ЭДО для Wildberries

Wildberries («Вайлдберриз») — крупный маркетплейс, на котором зарегистрировано свыше 300 тысяч предпринимателей. Обязателен ли электронный документооборот для этой онлайн-площадки, как к ней подключиться и в чем особенности работы на Wildberries, рассмотрим в статье.

diadoc

Диадок поддерживает требования Wildberries к электронным документам

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по телекоммуникационным сетям связи. Документы в электронном виде можно передавать даже по email, однако безопаснее использовать систему электронного документооборота, например сервис ЭДО Диадок (оператор — СКБ Контур).

Преимущества такого выбора:

  • сокращение расходов на бумагу, канцелярию, печать, почтовые услуги,
  • ускорение согласования, подписания, отправки и получения документов,
  • поиск нужных файлов в едином электронном хранилище по фильтрам и тегам,
  • конфиденциальность данных,
  • минимизация ошибок благодаря автопроверке формата документа перед отправкой,
  • удобное подключение контрагентов,
  • контроль над статусами документов, соблюдение сроков согласований и подписаний,
  • постоянный доступ к документации.

Сервис можно интегрировать с 1С или другой учетной системой. Это позволяет обмениваться документами с контрагентами в знакомом интерфейсе.

Диадок принимает и отправляет любые документы. Обменивайтесь ими с поставщиками и клиентами.

Тип документов Признак Примеры
Формализованные Имеют утвержденный ФНС формат и расширение XML Счет-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), товарная накладная (ТОРГ-12), акты приемки и расхождений
Неформализованные Не имеют утвержденного формата Соглашения, прайс-листы, договоры, отчеты и другие

Диадок подойдет и для обмена документами по маркируемым товарам. Сервис позволяет обмениваться УПД с кодами маркировки, подписывать их и передавать данные в систему Честный ЗНАК.

Юридическую значимость документам придает электронная подпись. В Диадоке применяется квалифицированная подпись (КЭП). Она равнозначна собственноручной подписи и не требует дополнительных соглашений с контрагентами. Получить КЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре, например УЦ Контура. Руководители получают КЭП в УЦ ФНС с 2022 года в связи с изменениями в 63-ФЗ, подробнее об этом читайте в статье

Особенности ЭДО с Wildberries

Wildberries — это международный маркетплейс для продавцов одежды, обуви, электроники, товаров для дома и другой продукции. Онлайн-платформа основана в 2004 году, а в 2019 — признана крупнейшим fashion-ритейлером России. По итогам 2020 года маркетплейс занял первое место в рейтинге 10 главных продавцов Рунета.

Поставщики могут реализовывать через эту площадку все товары, кроме алкоголя, табака, лекарств, антиквариата, скоропортящихся продуктов, животных, растений, пиротехники, оружия и иной незаконной продукции.

Маркетплейс Wildberries работает по двум моделям:

  • FBO — отгрузка товаров со склада маркетплейса. Продавец маркирует, упаковывает и доставляет продукцию на склад, а платформа хранит и доставляет товары конечному покупателю. Также маркетплейс отвечает за отмены заказов и возвраты.
  • FBS — отгрузка продукции со склада продавца. Поставщик хранит товар на своем складе, а упаковывает и отправляет его в распределительные центры Wildberries только по факту заказа. 

В обоих случаях продавец и онлайн-платформа ведут документооборот. Раньше для обмена документами Wildberries всем поставщикам требовалось подключение к ЭДО. Однако в 2020 году площадка изменила схему взаимодействия и разрешила малому бизнесу, работающему без НДС, направлять электронные документы через портал маркетплейса, а не сервис ЭДО. Таким способом можно обмениваться любыми документами, кроме счетов-фактур и УПД.

Кто продолжает работать по ЭДО:

  • поставщики, которые уже сотрудничают с Wildberries через систему ЭДО,
  • новые продавцы — компании крупного и среднего бизнеса на ОСНО.

Диадок и прежде был основным сервисом ЭДО для обмена документами с Wildberries. Сегодня система:

  • предоставляет пользователям все возможности электронного документооборота,
  • гарантирует сохранность данных, безопасную передачу,
  • предлагает мобильную версию для работы с маркетплейсом через смартфон или другое устройство.   

Кроме того, сервис ЭДО Диадок адаптируется под особые требования Wildberries к оформлению документов.

diadoc

Поможем получить электронную подпись и начать ЭДО с Wildberries

Кто может подключиться к ЭДО с Wildberries

Стать поставщиком маркетплейса может коммерческая организация (ООО) или индивидуальный предприниматель (ИП) на основной или упрощенной системе налогообложения. Также Wildberries разрешает работать тем, кто зарегистрирован как плательщик налога на профессиональный доход (самозанятым). Продавцы могут как сами производить товар, так и перепродавать его.

С мая 2020 года маркетплейс не требует подтверждать качество товара. Не нужно загружать и подтверждающие юридический статус документы во время регистрации. Однако при необходимости площадка может запросить копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о государственной регистрации юридического лица и другие документы. Каждый продавец должен быть готов ответить на запрос в кратчайшие сроки.

Для сотрудничества с Wildberries предпринимателям не нужно выдавать чеки — передачей данных в налоговую и документами для покупателей занимается сама площадка. Поэтому регистрировать онлайн-кассу для работы с онлайн-платформой не нужно. 

Список передаваемых документов

С помощью системы электронного документооборота продавец может обмениваться с онлайн-площадкой любыми документами, которые требуются для продаж и отчетности. Хотя за последнее время базовый список документов сократился.

Так, теперь для поставки товаров на склады не нужно оформлять УПД — его заменяет транспортная накладная, которая размещается в личном кабинете. Факт приемки товара маркетплейсом подтверждает акт приемки, который также направляется через портал площадки.

Документы подписываются КЭП и обладают юридической значимостью.

Для начала работы с Wildberries продавец подписывает с маркетплейсом договор реализации в виде принятия оферты, в котором прописаны права и обязанности сторон. В ходе продаж онлайн-площадка еженедельно предоставляет поставщику отчет о продажах, УПД-1 с комиссиями и товарно-транспортную накладную.

Как подключиться к ЭДО с Wildberries

Для того чтобы подключить электронный документооборот с Wildberries, сперва необходимо присоединиться к самому маркетплейсу. Для этого:

  • Войдите на сайт WB Partners, введите номер телефона, а затем — полученный код.
  • Зарегистрируйтесь на площадке. На этом этапе заполняются начальные данные о компании: страна, ИНН, форма организации. Остальные поля — наименование поставщика, Ф. И. О. руководителя и ОГРНИП — загрузятся автоматически.
  • Изучите предложенный договор-оферту и примите условия сотрудничества.
  • Заполните данные продавца в разделе «Мой профиль»: ИНН, расчетный счет, краткое и полное наименование, БИК, КПП, юридический адрес, банковские реквизиты для получения выручки с продаж.

Также можно получить ключ API, который поможет собирать аналитику продаж.

Дальнейшие действия у малого и крупного бизнеса различаются. Индивидуальные предприниматели, самозанятые, небольшие компании, которые не являются плательщиками НДС, после заполнения данных приступают к созданию карточек товара. Такие поставщики направляют электронные документы напрямую через портал Wildberries.

Если компания — крупный поставщик и платит налог на добавленную стоимость, потребуется подключение к системе электронного документооборота, например Диадоку. Закон разрешает передавать счета-фактуры только через сервис ЭДО и с использованием квалифицированной электронной подписи. 

Пользователи Диадока смогут быстро подключиться к ЭДО с маркетплейсом, выбрав один из вариантов:

  • Веб-версия сервиса. Она не требует установки специального ПО на компьютер, но дополнительные поля в документах нужно заполнять вручную.
  • Интеграционное решение. Это может быть модуль для 1С или интеграция с другой учетной системой. После небольших доработок документооборот будет реализован в привычном интерфейсе.

Для начала документооборота с Wildberries отправьте площадке приглашение в сервисе. Найти маркетплейс можно по ИНН 7721546864 или названию ООО «Вайлдберриз» в поиске раздела «Контрагенты».

Выберите нужную карточку организации, откройте ее нажатием и отправьте приглашение.

Как только компания примет запрос, она отобразится в разделе «Ваши контрагенты».

Личный кабинет в Wildberries

Все действия на Wildberries выполняются в личном кабинете поставщика. Сориентироваться в нем легко. Здесь есть понятные разделы с подразделами:

  • «Профиль» — карточки товаров, рекомендации, штрихкоды/баркоды, проверка или блокировка товара,
  • «Поставки» — создание поставки, план поставок и обезличка, суперсейф (поставка ювелирной или дорогостоящей продукции), возврат товаров,
  • «Маркетплейс» — сборочные задания, управление остатками, оформление пропусков, требования к стикеру и упаковке,
  • «Цены и скидки» — календарь акций, мониторинг цен,
  • «Отзывы и вопросы»,
  • «Финансы» — еженедельные, ежемесячные, сводные по месяцу и итоговые отчеты реализации, заказ акта сверки, календарь оплат,
  • «Аналитика» — отчеты, комиссия, логистика и хранение,
  • «Продвижение» — все, что касается внутренней рекламы,
  • «Новости»,
  • «Карта складов»,
  • «Услуги» — предложения по оформлению самозанятости или кредита.

В личном кабинете заполняются и карточки продукции. Для каждого товара в карточке нужно указать бренд, артикул, цвет, размер, сгенерировать штрихкод и приложить фотографию.

В системе ЭДО Диадок вы сможете в короткие сроки начать и наладить работу с Wildberries. Сервис предоставит все возможности для этого, а эксперты Диадока помогут с подключением и настройкой документооборота.

diadoc

Диадок обеспечит быстрый и надежный ЭДО с маркетплейсом


От бумажного документооборота к электронному

Электронный документооборот (ЭДО) становится все популярнее, так как значительно упрощает работу компаний с контрагентами. Рассмотрим, в чем его отличие от бумажного, какие преимущества и недостатки есть у обоих видов документооборота и как выбрать подходящего оператора ЭДО.

Смена оператора

Иногда компания сталкивается с необходимостью сменить одного оператора электронного документооборота (ЭДО) на другого. В такой момент могут возникнуть вопросы: нужно ли отправлять уведомление в налоговый орган и контрагентам, как перестроить работу с партнерами, сколько времени займет процесс. Давайте разберемся. 

Первичные документы в ЭДО

В этой статье мы расскажем, что такое первичные документы, как их оформлять, передавать контрагентам и отправлять в ФНС. Разберем требования к первичке и поговорим о плюсах работы с ней в системе электронного документооборота.

Хранение электронных документов

Уже к 2024 году ФНС строит планы по массовому переводу бизнеса в России на электронный документооборот (ЭДО). Для маркируемых и прослеживаемых товаров ЭДО уже стал обязательным. Объем обмена документами между компаниями постоянно растет, количество файлов увеличивается. Разбираем, в каком виде хранить информацию и как ей пользоваться.

Формализованные и неформализованные документы

Переход большого количества организаций и учетных органов на электронный документооборот (ЭДО) сделал подачу налоговой отчетности намного быстрее. Чтобы автоматизировать процесс, отчетные документы формализованы. В ЭДО для обмена с контрагентами тоже используют такой тип документов. Разберем подробнее, что такое формализованные и неформализованные документы, чем отличаются и как с ними работать в системе ЭДО.