Чтобы повысить эффективность работы и увеличить скорость бизнес-процессов, компании заменяют бумажные документы электронными. В статье расскажем о плюсах и минусах ЭДО и о том, как происходит его внедрение.
Оцените возможности электронного документооборота
Зачем внедрять ЭДО на предприятии
Доставлять документы почтой или курьером долго и дорого, особенно если контрагент в другом регионе. Случается, что отправления теряют, а вторая сторона не возвращает подписанный экземпляр вовремя. Это увеличивает финансовые риски, задерживает процесс оплаты и отнимает время сотрудников.
Некоторые компании начинают обмениваться документами по электронной почте, но у этого способа есть недостаток. Созданные на бумаге и отсканированные документы не являются юридически значимыми. Их нельзя использовать как доказательство при рассмотрении спора в суде или отправить в контролирующие органы.
Сделать документооборот одновременно быстрым, экономичным и юридически значимым можно, внедрив систему ЭДО.
Плюсы внедрения
- Ускорение обработки и подписания документов. На получение подписи контрагента уходят минуты, а не дни или недели. Ждать возврат оригинала не требуется, получателю достаточно подписать документ электронной подписью.
- Сокращение расходов на доставку и печать. Предприятие больше не платит за повторную отправку в случае утери или ошибки. Можно отказаться от регулярной покупки бумаги и картриджей. Выгода очевидна: средняя цена печати листа — 4 руб., доставки почтой ― 50 руб., а стоимость исходящего документа в Диадоке ― от 4 руб.
- Снижение трудозатрат. Повторяющиеся операции автоматизируются, сотрудники больше не заняты занесением данных в учетную систему, печатью и упаковкой документов.
- Оперативное исправление ошибок. Электронные счета-фактуры, акты и накладные проходят форматный контроль. Система не пропустит некорректно оформленные документы, и пользователь может сразу же их скорректировать.
- Безопасность данных. Оператор ЭДО передает файлы по зашифрованному каналу, а значит, никто не перехватит и не подменит конфиденциальную информацию.
- Ускорение расчетов по сделкам. Контрагенты быстрее подписывают документы, и в результате оплачивают услуги и товары в короткий срок.
- Удобное хранение. Минимальный срок хранения первичных документов ― пять лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Компании вынуждены выделять помещения под архив или передавать эту задачу на аутсорс. С электронными документами всё проще, они не занимают места.
- Документ не потеряется. Можно отследить онлайн, в каком он статусе, подписан ли. Потери в архиве тоже исключены: копии электронных документов хранятся на нескольких серверах оператора ЭДО.
Диадок ускоряет юридически значимый документооборот и гарантирует доставку документов
Минусы внедрения
Иногда предприятия отказываются от ЭДО, потому что видят в нем недостатки. Разберем возможные сложности при внедрении и способы справиться с ними:
- Необходимость сложной интеграции. В некоторых компаниях введены ограничения на изменения в учетных системах. Для таких случаев у Диадока разработано облачное решение ― коннектор. Если предприятие использует самописную систему, возможна интеграция через программный интерфейс (API).
- На внедрение потребуется время. Прежде чем ЭДО заработает и начнет приносить эффект, предстоит выбрать и освоить систему, пригласить контрагентов. Возможно, что решение придется дорабатывать под особенности вашего бизнеса. Этот процесс может занять до полугода. В результате доработки вы получите не просто базовые функции, а именно те, которые необходимы вашему предприятию.
- Контрагенты тоже должны перейти на ЭДО. Для этого понадобится сообщить контрагентам о переходе на ЭДО и пригласить их к обмену документами в сервисе, организовать рассылку соглашений, распространить обучающие презентации и инструкции. Отдел активации Диадока помогает клиентам с этой задачей, в том числе предоставляет шаблоны для рассылки, новостей на сайте, баннеров.
- Придется подготовить сотрудников, которые привыкли работать с бумажными документами. Это не всегда просто. Нужен эксперт, который поможет освоить новое ПО.
