Смена оператора

Иногда компания сталкивается с необходимостью сменить одного оператора электронного документооборота (ЭДО) на другого. В такой момент могут возникнуть вопросы: нужно ли отправлять уведомление в налоговый орган и контрагентам, как перестроить работу с партнерами, сколько времени займет процесс. Давайте разберемся. 

Можно ли сменить оператора ЭДО

Да, по желанию компания может поменять оператора электронного документооборота (ЭДО). Также некоторые организации для обмена документами с контрагентами заключают договоры с рядом операторов ЭДО. Тогда они регистрируют несколько ящиков организации в разных системах ЭДО — по одному на каждого оператора.

Процедура завершения партнерства с предыдущим оператором зависит от условий договора и запроса организации. При наличии оплаты за неиспользованный период понадобится больше времени и документальное подтверждение, чтобы оформить возврат средств. 

Как сменить оператора ЭДО

Компании, которые планируют поменять оператора документооборота, должны провести предварительную работу:

1. Выбрать нового оператора и подходящий тариф. 
2. Обратиться к текущему поставщику услуг и подать заявление на расторжение договора. 
3. Заключить договор с новым оператором. Для этого необходимо обратиться к представителю провайдера и оставить заявку на подключение. С вами свяжется менеджер, поможет заполнить договор и выставит счет на оплату. 
4. Передать данные об изменениях в Федеральную налоговую службу. 
5. Сообщить информацию контрагентам и объяснить новый принцип работы, если что-то поменяется в вашем взаимодействии. 
6. Обучить сотрудников работе в системе оператора и назначить ответственных. 

Таким образом, смена оператора — достаточно прозрачный процесс, который требует подписания нескольких документов, уведомления партнеров и ФНС. 

Выбор нового оператора

Если организация решила сменить оператора ЭДО, но не определилась с конкретным поставщиком услуг, выбор следует делать с учетом важных моментов:

• Новый оператор должен поддерживать возможность работы со всеми нужными вам видами документов. 
• Желательно, чтобы поставщик услуг предоставлял роуминг, так как последний позволяет обмениваться документами между собой клиентам разных операторов.
• У оператора  должна быть возможность настроить интеграцию системы ЭДО с учетной системой компании, например 1С. Если встроить ЭДО в учетную систему, сотрудникам не придется осваивать новый интерфейс и переход на ЭДО будет реализован минимальными усилиями.

Важно также учесть популярность оператора ЭДО у контрагентов, его надежность, уровень информационной безопасности, выбор решений для интеграции с учетной системой, опыт работы на рынке электронного документооборота и предлагаемые тарифы. 

Больше информации о выборе оператора и системы ЭДО можно найти в статье. 

Заключение соглашения

При переходе на нового оператора электронного документооборота представители компании подписывают несколько документов: договор по оказанию услуг, уведомление контрагентов и соглашение об ЭДО. 

Договор предоставляет поставщик услуг, уведомление контрагенту может быть составлено в свободной форме. Соглашение об использовании электронного документооборота с новым оператором не имеет определенного шаблона, его составляют сотрудники организаций.

Что обычно входит в соглашение

• тип электронной подписи;
• данные оператора;
• виды и форматы электронных документов, которые использует компания;
• сроки хранения и уничтожения данных;
• термины и определения;
• порядок выставления и получения документов;
• порядок обмена неформализованными документами.

Если планируете включить в текст соглашения информацию и критерии обмена электронными документами, впишите регламент работы отдельным пунктом.

Уведомление контрагентов о смене оператора

Важно связаться с партнерами и передать им информацию о том, что компания сменила оператора ЭДО. Сделать это можно в свободной форме: позвонить или написать контрагенту и рассказать о новом способе обмена документами.

Если смена оператора предусматривает изменения в документообороте с партнерами, лучше оформить уведомление в письменной форме с подробным описанием нового формата взаимодействия. При условии значительных изменений понадобится составить регламент работы, чтобы переход получился бесшовным. В таком случае можно оформить общее уведомление для всех контрагентов и регламенты для нетипичных вариантов обмена документами. 

Подключение контрагентов к новому оператору или настройка роуминга

После уведомления контрагентов о смене оператора есть несколько вариантов взаимодействия: 

1. Партнер уже подключен к нужному оператору ЭДО. В этом случае все просто — нужно отправить приглашение контрагенту, а дальше можно начинать обмениваться документами с ним. 
2. Контрагент готов сменить оператора на того, которого выбрали вы. Ему понадобится продублировать ваши действия: расторгнуть договор с прошлым поставщиком услуг и подключиться к новому. 
3. Партнер не собирается менять оператора, но готов работать через роуминг. Тогда потребуется настроить обмен документами. 

Как настроить роуминг

Роуминг помогает обмениваться документами с контрагентами, которые подключены к разным операторам ЭДО. Для использования роуминга нужно, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда компании могут отправлять и получать документы, как обычно. Когда роуминга между провайдерами нет, организация продолжает обмениваться с контрагентом бумажными документами. Поэтому выбирайте оператора, у которого есть значительный перечень роуминговых соединений с другими провайдерами. 

Для подключения роуминга необходимо:

• проверить, доступен ли он с оператором контрагента;
• заполнить заявку на подключение;
• дождаться настройки от представителей операторов ЭДО;
• получить уведомление о завершении настройки.

Некоторые системы ЭДО, например Диадок, поддерживают автоматическую настройку роуминга через приглашение контрагента в системе. В таком случае не понадобится оформлять заявку. Проверить, с каким оператором доступен автороуминг, можно в разделе «Роуминг».

Подробнее о том, как настроить роуминг в Диадоке, рассказываем в статье. 

Уведомление налоговой о смене оператора ЭДО

После перехода на работу с новым оператором электронного документооборота компания должна передать информацию в ФНС по месту регистрации — в ту же налоговую организация обычно подает отчетность. Связано это с тем, что со сменой оператора меняется идентификатор участника ЭДО. 

В уведомлении указывают актуальные сведения о налогоплательщике. Требования к оформлению подробно описаны в письме №ЕА-4-26/3910@ от 31.03.2022 г. Получив уведомление, налоговая проверяет: 

• полномочия получателей, указанных в уведомлении;
• достоверность сертификатов ключа проверки электронной подписи.

Таким образом, компания достаточно легко может сменить текущего оператора ЭДО. Достаточно выбрать нового поставщика услуг, оформить документы и отправить уведомление контрагентам и в налоговую. Если партнер подключен к другому оператору, обмениваться документами с ним можно при помощи роуминга. 

Популярные вопросы