Программы электронного документооборота

Электронный документооборот ― решение для оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей документов внутри компании и между контрагентами. Обмениваться документами быстро, при этом сохраняя их юридическую значимость и безопасность данных, помогают программы или системы электронного документооборота. Рассказываем, какими они бывают и как взаимодействуют друг с другом.

Что такое электронный документооборот

Это управление документами в цифровом виде, то есть без бумажных носителей. Документы создают, редактируют, подписывают, передают другому сотруднику или бухгалтерии партнера в одной программе. Они надежно хранятся на сервере оператора ЭДО или локальном компьютере клиента вместо пыльного архива. 

Цифровые документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую значимость, как бумажные. Это закреплено в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Квалифицированная подпись гарантирует неизменность документов с момента подписания. Их можно представлять в контролирующие органы и использовать в суде. Дублировать на бумаге и ставить печать не нужно. 

Существует два вида документооборота: внутренний и внешний. Внутренний работает в системе электронного документооборота (СЭД), то есть программном обеспечении, которое установлено в конкретной компании. Внешний предполагает обмен документами с контрагентами. Его принято называть ЭДО или ВЭДО. 

ЭДО сегодня позволяет отправлять документы деловым партнерам не только внутри страны, но и за границу. В Диадоке реализован международный электронный документооборот (МЭДО). Компании, ведущие внешнеэкономическую деятельность, могут обмениваться документами с контрагентами из других стран. Расстояние не имеет значения — документ попадет к адресату через несколько секунд. При этом у предприятия нет расходов на международную экспресс-доставку. 

Какие документы можно отправлять и получать

Программы электронного документооборота позволяют обмениваться документами с контрагентами. Доступны отправка и получение практически всех видов документов. Сделка от заключения договора до отгрузки товара может быть полностью оформлена электронно. 

В Диадоке можно обмениваться формализованными, полуформализованными и неформализованными документами. 

Налоговая инспекция стремится автоматизировать проверку документов, поэтому для некоторых из них установлены жесткие требования. Это счет-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный счет-фактура и УКД. Их следует передавать в виде файлов с расширением XML, созданных в утвержденном ФНС формате. Такие документы называют формализованными. 

Полуформализованные документы предприятия могут составлять в собственных форматах. Для них нет обязательных требований, но есть рекомендации ФНС. Это акты приемки, документы о передаче товаров, ТОРГ-12. 

Неформализованные документы допускается оформлять в любом формате. К ним относятся прайсы, ведомости, счета, письма.

В Диадоке доступна отправка документов как в произвольном формате, так и в утвержденном ФНС. Во встроенном редакторе есть функция создания документов в формате XML. С компьютера и из 1С можно загружать файлы с расширениями DOC, XLS, DOCX, XLSX, JPEG, JFIF, JPG, RTF, ODT, PDF, TXT, XML, DBF.

Форматы электронных документов в Контур.Диадоке

Список документов в Диадоке расширяется согласно потребностям клиентов. 

Как происходит обмен электронными документами между двумя программами (системами)

Пользователи Диадока могут обмениваться документами с контрагентами, которые работают в других системах ЭДО, с помощью роуминга. Он функционирует по открытой технологии ассоциации РОСЭУ, разработанной специально для операторов ЭДО. Два оператора хранят документ и обеспечивают синхронизацию обработки в онлайн-режиме. Для клиентов Диадока настройка роуминга бесплатна. 

Способ настройки роуминга зависит от того, с каким оператором сотрудничает контрагент. Для части из них у Диадока есть автороуминг. В этом случае достаточно будет отправить второму участнику документооборота приглашение. 

Контрагент увидит приглашение в сервисе своего оператора ЭДО. Дополнительно можно продублировать приглашение по электронной почте. Пока его не примут, организация будет находиться в списке контрагентов на странице «Ожидается ответ».

Если с оператором пока нет автоматического роуминга, понадобится подать заявку на его настройку с конкретным контрагентом. Проверить, есть ли автороуминг, можно на странице, нажав на иконку с символом «i».

С Диадоком не придется дублировать часть документов на бумаге, если контрагент пользуется другой программой. В роуминге они передаются так же быстро, как и между клиентами одного оператора. Для этого не нужно докупать и устанавливать дополнительные программы. Подробнее о роуминге в Диадоке читайте в статье.