На первый взгляд электронный документооборот кажется сложной технологией, на внедрение которой потребуется много ресурсов. Опыт клиентов Контур.Диадока показывает, что на практике это не так. ЭДО проще и быстрее, чем бумажное делопроизводство.
Внедрение занимает в среднем от двух недель до шести месяцев
Как внедрить ЭДО на предприятии
Шаг 1. Определить цель ЭДО
Предприятия решают перейти на ЭДО с разными целями. Ориентируясь на них, команда Диадока помогает подобрать подходящее решение.
Зачем компании из разных отраслей внедряют ЭДО
| Сфера деятельности | Сфера внедрения ЭДО |
|---|---|
| IT | Поставщик и клиент часто находятся в разных частях страны. ЭДО ускоряет обмен документами и защищает от потерь при доставке. |
| Производство | Скорость документооборота влияет на своевременную оплату и поставки. С помощью ЭДО компании быстрее согласуют документы и избавляются от расхождений. |
| Телекоммуникации | Компании работают с большим объемом расчетно-платежных документов. Нужна гарантия, что клиенты получат их в течение пары часов. |
| Факторинг | В сделке участвуют три стороны, поэтому ее заключение занимает много времени. ЭДО ускоряет цикл факторингового документооборота для всех участников. |
| Фармацевтика | Для отрасли характерны частые поставки товара в аптеки, каждая из которых сопровождается пакетом документов. Цель компаний ― оперативно корректировать документы и снизить затраты на печать. |
| Логистика | Клиенты логистических компаний находятся по всей России. Из-за этого бумажный документооборот требует огромных финансовых и трудовых затрат, а ЭДО снижает их. |
| Энергетика | Компании ежемесячно формируют закрывающие документы для потребителей. Рассылать их в электронном виде надежнее и дешевле, чем почтой. Также благодаря ЭДО клиенты быстрее оплачивают услуги. |
Шаг 2. Определить, какие документы будут участвовать в ЭДО на предприятии
Начинать переход к ЭДО стоит с тех участков документооборота, по которым компания несет наибольшие затраты.
Для ряда документов налоговая служба утвердила обязательный формат. Это счета-фактуры, акты приемки, УПД и УКД, товарные накладные. Именно с них чаще начинают переход к ЭДО.
В электронный вид переводят также договорные, отраслевые и другие типы документов. Если предприятие использует собственные форматы, Диадок обеспечит соответствие документов внутренним стандартам организации.
Шаг 3. Прописать регламенты для ЭДО
Все бизнес-процессы, которые существуют на предприятии при бумажном документообороте, можно перевести в электронный вид. Понадобится проанализировать иерархическую структуру организации и распределить по ней входящие документы, настроить цепочки согласования, распределить права доступа для сотрудников.
Перед внедрением ЭДО определяют, кто из сотрудников редактирует, согласовывает, подписывает, отправляет документы. В зависимости от полномочий работникам выдают права доступа и электронные подписи (ЭП). В Диадоке для просмотра файлов достаточно логина и пароля, а подписать и отправить документ может только сотрудник с ЭП.
Порядок использования системы электронного документооборота закрепляют в регламенте.
Шаг 4. Выбор оператора ЭДО
ЭДО организуют операторы. Они предоставляют сервис, уведомляют налоговую службу о новом пользователе, следят за соблюдением законов.
Оператор должен:
- Соответствовать требованиям, выдвигаемым налоговой службой. Полный перечень таких компаний можно найти на сайте ФНС в реестре операторов электронного документооборота. Один из них — СКБ Контур.
- Обеспечить конфиденциальность передаваемых данных. Гарантией безопасности будет независимая экспертиза. Например, Контур трижды проверяли эксперты компании «Информзащита» — в 2014, 2017 и 2022 годах.
- Помогать клиенту в освоении ЭДО, отвечать на вопросы. В процессе работы потребуется оперативная помощь техподдержки. Важна возможность связаться с ней в любое время по телефону, электронной почте или через сайт.
