Что такое Диадок?

Электронный документооборот (ЭДО) можно организовать через специальный сервис. Например, через систему ЭДО Контур.Диадок. Для чего она нужна? Как работает и какие возможности дает? Рассказываем в статье.

Диадок — это система юридически значимого электронного документооборота. Пользователи сервиса подписывают документы квалифицированной электронной подписью и обмениваются ими с контрагентами без дублирования на бумаге.

Для чего нужен Диадок

В системе ЭДО Диадок происходит обмен электронными документами. Контрагенты получают, обрабатывают, подписывают и отправляют любые их виды — формализованные и нет. Например:

• счета-фактуры,
• универсальные передаточные документы,
• акты приемки-сдачи работ,
• товарные накладные,
• акты сверки,
• договоры,
• письма, уведомления, отчеты, ведомости, платежные поручения и другие.

Электронный документооборот оптимизирует и ускоряет бизнес-процессы в компании. В бумажном делопроизводстве много времени уходит на рутинные задачи: печать, поиск, согласование, ручное подписание документов. Если компания переводит это в онлайн, то освобождает ресурсы сотрудников и сокращает расходы на канцелярские принадлежности, бумагу, курьерские и почтовые услуги. Отправка документов становится делом одной минуты.

Также Диадок обеспечивает:

• Прозрачность документооборота. В системе отображается статус каждого документа, а действия сохраняются в отдельном протоколе. Файлы не теряются, а стороны вовремя визируют договоры и акты.
• Безопасность передачи данных. В Диадоке сведения шифруются и отправляются по защищенным каналам связи. Это исключает риски перехвата информации или доступа посторонних лиц.
• Надежное хранение. Каждый файл имеет несколько копий на разных серверах, так что даже сбой не приведет к утрате данных. Доступ к документации открыт в любое время и не ограничен по сроку.

В электронном архиве в Диадоке есть фильтры для оперативного поиска нужных файлов. Это упрощает взаимодействие с контрагентами и сокращает сроки реагирования на запросы контролирующих органов.

История Диадока

Система ЭДО Диадок появилась в 2010 году. Пилотный проект по обмену счетами-фактурами (СФ) между организациями был реализован с февраля по май, а официально СКБ Контур представил сервис на рынок 15 июля 2010 года. Днем позже Государственная Дума в третьем чтении приняла законопроект, разрешающий организациям обмен электронными счетами-фактурами.

Первое время предприятия обменивались в Диадоке первичными документами — договорами, счетами, актами выполненных работ. С 1 июня 2011 года в сервисе появилась техническая возможность работы и со счетами-фактурами. Пользователи могли в тестовом режиме отправить и получить СФ. Команда Диадока запустила такую возможность вскоре после того, как Министерство финансов утвердило приказом № 50н от 25.04.2011 порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде.

Важными этапами развития системы были:

• 2011 год. Появилась демоверсия Диадока. Вместо «писем» с вложениями пользователи начали работать непосредственно с документами. Интерфейс дополнен разделом «Контрагенты», компании получили возможность добавлять друг друга в список контрагентов. Система Диадок была одобрена крупнейшим НИИ в области информатизации.
• 2012 год. Через Диадок был отправлен первый в России электронный счет-фактура, а СКБ Контур стал одним из официальных операторов электронного документооборота. Диадок оснащен быстрой регистрацией на сайте, новыми фильтрами для поиска, опциями согласования документов внутри компании, появился онлайн-консультант. Создан модуль для интеграции с учетной системой 1С. Пользователи передали девятимиллионный документ.
• 2013 год. В Диадоке появилась возможность согласовывать исходящие документы и аннулировать некорректные. Сервис запустил массовую проверку контрагентов и отправку им приглашений для обмена электронными документами. Диадок доставил больше двух миллионов счетов-фактур. За год количество передаваемых СФ выросло на 615 %, ТОРГ-12 — на 813 %. СКБ Контур подписал первое в России роуминговое соглашение.
• 2015 год. Выпущено мобильное приложение для iOS, а в веб-версии сервиса появился чат с контрагентами. В два раза возрос трафик электронных документов через систему. Подписаны соглашения о роуминге с девятью операторами ЭДО.
• 2016 год. Контур.ERP стал первым в России решением для интеграции с системой ЭДО, которое сертифицировал SAP ICC, а Диадок вошел в Единый реестр российского ПО. Сервис поддержал формат электронного универсального передаточного документа (УПД), как только его утвердила ФНС. Объем переданных через Диадок электронных документов увеличился вдвое и превысил 100 млн. Запущена «Справочная» с ответами на частые вопросы, рекомендациями и новостями. Разработано мобильное приложение для Android.
• 2018 год. Независимый аудит вновь подтвердил высокий уровень информационной безопасности Диадока.  Передан 201 млн документов. Запущен первый в России проект международного ЭДО: электронными документами через Диадок обменялись «МегаФон» и китайская компания Huawei.
• 2019 год. Диадок впервые провел конкурс и вручил премию «ПРО ЭДО» лучшим проектам электронного документооборота. Пользователи получили возможность передавать сведения в систему маркировки через Диадок. Выпущено новое мобильное приложение сервиса.
• 2020 год. Пользователи отправили 237 млн документов — на 31 % больше, чем в 2019. Создано решение для работы с электронными кадровыми документами, запущен Центр поддержки пользователей. Во всех интеграционных решениях сервиса стал доступен автоматический роуминг с абонентами оператора ЭДО Такском. Диадок интегрирован с сервисом онлайн-бухгалтерии для предпринимателей Контур.Эльба.
• 2021 год. К автороумингу подключено еще шесть операторов ЭДО. Выпущен улучшенный модуль для 1С — он получил легкий запуск, эргономичный интерфейс, гибкие настройки, массовые действия с документами и повышенную производительность. Диадок начал работу с национальной системой прослеживаемости товаров.