Зачем нужна программа электронного документооборота

Традиционный документооборот ― трудоемкий процесс, связанный с временными задержками. Каждый договор, первичный документ или счет нужно сформировать, распечатать, согласовать в соответствующем подразделении, поставить печать и подпись руководителя. Только после этого документы отправятся к партнерам по бизнесу. Если курьерская служба допустит ошибку, сделка может сорваться. 

Программа электронного документооборота решает несколько задач:

• Уменьшение затрат. Если поставщики и клиенты компании находятся в разных регионах, переход к электронному документообороту ― единственный способ снизить расходы на услуги почты и курьеров.
• Систематизация. Бумажные документы сложно хранить в идеальном порядке и еще сложнее найти нужный среди сотни папок. Система ЭДО дает возможность поиска по ключевым словам, фильтрации по статусу, типу документа, периодам. 
• Освобождение места. Не нужно выделять на предприятии отдельное помещение под архив. 
• Уменьшение количества потерянных документов. Электронный документ не затеряется среди бумаг на столе. Если настроить распределение входящих, он автоматически отправится в нужный отдел. Документ в системе ЭДО не пропадет по пути к контрагенту, как случается в службах доставки. Для этого предусмотрен инструмент отслеживания ― протокол передачи. Получение документа автоматически фиксируется оператором.
• Сокращение времени обработки. В программе можно выбрать несколько документов из списка и подписать сразу. Согласование проходит онлайн. Прочитать и подписать документ можно даже в мобильном приложении. 
• Контроль. Преимущество электронного документооборота в том, что руководитель видит статус документа: отправлен, подписан, на согласовании. Диадок можно настроить так, чтобы получать уведомления об изменении статуса на электронную почту. 
• Снижение количества ошибок. Бухгалтеры вашей компании и контрагента работают с одним и тем же файлом. Значит, расхождений не будет.
• Передача сведений о товарах с маркировкой. С 1 января 2022 года участники оборота маркированной продукции обязаны передавать сведения в систему Честный ЗНАК через операторов ЭДО. Это закреплено в Постановлении Правительства № 2464 от 31.12.2020. 

Виды программ электронного документооборота

Системы электронного документооборота бывают локальными или облачными. 

Локальные системы, которые устанавливаются на компьютеры компании, появились первыми. Их использовали только для передачи документов внутри предприятия. Недостаток таких систем ― необходимость вложений. Нужно покупать программное обеспечение, мощные компьютеры, маршрутизаторы, сетевые хранилища, тратиться на внедрение и техподдержку. 

Облачные системы работают по модели SaaS (Software as a Service). Поставщик предоставляет доступ к программному обеспечению через браузер или мобильное приложение. Данные хранятся в дата-центре. Клиентам не нужно устанавливать, обновлять программу, поддерживать работу оборудования. Достаточно вносить платежи по тарифному плану поставщика услуги. 

У такой системы нет границ масштабирования. Если у компании появятся новые партнеры, увеличится поток документов, провайдер выделит необходимый объем вычислительных ресурсов. С локальной системой же придется купить и настроить оборудование.

Некоторые системы ЭДО универсальные. Они  предусматривают перевод всех документов в электронный вид. Другие поддерживают только конкретные виды документации, например кадровую. 

Существует и другая классификация систем ЭДО:

• Готовые решения или коробочные. Стандартизированные системы для базовых функций делопроизводства. 
• Индивидуальной разработки. Создаются для удовлетворения потребностей конкретного заказчика. 
• Комбинированные. Программные продукты на базе универсальной платформы, адаптированные к бизнес-процессам заказчика.

Выбрать подходящую систему электронного документооборота поможет наша статья.

​Список популярных программ ЭДО, с которыми можно работать в Диадоке

У нас заключены роуминговые соглашения с операторами ЭДО, которые предоставляют свои системы, и список постоянно расширяется. Вы сможете обмениваться документами с компаниями, использующими более 20 систем.

С Диадоком документооборот не ограничен пользователями одной программы. Вы будете одинаково быстро обмениваться электронными документами с большинством контрагентов, даже если они подключены к другим операторам. 

ЭДО полностью заменяет бумажный документооборот. Вы можете создавать и редактировать документы, обмениваться ими с партнерами и клиентами. Сервисы ЭДО ― путь к автоматизации бизнес-процессов и снижению непроизводственных расходов. С ними не нужно содержать архив, покупать бумагу, обслуживать копировальную технику. Подключитесь к Диадоку и начните экономить.