Смена оператора

Иногда компания сталкивается с необходимостью сменить одного оператора электронного документооборота (ЭДО) на другого. В такой момент могут возникнуть вопросы: нужно ли отправлять уведомление в налоговый орган и контрагентам, как перестроить работу с партнерами, сколько времени займет процесс. Давайте разберемся. 

diadoc

Оптимизируйте документооборот с Диадоком

Можно ли сменить оператора ЭДО

Да, по желанию компания может поменять оператора электронного документооборота (ЭДО). Также некоторые организации для обмена документами с контрагентами заключают договоры с рядом операторов ЭДО. Тогда они регистрируют несколько ящиков организации в разных системах ЭДО — по одному на каждого оператора.

Процедура завершения партнерства с предыдущим оператором зависит от условий договора и запроса организации. При наличии оплаты за неиспользованный период понадобится больше времени и документальное подтверждение, чтобы оформить возврат средств. 

Как сменить оператора ЭДО

Компании, которые планируют поменять оператора документооборота, должны провести предварительную работу:

  1. Выбрать нового оператора и подходящий тариф. 
  2. Обратиться к текущему поставщику услуг и подать заявление на расторжение договора. 
  3. Заключить договор с новым оператором. Для этого необходимо обратиться к представителю провайдера и оставить заявку на подключение. С вами свяжется менеджер, поможет заполнить договор и выставит счет на оплату. 
  4. Передать данные об изменениях в Федеральную налоговую службу. 
  5. Сообщить информацию контрагентам и объяснить новый принцип работы, если что-то поменяется в вашем взаимодействии. 
  6. Обучить сотрудников работе в системе оператора и назначить ответственных. 

Таким образом, смена оператора — достаточно прозрачный процесс, который требует подписания нескольких документов, уведомления партнеров и ФНС. 

Как сменить оператора ЭДО: пошаговая инструкция

Выбор нового оператора

Если организация решила сменить оператора ЭДО, но не определилась с конкретным поставщиком услуг, выбор следует делать с учетом важных моментов:

  • Новый оператор должен поддерживать возможность работы со всеми нужными вам видами документов. 
  • Желательно, чтобы поставщик услуг предоставлял роуминг, так как последний позволяет обмениваться документами между собой клиентам разных операторов.
  • У оператора  должна быть возможность настроить интеграцию системы ЭДО с учетной системой компании, например 1С. Если встроить ЭДО в учетную систему, сотрудникам не придется осваивать новый интерфейс и переход на ЭДО будет реализован минимальными усилиями.

Важно также учесть популярность оператора ЭДО у контрагентов, его надежность, уровень информационной безопасности, выбор решений для интеграции с учетной системой, опыт работы на рынке электронного документооборота и предлагаемые тарифы. 

Больше информации о выборе оператора и системы ЭДО можно найти в статье

diadoc

Переходите на Диадок и обменивайтесь юридически значимыми документами с партнерами

Заключение соглашения

При переходе на нового оператора электронного документооборота представители компании подписывают несколько документов: договор по оказанию услуг, уведомление контрагентов и соглашение об ЭДО. 

Договор предоставляет поставщик услуг, уведомление контрагенту может быть составлено в свободной форме. Соглашение об использовании электронного документооборота с новым оператором не имеет определенного шаблона, его составляют сотрудники организаций.

Что обычно входит в соглашение

  • тип электронной подписи;
  • данные оператора;
  • виды и форматы электронных документов, которые использует компания;
  • сроки хранения и уничтожения данных;
  • термины и определения;
  • порядок выставления и получения документов;
  • порядок обмена неформализованными документами.

Если планируете включить в текст соглашения информацию и критерии обмена электронными документами, впишите регламент работы отдельным пунктом.

Уведомление контрагентов о смене оператора

Важно связаться с партнерами и передать им информацию о том, что компания сменила оператора ЭДО. Сделать это можно в свободной форме: позвонить или написать контрагенту и рассказать о новом способе обмена документами.

Если смена оператора предусматривает изменения в документообороте с партнерами, лучше оформить уведомление в письменной форме с подробным описанием нового формата взаимодействия. При условии значительных изменений понадобится составить регламент работы, чтобы переход получился бесшовным. В таком случае можно оформить общее уведомление для всех контрагентов и регламенты для нетипичных вариантов обмена документами. 

Подключение контрагентов к новому оператору или настройка роуминга

После уведомления контрагентов о смене оператора есть несколько вариантов взаимодействия: 

  1. Партнер уже подключен к нужному оператору ЭДО. В этом случае все просто — нужно отправить приглашение контрагенту, а дальше можно начинать обмениваться документами с ним. 
  2. Контрагент готов сменить оператора на того, которого выбрали вы. Ему понадобится продублировать ваши действия: расторгнуть договор с прошлым поставщиком услуг и подключиться к новому. 
  3. Партнер не собирается менять оператора, но готов работать через роуминг. Тогда потребуется настроить обмен документами. 