За более чем 10 лет Диадок доказал удобство ведения в нем ЭДО, эффективность и пользу для бизнеса. Достоинства сервиса оценили и пользователи, и экспертное сообщество. Так, в 2018 году Диадок ​​стал победителем в номинации «Лучшая система электронного документооборота» на национальной IT-премии «Цифровые вершины».

Контур и Диадок: в чем разница?

Контур — это экосистема для бизнеса, которые помогают упростить процессы и повысить их эффективность, тратить меньше времени на рутину. Среди сервисов — интернет-отчетность, онлайн-бухгалтерия, облачный товароучет, ЭДО, проверка контрагентов, электронные подписи. Всего Контур предлагает свыше 70 продуктов для бизнеса, которыми пользуются более 2,2 млн компаний в России и за рубежом. 

Диадок — сервис ЭДО от Контура. Компания СКБ Контур входит в список доверенных операторов электронного документооборота ФНС РФ. Это значит, что она обладает требуемыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота с применением электронной подписи.

Как оператор ЭДО компания СКБ Контур:

• организует процесс передачи электронных документов между контрагентами,
• гарантирует сохранность и безопасность данных,
• проверяет достоверность информации о подключенных к системе ЭДО юридических лицах,
• своевременно обновляет сервисы ЭДО в соответствии с изменениями в законодательстве,
• фиксирует операции с файлами,
• хранит электронные документы в течение нужных сроков,
• при необходимости выступает независимой стороной в спорах.

Сервис Диадок предлагает пользователям функциональность для организации электронного документооборота. С помощью Диадока организации упрощают бизнес-процессы, оптимизируют взаимодействие с контрагентами, экономят время и сокращают затраты.

Как работает Диадок простыми словами

Веб-версия сервиса визуально схожа с электронной почтой. Здесь есть папки входящих и исходящих документов, черновиков и удаленных файлов. Для работы с файлами предложены опции:

• скачать,
• подписать,
• отказать,
• согласовать,
• аннулировать,
• распечатать и удалить.

Каждый документ можно открыть либо обработать напрямую из списка, причем доступны массовые действия. Например, за пару кликов подписать пакет документов. В графе «Статус» показано актуальное состояние документа: отправлен, получен, подписан или нет.

Также на вкладке «Документы» Диадока есть папки для документации, проходящей согласование. В этих разделах программа отображает требующие обработки и уже обработанные файлы.

Для создания документа нужно выбрать «Новый документ». Загрузите файлы с компьютера или отправьте из 1С с помощью модуля Диадока. Счет-фактуру, накладную, акт или УПД можно сформировать в отдельном редакторе в веб-версии.

Когда вы подписываете созданный или загруженный документ, Диадок автоматически проверяет:

• легитимность и срок действия сертификата электронной подписи,
• соответствие документов форматным требованиям.

При выявлении ошибок сервис не отправляет файл и дает подсказки по исправлению. Если все в порядке, документ уходит получателю, который увидит его в списке входящих файлов. Каждый этап документооборота с обеих сторон фиксируется в протоколе передачи, который можно просмотреть и скачать.

Вы можете подробнее изучить сервис с помощью дополнительных материалов. Посмотрите специальные ролики или ознакомьтесь с инструкцией «Работа в системе Диадок».

