Иногда компания сталкивается с необходимостью сменить одного оператора электронного документооборота (ЭДО) на другого. В такой момент могут возникнуть вопросы: нужно ли отправлять уведомление в налоговый орган и контрагентам, как перестроить работу с партнерами, сколько времени займет процесс. Давайте разберемся.
Можно ли сменить оператора ЭДО
Да, по желанию компания может поменять оператора электронного документооборота (ЭДО). Также некоторые организации для обмена документами с контрагентами заключают договоры с рядом операторов ЭДО. Тогда они регистрируют несколько ящиков организации в разных системах ЭДО — по одному на каждого оператора.
Процедура завершения партнерства с предыдущим оператором зависит от условий договора и запроса организации. При наличии оплаты за неиспользованный период понадобится больше времени и документальное подтверждение, чтобы оформить возврат средств.
Как сменить оператора ЭДО
Компании, которые планируют поменять оператора документооборота, должны провести предварительную работу:
- Выбрать нового оператора и подходящий тариф.
- Обратиться к текущему поставщику услуг и подать заявление на расторжение договора.
- Заключить договор с новым оператором. Для этого необходимо обратиться к представителю провайдера и оставить заявку на подключение. С вами свяжется менеджер, поможет заполнить договор и выставит счет на оплату.
- Передать данные об изменениях в Федеральную налоговую службу.
- Сообщить информацию контрагентам и объяснить новый принцип работы, если что-то поменяется в вашем взаимодействии.
- Обучить сотрудников работе в системе оператора и назначить ответственных.
Таким образом, смена оператора — достаточно прозрачный процесс, который требует подписания нескольких документов, уведомления партнеров и ФНС.
Как сменить оператора ЭДО: пошаговая инструкция
Выбор нового оператора
Если организация решила сменить оператора ЭДО, но не определилась с конкретным поставщиком услуг, выбор следует делать с учетом важных моментов:
- Новый оператор должен поддерживать возможность работы со всеми нужными вам видами документов.
- Желательно, чтобы поставщик услуг предоставлял роуминг, так как последний позволяет обмениваться документами между собой клиентам разных операторов.
- У оператора должна быть возможность настроить интеграцию системы ЭДО с учетной системой компании, например 1С. Если встроить ЭДО в учетную систему, сотрудникам не придется осваивать новый интерфейс и переход на ЭДО будет реализован минимальными усилиями.
Важно также учесть популярность оператора ЭДО у контрагентов, его надежность, уровень информационной безопасности, выбор решений для интеграции с учетной системой, опыт работы на рынке электронного документооборота и предлагаемые тарифы.
Больше информации о выборе оператора и системы ЭДО можно найти в статье.
Переходите на Диадок и обменивайтесь юридически значимыми документами с партнерами
Заключение соглашения
При переходе на нового оператора электронного документооборота представители компании подписывают несколько документов: договор по оказанию услуг, уведомление контрагентов и соглашение об ЭДО.
Договор предоставляет поставщик услуг, уведомление контрагенту может быть составлено в свободной форме. Соглашение об использовании электронного документооборота с новым оператором не имеет определенного шаблона, его составляют сотрудники организаций.
Что обычно входит в соглашение
- тип электронной подписи;
- данные оператора;
- виды и форматы электронных документов, которые использует компания;
- сроки хранения и уничтожения данных;
- термины и определения;
- порядок выставления и получения документов;
- порядок обмена неформализованными документами.
Если планируете включить в текст соглашения информацию и критерии обмена электронными документами, впишите регламент работы отдельным пунктом.
Уведомление контрагентов о смене оператора
Важно связаться с партнерами и передать им информацию о том, что компания сменила оператора ЭДО. Сделать это можно в свободной форме: позвонить или написать контрагенту и рассказать о новом способе обмена документами.
Если смена оператора предусматривает изменения в документообороте с партнерами, лучше оформить уведомление в письменной форме с подробным описанием нового формата взаимодействия. При условии значительных изменений понадобится составить регламент работы, чтобы переход получился бесшовным. В таком случае можно оформить общее уведомление для всех контрагентов и регламенты для нетипичных вариантов обмена документами.
Подключение контрагентов к новому оператору или настройка роуминга
После уведомления контрагентов о смене оператора есть несколько вариантов взаимодействия:
- Партнер уже подключен к нужному оператору ЭДО. В этом случае все просто — нужно отправить приглашение контрагенту, а дальше можно начинать обмениваться документами с ним.
- Контрагент готов сменить оператора на того, которого выбрали вы. Ему понадобится продублировать ваши действия: расторгнуть договор с прошлым поставщиком услуг и подключиться к новому.
- Партнер не собирается менять оператора, но готов работать через роуминг. Тогда потребуется настроить обмен документами.
Как работать с контрагентом после смены оператора ЭДО
Как настроить роуминг
Роуминг помогает обмениваться документами с контрагентами, которые подключены к разным операторам ЭДО. Для использования роуминга нужно, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда компании могут отправлять и получать документы, как обычно. Когда роуминга между провайдерами нет, организация продолжает обмениваться с контрагентом бумажными документами. Поэтому выбирайте оператора, у которого есть значительный перечень роуминговых соединений с другими провайдерами.
Для подключения роуминга необходимо:
- проверить, доступен ли он с оператором контрагента;
- заполнить заявку на подключение;
- дождаться настройки от представителей операторов ЭДО;
- получить уведомление о завершении настройки.
Некоторые системы ЭДО, например Диадок, поддерживают автоматическую настройку роуминга через приглашение контрагента в системе. В таком случае не понадобится оформлять заявку. Проверить, с каким оператором доступен автороуминг, можно в разделе «Роуминг».
Подробнее о том, как настроить роуминг в Диадоке, рассказываем в статье.
Уведомление налоговой о смене оператора ЭДО
После перехода на работу с новым оператором электронного документооборота компания должна передать информацию в ФНС по месту регистрации — в ту же налоговую организация обычно подает отчетность. Связано это с тем, что со сменой оператора меняется идентификатор участника ЭДО.
В уведомлении указывают актуальные сведения о налогоплательщике. Требования к оформлению подробно описаны в письме №ЕА-4-26/3910@ от 31.03.2022 г. Получив уведомление, налоговая проверяет:
- полномочия получателей, указанных в уведомлении;
- достоверность сертификатов ключа проверки электронной подписи.
Таким образом, компания достаточно легко может сменить текущего оператора ЭДО. Достаточно выбрать нового поставщика услуг, оформить документы и отправить уведомление контрагентам и в налоговую. Если партнер подключен к другому оператору, обмениваться документами с ним можно при помощи роуминга.
Популярные вопросы
Да, это допустимо, если компания таким способом обменивается документами с разными контрагентами. Однако это не очень удобно. Иногда проще использовать роуминг.
Законом это не предусмотрено, но предупреждение коллег поможет избежать сложностей и задержек в подписании юридически значимых документов.
Нет, обязательно отправлять уведомление только в налоговую службу, также желательно уведомить контрагентов. В ПФР отправлять информацию не нужно.
Четкого ответа нет, нужно оценивать запросы организации и особенности работы с контрагентами. Роуминг удобнее, так как не требует заключения нового договора с оператором, смены идентификатора участника ЭДО и отправки уведомлений.
Подключайтесь к Диадоку, используйте автороуминг и другие возможности сервиса