Как работать с контрагентом после смены оператора ЭДО

Как настроить роуминг

Роуминг помогает обмениваться документами с контрагентами, которые подключены к разным операторам ЭДО. Для использования роуминга нужно, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда компании могут отправлять и получать документы, как обычно. Когда роуминга между провайдерами нет, организация продолжает обмениваться с контрагентом бумажными документами. Поэтому выбирайте оператора, у которого есть значительный перечень роуминговых соединений с другими провайдерами. 

Для подключения роуминга необходимо:

  • проверить, доступен ли он с оператором контрагента;
  • заполнить заявку на подключение;
  • дождаться настройки от представителей операторов ЭДО;
  • получить уведомление о завершении настройки.

Некоторые системы ЭДО, например Диадок, поддерживают автоматическую настройку роуминга через приглашение контрагента в системе. В таком случае не понадобится оформлять заявку. Проверить, с каким оператором доступен автороуминг, можно в разделе «Роуминг».

Подробнее о том, как настроить роуминг в Диадоке, рассказываем в статье

Уведомление налоговой о смене оператора ЭДО

После перехода на работу с новым оператором электронного документооборота компания должна передать информацию в ФНС по месту регистрации — в ту же налоговую организация обычно подает отчетность. Связано это с тем, что со сменой оператора меняется идентификатор участника ЭДО. 

В уведомлении указывают актуальные сведения о налогоплательщике. Требования к оформлению подробно описаны в письме №ЕА-4-26/3910@ от 31.03.2022 г. Получив уведомление, налоговая проверяет: 

  • полномочия получателей, указанных в уведомлении;
  • достоверность сертификатов ключа проверки электронной подписи.

Заключение

Таким образом, компания достаточно легко может сменить текущего оператора ЭДО. Достаточно выбрать нового поставщика услуг, оформить документы и отправить уведомление контрагентам и в налоговую. Если партнер подключен к другому оператору, обмениваться документами с ним можно при помощи роуминга. 

Популярные вопросы

Можно ли подключиться к нескольким операторам ЭДО?

Да, это допустимо, если компания таким способом обменивается документами с разными контрагентами. Однако это не очень удобно. Иногда проще использовать роуминг.

Обязательно ли отправлять уведомление контрагентам о переходе на нового оператора? 

Законом это не предусмотрено, но предупреждение коллег поможет избежать сложностей и задержек в подписании юридически значимых документов. 

Нужно ли извещать Пенсионный фонд России о смене оператора?

Нет, обязательно отправлять уведомление только в налоговую службу, также желательно уведомить контрагентов. В ПФР отправлять информацию не нужно. 

Что лучше — роуминг или подключение к нескольким операторам ЭДО?

Четкого ответа нет, нужно оценивать запросы организации и особенности работы с контрагентами. Роуминг удобнее, так как не требует заключения нового договора с оператором, смены идентификатора участника ЭДО и отправки уведомлений. 

diadoc

Подключайтесь к Диадоку, используйте автороуминг и другие возможности сервиса


От бумажного документооборота к электронному

Электронный документооборот (ЭДО) становится все популярнее, так как значительно упрощает работу компаний с контрагентами. Рассмотрим, в чем его отличие от бумажного, какие преимущества и недостатки есть у обоих видов документооборота и как выбрать подходящего оператора ЭДО.

Первичные документы в ЭДО

В этой статье мы расскажем, что такое первичные документы, как их оформлять, передавать контрагентам и отправлять в ФНС. Разберем требования к первичке и поговорим о плюсах работы с ней в системе электронного документооборота.

Хранение электронных документов

Уже к 2024 году ФНС строит планы по массовому переводу бизнеса в России на электронный документооборот (ЭДО). Для маркируемых и прослеживаемых товаров ЭДО уже стал обязательным. Объем обмена документами между компаниями постоянно растет, количество файлов увеличивается. Разбираем, в каком виде хранить информацию и как ей пользоваться.

ЭДО для Wildberries

Wildberries («Вайлдберриз») — крупный маркетплейс, на котором зарегистрировано свыше 300 тысяч предпринимателей. Обязателен ли электронный документооборот для этой онлайн-площадки, как к ней подключиться и в чем особенности работы на Wildberries, рассмотрим в статье.

Формализованные и неформализованные документы

Переход большого количества организаций и учетных органов на электронный документооборот (ЭДО) сделал подачу налоговой отчетности намного быстрее. Чтобы автоматизировать процесс, отчетные документы формализованы. В ЭДО для обмена с контрагентами тоже используют такой тип документов. Разберем подробнее, что такое формализованные и неформализованные документы, чем отличаются и как с ними работать в системе ЭДО.