Диадок и СБИС: в чем разница

Отечественный рынок IT-разработок предлагает разные системы ЭДО. Например, продукт компании «Тензор» — СБИС. Он включает в себя ряд сервисов, в том числе  ЭДО. Пользователям доступны возможности электронного документооборота:

• получение, создание, подписание и обработку электронных документов,
• внесение изменений до подписания,
• сохранение истории действий,
• хранение файлов в электронном архиве и другие.

В чем же разница между СБИС и Диадоком? Рассмотрим с позиции преимуществ системы ЭДО от Контура. В Диадоке компании могут:

• бесплатно подключиться к сервису и добавить неограниченное число пользователей;
• пользоваться пакетами документов, которые действуют в течение года, а не квартала;
• легко ориентироваться в ценах, в том числе свободно узнавать стоимость интеграционных решений; 
• настроить роуминг с другим оператором ЭДО без оплаты тарифа;
• проверить удобство системы с помощью тестового ящика;
• открывать для просмотра и скачивать из архива документы, даже если услуги сервиса не оплачены;
• хранить документы без ограничений по объему;
• работать в сервисе только с электронными документами. Диадок отличается облегченным и интуитивно понятным интерфейсом, в настройках легко разобраться даже неопытному пользователю; 
• убедиться в безопасности сервиса — Диадок прошел независимый аудит. Войти в сервис через аккаунт в соцсетях не получится, для доступа нужна КЭП или разрешение администратора организации, чтобы применять логин и пароль.

Диадок гарантирует сохранность данных, конфиденциальность и безопасность. Гибкая тарифная сетка позволяет подобрать выгодный вариант, а интегрировать сервис можно с любой учетной системой.

Что такое КЭП в Диадоке

Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись — КЭП. Она работает только в связке со средством криптографической защиты информации. КЭП подтверждает личность подписанта и действительность подписи на момент подписания. Также гарантирует, что в файл не вносились изменения.

Программное обеспечение КЭП сертифицирует ФСБ, а выдают такую подпись только аккредитованные Минцифры удостоверяющие центры. В том числе УЦ Контура. Поэтому квалифицированная ЭП считается равнозначной собственноручной подписи и не требует дополнительных соглашений между сторонами. Документ, подписанный КЭП, становится юридически значимым.

В Диадоке подпись создается невидимо для пользователя. Вы выбираете опцию «Подписать», а сервис автоматически обращается к сертификату, проверяет необходимые данные и формирует файл электронной подписи.

Что такое Диадок в бухгалтерии

Самые большие объемы документооборота на предприятиях приходятся на отдел бухгалтерии. Диадок позволит автоматизировать обработку документации, снизит нагрузку на сотрудников, избавит от бумажных кип на столах и в шкафах.

Благодаря ЭДО многие процессы уйдут в онлайн:

• создание, согласование, подписание и отправка первичных и закрывающих документов контрагентам,
• взаимодействие между отделами и подразделениями,
• поиск нужных документов в единой базе с помощью фильтров, тегов.

Также в Диадоке можно выгружать документы для ответа на требования налоговой службы. Вы легко найдете их в ящике организации, скачаете и сможете отправить через сервис интернет-отчетности.

Возможности Диадока

Система ЭДО Диадок предлагает компаниям все опции электронного документооборота и может быть интегрирована с вашей учетной системой. В зависимости от задач сервис предлагает веб-версию, а также решения:

• Модуль для 1С — внешняя обработка для обмена документами из интерфейса привычной системы. 
• Диадок.Коннектор — облачное решение для интеграции с учетной системой, в том числе собственной разработки.
• API Диадока — набор готовых инструментов для создания собственного интеграционного решения.

Кроме того, можно расширить стандартную функциональность сервиса. Например, проставлять дополнительные метки — теги — на документах, применять кастомные веб-формы, использовать шаблоны.

Работать можно и с собственными типами документов. Если простыми словами, такие документы содержат данные из учетной системы и позволяют упростить контроль подписания и поиск. Это может быть отраслевой документ, ценовой лист, претензия, протокол разногласий, спецификация и другое.

Также Диадок позволяет:

• ставить на документ две и более подписи — допустим, если внутри предприятия несколько согласующих лиц,
• хранить любые объемы данных,
• подписывать документ трем контрагентам,
• отправлять закрытые пакеты документов,
• ограничить доступ по IP,
• настроить международный ЭДО и другое.

С Диадоком компании упрощают бизнес-процессы, снижают трудозатраты и финансовые расходы, ускоряют обработку даже больших потоков документов. А прозрачный документооборот, своевременное представление документации и отсутствие ошибок повышают лояльность партнеров и клиентов.