Электронные документы — это аналоги бумажных. Они позволяют вести с контрагентами юридически значимый электронный документооборот (ЭДО). Для удобства и отслеживания действий с документами в системе ЭДО Диадок существуют статусы. Рассказываем, что они означают.
Подключим к ЭДО и поможем настроить обмен электронными документами с контрагентами
Что такое статус электронного документа
Для обмена данными в ЭДО применяются электронные документы. Электронный документ — это электронно-цифровой файл, который подписан электронной подписью (ЭП) и имеет реквизиты, подтверждающие его подлинность. Такой документ приравнивается к оригиналу и обладает юридической силой. Поэтому с помощью ЭДО можно заключать договоры, проводить и закрывать сделки.
Электронные документы бывают формализованные и неформализованные. Формализованные создаются в формате xml и должны соответствовать определенной структуре. Обработку таких документов легко автоматизировать. Неформализованные — это файлы в произвольных форматах. В Диадоке вы можете обмениваться любыми документами, в том числе собственного формата.
Электронный документооборот проходит в Диадоке как с помощью интеграционных решений, так и в веб-версии.
Пользователь загружает документы в систему ЭДО с компьютера или формирует их прямо в редакторе Диадока, согласовывает, подписывает и отправляет контрагенту. Также их можно направить конкретному клиенту или поставщику в разделе «Контрагенты».
В момент отправки сервис ЭДО проверяет:
- валидность электронной подписи, то есть верно ли она сформирована технически;
- соответствует ли подпись файлу;
- валидность и сроки действия сертификата, которым выполнена подпись, в том числе проверяется, не попал ли он в списки отзыва;
- валидность и сроки действия сертификатов из всей цепочки сертификатов, в том числе идет проверка в списках отзыва.
Для формализованных документов выполняется еще форматно-логический контроль.
В веб-интерфейсе Диадока подпись формирует сам пользователь. Если сертификат не валиден или документ не соответствует формату, файл отправить не получится. В таком случае пользователь увидит ошибки на более ранних этапах.
В момент подписания документа второй стороной Диадок также проверяет сертификат подписи. Если всё в порядке, документооборот считается завершенным, а система автоматически формирует протокол передачи по каждому документообороту. В протоколе, который можно скачать или распечатать, фиксируются все действия, которые произвели стороны.
Для того чтобы узнавать, на какой стадии обработки находится документ, в Диадоке используются статусы. Они позволяют отслеживать состояние накладной, акта, договора, соглашения и всех других документов. Благодаря этой графе вы в любой момент будете в курсе, подписан документ или только ожидает визирования.
Настроим безопасный и удобный обмен электронными документами
Где смотреть статус в Диадоке
На главной странице веб-версии системы ЭДО Диадок пользователь видит список входящих документов и опции, которые можно к ним применить. Для удобства рядом с названиями файлов отражаются наименование их отправителя, дата и статус. В разделе исходящих интерфейс тот же.
Список статусов и их пояснение
В Диадоке существуют статусы для различных стадий документооборота. Статусы зависят от того, какой этап проходит документ, выполнили ли ответственные сотрудники задачи по согласованию и подписанию, подписал ли документ контрагент. Многие статусы парные, но с разных сторон отображаются по-разному. Например, «Подписан» и «Подписан контрагентом».
Кроме того, статусы делят на основные и второстепенные. К последним относятся состояния документа, который находится на согласовании. Статусы согласования отображаются только в том ящике, в котором это согласование выполняется, и не видны другой стороне.
Разберем статусы по типовым категориям.
Электронный документооборот завершен
В эту группу входят статусы, указывающие на то, что обмен электронными документами с контрагентом так или иначе закончен.
«Документооборот завершен»
Этот статус появляется в том случае, если от сторон не требуется дополнительных действий:
- документ односторонний, успешно доставлен получателю, не требовал ответной подписи получателя;
- по документу выполнено ответное действие со стороны получателя: поставлена ответная подпись, сформирован ответный титул, отправлено извещение о получении.
«Подписан» и «Подписан контрагентом»
Первый статус видит получатель, а второй — отправитель. Это утверждение, что контрагент или вы, в зависимости от стороны, на которой отображается статус, подписали документ. Таким образом, документооборот завершен, а документ получил юридическую силу.
