Смена оператора

Иногда компания сталкивается с необходимостью сменить одного оператора электронного документооборота (ЭДО) на другого. В такой момент могут возникнуть вопросы: нужно ли отправлять уведомление в налоговый орган и контрагентам, как перестроить работу с партнерами, сколько времени займет процесс. Давайте разберемся. 

diadoc

Оцените возможности Диадока

Обменивайтесь документами онлайн в безопасной системе

Можно ли сменить оператора ЭДО

Да, по желанию компания может поменять оператора электронного документооборота (ЭДО). Также некоторые организации для обмена документами с контрагентами заключают договоры с рядом операторов ЭДО. Тогда они регистрируют несколько ящиков организации в разных системах ЭДО — по одному на каждого оператора.

Процедура завершения партнерства с предыдущим оператором зависит от условий договора и запроса организации. При наличии оплаты за неиспользованный период понадобится больше времени и документальное подтверждение, чтобы оформить возврат средств. 

Как сменить оператора ЭДО

Компании, которые планируют поменять оператора документооборота, должны провести предварительную работу:

  1. Выбрать нового оператора и подходящий тариф. 
  2. Обратиться к текущему поставщику услуг и подать заявление на расторжение договора. 
  3. Заключить договор с новым оператором. Для этого необходимо обратиться к представителю провайдера и оставить заявку на подключение. С вами свяжется менеджер, поможет заполнить договор и выставит счет на оплату. 
  4. Передать данные об изменениях в Федеральную налоговую службу. 
  5. Сообщить информацию контрагентам и объяснить новый принцип работы, если что-то поменяется в вашем взаимодействии. 
  6. Обучить сотрудников работе в системе оператора и назначить ответственных. 

Таким образом, смена оператора — достаточно прозрачный процесс, который требует подписания нескольких документов, уведомления партнеров и ФНС. 

Как сменить оператора ЭДО: пошаговая инструкция

Выбор нового оператора

Если организация решила сменить оператора ЭДО, но не определилась с конкретным поставщиком услуг, выбор следует делать с учетом важных моментов:

  • Новый оператор должен поддерживать возможность работы со всеми нужными вам видами документов. 
  • Желательно, чтобы поставщик услуг предоставлял роуминг, так как последний позволяет обмениваться документами между собой клиентам разных операторов.
  • У оператора  должна быть возможность настроить интеграцию системы ЭДО с учетной системой компании, например 1С. Если встроить ЭДО в учетную систему, сотрудникам не придется осваивать новый интерфейс и переход на ЭДО будет реализован минимальными усилиями.

Важно также учесть популярность оператора ЭДО у контрагентов, его надежность, уровень информационной безопасности, выбор решений для интеграции с учетной системой, опыт работы на рынке электронного документооборота и предлагаемые тарифы. 

Больше информации о выборе оператора и системы ЭДО можно найти в статье

diadoc

Переходите на Диадок и обменивайтесь юридически значимыми документами с партнерами

Заключение соглашения

При переходе на нового оператора электронного документооборота представители компании подписывают несколько документов: договор по оказанию услуг, уведомление контрагентов и соглашение об ЭДО. 

Договор предоставляет поставщик услуг, уведомление контрагенту может быть составлено в свободной форме. Соглашение об использовании электронного документооборота с новым оператором не имеет определенного шаблона, его составляют сотрудники организаций.

Что обычно входит в соглашение

  • тип электронной подписи;
  • данные оператора;
  • виды и форматы электронных документов, которые использует компания;
  • сроки хранения и уничтожения данных;
  • термины и определения;
  • порядок выставления и получения документов;
  • порядок обмена неформализованными документами.

Если планируете включить в текст соглашения информацию и критерии обмена электронными документами, впишите регламент работы отдельным пунктом.

Уведомление контрагентов о смене оператора

Важно связаться с партнерами и передать им информацию о том, что компания сменила оператора ЭДО. Сделать это можно в свободной форме: позвонить или написать контрагенту и рассказать о новом способе обмена документами.

Если смена оператора предусматривает изменения в документообороте с партнерами, лучше оформить уведомление в письменной форме с подробным описанием нового формата взаимодействия. При условии значительных изменений понадобится составить регламент работы, чтобы переход получился бесшовным. В таком случае можно оформить общее уведомление для всех контрагентов и регламенты для нетипичных вариантов обмена документами. 

