно использовать электронное актирование. Чтобы подготовить документ о приемке, выберите исполняемый контракт, нажмите кнопку «Создать первичный учетный документ» и заполните форму.

Порядок электронной приемки в ЕИС для всех участников закупок един. Основные этапы опишем ниже, а подробные инструкции по актированию вы найдете на сайте ЕИС.

Поставщик формирует документ о приемке. Он может создать документ о приемке (передаточный документ), счет-фактуру или и то, и другое. В них он указывает:

• данные поставщика и заказчика,
• данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, если они есть,
• ТРУ (товары, работы, услуги), которые нужно принять, и их количество,
• имена сотрудников, которые передадут товар,
• дату отгрузки товара или сдачи работ и услуг,
• имена сотрудников, которые должны подписать акт.

Редактировать этот документ поставщик может до отправки заказчику. После этого изменить его будет нельзя — только создать документ-исправление.

После того как поставщик заполнил и подписал акт электронной подписью, документ автоматически отправляется заказчику в ЕИС. Также при отгрузке товара или сдаче работ поставщик должен распечатать этот акт и передать представителю заказчика.

Когда электронный акт появится в личном кабинете заказчика, он подтвердит, что получил его, подписав соответствующий документ в ЕИС. Поставщик увидит извещение о доставке в своем личном кабинете. 

После этого заказчик проводит проверку товара и может:

• Принять товар или выполненную работу. Заказчик заполняет документ о приемке в ЕИС, подписывает его электронной подписью и отправляет поставщику. Затем публикует документы об исполнении в реестре контрактов. Заказчик должен отправить электронный акт в тот же день, когда подпишет бумажный документ о приемке. 
• Принять только часть товаров или работ. Тогда он готовит бумажный акт о частичной приемке и мотивированный отказ, прикладывает сканы в ЕИС и отправляет поставщику. Поставщик корректирует акт, включая в него только принятый товар. Если у заказчика нет замечаний, он подписывает документ. Есть замечания — вновь отправляет поставщику на доработку. Когда заказчик согласует акт, то отправляет поставщику и публикует информацию об исполнении контракта.
• Отказаться принимать товар или работы. Заказчик пишет мотивированный отказ на бумаге, сканирует его и вместе с передаточным документом отправляет поставщику в ЕИС. Как и в остальных случаях, сделать это он должен в тот же день, когда подписал бумажный документ об отказе. Если поставщик согласен с результатом приемки полностью или частично, он устраняет нарушения и готовит новый акт о приемке. Если не согласен, может обжаловать решение заказчика. При этом поставщик должен уведомить об этом заказчика в ЕИС.

ЕИС покажет, на какой стадии находится документ о приемке: создание поставщиком, рассмотрение заказчиком, отказ заказчика в приемке, приемка товара и подписание документа. 

Возможности Диадока для поставщика

В Диадоке можно настроить удобный ЭДО с операторами электронных торговых площадок. Сервис позволяет получать электронные закрывающие документы от более чем 25 площадок, в том числе самых популярных.

С полным перечнем площадок, которые доступны при подключении к сервису, можно ознакомиться на сайте Диадока. Там же вы сможете оставить заявку, чтобы получить консультацию эксперта системы ЭДО.

Закрывающие документы от этих площадок будут поступать в ваш личный кабинет Диадока. Вы сможете отследить статус и даты документа, вернуться к архивным файлам спустя месяцы или годы. Можно отправить документ согласователям внутри предприятия: документ сформирует, например, тендерный специалист, а согласует и подпишет — главный бухгалтер.

Документы, передаваемые от ЭТП через сервис ЭДО Диадок, юридически значимы. Их можно представлять в ФНС или судебных спорах. Правда, перевести электронное актирование в Диадок, увы, не получится — оператором ЭДО в актировании выступает ЕИС. Однако закрывающие документы от государственных ЭТП вам доступны в Диадоке.

Через Диадок компания может вести электронный документооборот с контрагентами вне закупок. Например, отправлять УПД, счета-фактуры, корректировочные документы, договоры и другие. Дополнительные возможности помогут организации наладить юридически значимый документооборот со своими сотрудниками — подписывать с ними кадровую документацию в электронном виде. Кроме этого, есть опции для ведения международного электронного документооборота, автоматизации сверки взаиморасчетов и работы с маркированным товаром.

Электронный документооборот затрагивает все больше предприятий. Только в 2020 году пользователи Диадока отправили 237 млн документов, что на 31 % превысило показатели 2019 года. Скорее всего, ваши контрагенты уже пользуются сервисом ЭДО. Кто из них есть в Диадоке, проверьте по списку ИНН.

Переход на ЭДО в одной сфере, например закупках, поможет вам быстрее адаптироваться к новому формату и в других процессах. Когда ваша организация начнет сотрудничать с крупной торговой сетью, ей придется перейти на электронный обмен документами — ритейлеры уже давно отказались от бумажных документов. Сделать этот переход будет проще, если у вас уже есть опыт работы с ЭДО и сотрудники готовы перестроить привычные процессы.

Вопрос-ответ