«Подписан с разногласиями» и «Подписан с разногласиями контрагентом»
Статус, который появился в Диадоке с 1 февраля 2022 года и применяется только для новых документов. Он возможен при обмене универсальными передаточными документами (УПД), исправленными УПД, актами выполненных работ, накладными, актами КС-2 и КС-3. Статус возникает, если при подписании вы или контрагент выбрали значение «принято с разногласиями» и заполнили данные документа о расхождении, указав его наименование, вид, номер, дату.
«В подписи отказано» и «Контрагент отказал в подписи»
Статусы информируют о непринятом одной из сторон электронном документе. Они означают, что вы отправили отказ контрагенту или получатель отказал в подписи.
«Аннулирован»
Статус обозначает, что документ аннулирован. Аннулирование входящих и исходящих применяется, если обнаружены ошибки в уже подписанном документе. Диадок самостоятельно формирует соглашение об аннулировании, которое должны подписать обе стороны.
«Отказано в аннулировании»
Статус сообщает о том, что по документу отказано в аннулировании. Такой статус появляется, если контрагент не согласен с решением об аннулировании и отказал в подписи двустороннего соглашения.
Электронный документооборот не завершен
В эту категорию входят статусы, сообщающие о том, что обмен электронными документами со второй стороной не закончен. Такие статусы относят к нескольким группам.
Электронный документ требует подписания или другой обработки
- «Требуется подписать извещение» и «Ожидается извещение о получении»
Парные статусы. Первый появляется при получении счета-фактуры (СФ). Согласно приказу Минфина №14Н от 05.02.2021 при получении СФ необходимо подписать извещение о получении. При входе в сервис с сертификатом извещения формируются и подписываются автоматически. Второй статус возникает, когда извещение должен подписать контрагент. - «Требуется подпись» и «Ожидается подпись контрагента»
Парные статусы. Первый отображается, когда получен новый документ на подпись. Вы можете подписать его или отказать в подписи. Второй информирует о том, что получатель еще не подписал отправленный документ. - «Требуется подписать и отправить»
Статус появляется, когда подготовлен исходящий документ, который необходимо подписать и отправить контрагенту. - «Ошибка в подписи»
Статус означает, что электронная подпись не прошла проверку и не соответствует законодательству. Для того чтобы узнать причину ошибки, на странице просмотра документа нажмите на Ф. И. О. подписанта. После этого в открывшемся окне «Электронная подпись» найдите выделенную красным причину. Для продолжения работы и завершения документооборота обратитесь в техподдержку сервиса.
Электронный документ требует ответа от контрагента
- «Ожидается уточнение» и «Требуется уточнение»
Парные статусы. Информируют о том, что электронный документ требует уточнения у вас или контрагента. - «Ожидается аннулирование» и «Требуется аннулирование»
Парные статусы. Первый определяет входящие и исходящие, ожидающие подписи контрагента на аннулирование. Второй возникает, если аннулирование инициировал контрагент.
Электронный документ требует согласования
Эта категория статусов для документов, которые находятся на согласовании или уже получили его. Каждый статус дополнен указанием Ф. И. О. ответственного за согласование сотрудника или кратким обозначением подразделения. Такие статусы считаются второстепенными и отображаются под основными — например, «Требуется подпись».
- «На согласовании: …»
Статус сигнализирует о том, что документ отправлен сотруднику или подразделению для его согласования. - «На подписании: …»
Такой статус означает, что документ ожидает подписи. В статусе также обозначается Ф. И. О. сотрудника или краткое обозначение подразделения, которые должны визировать документ. - «Согласован: …»
Статус информирует о том, что документ согласован и готов к следующим этапам документооборота — подписанию, отправке. - «Отказано в согласовании: …»
Статус сообщает о том, что ответственный сотрудник отказал в согласовании данного документа. - «Отказано в запросе подписи»
Статус означает, что ответственным лицом или подразделением отправлен отказ в подписи. - «На аннулировании»
Статус обозначает, что документ ожидает подтверждения аннулирования ответственным сотрудником. - «Аннулирование одобрено» и «Аннулирование отклонено»
Статусы сигнализируют о том, что аннулирование было одобрено или отклонено. В соответствии с результатом документ может быть аннулирован или по нему может быть отказано в аннулировании.
ЭДО в Диадоке позволяет обеспечить контроль согласования и подписания документов. Это ускорит все процессы, в том числе получение подписи второй стороны на закрывающих документах и оплату. Прозрачность работы в системе ЭДО гарантирует порядок в документации, что сэкономит время сотрудников и упростит взаимодействие с контролирующими госорганами.
Подключитесь к ЭДО в Диадоке и отправьте первый электронный документ уже сегодня