Подключение контрагентов к новому оператору или настройка роуминга

После уведомления контрагентов о смене оператора есть несколько вариантов взаимодействия: 

  1. Партнер уже подключен к нужному оператору ЭДО. В этом случае все просто — нужно отправить приглашение контрагенту, а дальше можно начинать обмениваться документами с ним. 
  2. Контрагент готов сменить оператора на того, которого выбрали вы. Ему понадобится продублировать ваши действия: расторгнуть договор с прошлым поставщиком услуг и подключиться к новому. 
  3. Партнер не собирается менять оператора, но готов работать через роуминг. Тогда потребуется настроить обмен документами. 

Как работать с контрагентом после смены оператора ЭДО

Как настроить роуминг

Роуминг помогает обмениваться документами с контрагентами, которые подключены к разным операторам ЭДО. Для использования роуминга нужно, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда компании могут отправлять и получать документы, как обычно. Когда роуминга между провайдерами нет, организация продолжает обмениваться с контрагентом бумажными документами. Поэтому выбирайте оператора, у которого есть значительный перечень роуминговых соединений с другими провайдерами. 

Для подключения роуминга необходимо:

  • проверить, доступен ли он с оператором контрагента;
  • заполнить заявку на подключение;
  • дождаться настройки от представителей операторов ЭДО;
  • получить уведомление о завершении настройки.

Некоторые системы ЭДО, например Диадок, поддерживают автоматическую настройку роуминга через приглашение контрагента в системе. В таком случае не понадобится оформлять заявку. Проверить, с каким оператором доступен автороуминг, можно в разделе «Роуминг».

Подробнее о том, как настроить роуминг в Диадоке, рассказываем в статье

Уведомление налоговой о смене оператора ЭДО

После перехода на работу с новым оператором электронного документооборота компания должна передать информацию в ФНС по месту регистрации — в ту же налоговую организация обычно подает отчетность. Связано это с тем, что со сменой оператора меняется идентификатор участника ЭДО. 

В уведомлении указывают актуальные сведения о налогоплательщике. Требования к оформлению подробно описаны в письме №ЕА-4-26/3910@ от 31.03.2022 г. Получив уведомление, налоговая проверяет: 

  • полномочия получателей, указанных в уведомлении;
  • достоверность сертификатов ключа проверки электронной подписи.

Таким образом, компания достаточно легко может сменить текущего оператора ЭДО. Достаточно выбрать нового поставщика услуг, оформить документы и отправить уведомление контрагентам и в налоговую. Если партнер подключен к другому оператору, обмениваться документами с ним можно при помощи роуминга. 

Популярные вопросы

Да, это допустимо, если компания таким способом обменивается документами с разными контрагентами. Однако это не очень удобно. Иногда проще использовать роуминг.

Законом это не предусмотрено, но предупреждение коллег поможет избежать сложностей и задержек в подписании юридически значимых документов. 

Нет, обязательно отправлять уведомление только в налоговую службу, также желательно уведомить контрагентов. В ПФР отправлять информацию не нужно. 

Четкого ответа нет, нужно оценивать запросы организации и особенности работы с контрагентами. Роуминг удобнее, так как не требует заключения нового договора с оператором, смены идентификатора участника ЭДО и отправки уведомлений. 

diadoc

Подключайтесь к Диадоку, используйте автороуминг и другие возможности сервиса


Сравните затраты на бумажный и электронный документооборот

Пришлем ссылку на онлайн-калькулятор ответным письмом на почту, которую вы указали

Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Организация документооборота в компании

Правильная организация документооборота в компании помогает рационально распределять ресурсы, нагрузку на сотрудников, оптимизировать скорость бизнес-процессов. Расскажем подробнее, что входит в делопроизводство и как вести его эффективно. 

Электронный договор

Бизнес все чаще оформляет деловые отношения с помощью электронных договоров — это быстрее и дешевле, чем сделка на бумаге. Что учесть при заключении договоров в электронном виде, расскажем в статье.

Как отправить договор по ЭДО

Передать контрагенту договор в электронном виде проще всего через систему электронного документооборота. Разберемся, как это сделать и почему это удобнее и быстрее, чем отправить документ по почте.

Подписание первичных документов

Первичка составляет значительную часть документооборота компании с контрагентами. Чтобы процесс был быстрее и проще, а ошибок в бухгалтерских документах меньше, бизнес переходит на ЭДО. Как подписывать первичные документы в электронном виде, чтобы не было претензий от налоговой, расскажем в статье.

Вход в личный кабинет системы ЭДО Диадок

В личный кабинет Контур.Диадока можно войти, используя логин и пароль, сертификат электронной подписи, номер телефона или ссылку. Пошагово рассмотрим каждый способ и разберем особенности работы в системе с электронной подписью и без нее.

Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке