От бумажного документооборота к электронному

Электронный документооборот (ЭДО) становится все популярнее, так как значительно упрощает работу компаний с контрагентами. Рассмотрим, в чем его отличие от бумажного, какие преимущества и недостатки есть у обоих видов документооборота и как выбрать подходящего оператора ЭДО.

diadoc

Оптимизируйте документооборот с помощью Диадока — обменивайтесь документами с контрагентами онлайн, экономьте средства и время

Что такое электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот — это обмен электронными юридически значимыми документами между компаниями посредством телекоммуникационного канала связи, предоставляемого оператором ЭДО. 

Электронный документ — файл, заверенный электронной подписью. Он юридически равен бумажному документу и не требует хранения в печатном виде. Заверяя электронные документы, предпочтительно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Это обеспечивает большую безопасность: сертификат электронной подписи выдается только аккредитованным удостоверяющим центром, а для его создания используются программные средства, соответствующие требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Оператор электронного документооборота предоставляет пользователям надежную систему ЭДО, которая проходит обязательную проверку Федеральной налоговой службы РФ.

Процесс работы с электронными документами выглядит следующим образом:

  1. Компания открывает веб-версию или программу, предоставленную оператором.
  2. Выбирает контрагента, загружает или создает документ в сервисе и отправляет его.
  3. Контрагент получает документ в течение нескольких секунд. 
  4. Если нужна подпись, получатель подписывает документ или отказывает в подписи.
  5. Движение документа по цепочке обозначается статусами: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи» и т.д.
 

Электронный документооборот не требует длительного обучения сотрудников, так как процесс отправки и подписания абсолютно прозрачен и напоминает деловую переписку в электронной почте.

Внедрение ЭДО в жизнь компании позволяет оптимизировать скорость работы с контрагентами, уменьшить расходы на бумагу и оргтехнику. Особую популярность электронный документооборот обрел в последнее время — за 2020–2021 годы значительно вырос объем передаваемых электронных документов. 

diadoc

Обменивайтесь документами с контрагентами в Диадоке

В чем отличие ЭДО от бумажного документооборота

Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В ЭДО файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. Оператор ЭДО хранит документы в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей. 

Разберем отличия подробнее. 

Критерии ЭДО Бумажный дкоументооборот
Документы являются оригиналами и имеют юридическую силу Да Да
Можно ли потерять документ Нет Да
Прозрачность документооборота Можно узнать из истории документа, кто подписал и отправил его, а также увидеть точное время, когда это произошло Можно узнать подписанта
Время передачи контрагенту Мгновенно От 2 до 10 рабочих дней, зависит от удаленности компании и выбранной услуги почтовой службы
Требуется физическое  хранилище Нет Да
Требуется применение оргтехники Нет Да
Есть поиск по ключевым словам Да Нет

Таким образом, электронный документооборот — более мобильный и универсальный способ обмена документами с контрагентами. Он экономит средства за счет снижения затрат на оргтехнику и расходники, помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота.

diadoc

Сделайте документооборот простым и прозрачным — подключайтесь к Диадоку

Преимущества и недостатки ЭДО

Рассмотрим плюсы и минусы электронного документооборота. Среди преимуществ можно выделить следующие:

  • Оптимизация бизнес-процессов. Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.
  • Снижение расходов. Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников. 
  • Безопасность. Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.  
  • Упрощенное представление документов в контролирующие органы. Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы. 
  • Освобождение места в архиве. Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищенном сервере.
  • Снижение количества ошибок. Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учетными системами исключает ошибки ручного переноса данных.

Не все компании переходят на ЭДО, так как видят недостатки:

  • Понадобится заключить договор, назначить ответственных сотрудников и получить КЭП. Эти действия обычно занимают несколько рабочих дней. Если вам подходит способ работы через веб-версию и КЭП уже есть, то можно начать работать с документами в тот же день.
  • Контрагенты подключены к разным операторам. Вопрос легко решить, если оператор контрагента поддерживает роуминг. 
  • Необходимо обучить сотрудников использовать новую систему. На самом деле интерфейс сервиса не сложнее, чем у электронной почты.

Так выглядит веб-версия системы ЭДО Диадок

Таким образом, кажущиеся недостатки связаны с отсутствием информации об ЭДО. 

Как перейти с бумажного документооборота на электронный

Переход с бумажного на электронный документооборот происходит в несколько этапов:

  1. Выберите оператора ЭДО. Он должен обеспечивать безопасность, предоставлять нужную функциональность, поддерживать роуминг и быть популярным у контрагентов. 
  2. Организуйте работу внутри компании. Проанализируйте, как построен документооборот, какие сотрудники в нем участвуют. Составьте регламент и проведите обучение с учетом перехода на ЭДО.
  3. Пропишите возможность использования электронных документов в учетной политике компании. Укажите ответственных за работу с ЭДО специалистов.
  4. Выберите техническое решение. Система электронного документооборота представлена в виде веб-версии, модуля для 1С и интеграционных решений для других учетных систем. 

