От бумажного документооборота к электронному

Что такое электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот — это обмен электронными юридически значимыми документами между компаниями посредством телекоммуникационного канала связи, предоставляемого оператором ЭДО. 

Электронный документ — файл, заверенный электронной подписью. Он юридически равен бумажному документу и не требует хранения в печатном виде. Заверяя электронные документы, предпочтительно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Это обеспечивает большую безопасность: сертификат электронной подписи выдается только аккредитованным удостоверяющим центром, а для его создания используются программные средства, соответствующие требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Оператор электронного документооборота предоставляет пользователям надежную систему ЭДО, которая проходит обязательную проверку Федеральной налоговой службы РФ.

Процесс работы с электронными документами выглядит следующим образом:

1. Компания открывает веб-версию или программу, предоставленную оператором.
2. Выбирает контрагента, загружает или создает документ в сервисе и отправляет его.
3. Контрагент получает документ в течение нескольких секунд. 
4. Если нужна подпись, получатель подписывает документ или отказывает в подписи.
5. Движение документа по цепочке обозначается статусами: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи» и т.д.

Электронный документооборот не требует длительного обучения сотрудников, так как процесс отправки и подписания абсолютно прозрачен и напоминает деловую переписку в электронной почте.

Внедрение ЭДО в жизнь компании позволяет оптимизировать скорость работы с контрагентами, уменьшить расходы на бумагу и оргтехнику. Особую популярность электронный документооборот обрел в последнее время — за 2020–2021 годы значительно вырос объем передаваемых электронных документов. 

В чем отличие ЭДО от бумажного документооборота

Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В ЭДО файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. Оператор ЭДО хранит документы в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей. 

Разберем отличия подробнее. 

Таким образом, электронный документооборот — более мобильный и универсальный способ обмена документами с контрагентами. Он экономит средства за счет снижения затрат на оргтехнику и расходники, помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Рассмотрим плюсы и минусы электронного документооборота. Среди преимуществ можно выделить следующие:

• Оптимизация бизнес-процессов. Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.
• Снижение расходов. Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников. 
• Безопасность. Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.  
• Упрощенное представление документов в контролирующие органы. Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы. 
• Освобождение места в архиве. Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищенном сервере.
• Снижение количества ошибок. Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учетными системами исключает ошибки ручного переноса данных.

Не все компании переходят на ЭДО, так как видят недостатки:

• Понадобится заключить договор, назначить ответственных сотрудников и получить КЭП. Эти действия обычно занимают несколько рабочих дней. Если вам подходит способ работы через веб-версию и КЭП уже есть, то можно начать работать с документами в тот же день.
• Контрагенты подключены к разным операторам. Вопрос легко решить, если оператор контрагента поддерживает роуминг. 
• Необходимо обучить сотрудников использовать новую систему. На самом деле интерфейс сервиса не сложнее, чем у электронной почты.

Так выглядит веб-версия системы ЭДО Диадок

Таким образом, кажущиеся недостатки связаны с отсутствием информации об ЭДО. 

Как перейти с бумажного документооборота на электронный

Переход с бумажного на электронный документооборот происходит в несколько этапов:

1. Выберите оператора ЭДО. Он должен обеспечивать безопасность, предоставлять нужную функциональность, поддерживать роуминг и быть популярным у контрагентов. 
2. Организуйте работу внутри компании. Проанализируйте, как построен документооборот, какие сотрудники в нем участвуют. Составьте регламент и проведите обучение с учетом перехода на ЭДО.
3. Пропишите возможность использования электронных документов в учетной политике компании. Укажите ответственных за работу с ЭДО специалистов.
4. Выберите техническое решение. Система электронного документооборота представлена в виде веб-версии, модуля для 1С и интеграционных решений для других учетных систем. 

После перехода на ЭДО не забудьте проинформировать своих контрагентов. Сделать это можно с помощью электронной почты, баннеров и новостей на сайте. Команда Диадока подготовила шаблоны для вас.

Как выбрать оператора

При выборе оператора ЭДО учитывайте моменты:

1. Надежность компании. Доверять стоит провайдеру, который одобрен Федеральной налоговой службой и работает с крупными клиентами. 
2. Функциональность системы ЭДО. Исходите из запросов. Если нужны сложные цепочки согласований, роуминг, интеграция сервиса в учетную систему, выбирайте оператора, который предоставляет такие услуги. 
3. Информационная безопасность. Чтобы уберечь документы, необходимо заключить договор с оператором, который использует защищенные каналы связи, квалифицированную электронную подпись, серверы с ограниченным доступом. 
4. Техническая поддержка. Наличие круглосуточной и оперативной службы поддержки обеспечит быстрый переход на ЭДО, настройку внутренних процессов и непрерывную работу сервиса. 
5. Тарифы. Отдавайте предпочтение сервисам с гибкой ценовой политикой. Узнать, какой размер пакета исходящих документов подойдет для вашей компании, можно с помощью онлайн-калькулятора. 
6. Доступность интерфейса. Чем проще будет процесс обмена документами, тем быстрее получится обучить сотрудников новому формату работы. 
7. Поддержка мобильных устройств и веб-интерфейса. 

С учетом этих факторов компании подбирают оператора, который обеспечит быструю настройку ЭДО внутри компании. 

Как составить цепочку документооборота внутри компании

При переходе с бумажного на электронный формат работы нужно адаптировать цепочку документооборота внутри компании:

• определить ответственных сотрудников и подписантов;
• выстроить цепочку передачи документов;
• создать инструкции для бесшовного перехода. 

Дальше можно использовать дополнительные опции, предоставляемые оператором, которые помогают автоматизировать часть процессов. Например, создавать маршруты согласования, когда документ следует от одного исполнителя к другому, создавать шаблоны документов или теги, которые упрощают поиск. 

Получение КЭП

С 2022 года порядок работы с электронной подписью меняется. Подробнее об этом рассказываем в статье. Изменения необходимо учитывать при получении квалифицированной электронной подписи. 

Оформить электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре в соответствии с требованиями закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Полный перечень документов и требований для получения КЭП лучше заранее уточнить в удостоверяющем центре. Список таких организаций указан на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. 

Операторы электронного документооборота часто выступают посредниками в получении КЭП, благодаря этому можно подключиться к ЭДО быстрее. 

Подключение контрагентов

Действия компании по подключению партнеров будут зависеть от того, работает ли контрагент на бумаге или уже перешел на ЭДО:

• Когда организация использует ЭДО, достаточно отправить электронное приглашение, а после принятия приглашения можно начать обмениваться документами напрямую либо через роуминг.
• Если компания еще не подключена к ЭДО, предложите заключить договор со своим оператором для упрощения обмена. 

Заключать с контрагентами договор об обмене файлами с помощью системы ЭДО не требуется. Но по желанию вы можете составить соглашение.

Переход с бумажного документооборота на электронный — не только способ сэкономить на печати. Это безопасный и понятный процесс обмена документами, который помогает компании освободить время сотрудников для первостепенных задач.