Первичные документы в ЭДО

Что такое первичные документы в ЭДО

Первичные документы являются основой учета и используются для оформления произошедших на предприятии хозяйственных событий (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). К ним относятся любые сделки или операции, которые влияют на финансовое положение компании. Есть и другое определение: первичный документ — это письменное свидетельство с юридической силой о совершении какой-либо хозяйственной операции.

Первичные документы должны создаваться в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу по ее окончании. Главное правило — своевременность. Оформляются документы в той же последовательности, в какой происходят операции.

В соответствии с первичными документами ведется налоговый учет и подсчитываются налоговые обязательства. Важно правильно оформлять документы, чтобы избежать разногласий с ФНС.

Хранить данные нужно пять лет, начиная с 1 января после года, когда документы в последний раз включались в бухгалтерскую отчетность (п. 2 ст. 21.1 ФЗ № 125-ФЗ). За отсутствие или непредставление первичных документов предусмотрена административная и уголовная ответственность. За каждый неполученный документ налоговая может выставить штраф в 200 рублей. Налогоплательщики, которые не передали нужную ФНС информацию своевременно или не сообщили какие-либо сведения, могут получить штраф в 5 000 рублей.

Иногда сложно разобраться, какие именно документы относятся к первичке. О требованиях к первичной документации бухгалтерского учета подробно написано в 402-ФЗ. Также прочитать об этом можно в разделе «Электронные документы» на сайте Диадока.

Первичная документация создается в зависимости от типа сделки. Например, бухгалтерская справка, путевой лист, различные виды накладных, акты выполненных работ и т.п.

Электронный документооборот становится все более распространенным и во многом подчиняется тем же правилам, что и бумажный. Например, для подтверждения сделки создаются одни и те же типы документов, независимо от того, формируются они в системе ЭДО или на физическом носителе. Также бумажные и электронные документы имеют одинаковые юридическую силу и сроки хранения.

Формат первичных документов

Для удобства ФНС утвердила xml-форматы для наиболее востребованных документов. Требования к этим форматам прописаны в соответствующих приказах налоговой:

• универсальный передаточный документ (УПД) — приказ № 820;
• универсальный корректировочный документ (УКД) — приказ № 736;
• акт о расхождении по форме ТОРГ-2 — приказ № 423;
• товарная накладная по форме ТОРГ-12 — приказ № 551;
• акт выполненных работ/оказанных услуг — приказ № 552;
• электронная транспортная накладная, электронная сопроводительная ведомость и электронный заказ-наряд — приказ № 1065.

Остальные документы можно составлять и направлять в ведомство или контрагентам в произвольных форматах: pdf, jpg или других. Например, это могут быть счет на оплату, реестр расходов, акт сверки взаиморасчетов. Подробнее о форматах документов читайте в статье.

Обязательные первичные документы в ЭДО

К обязательным первичным документам относятся:

• счет;
• накладная;
• акт выполненных работ или оказанных услуг;
• бланки строгой отчетности, товарный и кассовый чеки.

Также к первичным документам можно отнести и договор, который составлен во время совершения хозяйственной операции и содержит все необходимые для первички реквизиты. Например, если он оформлен в виде счета на оплату, который фиксирует уже свершившуюся продажу товара или оказание услуги.

В данной статье мы подробно рассмотрим некоторые из бухгалтерских документов.

Документ о передаче товаров при торговых операциях

Документ оформляет приемку-передачу товара в рамках договора купли-продажи. Это товарная накладная, составленная по форме ТОРГ-12. Подписывая такой документ, продавец фиксирует факт продажи или отпуска товаров. Покупатель своей подписью подтверждает, что получил товар и не имеет претензий к продавцу.

Электронная товарная накладная должна включать в себя:

• Файл обмена информации продавца, который содержит все необходимые сведения об оформляемой сделке. Он должен быть подписан электронной подписью ответственного сотрудника.
• Файл обмена информации покупателя, который также содержит все необходимые данные и подписан электронной подписью.

Об этом сказано в приказе ФНС России № 551 «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме».

В Диадоке можно составить юридически значимый электронный документ в утвержденном ФНС формате и подписать его КЭП, а затем отправить контрагенту в течение нескольких секунд.

Счета-фактуры об отгрузке товаров и передаче имущественных прав

Счет-фактура — это документ, который подтверждает, что продавец отгрузил покупателю товар или оказал услугу. В нем отражается сумма налога, включенного продавцом в стоимость товара или услуги для того, чтобы потом получить налоговый вычет. Он составляется на основе первичного документа, но таковым не является. Если стороны не платят НДС или сделка относится к операциям, которые не облагаются налогами, счет-фактуру оформлять не нужно. Также документ не требуется, если организация продает товар физическим лицам или дарит подарки.

Когда налогоплательщик выступает посредником и осуществляет предпринимательскую деятельность в интересах других лиц, он должен вести книги или журналы учета счетов-фактур. Они хранятся в электронном виде вместе со всеми документами, созданными при передаче через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н). Формы и порядок ведения книг и журналов закреплены в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

1 июля 2021 года вступили в силу изменения в ст. 169 НК РФ, которые касаются прослеживаемых товаров. Суть в следующем: даже те продавцы, которые не платят НДС, обязаны оформлять счета-фактуры на такие товары и обмениваться ими в электронном виде.