После перехода на ЭДО не забудьте проинформировать своих контрагентов. Сделать это можно с помощью электронной почты, баннеров и новостей на сайте. Команда Диадока подготовила шаблоны для вас.

diadoc

Переходите на ЭДО и приглашайте партнеров для обмена документами

Как выбрать оператора

При выборе оператора ЭДО учитывайте моменты:

  1. Надежность компании. Доверять стоит провайдеру, который одобрен Федеральной налоговой службой и работает с крупными клиентами. 
  2. Функциональность системы ЭДО. Исходите из запросов. Если нужны сложные цепочки согласований, роуминг, интеграция сервиса в учетную систему, выбирайте оператора, который предоставляет такие услуги. 
  3. Информационная безопасность. Чтобы уберечь документы, необходимо заключить договор с оператором, который использует защищенные каналы связи, квалифицированную электронную подпись, серверы с ограниченным доступом. 
  4. Техническая поддержка. Наличие круглосуточной и оперативной службы поддержки обеспечит быстрый переход на ЭДО, настройку внутренних процессов и непрерывную работу сервиса. 
  5. Тарифы. Отдавайте предпочтение сервисам с гибкой ценовой политикой. Узнать, какой размер пакета исходящих документов подойдет для вашей компании, можно с помощью онлайн-калькулятора
  6. Доступность интерфейса. Чем проще будет процесс обмена документами, тем быстрее получится обучить сотрудников новому формату работы. 
  7. Поддержка мобильных устройств и веб-интерфейса. 

С учетом этих факторов компании подбирают оператора, который обеспечит быструю настройку ЭДО внутри компании. 

Как составить цепочку документооборота внутри компании

При переходе с бумажного на электронный формат работы нужно адаптировать цепочку документооборота внутри компании:

  • определить ответственных сотрудников и подписантов;
  • выстроить цепочку передачи документов;
  • создать инструкции для бесшовного перехода. 

Дальше можно использовать дополнительные опции, предоставляемые оператором, которые помогают автоматизировать часть процессов. Например, создавать маршруты согласования, когда документ следует от одного исполнителя к другому, создавать шаблоны документов или теги, которые упрощают поиск. 

diadoc

Используйте возможности ЭДО в полной мере — подключайтесь к Диадоку

Получение КЭП

С 2022 года порядок работы с электронной подписью меняется. Подробнее об этом рассказываем в статье. Изменения необходимо учитывать при получении квалифицированной электронной подписи. 

Оформить электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре в соответствии с требованиями закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Полный перечень документов и требований для получения КЭП лучше заранее уточнить в удостоверяющем центре. Список таких организаций указан на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. 

Операторы электронного документооборота часто выступают посредниками в получении КЭП, благодаря этому можно подключиться к ЭДО быстрее. 

diadoc

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура и подключим компанию к ЭДО

Подключение контрагентов

Действия компании по подключению партнеров будут зависеть от того, работает ли контрагент на бумаге или уже перешел на ЭДО:

  • Когда организация использует ЭДО, достаточно отправить электронное приглашение, а после принятия приглашения можно начать обмениваться документами напрямую либо через роуминг.
  • Если компания еще не подключена к ЭДО, предложите заключить договор со своим оператором для упрощения обмена. 

Заключать с контрагентами договор об обмене файлами с помощью системы ЭДО не требуется. Но по желанию вы можете составить соглашение.

Заключение

Переход с бумажного документооборота на электронный — не только способ сэкономить на печати. Это безопасный и понятный процесс обмена документами, который помогает компании освободить время сотрудников для первостепенных задач. 

diadoc

Подключитесь к Диадоку бесплатно и оцените преимущества электронного документооборота


ЭДО для начинающих

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям и предпринимателям обмениваться документами с контрагентами в режиме онлайн. Это помогает сократить расходы на доставку и освободить сотрудников от рутинных задач.

ЭДО для компании

Государство с каждым годом расширяет перечень областей, где необходим ЭДО. Он уже стал обязательным для участников оборота прослеживаемых и маркированных товаров. В этой статье расскажем о целях перехода на ЭДО, видах электронных документов и мерах по обеспечению их безопасности, а также выборе провайдера.

Экономия бумаги в офисе

В 2022 году цены на бумагу для печати выросли в три раза. Печать одного листа формата А4 стала обходиться офису в 4 рубля — раньше это было 1,5 рубля. А количество документации, как внешней, так и внутренней, не уменьшилось. Это сделало проблему экономии бумаги особенно актуальной. Рассмотрим, что поможет компаниям снизить расходы.

Смена оператора

Иногда компания сталкивается с необходимостью сменить одного оператора электронного документооборота (ЭДО) на другого. В такой момент могут возникнуть вопросы: нужно ли отправлять уведомление в налоговый орган и контрагентам, как перестроить работу с партнерами, сколько времени займет процесс. Давайте разберемся. 

Первичные документы в ЭДО

В этой статье мы расскажем, что такое первичные документы, как их оформлять, передавать контрагентам и отправлять в ФНС. Разберем требования к первичке и поговорим о плюсах работы с ней в системе электронного документооборота.