- Участвовать в привлечении контрагентов. Если в системе уже зарегистрировано большинство ваших контрагентов, перейти на ЭДО получится быстро. Для незарегистрированных компаний у Диадока есть бесплатный инструмент «Приглашение в сервис».
- Иметь роуминговые соглашения. Благодаря роумингу вы сможете вести документооборот с максимальным числом контрагентов, не думая о том, к каким операторам ЭДО они подключены. СКБ Контур настроил роуминг почти с 30 операторами. Полный список размещен на сайте.
Шаг 5. Приобретение системы ЭДО
В зависимости от особенностей бизнес-процессов компании можно:
- Использовать веб-версию системы ЭДО. Она не требует специализированного программного обеспечения на рабочем месте, работает в любом браузере.
- Подключить модуль для 1С. Его нужно скачать, установить на компьютер и далее работать в привычном интерфейсе.
- Интегрировать ЭДО с другой учетной системой. У Диадока есть решения для SAP, Oracle, Directum и других.
За модуль и интеграционное решение нужно будет заплатить. Подключение к веб-сервису — бесплатно.
Независимо от способа работы в Диадоке предприятие платит за пакет исходящих документов на год. За входящие платить не нужно. Список исключений указан на странице. Пакет исходящих подключается по предоплате и действует, пока не закончатся документы или не истечет срок действия.
Специалисты Диадока помогут подобрать тариф и ответят на вопросы
Шаг 6. Покупка ЭЦП для ЭДО
ЭЦП ― одно из сокращений от «электронная цифровая подпись». Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признает документы с электронной подписью юридически значимыми и приравнивает их к бумажным оригиналам.
Существуют такие виды ЭП:
- простая;
- усиленная: неквалифицированная или квалифицированная.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) ― самая защищенная. Идентифицирует отправителя и гарантирует, что после подписания не вносились несанкционированные изменения. Чтобы вести документооборот с Росреестром, ФСС, ПФР или участвовать в электронных торгах, подходит только этот вид подписи. Выдают сертификаты КЭП удостоверяющие центры, которые получили аккредитацию Минцифры.
Для ЭДО внутри компании достаточно неквалифицированной подписи (НЭП). Чтобы использовать ее для внешнего документооборота, понадобится заключить с партнерами соглашение о взаимном признании документов, подписанных НЭП, равнозначными оригиналам с собственноручной подписью.
Простая подпись подтверждает только то, что она сформирована конкретным человеком. Она не защищает документ от подделки. После заключения соглашения простую ЭП можно использовать для работы с контрагентами, но чаще ее применяют в корпоративном электронном документообороте.
Выбор вида ЭП зависит от целей предприятия и специфики деятельности, но самая универсальная ― КЭП. Именно ее используют в Диадоке.
Оформление ЭП в удостоверяющем центре Контура занимает 1–2 дня. Электронная подпись для пользователей Диадока действует один год, потом ее переоформляют.
ЭП устанавливают на компьютер или записывают на защищенный носитель.
Шаг 7. Обучение сотрудников ЭДО
Необходимо дать работникам понимание, как устроен интерфейс системы, научить работе с ней. В результате сотрудники проще переключатся на безбумажный обмен.
Обучают персонал онлайн и офлайн силами специалистов компании или с привлечением сторонних экспертов. Таким экспертом может выступать представитель сервиса ЭДО.
Онлайн-обучение не отвлекает сотрудников надолго от выполнения прямых обязанностей. Его можно пройти на рабочем месте в любое время.
Независимо от формата обучения нужно рассказать об отличиях электронного документооборота от традиционного и продемонстрировать работу в конкретном сервисе.
Диадок предлагает пользователям несколько вариантов обучения:
- бесплатный онлайн-курс в Контур.Академии;
- вебинары и ответы на популярные вопросы об особенностях работы с электронными документами;
- руководство пользователя.
Внедрение ЭДО ускоряет обмен документами, экономит время сотрудников и деньги бизнеса. После перехода на ЭДО предприятие получает инструмент для повышения качества работы, а значит, становится еще более конкурентоспособным.
Перейдите на ЭДО с Диадоком