При обмене электронными счетами-фактурами предполагается передача следующих документов-квитанций по приказу ФНС № 14Н:

• подтверждение даты получения счета-фактуры;
• извещение о получении подтверждения даты получения счета-фактуры;
• подтверждение даты отправки счета-фактуры;
• извещение о получении подтверждения даты отправки счета-фактуры;
• извещение о получении счета-фактуры;
• подтверждение даты отправки извещения о получении счета-фактуры;
• извещение о получении подтверждения даты отправки извещения о получении счета-фактуры;
• уведомление об уточнении;
• извещение о получении уведомления об уточнении.

Корректировочные счета-фактуры

Такие документы тоже не относятся к первичке. Это счета-фактуры, которые выставляются, если корректируется стоимость уже выполненных работ, оказанных услуг или отгруженных товаров за счет изменения их цены или объема. Необходимость составления подтверждается п. 3 ст. 168 НК РФ.

Корректировочный счет-фактура формируется при наличии документа, который подтверждает согласие покупателя на изменение цены или объема предоставляемых товаров или услуг. У поставщика есть пять дней с момента оформления соответствующего документа на выставление счета-фактуры. Если изменения коснулись нескольких товаров, можно создать единый счет-фактуру. Также допускается оформлять повторные корректировочные счета-фактуры.

В примере показан счет-фактура, где изменилась цена товара за единицу измерения.

Подробности о корректировочных счетах-фактурах читайте в статье.

Плюсы и минусы ведения первичных документов через ЭДО

Вести первичные документы в электронном виде просто и удобно:

• Снижаются затраты на канцелярские товары и содержание бумажного архива.
• Документы не теряются и не приходят в негодность с течением времени.
• Информацию легко находить и оперативно отправлять ведомствам.
• Количество ошибок снижается благодаря встроенной форматной проверке.
• Вручную данные вводить не нужно, документы сами поступают в информационную систему при использовании интеграционного решения, например модуля для 1С.
• Для того чтобы подписать большое количество документов электронной подписью, потребуется лишь несколько кликов.
• Данные защищены от доступа посторонних.
• Утилизация ненужного документа занимает пару секунд.

Существует мнение, что у электронного документооборота есть и минусы. Перечислим некоторые из них и поясним, относятся ли они к пользователям Диадока:

• Материальные затраты на покупку техники, ПО и носителей могут быть существенными. При использовании веб-версии никаких дополнительных затрат не потребуется. Вы сможете работать на любом компьютере с доступом в интернет. В Контур.Диадоке входящие бесплатны, а отправка одного документа стоит от 4 до 7,6 рублей.
• Данные могут быть утрачены в результате проблем с компьютером или другим оборудованием, а также в случае хакерских атак. В Диадоке все документы хранятся на трех разных серверах и защищены от пропажи данных или взлома. Сломанный компьютер на их сохранность никак не повлияет.
• Не каждый сотрудник сможет легко разобраться в новой для себя программе. На самом деле это не так сложно. Веб-версия Диадока похожа на электронную почту со всеми привычными папками, где вместо писем — электронные документы.
• Не все контрагенты готовы сразу перейти на ЭДО, с некоторыми придется работать в прежнем режиме. Эксперты сервиса помогают подключить контрагентов: проводят обучение, отвечают на вопросы, высылают инструкции, предоставляют шаблоны приглашений к электронному документообороту. Если поставщик или клиент пользуется сервисом другого оператора ЭДО, достаточно лишь настроить роуминг.
• На подключение придется потратить много времени и денег. Организация ЭДО в веб-версии Диадока занимает всего один день. Нужны только доступ в интернет и сертификат КЭП. А если учитывать, что многие госорганы перешли на электронный документооборот, вероятнее всего, подпись у вас уже есть. Первичные документы, направляемые в контролирующие органы, должны быть подписаны именно квалифицированной электронной подписью — КЭП (письмо Минфина РФ от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710).

Как вести первичные документы в ЭДО

Закон уравнивает бумажные оригиналы и электронные документы, если они подписаны в соответствии с законом № 63-ФЗ. Квалифицированная электронная подпись  обладает теми же свойствами, что и подпись от руки на бумажном документе (п. 1 ст. 6 63-ФЗ). Сертификат электронной подписи можно приобрести в удостоверяющих центрах, например УЦ Контура.  

Отправлять налоговую отчетность в ведомство необходимо по защищенным каналам связи через операторов ЭДО. Это правило касается и отправки контрагентам счетов-фактур. Для других документов можно воспользоваться электронной почтой, но делать так не рекомендуется: информация ничем не защищена.

Преимущества ведения первички в Диадоке

Диадок — это сервис для защищенного обмена электронными документами с юридической значимостью. Разберем его преимущества:

• С помощью Диадока можно быстро отправлять и получать документы, которые не требуют дублирования на бумаге. Это экономит время и снижает расходы: вам не придется искать место для хранения огромного количества бумажных носителей и отправлять их почтой в другие организации. Проверить, пользуется ли контрагент Диадоком, можно в личном кабинете сервиса или на специальной странице.
• В Диадоке каждый документ подписывается КЭП со штампом времени, который подтверждает, что сертификат в это время действовал. КЭП гарантирует неизменность информации с момента подписания.
• Электронные документы обладают юридической значимостью, их можно передать в налоговую по установленному порядку.
• Диадок позволяет быстро обмениваться документами в любых форматах: xml, doc, xlsx, pdf и других.
• Три копии каждого документа хранятся на защищенных серверах. Файлы точно не потеряются и не попадут в чужие руки. При этом нужный документ можно найти за несколько минут и так же быстро отправить контрагенту или выгрузить и направить в ФНС. Если все же потребуется бумажная копия документа, ее можно распечатать, подписать, заверить печатью организации и передать по месту требования.

Полный список документов, которыми можно обмениваться через Диадок, находится здесь и доступен для скачивания.